Sensatia Program kerja · 90 hari
Usulan program kerja
Usulan peran dan program kerja

Warehouse & Inventory Manager

Rencana peningkatan ketersediaan produk retail melalui stok yang akurat, pengisian ulang yang terarah, dan pengendalian mutu dari stockroom sampai rak toko.

Bahan diskusi HR & manajemen · Target final mengikuti baseline
01Validasi stok dan penyebab kekosongan
02Stabilkan pasokan stockroom dan DC
03Tetapkan replenishment per SKU–toko
04Ukur hasil dan cegah masalah berulang
Prioritas awal Penugasan tim
Istilah utama dalam program
SKU
Kode untuk satu jenis/varian produk.
Stockout
Kondisi produk yang seharusnya tersedia tetapi tidak tersedia saat dibutuhkan.
Replenishment
Pengisian ulang stok berdasarkan kebutuhan dan kebijakan persediaan.
Lead time
Waktu dari keputusan/order pengisian sampai barang layak jual tersedia.
FEFO
Barang dengan expiry paling awal dikeluarkan lebih dahulu, sesuai status mutunya.
Available
Stok yang diluluskan dan dapat dialokasikan setelah memperhitungkan reservasi.
CPKB
Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik.
RACI
Pembagian pelaksana, penanggung jawab akhir, pihak yang dikonsultasikan, dan pihak yang diinformasikan.
Program prioritas bisnis

Diagnosis kekosongan stok retail

Tujuan: meningkatkan ketersediaan produk yang layak jual di rak toko, dengan pengendalian modal kerja, kapasitas, dan risiko kedaluwarsa.

Kekosongan di toko merupakan gejala yang perlu ditelusuri. Penyebabnya dapat berada pada stok fisik, informasi sistem, perencanaan kebutuhan, ketersediaan produk jadi, alokasi DC, pengiriman, atau pengisian rak. Langkah pertama saya adalah membuktikan titik kegagalan untuk setiap kasus sebelum menetapkan tindakan.

Produksi + QC release→Stockroom produk jadi→Distribution center→Backroom toko→Rak penjualan
Prinsip diagnosis: telusuri kasus dari rak ke hulu; perbaiki pasokan dari hulu ke rak. Periksa dahulu apakah stockroom dan DC merupakan lokasi terpisah atau fungsi di lokasi yang sama agar stok dan kebutuhan transfer tidak dihitung dua kali.

Peta penyebab dan tindakan korektif

Rak kosong, stok ada di backroom toko

Bukti

Hitung rak dan backroom; cek waktu penerimaan, jadwal refill, kapasitas display, dan PIC per shift.

Tindakan / pemilik

Retail melakukan refill sebelum jam ramai dan pemeriksaan rak SKU prioritas. Store Manager memimpin; Inventory Control memverifikasi pencatatan.

Sistem menunjukkan stok, barang layak jual tidak tersedia

Bukti

Blind count; cek tester, sampel, rusak, retur, kehilangan, salah lokasi, serta penjualan atau transfer yang belum tercatat.

Tindakan / pemilik

Inventory Control dan toko merekonsiliasi dengan bukti; pisahkan status non-saleable; lakukan adjustment sesuai otorisasi dan tutup penyebab selisih.

Toko kosong, DC punya stok available

Bukti

Cek parameter minimum, permintaan toko, persetujuan, cut-off, alokasi kanal, backlog picking, dan kapasitas angkut.

Tindakan / pemilik

Planning dan Retail memperbaiki replenishment; DC dan Logistics menyepakati jadwal serta SLA order-to-receipt. Pantau pesanan terlambat setiap hari.

DC kosong, stockroom punya produk yang sudah release

Bukti

Cek transfer stockroom–DC, status reservasi, jumlah tersedia bersih, usia antrean, dan bukti penerimaan DC.

Tindakan / pemilik

Warehouse Manager menjadwalkan transfer produk prioritas dan rekonsiliasi antar-lokasi; Logistics memastikan kapasitas dan serah terima.

Produk ada tetapi masih quarantine / blocked

Bukti

Cek waktu FG receipt, kelengkapan dokumen batch, alasan hold, dan antrean pemeriksaan QA/QC.

Tindakan / pemilik

Warehouse dan QA/QC menuntaskan dokumen dan penyebab hold. Pelepasan kualitas tetap kewenangan QA/QC; stok hold tidak dihitung sebagai stok siap jual.

Produk jadi habis di stockroom dan DC

Bukti

Cek forecast, promosi, jadwal produksi, kapasitas, ketersediaan bahan/kemasan, yield, dan keterlambatan release.

Tindakan / pemilik

PPIC menyusun recovery plan bersama Production, Procurement, dan QA/QC; Warehouse menyediakan saldo tervalidasi dan prioritas shortage per SKU.

Toko tertentu habis, toko lain berlebih

Bukti

Bandingkan laju penjualan, days of cover, musim/promosi, lead time, umur stok, dan parameter tiap SKU–toko.

Tindakan / pemilik

Retail dan Planning menyeimbangkan alokasi; transfer antartoko hanya jika donor tetap aman, umur simpan cukup, dan biaya pengiriman layak.

Seluruh penyebab di atas merupakan hipotesis pemeriksaan, bukan temuan audit perusahaan. Struktur personel dalam dokumen awal juga perlu dicocokkan dengan bagan organisasi dan job description terbaru.

Eksekusi hari 1–14

Eksekusi 14 hari pertama

Mulai dengan tim kecil lintas fungsi dan data yang tersedia. Gunakan register terkontrol terlebih dahulu apabila dashboard sistem belum tersedia.

  1. Hari 1–2 · Selaraskan mandat dan bentuk tim kerja

    Konfirmasi garis pelaporan Warehouse Supervisor, Inventory Control, stockroom, dan DC; tetapkan sponsor manajemen serta PIC Retail, Logistics, PPIC, QA/QC, Finance, dan Systems. Sepakati kewenangan transfer, perubahan parameter stok, dan eskalasi pasokan.

    Output: mandat satu halaman, daftar PIC, batas kewenangan, dan jadwal rapat singkat harian.

  2. Hari 1–3 · Identifikasi produk dan toko paling terdampak

    Ambil data penjualan harian 8–12 minggu sebagai awal, riwayat stockout, assortment aktif per toko, stok per lokasi/status, open order, dan promosi. Tambahkan riwayat lebih panjang untuk pola musiman. Pilih pilot usulan 3–5 toko dan 20–30 SKU berdasarkan frekuensi kosong, kontribusi penjualan, serta perbedaan jarak/lead time.

    Output: daftar prioritas SKU–toko dan baseline yang menggunakan periode, jam pemeriksaan, serta definisi stockout yang konsisten.

  3. Hari 3–7 · Verifikasi fisik dan telusuri kasus sampai sumbernya

    Kunjungi stockroom, DC, dan toko pilot. Hitung SKU prioritas, cek batch/expiry/status, cocokkan dengan sistem, dan telusuri sedikitnya 10 kejadian stockout terbaru menggunakan waktu order, picking, dispatch, penerimaan, serta refill rak. Ukur lead time aktual sampai produk layak jual tersedia di toko.

    Output: daftar selisih stok, peta proses aktual, Pareto penyebab, dan tiket tindakan dengan PIC serta tenggat.

  4. Hari 3–10 · Pulihkan ketersediaan produk yang kritis

    Isi rak dari backroom; prioritaskan transfer dari stok available; tuntaskan transaksi dan penerimaan tertunda. Pertimbangkan redistribusi antartoko melalui persetujuan Retail. Jika seluruh jaringan kekurangan, minta recovery plan PPIC beserta ETA yang realistis dan lakukan alokasi berdasarkan kebutuhan serta kebijakan kanal yang disepakati.

    Output: shortage register harian berisi kebutuhan, sumber pemenuhan, kuantitas, ETA, penyebab, pemilik tindakan, dan bukti penyelesaian.

  5. Hari 7–14 · Tetapkan aturan pilot dan mulai evaluasi

    Susun parameter per SKU–toko: demand harian, lead time, interval review, buffer, target stock, ukuran kemasan, dan kapasitas. Simulasikan dengan data historis, jalankan pada pilot, lalu tinjau setiap minggu bersama Retail dan Planning.

    Output: master parameter berversi, SOP replenishment pilot, baseline KPI, dan laporan minggu kedua kepada sponsor.

Data minimum yang saya minta

  • Penjualan POS per tanggal, SKU, dan toko; retur, promosi, hari buka, serta kejadian stok kosong.
  • Saldo fisik/sistem stockroom, DC, backroom, dan rak; reserved, quarantine, damaged, tester, batch, dan expiry.
  • Order/transfer beserta requested quantity, fulfilled quantity, ETA, actual receipt, dan backlog.
  • Master SKU, unit konversi, pack size, assortment toko, kapasitas, jadwal kirim, dan kalender produksi.

Disiplin operasi selama pemulihan

  • Daily review 15 menit untuk SKU kritis: jumlah kurang, pemilik tindakan, sumber barang, dan ETA.
  • Setiap pengiriman memakai referensi transfer yang sama di pengirim dan penerima; stok in-transit tidak dianggap stok fisik toko.
  • Kasus yang berisiko kosong sebelum penerimaan berikutnya dieskalasikan pada hari yang sama ke pemilik proses.
  • Kasus ditutup setelah barang siap dijual dan penyebab ditindaklanjuti; koreksi saldo saja belum cukup.
Rencana kontribusi 90 hari

Tahapan program 30–60–90 hari

Keberhasilan dinilai dari ketersediaan di toko dan konsistensi proses. Perluasan dilakukan setelah hasil pilot serta dampak persediaannya ditinjau.

1–30 hari

Validasi dan pemulihan

  • Konfirmasi mandat, PIC, akses data, dan SLA awal.
  • Lakukan langkah hari 1–14 serta pemulihan SKU kritis.
  • Verifikasi stok stockroom, DC, dan toko pilot.
  • Walkthrough CPKB bersama QA: status, kondisi simpan, sanitasi, alat ukur, dan dokumentasi.
  • Tentukan baseline, Pareto penyebab, dan parameter SKU–toko.
  • Output hari 30: diagnosis, master parameter, recovery register, gap register CPKB, SOP awal, dan bukti pelatihan.
31–60 hari

Jalankan dan perbaiki pilot

  • Jalankan review/order terjadwal dan dashboard pengecualian.
  • Perbaiki tiga penyebab dominan berdasarkan bukti.
  • Terapkan cycle count, SLA transfer, dan disiplin refill.
  • Verifikasi tindakan CPKB dan lakukan mock recall bersama QA/Penanggung Jawab Teknis serta Logistics.
  • Review stockout, fill rate, days of cover, dan aging mingguan.
  • Output hari 60: evaluasi pilot, parameter yang dikalibrasi, bukti tindakan korektif, dan hasil uji traceability/recall.
61–90 hari

Evaluasi dan perluas bertahap

  • Bandingkan hasil dengan baseline dan toko pembanding bila tersedia.
  • Validasi bahwa perbaikan tidak memindahkan shortage atau menumpuk stok.
  • Sahkan SOP, pemilik KPI, dan pelatihan toko/DC berikutnya.
  • Tinjau efektivitas tindakan CPKB dengan QA dan pemeriksa independen; masukkan warehouse ke program audit CPKB perusahaan.
  • Perluas sesuai kesiapan pasokan, data, dan kapasitas tim.
  • Output hari 90: laporan manfaat, status tindakan CPKB, risiko tersisa, dan roadmap kuartal berikutnya.
Usulan gerbang perluasan: data pilot andal, tindakan utama berjalan, stockout menunjukkan penurunan yang konsisten, dan stok/aging berada dalam batas yang disepakati. Jika syarat belum terpenuhi, lanjutkan perbaikan pilot dengan penanggung jawab dan tenggat baru.
Mandat jabatan

Mandat dan batas peran

Peran ini menghubungkan pengendalian persediaan dengan kebutuhan produksi dan distribusi sehari-hari.

Fakta dari baganUsulan ruang lingkup proses
“
Memastikan material dan produk diterima, disimpan, dipindahkan, dihitung, dan dicatat secara akurat, aman, dapat ditelusuri, serta tersedia pada saat dibutuhkan.
Usulan rumusan mandat untuk didiskusikan bersama manajemen dan HR

Cakupan proses end-to-end yang diusulkan

Receiving→Put Away→Storage→Material Issue→FG Receipt→Allocation
Fungsi yang tercantum pada baganRaw Material, Packaging Material, Finished Goods, Receiving & Put Away, Stock Keeper, Admin, Inventory Control, dan Cycle Count.
Ruang lingkup yang perlu dikonfirmasiBatas lokasi, otorisasi transaksi, alur QC release, kepemilikan proses StockWizz, serta hubungan dengan DC, retail, e-commerce, dan B2B.
Enam domain utama

Enam fungsi utama warehouse

Bagan menetapkan fungsi organisasi. Rincian operasional berikut merupakan usulan awal untuk penyelarasan job description, kewenangan, dan SOP.

01

Receiving & Put Away

Mengendalikan titik masuk seluruh material.

  • Kesesuaian PO dan dokumen pengiriman
  • Kuantitas, kondisi, batch, dan expiry
  • Status received, quarantine, rejected, atau available
  • Ketepatan Goods Receipt dan lokasi put away
Bagan: I Komang Rai Wiguna · Stock Keeper · Warehouse Admin
02

Raw Material Warehouse

Menjaga bahan produksi tersedia dan tertelusur.

  • FIFO / FEFO dan kondisi penyimpanan
  • Pemisahan approved, quarantine, rejected, expired
  • Material issue dan return dari Production
  • Investigasi selisih konsumsi bahan
Bagan: I Made Ariata · Raw Material Staff
03

Packaging Material

Mengendalikan material kemasan dan risiko salah produk.

  • Botol, tutup, label, box, dan karton
  • Spesifikasi, kode, dan status material
  • Issue serta return dari proses packing
  • Rusak, obsolete, dan material sensitif
Bagan: I Wayan Astina Putra · Packaging Material Staff
04

Finished Goods

Menjaga produk jadi siap dialokasikan dan dikirim.

  • FG receipt setelah status kualitas jelas
  • Lokasi berdasarkan SKU, batch, dan expiry
  • Blocked, return, damaged, dan expired stock
  • Traceability ke kanal tujuan
Bagan: Finished Goods Warehouse · PIC belum tercantum
05

Inventory Control

Menjaga satu sumber angka stok yang dapat dipercaya.

  • Rekonsiliasi fisik, sistem, dan lokasi
  • Negative stock dan transaksi terlambat
  • Root-cause variance berulang
  • Governance atas stock adjustment
Bagan: I Komang Sriada Wardika
06

Stock / Cycle Count

Membangun mekanisme verifikasi yang disiplin.

  • Jadwal cycle count berbasis risiko
  • Blind count dan independensi penghitung
  • Recount dan investigasi variance
  • Pelaporan penyebab dan corrective action
Bagan: PIC belum tercantum · bukan posisi yang sama dengan Stock Keeper
Arahan kerja awal kepada tim

Penegasan struktur dan jobdesc pada hari pertama

Setiap fungsi memiliki tugas, hasil kerja, tenggat, dan jalur koordinasi yang jelas. Penugasan berikut merupakan rancangan awal untuk disepakati saat kick-off.

Pada hari pertama, saya mempertegas siapa memimpin setiap area, pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, keputusan yang boleh diambil, serta bukti hasil kerjanya. Saya memimpin melalui Warehouse Supervisor sebagai penanggung jawab eksekusi harian seluruh warehouse. Koordinator/PIC area mengarahkan pelaksanaan dalam areanya; staf melaksanakan pekerjaan sesuai penugasan dan SOP.

Kesimpulan pemeriksaan struktur: bagan menempatkan satu Warehouse Supervisor sebagai bawahan langsung Warehouse & Inventory Manager. Supervisor membawahi enam fungsi: Raw Material Warehouse, Packaging Material, Finished Goods Warehouse, Receiving & Put Away, Inventory Control, dan Stock / Cycle Count. Stock Keeper serta Warehouse Admin berada di bawah Receiving & Put Away; Raw Material Staff dan Packaging Material Staff berada di bawah koordinator areanya masing-masing.

Warehouse & Inventory ManagerArah, prioritas, sumber daya, dan keputusan sesuai mandat

Warehouse Supervisor · I Ketut Mayun S.APenanggung jawab pelaksanaan harian enam fungsi warehouse

Penegasan jabatan: sebutan Coordinator tercantum untuk Raw Material dan Packaging Material. Receiving, Finished Goods, Inventory Control, serta Cycle Count diperlakukan sebagai fungsi dengan PIC sesuai penetapan perusahaan; tidak otomatis menjadi jabatan koordinator baru. PIC sementara FG/Cycle Count diusulkan SPV dan disahkan Manager sesuai kewenangan serta mekanisme HR, termasuk backup dan pemeriksa terpisah.

Pemisahan jobdesc dan kewenangan sejak hari pertama
Tingkat tanggung jawabKeputusan dan tugas utamaBatas serta hasil wajib
ManagerMenetapkan prioritas warehouse, sasaran awal, pemilik proses, serta batas kewenangan; menyelesaikan konflik lintas fungsi dan kebutuhan sumber daya melalui persetujuan yang berlaku.Menerima ringkasan terpadu SPV dan mengambil keputusan yang dieskalasikan. Pelulusan mutu, perubahan spesifikasi, kebijakan kanal, dan belanja di luar mandat tetap melalui pemilik otorisasinya.
Warehouse SupervisorMengubah prioritas Manager menjadi rencana lintas area: siapa, pekerjaan, jumlah, waktu, urutan, dan pemeriksa. Mengatur kapasitas/shift, memeriksa hasil koordinator/PIC, serta memastikan handover dan tindak lanjut.Boleh membagi pekerjaan dan mengatur ulang prioritas di dalam mandat. Perubahan personel antararea yang berdampak pada kompetensi, overtime, biaya, atau SOP mengikuti persetujuan. Wajib menyerahkan satu laporan operasional konsolidasi, bukan hanya meneruskan laporan area.
Koordinator / PIC areaMembagi tugas dalam area sesuai personel yang ditetapkan, memeriksa kesiapan barang/lokasi/dokumen, mengawasi pelaksanaan SOP, mengonfirmasi realisasi, dan memberi peringatan sebelum kendala mengganggu area lain.Tidak memindahkan prioritas lintas area atau menjanjikan ETA di luar kendalinya tanpa SPV. Tidak meluluskan mutu atau mengesahkan adjustment sendiri. Menyerahkan laporan area yang sudah diperiksa, disertai bukti dan pekerjaan terbuka.
Staf / pelaksanaMelakukan penerimaan, penempatan, pengambilan, penyerahan, pencatatan, atau penghitungan sesuai pembagian tugas, akses, dan kompetensi; mencatat realisasi serta melaporkan ketidaksesuaian.Tidak mengubah jumlah, batch, label asli, status mutu, atau tujuan tanpa dasar dan otorisasi. Menyerahkan barang/dokumen yang benar kepada pemeriksa atau penerima yang ditetapkan.
Agenda pengarahan dan hasil akhir hari pertama

  1. Awal shift · pengarahan bersama

    Sampaikan struktur, perbedaan tanggung jawab Manager–SPV–koordinator/PIC–staf, prioritas keselamatan dan status mutu, serta jalur eskalasi. Cocokkan pekerjaan yang selama ini dijalankan dengan JD/SOP berlaku; petakan tugas tumpang tindih dan pekerjaan tanpa pemilik.

  2. Setelah pengarahan · walkthrough per area

    SPV mendampingi koordinator/PIC menunjukkan batas area, personel, arus barang/dokumen, stok berstatus khusus, pekerjaan terbuka, dan risiko mendesak. Mulai dari barang kritis yang datanya sudah tersedia; pemeriksaan menyeluruh dilanjutkan pada hari 1–7.

  3. Sebelum batas transaksi/pengiriman · penugasan tertulis

    SPV menyepakati tugas setiap area beserta PIC, backup, pemeriksa, tenggat, dokumen sumber, dan penerima handover. Manager memutuskan prioritas lintas fungsi dan penunjukan sementara sesuai mandat. Form/lembar arahan mencatat nomor versi, tanggal efektif, serta pengakuan pemahaman dari PIC.

  4. Akhir shift · review hasil dan rencana besok

    Setiap PIC menyerahkan ringkasan kondisi awal: pekerjaan selesai/belum, risiko kritis, tiga hambatan utama, serta bantuan yang dibutuhkan. SPV memeriksa dan menggabungkannya menjadi prioritas besok; Manager meninjau masalah yang perlu keputusan. Pendalaman data tetap berlanjut sampai hari 3 dan baseline disusun pada bulan pertama.

Hari pertama dianggap selesai apabila: setiap area memiliki pemimpin/pelaksana/pemeriksa yang jelas, batas tugas dipahami, PIC sementara dan backup ditetapkan sesuai kewenangan, risiko mendesak ditangani, serta rencana kerja shift berikutnya disepakati. Penyelarasan JD formal dengan HR dan SOP mutu ditindaklanjuti; instruksi hari pertama tidak menggantikan otorisasi perusahaan yang berlaku.

Struktur koordinasi berdasarkan dokumen restrukturisasi
Posisi / fungsi PIC dalam bagan Atasan dalam bagan
Warehouse Supervisor I Ketut Mayun S.A Warehouse & Inventory Manager
Raw Material Warehouse I Made Ariata · Coordinator, didukung Raw Material Staff Warehouse Supervisor
Packaging Material I Wayan Astina Putra · Coordinator, didukung Packaging Material Staff Warehouse Supervisor
Finished Goods Warehouse / stockroom Belum tercantum; SPV mengusulkan PIC sementara untuk pengesahan sesuai mandat pada hari 1 Warehouse Supervisor
Receiving & Put Away I Komang Rai Wiguna Warehouse Supervisor
Stock Keeper I Wayan De Setiawan Receiving & Put Away
Warehouse Admin Ni Komang Melayanti Receiving & Put Away
Inventory Control I Komang Sriada Wardika Warehouse Supervisor
Stock / Cycle Count Belum tercantum; SPV mengusulkan petugas dan pemeriksa independen untuk penetapan sesuai mandat Warehouse Supervisor

Sumber: 10. Restrukturisasi PerDivisi.docx, bagan Operations. Hubungan pelaporan dibaca dari struktur SmartArt. Penempatan personel terkini, kecukupan jumlah petugas, dan cakupan DC dikonfirmasi bersama HR; Logistics & Distribution merupakan fungsi terpisah dalam bagan.

01 · Warehouse SupervisorI Ketut Mayun S.A · Koordinator eksekusi seluruh fungsi warehouse
Mandat hari pertama
Pimpin briefing seluruh PIC dan cocokkan penugasan dengan bagan. Petakan personel, backup, dan pemeriksa; ajukan PIC sementara FG/Cycle Count kepada Manager. Susun satu rencana kerja enam fungsi berdasarkan kebutuhan produksi, receiving, dan transfer produk kritis; tentukan PIC, jumlah, waktu, serta titik pemeriksaan. Akhir shift, serahkan laporan konsolidasi rencana versus realisasi, backlog berumur, risiko shortage, dan keputusan yang diperlukan.
Pengawasan area
Periksa kesiapan dan hasil setiap koordinator/PIC, selesaikan benturan jadwal lintas area, serta pastikan pergerakan fisik terhubung ke bukti dan posting. SPV bertanggung jawab atas koordinasi keseluruhan; verifikasi stok oleh Inventory Control dan hitung independen tetap dilakukan petugas yang ditetapkan.
Kontrol CPKB
Pastikan peta status/lokasi, jadwal sanitasi, pengendalian hama, pemantauan kondisi simpan, daftar alat ukur beserta kalibrasi, dan matriks pelatihan tersedia. Tinjau penyimpangan per shift bersama QA/QC; bukti penutupan diverifikasi sebelum area/barang kembali digunakan. Acuan: 3.2, 5.3, Bab VI, dan 11.1.
Hari 1–7
Petakan personel, shift, lokasi, kapasitas, dan pekerjaan tertunda. Ajukan PIC serta backup yang belum tersedia untuk pengesahan sesuai kewenangan, terutama Finished Goods dan Cycle Count. Susun prioritas harian dari shortage produk/bahan, jadwal produksi, dan pengiriman; lakukan walkthrough kondisi penyimpanan serta keselamatan.
Hari 8–30
Jalankan daily briefing, jadwal receiving/issue/transfer, dan pemeriksaan penyelesaian transaksi. Uji titik serah terima antarfungsi, atur ulang beban kerja, dan tutup hambatan utama bersama Manager. Dokumentasikan SOP kerja yang benar-benar dijalankan.
Rutinitas dan output
Rencana kerja per shift berisi pekerjaan, PIC, jumlah, dan tenggat; laporan akhir shift berisi rencana versus realisasi, backlog, shortage, serta kendala. Setiap Jumat serahkan ringkasan kapasitas, keterlambatan, dan tindakan korektif kepada Manager.
Eskalasi
Laporkan hari yang sama jika shortage mengancam produksi atau toko, kapasitas tidak cukup, atau transaksi kritis belum selesai. Risiko keselamatan/pelepasan barang tidak sesuai status segera dihentikan pada titik terkait dan dilaporkan. Supervisor tidak mengesahkan sendiri adjustment yang diajukan timnya tanpa otorisasi yang berlaku.
02 · Receiving & Put AwayI Komang Rai Wiguna · Titik kendali barang masuk
Mandat hari pertama
Pimpin pekerjaan Stock Keeper dan Warehouse Admin dalam ruang lingkup yang ditetapkan. Daftar barang akan datang, barang sudah diterima namun belum put away/posted, dokumen kurang, serta barang bermasalah. Bagi pekerjaan pemeriksaan, penempatan, dan pencatatan dengan petugas/pemeriksa terpisah; laporkan status receipt–put away–posting serta backlog kepada SPV pada akhir shift.
Batas penugasan
Receiving mengoordinasikan pemeriksaan dan serah terima; Stock Keeper menjalankan penanganan fisik, Admin mencatat berdasarkan bukti yang sah. Atur urutan penerimaan dalam rencana SPV; perubahan jadwal yang memengaruhi area lain dieskalasikan. Bukan pemberi pelulusan mutu, persetujuan pembayaran, atau otorisasi adjustment.
Kontrol CPKB
Periksa CoA bahan baku, identitas pemasok, dokumen, label, jumlah, serta keutuhan wadah; karantina bahan awal saat datang sampai diluluskan. Jaga area bongkar muat terlindung dari cuaca dan bersihkan wadah bila perlu. Sampling dilakukan Pengawasan Mutu atau personel terlatih yang diberi delegasi. Acuan: 7.1.2, 11.1.3, dan 11.2.1.
Hari 1–7
Daftar seluruh barang sudah datang tetapi belum diterima di sistem atau belum ditempatkan. Cocokkan PO/transfer, SKU, unit, jumlah, kondisi, batch, expiry, dan dokumen. Petakan area receiving/quarantine serta waktu aktual dari kedatangan sampai put away.
Hari 8–30
Terapkan checklist penerimaan dan identitas status/lokasi; selesaikan backlog dengan Warehouse Admin serta QA/QC. Koordinasikan jadwal kedatangan dengan Procurement/Logistics melalui Supervisor. Barang quarantine ditempatkan di lokasi khusus dan tidak dialokasikan sebagai available.
Rutinitas dan output
Receiving register harian: referensi dokumen, jumlah diterima, selisih, status kualitas, lokasi, waktu datang/receipt/put away, dan PIC. Serahkan dokumen tervalidasi kepada Admin sesuai cut-off serta daftar pengecualian yang belum terselesaikan.
Eskalasi
Laporkan selisih, kerusakan, dokumen tidak lengkap, barang salah, atau penerimaan yang tertunda melewati SLA kepada Supervisor. Ketidaksesuaian kualitas diteruskan ke QA/QC; penerimaan administratif tidak menggantikan quality release.
03 · Stock KeeperI Wayan De Setiawan · Penjagaan barang dan ketertiban lokasi
Mandat hari pertama
Konfirmasi batas lokasi dan barang yang menjadi tanggung jawab dengan PIC Receiving; cocokkan penugasan fisik dengan koordinator area agar tidak terjadi dua pemberi instruksi untuk pekerjaan yang sama. Identifikasi lokasi salah, label tidak jelas, wadah rusak, dan perpindahan tanpa bukti; serahkan daftar pengecualian serta dokumen pergerakan kepada Receiving/Admin sebelum akhir shift.
Batas penugasan
Bertanggung jawab atas penanganan fisik dan ketertiban lokasi sesuai penugasan; instruksi operasional melalui Receiving. Untuk pekerjaan di RM/Packaging/FG, penjadwalan dan pemeriksa disepakati SPV dengan PIC area terkait. Tidak mengesahkan hitungan sendiri, mengubah status mutu, atau melakukan koreksi saldo tanpa otorisasi.
Kontrol CPKB
Periksa kebersihan, wadah tertutup, label asli, status, dan urutan FIFO/FEFO. Catat kondisi simpan sesuai SOP; laporkan penyimpangan suhu/kelembapan dan amankan barang terdampak untuk penilaian mutu. Pisahkan bahan sanitasi/pestisida serta bahan berbahaya sesuai sifatnya. Acuan: 6.2.4, 7.1.2.4, 11.1.2, 11.1.6, dan 11.2.2.
Hari 1–7
Petakan bin/rak dan cek kecocokan label SKU, batch, status, serta expiry. Daftar barang tanpa identitas, salah lokasi, dan campuran status. Dampingi verifikasi stok tanpa menjadi satu-satunya petugas yang mengesahkan hitungan atas barang yang dijaga.
Hari 8–30
Rapikan lokasi melalui perpindahan yang terdokumentasi; terapkan FEFO sesuai status release. Pastikan setiap pengambilan/perpindahan memakai referensi, jumlah, asal, tujuan, waktu, dan bukti serah terima.
Rutinitas dan output
Checklist lokasi serta kondisi penyimpanan per shift; log pergerakan barang yang diserahkan ke Receiving/Admin. Periksa barang rusak, mendekati expiry, dan tidak ditemukan; cocokkan pekerjaan fisik dengan dokumen sebelum penutupan shift.
Eskalasi
Laporkan barang tidak ditemukan, perpindahan tanpa dokumen, kerusakan, atau label/status tidak jelas ke Receiving dan Supervisor. Jangan memindahkan, mengeluarkan, atau mengubah saldo barang untuk menyamakan angka tanpa prosedur yang disetujui.
04 · Warehouse AdminNi Komang Melayanti · Kelengkapan dokumen dan transaksi sistem
Mandat hari pertama
Konfirmasi cakupan transaksi yang ditangani di semua area kepada Receiving/SPV. Cocokkan dokumen fisik dengan posting pada waktu snapshot yang disepakati bersama Inventory Control. Buat daftar transaksi belum posted, dokumen kurang, dan transfer belum diterima, lengkap dengan umur serta PIC penyelesaiannya; serahkan ke Receiving untuk laporan SPV.
Batas penugasan
Melakukan posting sesuai hak akses dan bukti tervalidasi, bukan mengesahkan sendiri penerimaan fisik atau keputusan mutu. Permintaan transaksi lintas area dikonsolidasikan melalui Receiving/SPV; Inventory Control memeriksa konsistensi angka tanpa mengambil alih otorisasi transaksi Admin.
Kontrol CPKB
Pelihara kartu stok per batch, bukti pelulusan/penolakan, serta catatan distribusi dengan tanggal, referensi, tujuan, batch, jumlah, dan petugas. Gunakan dokumen berlaku; koreksi tetap menyisakan catatan semula, identitas pengubah, dan tanggal. Susun retensi bersama QA serta hak akses, backup, dan validasi sistem bersama Systems. Acuan: Bab IX, 11.2.2.1, serta Anak Lampiran XI.1–XI.3.
Hari 1–7
Inventarisasi receiving, issue, return, FG receipt, dan transfer yang belum tercatat. Cocokkan referensi transaksi dengan bukti fisik; cek unit konversi, lokasi, batch, serta transaksi ganda. Susun backlog berdasarkan umur dan dampaknya pada saldo available.
Hari 8–30
Jalankan pencatatan sesuai cut-off yang disepakati dan arsipkan bukti per referensi. Cocokkan status transfer pengirim/penerima bersama Inventory Control. Ajukan koreksi master data melalui pemilik sistem; jangan membuat perubahan master tanpa otorisasi.
Rutinitas dan output
Transaction register dengan nomor dokumen, jenis, SKU, jumlah, lokasi, waktu fisik, waktu posting, dan petugas. Pada akhir shift serahkan daftar transaksi belum posted, dokumen kurang, serta transfer belum diterima; transaksi terbuka tetap tampil dalam backlog.
Eskalasi
Laporkan sistem gagal, dokumen tidak valid, transaksi duplikat, atau posting berisiko salah saldo kepada Receiving/Supervisor dan Systems. Saat sistem tidak tersedia gunakan log sementara bernomor; lakukan rekonsiliasi setelah pulih untuk mencegah posting ganda.
05 · Raw Material Warehouse CoordinatorI Made Ariata · Membawahi Raw Material Staff
Mandat hari pertama
Tetapkan pembagian lokasi dan pekerjaan Raw Material Staff. Cocokkan bahan prioritas dengan jadwal produksi terdekat, lalu laporkan usable stock, gap, status hold, expiry/retest, serta kesiapan issue. Berikan komitmen waktu hanya untuk pekerjaan yang dapat dipenuhi; kebutuhan ETA pemasok/produksi dikonfirmasi melalui SPV dan PPIC.
Koordinator dan staf
Koordinator menelaah kebutuhan, membagi pekerjaan, memeriksa SKU/batch/jumlah serta bukti issue/return, dan mengesahkan laporan area. Staf melaksanakan penempatan, penyiapan, penyerahan, pengembalian, dan catatan realisasi sesuai SOP. Koordinator tidak sekaligus menjadi satu-satunya pelaksana dan pemeriksa transaksi berisiko; bila personel terbatas, SPV menetapkan pemeriksa silang.
Kontrol CPKB
Pastikan kondisi simpan mengikuti label, CoA, dan spesifikasi yang disahkan Pengawasan Mutu. Issue hanya bahan diluluskan; jaga identitas batch dan kebersihan/penutupan wadah. Laporkan approaching expiry/retest kepada QA/QC melalui daftar peringatan yang disepakati. Contoh SOP pada Anak Lampiran VII.2 memakai pemberitahuan 3 bulan sebelum expiry; horizon operasional disahkan dalam SOP perusahaan. Acuan: 7.1.2–7.1.3, 9.2.1, dan 11.1.1.
Hari 1–7
Validasi bahan prioritas per lokasi, batch, expiry, dan status QC. Bersama PPIC bandingkan stok usable dengan kebutuhan produksi horizon awal 1–2 minggu dan inbound terkonfirmasi. Daftar kekurangan, bahan hold, serta return produksi yang belum direkonsiliasi.
Hari 8–30
Siapkan material berdasarkan permintaan resmi dan jadwal produksi; pastikan SKU/batch/unit sesuai serta hanya approved stock yang dikeluarkan. Rekonsiliasi issue dan return, dokumentasikan sisa atau kerusakan, dan tinjau lokasi serta kondisi penyimpanan sesuai spesifikasi.
Rutinitas dan output
Material readiness report: kebutuhan produksi, usable stock, gap, ETA, dan PIC tindak lanjut. Log issue/return dengan nomor batch produksi; daftar aging/expiry dan kendala penyimpanan ditinjau setiap minggu.
Eskalasi
Shortage yang mengancam jadwal produksi segera dilaporkan ke Supervisor untuk koordinasi PPIC/Procurement. Bahan hold atau tidak sesuai kualitas dikoordinasikan dengan QA/QC; perubahan bahan atau batch mengikuti persetujuan fungsi terkait.
06 · Packaging Material CoordinatorI Wayan Astina Putra · Membawahi Packaging Material Staff
Mandat hari pertama
Bagi pekerjaan Packaging Material Staff menurut lokasi dan order packing. Cocokkan komponen botol/tutup/label/box/karton untuk produk prioritas dengan kebutuhan terdekat; tunjukkan komponen pembatas, salah versi, rusak, atau hold. Serahkan laporan kesiapan kemasan per produk dan kekurangan yang menghambat FG kepada SPV.
Koordinator dan staf
Koordinator mengendalikan kesiapan set kemasan, kebenaran kode/versi, pembagian tugas, pemeriksaan issue/return, dan laporan area. Staf menyiapkan serta menyerahkan komponen berdasarkan permintaan sah, menjaga pemisahan label, dan mencatat realisasi/sisa. Perubahan spesifikasi/artwork bukan keputusan koordinator; penyimpangan diajukan melalui SPV kepada QA dan pemilik spesifikasi.
Kontrol CPKB
Pisahkan label/bahan kemas cetak per identitas dan versi agar tidak campur baur. Sesuaikan penyimpanan dengan sifat kemasan dan lindungi dari debu. Sisa kemasan yang sudah diberi kode batch direkonsiliasi, dicatat, dan dikarantina menunggu keputusan Pengawasan Mutu. Acuan: 4.12.3, 7.7, 9.2.1, dan 11.1.2.2.
Hari 1–7
Verifikasi botol, tutup, label, box, dan karton untuk produk prioritas. Cocokkan kode, spesifikasi/versi artwork yang disetujui, unit konversi, dan jumlah dengan kebutuhan packing PPIC. Pisahkan material lama, rusak, atau obsolete dan identifikasi paket produk yang terhambat oleh satu komponen kemasan.
Hari 8–30
Siapkan kelengkapan kemasan per order packing; lakukan pemeriksaan kode/versi sebelum issue. Catat return dan material rusak berdasarkan bukti; koordinasikan ketidakcocokan spesifikasi dengan QA/QC dan pemilik spesifikasi melalui Supervisor.
Rutinitas dan output
Packaging readiness report per produk/order: kebutuhan tiap komponen, stok approved, kekurangan, ETA, dan jumlah produk yang dapat dikemas. Rekonsiliasi issue/return serta daftar risiko obsolete setiap minggu.
Eskalasi
Laporkan komponen kurang yang menghambat penyelesaian produk jadi, ketidakcocokan label/artwork, atau kerusakan. Penggantian komponen/label memerlukan persetujuan pemilik spesifikasi dan QA/QC, termasuk fungsi Regulatory bila terkait.
07 · Finished Goods Warehouse / StockroomPIC ditetapkan pada hari 1 · Prioritas pemulihan stockout retail
Mandat hari pertama
Setelah penunjukan PIC sesuai kewenangan, daftar produk prioritas yang siap kirim, belum release, reserved, atau menunggu transfer. Cocokkan kebutuhan transfer yang disetujui dengan stok per batch dan kesiapan dokumen. Serahkan available-to-transfer, pekerjaan transfer terbuka, penerima, serta kendala kepada SPV sebelum cut-off pengiriman.
Batas penugasan
PIC mengendalikan lokasi, status, penyiapan, pemeriksaan, dan serah terima FG sesuai alokasi. Tugas picking dan pemeriksa dispatch ditetapkan SPV dari personel yang tersedia; bagan tidak menunjukkan jabatan staf FG tersendiri. PIC tidak menentukan prioritas kanal, mengubah release, atau menjanjikan ETA transport tanpa konfirmasi Logistics.
Kontrol CPKB
Produk jadi boleh diterima sebagai karantina dengan catatan penyerahan bila area karantina berada di gudang. Distribusi hanya setelah pelulusan Pengawasan Mutu. Retur/recall diamankan terpisah dan tidak otomatis kembali menjadi available; simpan riwayat batch serta tujuan pengiriman untuk penelusuran. Acuan: 7.8, 8.3, 11.1.2.4, dan 13.2.
Hari 1–7
Validasi SKU produk jadi yang sering kosong di toko. Pisahkan released, quarantine, blocked, damaged, retur, serta reserved stock. Cocokkan fisik dan sistem; daftar barang siap kirim yang belum ditransfer ke DC serta produk belum release beserta penyebabnya.
Hari 8–30
Siapkan transfer berdasarkan alokasi yang disetujui, FEFO, dan remaining shelf life. Lakukan pemeriksaan SKU/batch/jumlah/tujuan sebelum dispatch. Koordinasikan readiness dengan DC/Logistics dan pastikan transfer ditutup melalui bukti penerimaan, bukan hanya bukti keluar gudang.
Rutinitas dan output
Laporan available-to-transfer per SKU/batch: on-hand released, reservasi, stok bersih siap alokasi, shortage, dan next release ETA. Transfer register mencatat jumlah rencana/realisasi, referensi, tujuan, dispatch, ETA, actual receipt, serta selisih.
Eskalasi
Laporkan SKU kritis yang tidak dapat memenuhi kebutuhan, barang hold, backlog transfer, atau risiko expiry kepada Supervisor/Manager. PPIC dan QA/QC menetapkan ETA supply/release; Logistics menangani pengiriman sesuai mandat, tanpa dianggap otomatis sebagai bawahan warehouse.
08 · Inventory ControlI Komang Sriada Wardika · Validasi saldo dan analisis pengecualian
Mandat hari pertama
Tetapkan satu waktu snapshot laporan dengan Admin dan PIC area. Susun daftar saldo negatif, salah status/lokasi/batch, transfer terbuka, serta SKU kritis yang memerlukan verifikasi. Pisahkan dugaan masalah data dari shortage fisik; sampaikan hasil dan usulan prioritas count kepada SPV, dengan salinan temuan kritis kepada Manager.
Batas penugasan
Memvalidasi dan menginvestigasi persediaan; tidak otomatis menjadi atasan Admin, Stock Keeper, atau petugas Cycle Count. Koordinasi jadwal dan tindakan melalui SPV. Koreksi saldo diajukan dengan bukti kepada pemberi otorisasi; penanggung jawab operasional tidak sekaligus mengesahkan investigasi atas dirinya sendiri.
Kontrol CPKB
Uji kesesuaian status sistem dengan bukti keputusan mutu dan saldo per batch. Pastikan barang ditolak, expired, rusak, retur yang belum diluluskan, serta recall tidak masuk stok layak alokasi. Rekonsiliasi pergerakan batch untuk simulasi recall bersama QA/Penanggung Jawab Teknis. Acuan: 9.1, 11.2.2, 8.3, dan 13.2.3–13.2.5.
Hari 1–7
Rekonsiliasi SKU prioritas di stockroom dan lokasi warehouse; bandingkan data DC/toko bersama PIC masing-masing. Identifikasi negative stock, salah status/lokasi/unit, transfer terbuka, serta selisih fisik. Tetapkan waktu snapshot data agar laporan memakai basis yang sama.
Hari 8–30
Susun daftar stok available/reserved/hold, register variance, dan dashboard shortage bersama Planning. Periksa usulan adjustment dengan dokumen dan hasil recount; ajukan ke pemberi otorisasi. Bantu pengujian parameter pilot tanpa mengambil alih keputusan demand atau alokasi komersial.
Rutinitas dan output
Daily exception report berisi saldo tidak wajar, SKU berisiko kosong, transaksi terlambat, serta transfer belum selesai. Laporan mingguan memuat inventory accuracy, nilai selisih, Pareto penyebab, umur kasus, dan efektivitas perbaikan.
Eskalasi
Selisih material, stok hilang, pola transaksi berulang, atau data yang tidak andal dilaporkan ke Supervisor dan Manager. Temuan yang melibatkan pemilik proses dapat diteruskan langsung kepada Manager; koreksi disertai bukti dan persetujuan yang terpisah dari pembuat transaksi.
09 · Stock / Cycle CountPIC ditetapkan pada hari 1 · Verifikasi fisik independen
Mandat hari pertama
Setelah petugas ditetapkan, sepakati dengan SPV dan Inventory Control daftar hitung prioritas, petugas/pemeriksa berbeda, serta snapshot dan pengendalian transaksi. Lakukan hitung awal sesuai kapasitas pada barang paling berisiko; serahkan count sheet, hasil recount bila diperlukan, dan selisih yang perlu investigasi sebelum akhir shift.
Batas penugasan
Melapor secara operasional kepada SPV; menyerahkan hasil kepada Inventory Control untuk rekonsiliasi/investigasi. Petugas hitung tidak mengubah saldo agar sesuai hasil dan tidak menghitung barang yang dijaganya tanpa pemeriksa terpisah. Manager menerima eskalasi langsung bila independensi hitungan terganggu.
Kontrol CPKB
Periksa jumlah sekaligus identitas/status batch, expiry, kondisi wadah, dan posisi barang saat count; dokumentasikan pengecualian tanpa mengubah label asli. Segera laporkan barang non-saleable yang masih berstatus available. Cycle count adalah kontrol internal yang mendukung ketertelusuran, bukan pengganti audit seluruh aspek CPKB pada Bab X.
Hari 1–7
Susun jadwal hitung SKU kritis, nilai tinggi, rawan selisih, dan batch mendekati expiry. Tetapkan petugas yang tidak menghitung sendiri area penjagaannya tanpa pemeriksa terpisah. Sepakati snapshot/cut-off dan kendali transaksi selama penghitungan area terkait.
Hari 8–30
Lakukan blind count tanpa menunjukkan saldo sistem kepada penghitung; cocokkan SKU, unit, batch, status, dan lokasi. Selisih dihitung ulang oleh petugas berbeda. Serahkan hasil ke Inventory Control untuk investigasi, lalu verifikasi kembali setelah koreksi yang disetujui.
Rutinitas dan output
Count sheet bertanggal dengan penghitung/pemeriksa, snapshot, lokasi, batch, jumlah fisik, recount, dan bukti. Laporan mingguan mencatat rencana versus realisasi count, selisih, kasus belum selesai, serta kejadian berulang.
Eskalasi
Barang tidak ditemukan, transaksi tanpa dokumen selama count, atau tekanan untuk menyamakan angka dilaporkan kepada Manager. Jika tim kecil, gunakan pemeriksa silang dan review Manager; penghitungan fisik tidak memberi kewenangan melakukan adjustment sendiri.

Instruksi pada hari pertama

  1. Jelaskan tujuan bersama: saldo dapat dipercaya, bahan siap produksi, dan produk jadi siap memenuhi kebutuhan retail.
  2. SPV mengusulkan PIC/backup yang belum tersedia; penetapannya mengikuti kewenangan Manager dan mekanisme HR. Gunakan satu register pekerjaan/tindakan untuk seluruh tim.
  3. Minta ringkasan kondisi awal dan risiko mendesak pada akhir hari pertama; pendalaman backlog, tiga hambatan utama, dan kebutuhan bantuan dituntaskan pada hari 3.
  4. Supervisor menyusun rencana terpadu serta prioritas minggu pertama; saya meninjau dan menyepakati tindakan lintas fungsi.

Format laporan yang wajib sama

Setiap laporan mencantumkan tanggal/jam snapshot, SKU, lokasi, batch/status bila relevan, kebutuhan/rencana, realisasi, gap, penyebab, PIC, tenggat/ETA, dan referensi bukti. Gunakan nomor kasus untuk menghubungkan temuan dengan tindak lanjut.

Pisahkan stok released, reserved, quarantine, serta in-transit. Hindari mencampur saldo dari waktu berbeda atau menjumlahkan stok kirim dan stok terima yang merupakan barang yang sama.

Setiap PIC bertanggung jawab atas kebenaran laporan areanya; Supervisor memeriksa kelengkapan; Inventory Control memvalidasi konsistensi angka.

Ritme koordinasi dan serah terima
Waktu Peserta / pemimpin Keputusan dan hasil kerja
Awal shift · briefing 10–15 menit Supervisor dan PIC fungsi Tetapkan prioritas, beban kerja, shortage, jadwal kedatangan/issue/transfer, PIC, serta tenggat hari itu.
Sebelum cut-off order/dispatch Supervisor, FG, Admin, Inventory Control; DC/Logistics sesuai kebutuhan Konfirmasi stok released, reservasi, kesiapan dokumen, jumlah yang dapat dipenuhi, dan ETA; shortage diteruskan ke Manager untuk koordinasi.
Akhir shift / serah terima PIC keluar/masuk shift dan Supervisor Cocokkan realisasi fisik dan posting; serahkan backlog, status hold, lokasi barang, dokumen, serta tindakan terbuka. Penerima mengakui handover.
Mingguan · review 30–45 menit Manager, Supervisor, dan PIC; undang pemilik masalah lintas fungsi Tinjau KPI, tiga hambatan terbesar, hasil tindakan, kebutuhan sumber daya, dan prioritas minggu berikutnya; catat pemilik keputusan.
Hari 7, 14, dan 30 Manager dan Supervisor; HR/Planning/Logistics bila diperlukan Hari 7: peta area/PIC dan backlog. Hari 14: stok kritis tervalidasi dan serah terima berjalan. Hari 30: baseline, SOP awal, dan rencana perbaikan per fungsi disepakati.
Jalur eskalasi: kendala rutin disampaikan PIC kepada Supervisor; kendala lintas fungsi, shortage kritis, dan kebutuhan otorisasi diteruskan kepada saya pada hari yang sama. Masalah keselamatan, kualitas, atau integritas data dapat dilaporkan langsung tanpa menunggu rapat. Jika tenggat berisiko terlewati, PIC melapor sebelum jatuh tempo dengan penyebab, dampak, dan usulan tindakan.

Standar penutupan tugas: tugas selesai setelah hasil fisik, catatan sistem, dan bukti serah terima sesuai, serta diperiksa pihak yang ditunjuk. Ukuran awal setiap fungsi adalah kelengkapan hasil kerja dan keandalan data; target produktivitas/numerik ditetapkan setelah baseline, beban kerja, dan kapasitas personel diketahui.

Mandat dan koordinasi

Kewenangan dan koordinasi

Warehouse & Inventory Manager memimpin integritas stok dan koordinasi perbaikan. Keputusan produksi, kualitas, komersial, dan modal kerja memerlukan pemilik fungsi terkait.

Usulan penanggung jawab — disahkan saat kick-off
Keputusan / proses Penanggung jawab akhir Pelaksana dan koordinasi
Akurasi stok dan operasi stockroom Warehouse & Inventory Manager Warehouse Supervisor, Admin, Stock Keeper, dan Inventory Control; cycle count independen serta status/batch/location discipline.
Forecast dan parameter replenishment Head of Planning / PPIC jika mandat mencakup retail; jika tidak, manajemen menunjuk satu pemilik planning retail Planning mengolah demand dan parameter; Retail memvalidasi promosi/assortment; Warehouse memvalidasi stok dan lead time; Finance meninjau dampak modal kerja.
Alokasi antar-kanal saat supply terbatas Pimpinan Commercial yang ditunjuk manajemen Planning, Retail, dan pemilik kanal menetapkan prioritas; Warehouse/DC mengeksekusi keputusan alokasi yang tercatat.
Pemenuhan dan pengiriman DC–toko Head of Logistics / Distribution DC melakukan picking/dispatch; Logistics memastikan transport dan ETA; toko mengonfirmasi penerimaan. Garis pelaporan DC perlu dikonfirmasi.
Ketersediaan di rak dan disiplin stok toko Head of Retail Store Manager memimpin penerimaan, refill, POS posting, pencatatan non-saleable, dan pemeriksaan rak.
Recovery supply dan QC release PPIC untuk rencana supply; Head of QA/QC untuk keputusan kualitas Production dan Procurement menyelesaikan hambatan supply; QA/QC menangani inspeksi/release; Warehouse menyediakan data shortage dan status barang.

Ritme pengendalian

  • Harian: SKU kritis, ETA, backlog, stockout baru, dan bukti refill/receipt.
  • Mingguan: Pareto penyebab, performa pilot, lead time aktual, pengisian ulang, serta tindak lanjut lintas fungsi.
  • Bulanan: demand–supply review, promosi, kapasitas, aging, modal kerja, dan keputusan perubahan parameter.

Dukungan HR dan manajemen

  • Job description dan garis pelaporan yang jelas, termasuk hubungan warehouse dengan DC dan Retail.
  • Akses data POS/persediaan serta waktu PIC lintas fungsi untuk pilot dan review.
  • Pelatihan tim tentang status stok, transfer, cycle count, FEFO, dan parameter replenishment.
  • Sponsor untuk menyelesaikan konflik prioritas; persetujuan tambahan orang, sistem, atau biaya setelah kebutuhan dan manfaatnya dibuktikan.
Kolaborasi lintas fungsi

Hubungan kerja lintas fungsi

Keberhasilan peran ini membutuhkan definisi serah terima, kualitas data, dan otorisasi yang jelas di antara fungsi terkait.

Warehouse &
Inventory Manager
ProcurementPO, jadwal kedatangan, kekurangan atau kelebihan penerimaan, dan ketidaksesuaian pemasok.
QA / QCIncoming inspection, quarantine, release, rejection, dan traceability.
PPICRencana produksi, kebutuhan bahan, kapasitas, dan ketersediaan stok.
ProductionMaterial issue, return, waste, hasil produksi, dan selisih pemakaian.
Logistics & DistributionAllocation, picking, shipping, transfer, dan serah terima.
Finance & SystemsValuasi, adjustment, write-off, hak akses, master lokasi, dan audit trail.
Pengendalian mutu warehouse

Persyaratan CPKB dan bukti pelaksanaan

Ketersediaan produk harus berasal dari persediaan yang telah diluluskan, disimpan sesuai persyaratan, dan dapat ditelusuri. Pemulihan stockout tetap mengikuti pengendalian mutu.

Acuan utama adalah CPKB 2020.pdf, PerBPOM Nomor 31 Tahun 2020, terutama Bab III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, XI, dan XIII. Peraturan ini mengubah PerBPOM Nomor 25 Tahun 2019 dan tercatat berlaku pada JDIH BPOM saat penelusuran 14 Oktober 2026.

Nomor halaman di bawah adalah urutan halaman PDF (1–263), bukan nomor cetak di dalam dokumen. Matriks ini memetakan persyaratan ke rancangan kerja; status pemenuhan aktual ditentukan setelah walkthrough dan pemeriksaan bukti bersama fungsi mutu.

Cakupan penerapan: persyaratan CPKB dipetakan langsung ke gudang dalam kegiatan industri kosmetika. Untuk DC dan toko, kendali kondisi simpan, status produk, dan traceability diteruskan melalui SOP serta kesepakatan serah terima dengan Logistics/Retail; cakupan fasilitas dan sertifikasinya dikonfirmasi dengan QA/Regulatory. Dokumen ini tidak menyatakan seluruh toko atau DC wajib memiliki sertifikat CPKB.

Matriks persyaratan, tindakan awal, dan bukti pemenuhan

Personel, kewenangan, dan pelatihan1.2.1; 3.1.3–3.1.4; 3.2. PDF hlm. 8, 12–14.

Penerapan / PIC

Manager dan HR mengesahkan JD/PIC; Supervisor menilai kecukupan tim serta kompetensi; QA melatih status mutu, hygiene, FIFO/FEFO, dan traceability. Personel penanganan bahan berbahaya mendapat pelatihan khusus.

Bukti

Bagan/JD berlaku; matriks kompetensi; catatan materi, peserta, instruktur, tanggal, serta evaluasi efektivitas. Kewenangan pelulusan/penolakan ditetapkan fungsi Pengawasan Mutu.

Kapasitas, zonasi, dan status persediaan4.12; 11.1.1; 11.1.4. PDF hlm. 19–20, 60–63.

Penerapan / PIC

Supervisor dan PIC area memetakan kapasitas serta pemisahan karantina, diluluskan, ditolak, retur, dan recall. Sediakan ruang/lemari sampel pertinggal produk jadi dalam koordinasi QA/QC.

Bukti

Layout, label status, daftar akses, dan uji bahwa barang belum diluluskan tidak dapat di-issue/dikirim. CPKB mengenal pemisahan fisik atau sistem; bila mengandalkan sistem, keandalan blokir dan dokumentasinya harus diperiksa.

Kondisi simpan dan alat ukur4.12.2; 5.3; 9.2; 11.1.2. PDF hlm. 20, 22, 56–57, 61–62.

Penerapan / PIC

QA menetapkan kondisi sesuai spesifikasi/label/CoA; Supervisor dan Stock Keeper memantau suhu/kelembapan sesuai SOP, lokasi sensor, dan kebutuhan bahan/produk. Maintenance memastikan alat ukur dirawat dan dikalibrasi.

Bukti

Daftar persyaratan per SKU, log pemantauan, daftar alat serta status kalibrasi, catatan penyimpangan dan penilaian dampak mutu. Batas suhu maupun kelembapan tidak ditetapkan seragam tanpa dasar spesifikasi.

Sanitasi, higiene, dan pengendalian hamaBab VI; 6.1.3–6.1.6; 6.2.4; 11.1.2. PDF hlm. 22–26, 62.

Penerapan / PIC

Supervisor menetapkan jadwal, metode, dan petugas pembersihan; Stock Keeper memeriksa kebersihan/hama. Larang makan, minum, dan merokok di gudang; pisahkan bahan sanitasi dan pestisida dari bahan/produk.

Bukti

SOP dan log pembersihan, pemeriksaan hama/tindak lanjut, tempat penyimpanan bahan sanitasi, pelatihan higiene, serta pakaian kerja sesuai tugas. Penanganan personel sakit/luka mengikuti QA dan HR dengan menjaga kerahasiaan data kesehatan.

Receiving dan karantina bahan awal7.1.2; 11.1.3; 11.2.1. PDF hlm. 28–30, 63–65.

Penerapan / PIC

Receiving memeriksa pemasok, surat pesanan/pengiriman, CoA bahan baku, jumlah, label, dan kondisi kemasan. Admin memberi identitas intern serta mencatat receipt; QC menangani sampling/keputusan mutu.

Bukti

Checklist, dokumen/CoA sesuai batch, receiving register, label karantina, bukti release/reject, serta area bongkar muat terlindung cuaca. Sampling oleh personel terlatih dengan delegasi yang jelas.

Bahan berbahaya dan area sampling4.12.1; 11.1.5–11.1.6. PDF hlm. 20, 63–64.

Penerapan / PIC

RM Coordinator dan Supervisor memetakan bahan mudah terbakar/eksplosif serta kebutuhan ruang khusus dan pengamanan. QA/QC menetapkan pengambilan sampel yang mencegah kontaminasi; petugas warehouse tidak membuka wadah tanpa kewenangan/prosedur.

Bukti

Daftar bahan dan persyaratan penyimpanan, area terpisah, penampung kebocoran/pengamanan sesuai risiko, pembatasan akses bila diperlukan, serta prosedur dan catatan sampling.

Label dan bahan kemas cetak4.12.3; 7.7; 11.1.2.2. PDF hlm. 20, 35–37, 62.

Penerapan / PIC

Packaging Coordinator memisahkan identitas/versi label, menjaga kemasan dari debu, serta merekonsiliasi sisa berkode batch. Sisa tersebut menunggu keputusan Pengawasan Mutu sebelum digunakan kembali.

Bukti

Master spesifikasi/artwork disetujui, identitas lokasi, catatan issue/return dan sisa berkode, status karantina, serta keputusan disposition. Anak Lampiran VII.14 adalah contoh SOP untuk disesuaikan.

Pelulusan produk jadi sebelum distribusi3.1.3; 7.8; 11.1.2.4. PDF hlm. 12–13, 37, 63.

Penerapan / PIC

FG PIC menerima produk dengan status yang jelas. Admin mencatat karantina bila belum release; pengeluaran ke distribusi hanya memakai bukti pelulusan Pengawasan Mutu. Manager tidak mengambil alih keputusan mutu karena shortage.

Bukti

Catatan penyerahan FG, tanda tangan/stempel atau bukti release sistem, status stok, dan pemeriksaan sebelum dispatch. Anak Lampiran VII.18 menjadi contoh penyusunan SOP FG.

FIFO/FEFO, integritas wadah, dan expiry7.1.2.4; 11.2.2.2–11.2.2.4. PDF hlm. 30, 65.

Penerapan / PIC

PIC area dan Stock Keeper memilih batch sesuai urutan expiry/penerimaan dan status. Barang expired, rusak, atau tidak digunakan ditandai dan dikeluarkan dari stok layak pakai/jual; penggantian wadah/label asli perlu persetujuan Pengawasan Mutu.

Bukti

Pick/issue list per batch, expiry register, alasan serta otorisasi penyimpangan sesuai SOP, status non-saleable, dan bukti disposition. Penandaan internal tidak boleh menghilangkan identitas asli.

Pencatatan dan sistem elektronik9.1; 9.1.1–9.1.5; 11.2.2.1. PDF hlm. 54–55, 65–66.

Penerapan / PIC

Admin dan Inventory Control menjaga riwayat penerimaan/pengeluaran per batch. QA mengendalikan SOP serta retensi; Systems menyiapkan validasi, keamanan akses, backup, dan kebijakan operasional dokumentasi elektronik.

Bukti

Dokumen berlaku/disahkan; koreksi menyisakan informasi asli, tanggal, dan identitas pengubah; catatan dapat ditelusuri. CPKB menyebut catatan pembuatan minimal 1 tahun setelah expiry; retensi tiap jenis catatan warehouse ditetapkan dalam kebijakan yang menjaga riwayat batch tersebut.

Retur, penolakan, dan pemusnahan7.1.3; 8.3; 11.1.1. PDF hlm. 30–31, 53–54, 60–61.

Penerapan / PIC

FG/Receiving mengidentifikasi dan memisahkan retur; Admin mencatat asal, alasan, batch, dan jumlah. Pengawasan Mutu menentukan evaluasi serta disposition; Warehouse mengeksekusi retur ke pemasok/pemusnahan berdasarkan keputusan dan SOP yang disetujui.

Bukti

Return/reject register, status hold, evaluasi mutu, keputusan tertulis, rekonsiliasi saldo, serta berita acara bila dimusnahkan. Retur tidak otomatis dicampur dengan stok diluluskan meskipun kemasan tampak baik.

Distribusi, recall, dan audit internalBab X; 13.2.1–13.2.6; Anak Lampiran XI.3. PDF hlm. 59–60, 71–72, 248.

Penerapan / PIC

Admin/FG/Logistics menjaga batch–jumlah–tujuan; Inventory Control merekonsiliasi. Penanggung Jawab Teknis mengoordinasikan recall; Warehouse mengamankan barang. QA/manajemen menetapkan audit dan tindak lanjut dengan pemeriksa independen dari area yang dinilai.

Bukti

Catatan distribusi, kontak tujuan, laporan mock recall beserta rekonsiliasi, area recall aman, serta laporan audit dan tindakan korektif. Bab X menetapkan audit seluruh aspek minimal setahun sekali; review pilot dan cycle count mendukung, tetapi tidak menggantikannya.

Prioritas hari 1–7

  • Walkthrough bersama QA: zonasi/status, kebersihan, hama, kondisi simpan, dan perlindungan receiving/dispatch.
  • Uji sampel transaksi: barang belum release tidak bisa dialokasikan; expired/retur/recall tidak menjadi available.
  • Inventarisasi alat ukur, bukti kalibrasi, SOP berlaku, kompetensi petugas, serta catatan per batch.
  • Amankan barang yang identitas/statusnya tidak jelas atau kondisi simpannya menyimpang; keputusan mutu oleh fungsi berwenang.

Output hari 14–30

  • Gap register berisi klausul, temuan aktual, dampak, tindakan sementara, PIC, tenggat, dan bukti verifikasi.
  • SOP awal receiving–storage–issue/transfer, pemantauan lingkungan, sanitasi/hama, retur, dokumentasi, dan dukungan recall.
  • Pelatihan per fungsi dengan evaluasi praktik; daftar PIC/backup dan otorisasi yang disahkan.
  • Uji penelusuran satu batch: penerimaan/produksi → saldo → transfer → DC/toko; rekonsiliasi jumlah bersama QA dan Logistics.
Penanganan penyimpangan: petugas menghentikan penggunaan/pengiriman barang terdampak, memberi status hold, dan melapor kepada Supervisor serta QA/QC. Catat lokasi, batch, jumlah, waktu/durasi, kondisi aktual, dan tindakan sementara. Pengawasan Mutu menilai dampak serta menentukan release/reject; Manager memastikan tindakan perbaikan dan bukti penutupannya.

Suhu dan kelembapan: butir 11.1.2 memberi contoh kategori suhu ruang maksimal 30°C, ruang terkendali maksimal 25°C, dan dingin 2–8°C. Pemilihan kategori serta batas kelembapan mengikuti kebutuhan/spesifikasi bahan dan produk. Frekuensi pencatatan, titik pemantauan, alarm, dan respons penyimpangan dijabarkan dalam SOP; jangan menetapkan semua SKU harus berada pada satu kategori.

Indikator pengendalian mutu yang ditambahkan: kelengkapan bukti release sebelum dispatch, kelengkapan catatan batch–tujuan, pelaksanaan pemantauan lingkungan dan sanitasi sesuai SOP, kepatuhan status kalibrasi, efektivitas pelatihan, serta penutupan penyimpangan dengan bukti. Tujuannya adalah seluruh pengiriman memiliki otorisasi mutu yang sah dan tidak ada barang hold/non-saleable yang dikirim sebagai produk tersedia.

Anak lampiran yang diberi label “Contoh” digunakan sebagai bahan penyusunan SOP/form perusahaan, bukan disalin sebagai ketentuan angka yang otomatis berlaku. Cycle count, target penurunan stockout, jadwal briefing, dan buffer persediaan merupakan rancangan kontrol operasional program ini, bukan angka wajib CPKB.

Kebijakan persediaan toko

Kebijakan pengisian stok toko

Parameter dibuat per SKU–toko sesuai penjualan, pola permintaan, lead time, frekuensi kirim, kapasitas, dan umur simpan.

Bedakan tiga angka: safety stock adalah buffer ketidakpastian; reorder point adalah titik pemicu pemesanan; target stock adalah tingkat persediaan yang dituju setelah pengisian. Istilah “stok minimum” harus didefinisikan agar ketiganya tidak tertukar.

1. Ukur kebutuhan dan lead time

Hitung demand harian (d) setelah meninjau hari stockout, promosi, dan pola musim. Penjualan nol saat barang kosong bukan bukti demand nol. Estimasi kebutuhan yang tidak terpenuhi memakai hari sebanding ketika stok tersedia atau toko pembanding, dengan asumsi dicatat.

Lead time (L) dihitung dari keputusan/order pengisian sampai produk tersedia layak jual, termasuk persetujuan, antrean gudang, angkut, penerimaan, dan refill. Interval review (R) adalah jarak antar-review/order. Gunakan basis hari yang konsisten.

2. Kelompokkan prioritas persediaan

ABC digunakan untuk prioritas kontribusi nilai penjualan; XYZ untuk kestabilan permintaan. Keduanya dilengkapi flag produk utama, promosi, produk baru, dan lead time panjang. Klasifikasi berlaku per lokasi bila pola toko berbeda.

SKU prioritas mendapat pemeriksaan dan layanan lebih ketat. Slow mover memakai buffer serta lot lebih kecil; produk baru menggunakan analog dan review lebih sering. Jangan menyamakan parameter seluruh toko.

3. Continuous review: pemicu order

ROP = d × L + safety stock selama L

Jika posisi persediaan sudah mencapai atau di bawah ROP, buat order sesuai kebijakan lot/target. Pendekatan ini membutuhkan pembaruan posisi stok yang andal dan pemantauan berkelanjutan.

4. Periodic review: order pada jadwal tetap

S = d × (L + R) + safety stock selama L + RQ = max(0, S − inventory position)

Untuk toko dengan jadwal kirim tetap, review tiap R hari dan pesan sampai target S. Proteksi mencakup lead time serta interval review. Buffer untuk L + R perlu dikalibrasi tersendiri, bukan otomatis memakai buffer ROP.

Inventory position (IP) = on-hand layak jual + open inbound terkonfirmasi − committed demand yang belum dipenuhi. Jangan mengurangi reservasi dua kali apabila saldo sumber sudah net of reservation. Inbound terlambat/di luar horizon proteksi dicatat terpisah dan memicu eskalasi; ETA serta jumlahnya harus dapat dipercaya.

Menetapkan safety stock: pada pilot, gunakan buffer hari yang disepakati berdasarkan fluktuasi demand dan ketidakpastian pengiriman. Ini parameter sementara. Setelah data cukup, kalibrasi dengan variasi demand/lead time dan tingkat layanan yang disepakati, lalu uji terhadap kejadian nyata. Target probabilitas tidak stockout tidak sama dengan persentase unit order yang terpenuhi.

Simulasi periodic review

Kebutuhan pengisian per SKU–toko

Angka ilustratif, bukan data Sensatia. Inbound diasumsikan terkonfirmasi, layak dialokasikan, dan tiba dalam horizon proteksi. Kapasitas, expiry, serta jadwal kedatangan perlu diperiksa sebelum order.

Target stock52unit · S
Inventory position16unit · IP
Usulan order36unit · sesuai pack size
Cakupan on-hand2,5hari

S = 4 × (3 + 7) + 12 = 52 · IP = 10 + 6 − 0 = 16 · Q = 36 unit

Contoh perhitungan dan pertimbangan lapangan

Contoh ilustratif · satu SKU di satu toko

Demand 4 unit/hari; lead time 3 hari; review tiap 7 hari; buffer sementara 12 unit untuk horizon 10 hari. On-hand layak jual 10 unit; inbound terkonfirmasi 6 unit tiba dalam horizon; committed demand 0.

S = 4 × (3 + 7) + 12 = 52 unit
IP = 10 + 6 − 0 = 16 unit
Q = 52 − 16 = 36 unit

Dengan pack size 6, usulan pengisian adalah 36 unit, setelah kapasitas toko dan expiry dicek. Namun on-hand hanya mencukupi 2,5 hari, sedangkan lead time 3 hari: tim tetap perlu mempercepat inbound atau mengatur pasokan sementara. Jumlah order yang benar belum tentu memulihkan kekosongan tepat waktu.

Angka ini bukan data Sensatia atau rekomendasi final. Jika kapasitas/umur simpan membatasi Q, naikkan frekuensi kirim atau tinjau assortment melalui persetujuan Retail; catat gap kebutuhan yang belum terpenuhi.

Kontrol tambahan: lakukan pembulatan pack size dengan mengecek kapasitas; terapkan FEFO dan batas remaining shelf life; kebutuhan display menjadi batas minimum yang disepakati, bukan tambahan otomatis yang menggandakan demand. Review parameter bulanan serta sebelum promosi, perubahan jadwal kirim, dan lonjakan penjualan.

Pengaman CPKB pada pengisian ulang: on-hand untuk perhitungan stok layak alokasi hanya mencakup produk yang diluluskan dan sesuai kondisi simpan. Quarantine, reject, expired, damaged, recall, dan retur yang belum diluluskan tidak menjadi available. Inbound terkonfirmasi yang masih menunggu release dilaporkan sebagai rencana pasokan bersyarat dengan ETA mutu, bukan dianggap siap memenuhi shortage. Percepatan pengiriman tidak menghapus persyaratan pelulusan.

Dasar konsep: Oracle — Inventory Optimization Calculations untuk safety stock dan reorder point; SAP — Running Replenishment Planning untuk replenishment per lokasi serta kendala ruang dan umur simpan. Rancangan pilot dan contoh di atas merupakan usulan penerapan untuk diskusi.

Hasil yang terukur

KPI dan evaluasi hasil

Definisi, sumber data, frekuensi, serta pemilik KPI disepakati pada 30 hari pertama. Target berikut merupakan usulan diskusi, bukan janji hasil sebelum baseline tersedia.

Ukuran utama dan pengaman persediaan
Indikator dan definisi Pengukuran / pemilik Usulan evaluasi
On-shelf availability (OSA): observasi SKU–toko dengan barang layak jual di rak ÷ seluruh observasi assortment aktif yang wajib tersedia × 100%. Pemeriksaan rak pada jam tetap, dengan bukti; Retail. Sampel dan jam sama untuk perbandingan. Stockout rate = 100% − OSA pada basis observasi yang sama. Usulan penurunan stockout relatif 20% dari baseline pilot pada hari 90. Contoh: 10% menjadi 8%, bukan turun 20 poin persentase. Validasi kelayakan setelah diagnosis.
DC unit fill rate: unit dipenuhi untuk order eligible ÷ unit diminta pada order eligible × 100%. Order cohort tetap, cut-off jelas, dan partial fulfillment dicatat; Logistics/DC. Order tidak diturunkan kuantitasnya untuk memperbaiki angka. Perbaikan terhadap baseline disertai Pareto kekurangan; tingkat layanan final disahkan bersama kapasitas supply.
OTIF toko: order diterima tepat waktu dan lengkap ÷ order yang jatuh tempo pada periode × 100%. Sesuai waktu janji dan jumlah order awal; bukti receipt toko, bukan sekadar dispatch DC; Logistics. SLA per rute/toko ditetapkan setelah lead time aktual diketahui; pantau order parsial dan terlambat.
Inventory record accuracy: baris SKU–lokasi–batch yang sesuai hitungan fisik ÷ seluruh baris yang dihitung × 100%. Blind count dengan toleransi disepakati; Inventory Control. Laporkan juga besar selisih unit/nilai agar selisih besar tidak tersamar. SKU pilot tervalidasi pada hari 30; selisih memiliki bukti investigasi dan otorisasi penyelesaian.
Days of cover: on-hand layak jual ÷ demand harian; aging/expiry dipantau terpisah. Per SKU–lokasi; Planning dan Finance. Demand nol ditandai untuk review, bukan dipaksakan menjadi coverage normal. Tentukan batas coverage/nilai stok dan aging saat kick-off. Kenaikan stok harus dijelaskan oleh kebutuhan layanan, promosi, atau kebijakan yang disetujui.
Penyelesaian akar masalah: tiket jatuh tempo yang ditutup dengan bukti perbaikan ÷ seluruh tiket jatuh tempo × 100%. Register tindakan dan pemeriksaan kejadian berulang; Warehouse Manager dengan pemilik proses. Tiga penyebab dominan memiliki tindakan terverifikasi pada hari 60; cek pengulangan hingga hari 90.

Estimasi penjualan yang berpotensi hilang menggunakan demand pembanding × durasi kosong × harga jual. Pisahkan asumsi substitusi dan perpindahan pembelian; angka tersebut bukan omzet yang otomatis pulih. Finance memvalidasi manfaat terhadap tambahan modal kerja serta biaya distribusi.

Indikator operasional pendukung
Inventory accuracyKesesuaian fisik, sistem, batch, dan lokasi.Target berdasarkan baseline
Transaction timelinessKetepatan waktu pencatatan receiving, issue, transfer, dan FG receipt.Target berdasarkan baseline
Picking & issue accuracyKetepatan SKU, batch, jumlah, dan tujuan.Target berdasarkan baseline
Variance closureKecepatan investigasi serta penyelesaian akar masalah.Target berdasarkan baseline
Stock agingPengendalian slow-moving, obsolete, expired, dan blocked stock.Target berdasarkan baseline
Space utilizationPemanfaatan kapasitas tanpa mengorbankan keselamatan dan akses.Target berdasarkan baseline
Production serviceKetersediaan material tepat waktu bagi proses produksi.Target berdasarkan baseline
Issue recurrenceEfektivitas tindakan perbaikan dalam mencegah masalah berulang.Target berdasarkan baseline
Pendekatan kepemimpinan yang saya usulkan: menjalankan peran sebagai pemilik operasi warehouse dan inventory dengan memanfaatkan pengalaman compliance untuk membangun kontrol yang kuat, praktis, proporsional, dan mudah dijalankan oleh tim.
Nilai tambah yang saya bawa

Kontrol operasional utama

Pengalaman di internal audit dan pengembangan sistem dapat diterapkan untuk membangun kontrol yang praktis, proporsional, serta mendukung kecepatan operasi.

1

Segregation of duties

Penerimaan, pencatatan, penghitungan, persetujuan adjustment, dan pelepasan stok tidak dikendalikan satu orang.

Prioritas
2

Status & location discipline

Barang available, quarantine, rejected, blocked, damaged, dan expired dipisahkan secara fisik serta sistem.

Prioritas
3

Transaction timeliness

Pergerakan fisik tidak boleh mendahului atau tertinggal jauh dari transaksi StockWizz.

Core
4

Adjustment governance

Setiap penyesuaian memiliki alasan, bukti, investigasi, otorisasi, dan audit trail.

Prioritas
5

Batch & expiry traceability

Setiap penerimaan, penyimpanan, issue, produk jadi, dan pengiriman dapat ditelusuri sampai batch.

Core
6

Independent cycle count

Penghitungan didesain independen dan menghasilkan tindakan perbaikan, bukan sekadar koreksi angka.

Core
Fokus manajemen risiko

Risiko dan prioritas pengendalian

Daftar awal untuk penyusunan control matrix dan prioritas peningkatan proses warehouse serta inventory.

RisikoDampakPrioritas awal
Pergerakan fisik tanpa transaksi sistemSaldo stok tidak andal dan berpotensi menyebabkan kesalahan alokasi.Tinggi
Stok quarantine bercampur dengan availableMaterial atau produk yang belum dirilis berpotensi digunakan atau dikirim.Tinggi
Adjustment tanpa investigasi memadaiAkar masalah tidak terselesaikan dan risiko penyimpangan meningkat.Tinggi
Batch atau expiry tidak akuratTraceability, FEFO, recall, dan kepatuhan dapat terganggu.Tinggi
Cycle count tidak independenKesalahan berulang hanya dikoreksi tanpa tindakan perbaikan.Sedang
Batas tanggung jawab DC belum jelasTransfer, kepemilikan proses, dan rekonsiliasi antar-lokasi menjadi lemah.Sedang
Pernyataan program kepada HR

Komitmen dan dukungan manajemen

“Dalam posisi Warehouse & Inventory Manager, prioritas awal saya adalah menelusuri dan mengurangi kekosongan produk di toko melalui pengendalian persediaan dari produk jadi hingga rak penjualan. Saya akan memulai dengan validasi stok dan diagnosis berbasis data, kemudian menjalankan pilot pengisian ulang per SKU–toko bersama Retail, Planning, dan Logistics. Dalam 90 hari, saya mengusulkan adanya baseline yang dapat dipercaya, pembagian tanggung jawab yang jelas, perbaikan atas penyebab utama, serta evaluasi hasil yang mempertimbangkan ketersediaan produk, modal kerja, dan risiko kedaluwarsa. Pengalaman saya di compliance, internal audit, dan pengembangan sistem akan saya gunakan untuk memastikan proses ini tertelusur dan konsisten dijalankan tim.”

Keputusan yang saya harapkan dari diskusi HR: kesepakatan mandat dan garis pelaporan, sponsor program, dukungan PIC lintas fungsi, akses data, serta ruang untuk melaksanakan pilot sebelum penetapan target dan perluasan.

Dokumen ini merupakan usulan program kerja. Struktur dan nama PIC warehouse telah dicocokkan dengan bagan Operations dalam 10. Restrukturisasi PerDivisi.docx. Status penempatan terkini, cakupan StockWizz, kondisi lapangan, serta parameter operasional tetap perlu dikonfirmasi saat kick-off.

  1. CPKB 2020.pdf — PerBPOM Nomor 31 Tahun 2020: persyaratan personel, fasilitas, sanitasi, mutu, dokumentasi, penyimpanan, dan recall; dipetakan pada bagian CPKB dengan nomor klausul dan halaman PDF.
  2. Oracle — Inventory Optimization Calculations: hubungan demand, lead time, buffer, dan reorder point; asumsi statistik perlu diuji pada pola demand aktual.
  3. SAP — Running Replenishment Planning: perencanaan replenishment dan parameter persediaan per lokasi.
  4. Microsoft Learn — Demand forecasting overview: penggunaan histori, penyesuaian forecast, dan penanganan outlier.