Sensatia Program kerja · 90 hari
Usulan untuk pembahasan Revisi

Tampilan Eksekutif menampilkan seluruh pokok pembahasan dengan detail tertutup. Pilih Buka detail pada suatu poin untuk membaca penjelasannya, atau pilih Lengkap di kanan atas untuk membuka seluruh detail.

PPIC & WAREHOUSE MANAGER · RENCANA 90 HARI

Integrated Production Planning,
Inventory & Warehouse Excellence

Perencanaan produksi, pengendalian persediaan, serta pengelolaan gudang bahan dan DC produk jadi secara terpadu.

Yasa KaryadaCompliance & Internal AuditUsulan untuk HR dan pimpinan Operations
GAMBARAN MENYELURUH

The Operational Blueprint

Peta struktur kerja dan rencana pelaksanaan

Pilih tautan untuk menuju pembahasan ↗
MULAI DARI MASALAHKekosongan toko & risiko kesiapan bahanValidasi bukti → temukan penyebab → tetapkan tindakan
01

Siapa yang menjalankan?

Struktur kerja ↗

Atasan langsung: Ni Luh Somawati — Deputy COO
Akuntabilitas eksekutif: I Nengah Riadi — COO

Manajer PPIC & GudangRencana produksi · kebutuhan bahan · integritas stok
PPIC SPVKoordinator PPIC → Staff

Rencana · material · kapasitas · parameter stok

Warehouse SPVKoordinator Bahan Kemas & Bahan Baku → staf masing-masing

Stok bahan akurat · penyimpanan · issue/return

Usulan struktur: tiga SPV sejajar di bawah Manager untuk dua fungsi utama—PPIC serta Gudang & Persediaan. Jabatan dan jalur baru menunggu pengesahan; 14 JD digunakan sebagai referensi rincian tugas.

02

Bagaimana barang mengalir?

Alur barang ↗
  1. Stok jaringan & penjualan → rencanaFG stockroom/DC + seluruh toko · PPIC hitung produksi/bahan · Purchasing membeli
  2. Bahan diterima, disimpan & diserahkanWarehouse memeriksa, menjaga dan mencatat
  3. Produksi & keputusan mutuProduction mengolah · Quality menetapkan status
  4. Produk jadi → pengiriman → rakWarehouse menyiapkan · Logistics mengirim · Retail menerima dan mengisi rak

Manager memiliki integritas rencana dan stok. Tim PPIC merencanakan; tim gudang memverifikasi dan melaksanakan. Pengadaan membeli, Produksi menjalankan manufaktur, dan Quality menetapkan hold/release.

PENGAMAN DI SETIAP TAHAPPemisahan tugas & bukti transaksiCPKB · status mutu · ketertelusuranSelisih → investigasi → koreksi sahStockwiz & sistem pendukung ↗
03 / CARA MENJALANKANMulai dengan langkah 14 hari pertama ↗
  1. 01–30 HARIValidasi & pulihkanData awal · PIC · stok kritis · target disahkan
  2. 31–60 HARIJalankan & binaUji coba · perbaikan · pembinaan PPIC & Warehouse
  3. 61–90 HARIUji hasil & evaluasiBukti efektivitas · tren kinerja · risiko tersisa
04 / UKUR HASILNYARencana layak, bahan siap, stok akurat dan tiga jalur supervisi yang jelasDiukur melalui akurasi stok, kepatuhan rencana, kesiapan material, produktivitas, umur stok, penyelesaian selisih dan efisiensi modal kerja. Layanan toko serta manfaat bisnis dinilai bersama fungsi terkait.05 / PUTUSKAN KELANJUTANNYAReview atasan Operations & HRMandat, dukungan dan evaluasi 30–60–90 hari menjadi dasar penilaian.

Alur penjelasan singkat: mulai dari masalah stok, jelaskan siapa yang bekerja dan bagaimana barang mengalir, tunjukkan rencana 90 hari, lalu tutup dengan hasil yang diukur serta dukungan yang dibutuhkan.

Daftar istilah PPIC & gudang: FEFO, FIFO, LIFO, dan istilah lainnya
SKU
Kode untuk satu jenis/varian produk.
Stockout
Kondisi produk yang seharusnya tersedia tetapi tidak tersedia saat dibutuhkan.
Replenishment
Pengisian ulang stok berdasarkan kebutuhan dan kebijakan persediaan.
Lead time
Waktu dari keputusan/order pengisian sampai barang layak jual tersedia.
FEFO — First Expired, First Out
Barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat dikeluarkan lebih dahulu, meskipun diterima belakangan. Contoh: batch A diterima Januari dan kedaluwarsa Desember; batch B diterima Februari dan kedaluwarsa Oktober. Dahulukan batch B. Tetap periksa status release, kondisi barang, serta minimum sisa masa simpan yang dipersyaratkan tujuan. Barang hold, reject, atau kedaluwarsa tidak boleh dianggap siap pakai.
FIFO — First In, First Out
Barang yang masuk lebih dahulu dikeluarkan lebih dahulu. Contoh: dua batch memiliki kedaluwarsa sama, maka dahulukan batch yang diterima lebih awal sesuai SOP. FIFO membantu mencegah stok lama tertinggal. Bila tanggal kedaluwarsa berbeda, ikuti FEFO dan ketentuan mutu yang berlaku.
LIFO — Last In, First Out
Barang yang masuk terakhir dikeluarkan lebih dahulu. Contoh: barang yang baru ditumpuk di bagian paling atas diambil sebelum barang lama di bawahnya. Pahami istilah ini sebagai pembanding; jangan menjadikannya aturan rotasi umum untuk bahan atau produk yang memiliki kedaluwarsa karena stok lama dapat tertahan. Metode aliran fisik barang berbeda dari metode penilaian biaya persediaan; penilaian biaya mengikuti kebijakan Finance/Accounting.
Batch / lot dan traceability
Batch / lot adalah identitas kelompok bahan atau produk yang ditetapkan dalam proses terkait. Traceability adalah kemampuan menelusuri asal, penerimaan, pemakaian, perpindahan hingga tujuan pengiriman berdasarkan bukti. Contoh: penelusuran batch FG harus menghubungkan catatan produksi, bahan terkait, lokasi stok, dan pengiriman.
Expiry date, shelf life, dan remaining shelf life
Expiry date adalah tanggal kedaluwarsa; shelf life adalah masa simpan yang ditetapkan; remaining shelf life adalah sisa masa simpan pada tanggal pemeriksaan. Contoh: produk kedaluwarsa 31 Desember diperiksa 30 September memiliki sisa sekitar tiga bulan. Bandingkan sisa masa simpan dengan persyaratan tujuan sebelum alokasi atau kirim.
Quarantine, hold, release, dan reject
Quarantine adalah status karantina sambil menunggu keputusan/pemeriksaan; hold berarti ditahan; release berarti diluluskan sesuai kewenangan; reject berarti ditolak. Warehouse memisahkan dan mencatat status tersebut. Stok fisik yang masih ditahan tidak otomatis menjadi stok tersedia; keputusan mutu mengikuti fungsi Quality.
Stock opname, cycle count, dan recount
Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan pada cakupan dan waktu yang ditetapkan; cycle count adalah penghitungan berkala atas sebagian item/lokasi secara bergiliran; recount adalah penghitungan ulang untuk memverifikasi hasil. Contoh: hitung item kritis setiap minggu sesuai program count, lalu lakukan recount independen bila ditemukan selisih.
Stock variance dan rekonsiliasi stok
Stock variance adalah selisih antara hasil fisik dan catatan pada cutoff, satuan, lokasi, batch, dan status yang sama. Rekonsiliasi adalah pencocokan serta penjelasan selisih berdasarkan bukti. Contoh: fisik 95 pcs dan sistem 100 pcs berarti selisih minus 5 pcs; telusuri transaksi dan recount sebelum mengajukan adjustment sesuai otorisasi.
Slow moving, non-moving, dan dead stock
Slow moving adalah stok dengan pergerakan lambat; non-moving adalah stok tanpa pergerakan selama periode pemantauan; dead stock adalah stok yang dinilai tidak lagi memiliki penggunaan/permintaan yang layak menurut kriteria perusahaan. Batas waktunya perlu ditetapkan, bukan diasumsikan sama untuk semua SKU. Tinjau penyebab, umur, expiry, peluang pemakaian/transfer, dan keputusan tindak lanjut.
Overstock dan shortage
Overstock adalah stok yang melebihi kebutuhan atau target yang disepakati; shortage adalah kekurangan terhadap kebutuhan pada waktu tertentu. Contoh: jumlah bahan cukup secara total tetapi sebagian belum release dapat tetap menyebabkan shortage bahan siap pakai untuk jadwal produksi.
DC — Distribution Center / stockroom produk jadi
Dalam rancangan ini, DC/stockroom adalah lokasi penerimaan, penyimpanan, pengendalian, dan penyiapan pengiriman produk jadi. Stok DC Jasri, DC Padang Galak, DC Jakarta, serta seluruh toko menjadi masukan PPIC bersama riwayat penjualan. Transfer antarlokasi tidak dihitung sebagai tambahan stok jaringan.
BOM — Bill of Materials
Daftar bahan baku dan bahan kemas beserta kuantitas serta satuannya untuk menghasilkan produk pada versi yang disetujui. Contoh sederhana: rencana 1.000 unit memerlukan 1.000 botol menurut BOM, lalu PPIC memperhitungkan yield, kehilangan standar yang disetujui, stok layak, dan penerimaan terkonfirmasi sesuai aturan perencanaan.
MRP — Material Requirements Planning
Perencanaan kebutuhan bahan berdasarkan rencana produksi, BOM, stok layak, penerimaan terkonfirmasi, dan lead time. Hasilnya menunjukkan bahan apa, berapa banyak, serta kapan dibutuhkan. PPIC menyusun kebutuhan; Procurement/Purchasing memproses pembelian sesuai mandat. Penyebutan MRP tidak berarti halaman ini sudah menjalankan mesin MRP otomatis.
MPS — Master Production Schedule
Jadwal induk produksi yang menjabarkan produk apa, jumlahnya, dan periode rencana pembuatannya. PPIC menyusunnya dari kebutuhan jaringan dan riwayat penjualan, lalu menguji kesiapan bahan serta kapasitas bersama fungsi terkait sebelum rencana diterbitkan sesuai mandat.
PR — Purchase Requisition
Permintaan pembelian internal yang memuat item, kuantitas, satuan, alasan, dan tanggal kebutuhan. Contoh: PPIC menghitung kekurangan 2.000 botol dan mengajukan kebutuhan kepada Procurement/Purchasing. PR merupakan pengajuan internal; PO adalah pesanan pembelian kepada pemasok yang diterbitkan oleh pihak berwenang.
Available
Stok yang diluluskan dan dapat dialokasikan setelah memperhitungkan reservasi.
CPKB
Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik.
RACI
Pembagian pelaksana, penanggung jawab akhir, pihak yang dikonsultasikan, dan pihak yang diinformasikan.
SPV dan PIC
SPV adalah Supervisor; PIC adalah personel yang ditunjuk sebagai penanggung jawab pekerjaan, toko, gudang, atau area kerja sesuai penetapan perusahaan.
RM, PM, dan FG
Raw Material (bahan baku), Packaging Material (bahan kemas), dan Finished Goods (produk jadi).
B2B
Business-to-business, yaitu kanal penjualan kepada pelanggan bisnis.
CAPA
Tindakan korektif dan preventif untuk mengatasi akar masalah serta mencegah kejadian berulang, dengan pemeriksaan efektivitas.
PPIC & Warehouse Manager
Manajer PPIC & Gudang: memimpin perencanaan produksi, kebutuhan material, parameter persediaan serta penjagaan barang dan pelaksanaan gudang sebagai satu fungsi. Nama jabatan Indonesia mengikuti piagam Manajer PPIC & Gudang.
PO, ETA, dan UOM
PO (Purchase Order) adalah pesanan pembelian; ETA (Estimated Time of Arrival) adalah perkiraan waktu tiba; UOM (Unit of Measure) adalah satuan barang, misalnya pcs, kg atau liter.
PPIC dan Procurement / Purchasing
PPIC menangani perencanaan produksi dan pengendalian persediaan sesuai mandat; Procurement / Purchasing adalah fungsi pengadaan / pembelian.
Quality, QA, dan QC
Quality adalah fungsi mutu; QA berarti pemastian mutu dan QC berarti pengawasan mutu. Keputusan penerimaan mutu, hold (penahanan) dan release (pelulusan) mengikuti kewenangan fungsi mutu.
KPI, OSA, fill rate, dan OTIF
KPI adalah indikator kinerja utama; OSA mengukur ketersediaan di rak; fill rate mengukur bagian kebutuhan yang terpenuhi; OTIF mengukur pesanan diterima tepat waktu dan lengkap.
Custody, movement, dan handover
Custody adalah penguasaan serta penjagaan barang; movement adalah pergerakan stok; handover adalah serah terima tanggung jawab beserta bukti.
Usable stock, on-hand, reserved, dan in-transit
Usable stock adalah stok yang layak digunakan; on-hand adalah stok yang ada di lokasi; reserved adalah stok yang telah dialokasikan; in-transit adalah barang dalam perjalanan. Status mutu dan reservasi menentukan stok yang benar-benar boleh dipakai.
Minimum stock, safety stock, dan reorder point
Minimum stock adalah batas minimum yang ditetapkan kebijakan; safety stock / buffer adalah cadangan untuk menghadapi ketidakpastian; reorder point adalah tingkat stok yang memicu pemesanan. Ketiganya perlu didefinisikan agar tidak tertukar.
Picking, packing, dispatch, dan put away
Picking adalah pengambilan sesuai pesanan; packing adalah pengemasan; dispatch adalah pemberangkatan/penyerahan untuk pengiriman; put away adalah penempatan barang ke lokasi simpan.
Adjustment, write-off, dan audit trail
Adjustment adalah penyesuaian catatan stok; write-off adalah penghapusan nilai persediaan sesuai persetujuan; audit trail adalah rekam jejak tindakan dan perubahan yang dapat ditelusuri.
Kondisi awal dan uji coba
Kondisi awal merupakan data acuan sebelum perbaikan. Uji coba dilakukan pada cakupan terbatas untuk menilai hasil dan risiko sebelum perluasan.
Ringkasan untuk pengambilan keputusan

Usulan mandat dan hasil 90 hari

Disampaikan oleh Yasa Karyada kepada HR, Deputi COO, dan COO.

01 · Masalah bisnis

Kekosongan produk di toko perlu diselesaikan dari kebutuhan toko hingga akurasi stok dan kesiapan bahan serta produk jadi. Evaluasi awal akan mengukur penyebab, dampak layanan, biaya darurat, dan risiko persediaan.

02 · Mandat dan prioritas

Saya memusatkan kepemimpinan pada jadwal produksi, kebutuhan material, skenario kapasitas, parameter persediaan, penjagaan barang serta produktivitas warehouse bahan awal, produk jadi, dan B2B melalui SPV serta koordinator/PIC dalam cakupan yang disahkan.

  • Menerbitkan rencana produksi dan material yang layak, dengan kebutuhan, kapasitas dan pasokan tervalidasi.
  • Memvalidasi stok fisik dan Stockwiz, serta menyelesaikan pencatatan tertunda.
  • Memulihkan aliran barang bersama fungsi produksi, mutu, komersial, dan distribusi.
  • Menyelaraskan tanggung jawab dan pembinaan, serta tindakan korektif dan preventif.

Pelaporan melalui Ni Luh Somawati — Deputy COO, dengan eskalasi kepada COO sesuai kewenangan. HR mendukung organisasi, kompetensi, dan personel.

03 · Hasil dan ukuran keberhasilan

Hari 30: kondisi awal dan pembagian tanggung jawab. Hari 60: hasil uji coba dan perbaikan penyebab dominan. Hari 90: evaluasi manfaat serta keputusan perluasan.

Hasil fungsi gabungan diukur melalui kepatuhan rencana produksi, ketersediaan material, umur persediaan dan efisiensi modal kerja, serta akurasi stok, ketertelusuran, ketepatan picking (pengambilan barang sesuai pesanan) dan serah terima, kapasitas produktif, serta penyelesaian selisih. Ketersediaan rak, pemenuhan pesanan, dan manfaat bersih dievaluasi bersama penanggung jawab fungsi terkait. Sasaran penurunan relatif stok kosong 20% pada uji coba masih memerlukan validasi kelayakan setelah evaluasi kondisi awal.

04 · Persetujuan yang diperlukan

Mandat dan delegasi; PIC serta petugas pengganti termasuk B2B; akses Stockwiz; waktu tim lintas fungsi; serta uji coba dan evaluasi berkala.

Tambahan personel, biaya, atau sistem diajukan dengan analisis kebutuhan dan manfaat. Perbaikan awal berjalan tanpa menunggu aplikasi baru.

Manfaat dan biaya Komitmen pelaksanaan
Mandat perencanaan terpadu

Rencana produksi, material dan persediaan dalam satu kendali

Manager menghubungkan kebutuhan bisnis dengan kapasitas produksi dan stok yang dapat dipercaya.

Nama dan acuan peran: PPIC & Warehouse Manager / Manajer PPIC & Gudang. Piagam gabungan menetapkan Manager memimpin tim PPIC dan Gudang & Persediaan, melapor kepada Ni Luh Somawati — Deputy COO, dengan akuntabilitas eksekutif I Nengah Riadi — COO. Rancangan penerapan di bawah menjabarkan mandat; target, personel dan kebijakan rinci disepakati perusahaan. Piagam mengelompokkan dua fungsi utama: PPIC serta Gudang & Persediaan. Dalam usulan organisasi terbaru, pelaksanaannya dibagi menjadi tiga jalur supervisi sejajar: PPIC SPV, Warehouse SPV untuk bahan awal, dan DC SPV untuk produk jadi. Tiga jalur ini tidak memindahkan kewenangan manufaktur, pembelian, transportasi atau pelulusan mutu.
Dasar penentuan kebutuhan produksi

Mulai dari stok produk jadi seluruh jaringan dan riwayat penjualan

PPIC merencanakan pemenuhan stockroom/DC dan seluruh toko berdasarkan stok yang benar-benar bisa digunakan serta kebutuhan pada periode mendatang.

Dasar perencanaan bukan hanya sisa stok di gudang. PPIC melihat produk jadi di stockroom/DC dan semua toko, membaca riwayat penjualan per SKU dan per toko, lalu memperkirakan kebutuhan pengisian kembali. Setelah kebutuhan produk jadi diketahui, PPIC menghitung kebutuhan produksi dan mengecek kecukupan bahan awal: bahan baku dan bahan kemas. Warehouse menyediakan data stok yang akurat; PPIC menerjemahkannya menjadi rencana dan kebutuhan pengadaan; Procurement/Purchasing melaksanakan pembelian sesuai kewenangan.

BAGAN 01 · DASAR PRODUKSI

Stok dan penjualan → kebutuhan produk jadi → rencana produksi

Dua kelompok data masuk ke PPIC; kekurangan di satu toko diperiksa dahulu terhadap stok yang tersedia di jaringan.

MASUKAN A · POSISI STOKProduk jadi di stockroom/DC + seluruh toko

SKU · lokasi · batch · status · expiry · reservasi · transfer dalam perjalanan

Warehouse memvalidasi gudang; toko/Retail memvalidasi stok toko; Inventory Control merekonsiliasi.
MASUKAN B · POLA KEBUTUHANRiwayat penjualan setiap SKU di seluruh toko

Penjualan harian · periode stok kosong · promosi · musim · retur · order pasti

Retail/Commercial mengonfirmasi kebutuhan; PPIC mengolahnya menjadi proyeksi per lokasi.
PPIC · PER SKU DAN PER LOKASIHitung target stok, kebutuhan pengisian dan proyeksi kekurangan

Bandingkan kebutuhan sampai pasokan berikutnya dengan stok eligible, penerimaan terkonfirmasi dan komitmen yang belum terpenuhi.

PILIHAN 1 · STOK TERSEDIAPenuhi melalui pengisian / redistribusi

Alokasikan produk jadi eligible dari stockroom/DC atau lokasi lain sesuai kebijakan, jadwal kirim dan kebutuhan lokasi pengirim.

Transfer internal memindahkan lokasi stok; tidak menambah stok jaringan.
PILIHAN 2 · PASOKAN PRODUK JADI BELUM CUKUPSusun kebutuhan produksi bersih

Tentukan SKU, jumlah tambahan dan tanggal produk harus tersedia, setelah memperhitungkan produksi terbuka yang sudah terkonfirmasi.

Lanjutkan ke pengecekan bahan awal dan kapasitas sebelum menjanjikan jadwal.

Setelah produksi dan distribusi: perbarui stok aktual serta penjualan → PPIC meninjau kebutuhan berikutnya.

Penjelasan bagan dasar produksi

  1. Satukan posisi stok produk jadi pada waktu yang sama

    Daftarkan setiap SKU di stockroom/DC dan seluruh toko, termasuk backroom dan rak sebagai bagian dari stok toko. Catat saldo fisik/sistem, batch, sisa masa simpan, status mutu, reservasi dan transaksi tertunda. Gunakan cutoff yang sama atau rekonsiliasi pergerakan antarwaktu. Bila stockroom dan DC adalah lokasi yang sama, gunakan satu ID lokasi; bila terpisah, keduanya dicatat terpisah. Saldo toko tidak dijumlahkan lagi dengan saldo rak/backroom bila sudah mencakup keduanya.

    PPIC membutuhkan stok yang layak digunakan/dijual dan dapat dialokasikan. Karantina, hold, rejected, rusak, expired, tester dan retur yang belum diluluskan dikeluarkan dari stok eligible. Barang dalam perjalanan dicatat sekali sebagai in-transit, dengan referensi pengirim/penerima; belum dianggap stok fisik toko dan tidak ditambahkan lagi sebagai stok baru jaringan.

  2. Baca riwayat penjualan untuk memperkirakan kebutuhan

    Analisis penjualan harian per SKU–toko, bukan hanya total perusahaan. Gunakan histori awal 8–12 minggu sebagai bahan uji coba; riwayat lebih panjang dipakai untuk pola musim dan promosi. Tinjau perubahan assortment, hari buka, retur, produk baru serta periode stok kosong. Penjualan nol ketika stok habis tidak berarti tidak ada permintaan; estimasi memakai hari sebanding ketika produk tersedia atau pembanding yang relevan, dengan asumsi dicatat.

    PPIC menyelaraskan proyeksi dengan Retail/Commercial. Order pasti, forecast, kebutuhan B2B dan kanal lain hanya ditambahkan bila belum tercakup; satu kebutuhan tidak boleh dihitung sebagai forecast sekaligus order tambahan. Hasilnya adalah proyeksi demand per SKU, lokasi dan periode, beserta sumber serta tingkat kepastiannya.

  3. Tentukan kebutuhan stok setiap toko dan stockroom/DC

    Untuk toko, PPIC menilai demand selama lead time dan interval review, buffer yang disepakati, jadwal kirim, kapasitas simpan/display serta sisa masa simpan. Bandingkan target dengan posisi persediaan untuk memperoleh usulan pengisian per toko. Untuk stockroom/DC, PPIC menjaga ketersediaan untuk melayani jaringan dan kebutuhan kanal yang disahkan, dengan target stok pusat yang dihitung bersama kebijakan layanan serta modal kerja.

    Bedakan rencana transfer dan permintaan konsumsi akhir. Permintaan pengisian toko yang sudah berasal dari proyeksi penjualan tidak ditambahkan kembali sebagai demand jaringan. Buffer pusat dan buffer toko dihitung pada lokasi masing-masing, kemudian diuji agar tidak menumpuk cadangan yang tidak diperlukan.

  4. Hitung kebutuhan produksi dan waktu barang harus tersedia

    PPIC melihat gap per lokasi dan per tanggal, memeriksa apakah redistribusi dapat memenuhi kebutuhan, lalu menghitung tambahan produk jadi yang benar-benar perlu diproduksi. Pertimbangkan produk jadi eligible yang ada, produksi terbuka yang belum selesai tetapi terkonfirmasi, tanggal selesai, lead time manufaktur, pemeriksaan/release Quality dan waktu distribusi sampai toko.

    Ringkasan kebutuhan produksi bersih per SKU dan horizon

    maksimum(0; proyeksi konsumsi/permintaan eksternal selama horizon + target stok akhir stockroom/DC dan seluruh toko − stok awal eligible seluruh jaringan − penerimaan produk jadi terkonfirmasi yang belum termasuk stok awal)

    Ini pemeriksaan total jaringan; rencana operasional tetap dihitung per lokasi dan tanggal. Transfer internal bukan penerimaan baru jaringan. Produksi terbuka dihitung hanya sisa kuantitas yang belum diterima, dengan tanggal ketersediaan yang relevan.

    Angka total yang cukup belum menjamin toko aman: produk dapat berada di lokasi lain, tertahan mutu atau baru tersedia setelah tanggal kebutuhan. PPIC menampilkan shortage sebelum ETA secara terpisah, lalu menguji kapasitas dan alternatif pemenuhan bersama fungsi terkait.

BAGAN 02 · DARI RENCANA PRODUKSI KE BAHAN AWAL

Data Warehouse → kebutuhan PPIC → pembelian Procurement/Purchasing

Bahan baku dan bahan kemas harus sama-sama cukup agar rencana produksi dapat dijalankan.

  1. 01 · PPICTentukan rencana produk jadi

    Gunakan stok eligible stockroom/DC dan seluruh toko, histori penjualan, target stok serta sisa produksi terbuka yang terkonfirmasi.

  2. 02 · PPIC + WAREHOUSEHitung kebutuhan dan verifikasi bahan awal

    PPIC menghitung bahan baku/bahan kemas dari BOM disahkan; Warehouse menyediakan saldo akurat per lokasi, batch, status, UOM dan reservasi. Periksa tanggal usable serta kapasitas produksi.

KEPUTUSAN KESIAPAN BAHANApakah seluruh bahan cukup, released dan siap pada tanggal kebutuhan?

Rencana pasokan yang belum released ditandai bersyarat; waktu tiba tidak disamakan dengan waktu bahan siap dipakai.

YA · BAHAN SIAPAlokasikan dan siapkan issue

PPIC menyelaraskan urutan produksi dalam rencana yang layak. Warehouse menyiapkan bahan released dan bukti serah terima; tidak perlu pengajuan pembelian tambahan untuk kebutuhan yang sudah terpenuhi.

BELUM · KURANG / HOLD / TERLAMBATBedakan kebutuhan beli dari hambatan mutu atau waktu

Jika kekurangan perlu dibeli: PPIC menetapkan jumlah, spesifikasi dan need-by date → pengajuan kebutuhan → Procurement/Purchasing memproses pembelian dan mengonfirmasi ETA sesuai otorisasi.

Jika barang ada tetapi hold atau terlambat: koordinasikan penilaian Quality, jadwal pasokan atau skenario produksi lain; tidak otomatis membeli pengganti atau memakai stok hold.

Receiving memeriksa penerimaan; Admin mencatat; Quality memutuskan release. PPIC memperbarui readiness. Rencana tidak layak atau konflik belum selesai → Ni Luh Somawati; risiko material / di luar kewenangan → Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi.
KEDUA CABANG BERTEMU SETELAH KESIAPAN TERBUKTIIssue terverifikasi → manufaktur oleh Production → produk jadi sesuai status mutu

Warehouse menjaga fisik dan transaksi hingga serah terima; Quality menetapkan hold/release; PPIC menilai realisasi dan memperbarui rencana. Logistics memiliki transportasi dan Retail mengonfirmasi penerimaan/rak.

Jika bahan cukup: tidak membuat pembelian tambahan; PPIC mengatur alokasi dan Warehouse menyiapkan issue sesuai jadwal. Jika bahan kurang atau datang terlambat: kebutuhan tetap terbuka sampai pasokan usable atau pilihan pemulihan disahkan.

Penjelasan bagan kebutuhan bahan dan pengadaan

  1. Turunkan rencana produk menjadi kebutuhan bahan baku dan bahan kemas

    PPIC menggunakan BOM/formula, ukuran batch, yield standar dan versi kemasan yang sudah disahkan pemilik spesifikasi serta Quality. Hitung kebutuhan setiap bahan: misalnya bahan formula, botol, tutup, label, box dan karton. Gunakan satuan dasar serta konversi yang konsisten; kg, liter dan pcs tidak dijumlahkan sebagai satu kuantitas. Loss/yield diperhitungkan sesuai standar tanpa menggandakannya bila sudah masuk BOM.

    Kesiapan produk ditentukan juga oleh komponen pembatas: bahan baku cukup belum berarti produksi/packing siap jika botol, tutup atau label kurang atau salah versi. Output berupa kebutuhan kotor per bahan, kebutuhan bersih dan tanggal bahan harus usable, ditautkan ke rencana produk/order.

  2. Warehouse menyajikan data yang akurat sebagai dasar keputusan PPIC

    Warehouse dan Inventory Control memvalidasi saldo per bahan–lokasi–batch–status pada cutoff yang jelas. Data mencakup stok fisik/sistem, usable stock, jumlah sudah dialokasikan, expiry/retest, bahan hold, penerimaan terbuka dan issue/return produksi. Admin menyelesaikan posting sesuai bukti; cycle count dan rekonsiliasi menindaklanjuti selisih. Stok yang masih diragukan ditandai dan diperiksa sebelum menjadi dasar komitmen.

    PPIC membandingkan kebutuhan dengan stok net yang belum terikat pada kebutuhan lain serta inbound yang jumlah, ETA dan kelayakannya dapat dikonfirmasi. Jangan mengurangi reservasi dua kali bila usable stock sumber sudah net. Bahan datang tetapi menunggu release ditampilkan sebagai pasokan bersyarat dengan estimasi waktu pemeriksaan, bukan sebagai bahan yang sudah siap dipakai.

  3. PPIC menetapkan kebutuhan pengadaan; Procurement/Purchasing membeli

    Peran PPIC dalam pengadaan adalah merencanakan dan mengajukan kebutuhan: menentukan bahan yang kurang, jumlah, spesifikasi/versi, tanggal kebutuhan, lokasi penerima, prioritas serta dampak jika terlambat. PPIC mengajukan daftar kebutuhan atau purchase requisition melalui prosedur perusahaan dan memantau pemenuhannya. Jumlah pengajuan mempertimbangkan kebutuhan bersih, lot/MOQ, lead time, buffer, kapasitas dan risiko expiry; penambahan di luar kebutuhan harus beralasan.

    Procurement/Purchasing memegang sourcing, negosiasi, validasi harga, penerbitan PO serta komitmen komersial pemasok sesuai otorisasi. PPIC tidak otomatis mengambil alih pembelian atau pembayaran. Procurement memberi konfirmasi jumlah, ETA dan perubahan pasokan; PPIC menilai dampaknya terhadap rencana dan mengeskalasi bila tanggal pasokan melewati tanggal kebutuhan.

  4. Tutup siklus sampai bahan siap, produk tersedia dan toko terpenuhi

    Warehouse memverifikasi penerimaan bahan dan dokumennya, Quality melakukan pemeriksaan serta keputusan release, dan Admin memastikan pencatatan. PPIC memperbarui readiness sebelum Production menjalankan manufaktur. Produk jadi diterima gudang sesuai status, lalu yang eligible dialokasikan untuk kebutuhan stockroom/DC dan seluruh toko sesuai rencana. Logistics mengirim; toko mengonfirmasi receipt dan mengisi rak.

    Manager meninjau rencana versus realisasi, kebutuhan yang belum terpenuhi, stockout, akurasi stok, aging dan modal kerja. PO terbit, barang datang atau produksi selesai belum masing-masing membuktikan kebutuhan toko terpenuhi. Data stok serta penjualan aktual kembali menjadi masukan siklus PPIC berikutnya.

Contoh sederhana perhitungan jaringan dan kebutuhan bahan

Ilustrasi satu SKU, bukan data perusahaan: stok awal eligible stockroom/DC 500 pcs dan seluruh toko 300 pcs, sehingga stok jaringan 800 pcs. Proyeksi penjualan horizon perencanaan 1.000 pcs; target stok akhir pusat 200 pcs dan seluruh toko 200 pcs. Ada sisa produksi terbuka 200 pcs yang terkonfirmasi usable dalam horizon dan belum termasuk stok awal.

Kebutuhan produksi tambahan = 1.000 + (200 + 200) − (500 + 300) − 200 = 400 pcs. Order produksi tambahan adalah 400 pcs; produksi terbuka 200 pcs tetap dipantau terpisah. Bila toko meminta transfer dari DC, transfer tersebut tidak ditambahkan lagi sebagai penjualan/kebutuhan eksternal jaringan.

Untuk 400 pcs tambahan, misalkan BOM disahkan memerlukan 0,2 kg bahan baku dan 1 botol per produk. Kebutuhan kotor tambahan = 80 kg bahan baku dan 400 botol. Stok net yang belum terikat: 50 kg dan 250 botol; inbound terkonfirmasi tepat waktu serta memenuhi syarat: 10 kg dan 50 botol. Maka gap awal tambahan = 20 kg bahan baku dan 100 botol. Bahan untuk produksi terbuka 200 pcs diasumsikan sudah dialokasikan terpisah; contoh tidak memasukkan loss tambahan atau pembulatan MOQ.

PPIC masih memeriksa semua komponen, kapasitas, tanggal tiap lokasi, waktu release dan distribusi. Gap ini menjadi dasar pengajuan kepada Procurement/Purchasing; jumlah pembelian final mengikuti parameter, MOQ dan persetujuan yang berlaku. Jika inbound baru usable setelah tanggal produksi, perhitungan menurut tanggal akan menunjukkan kekurangan lebih awal meskipun total horizon terlihat cukup.

Data minimum untuk perencanaan produksi dan bahan awal
Kelompok dataIsi dan penanggung jawabHasil untuk PPIC
Produk jadi seluruh jaringanSKU, lokasi, cutoff, on-hand, status, reserved/net eligible, batch/expiry, in-transit dan transaksi terbuka. Warehouse/Inventory Control untuk gudang; toko/Retail untuk toko.Stok yang dapat digunakan, gap per lokasi/tanggal dan pilihan transfer; stockroom/DC dan toko tidak dihitung ganda.
Riwayat penjualan & kebutuhanPenjualan SKU–toko–tanggal, hari stockout, promosi, retur, assortment serta order kanal lain. Retail/Commercial memvalidasi; PPIC mengolah.Forecast, target stok, kebutuhan pengisian dan produksi; order/forecast tidak diduplikasi.
Produksi & kapasitasRencana terbuka dan sisa kuantitas, jadwal, kapasitas efektif, realisasi dan estimasi release. PPIC berkoordinasi dengan Production, Maintenance dan Quality.Tambahan produksi yang perlu dibuat dan tanggal pasokan yang realistis.
Bahan awalBOM/formula/versi kemasan approved, UOM, stok net, expiry/retest, reservasi, issue/return dan inbound. Pemilik spesifikasi/Quality, Warehouse dan Procurement memvalidasi bidangnya.Kebutuhan bersih bahan baku/bahan kemas, material readiness dan pengajuan kebutuhan pengadaan.
Tindak lanjut pembelianReferensi pengajuan/PO, pemasok, kuantitas outstanding, ETA tiba, status pemeriksaan/release dan perubahan. Procurement, Receiving dan Quality memberi konfirmasi.Shortage register dengan need-by date, ETA usable, PIC, keputusan dan bukti pemenuhan.
ALUR PPIC & WAREHOUSE

Dari kebutuhan menjadi rencana yang bisa dijalankan

Pilih langkah untuk melihat siapa bekerja, data yang dibutuhkan dan bukti hasilnya.

LANGKAH 01

Validasi kebutuhan

Tim PPIC memulai dari stok produk jadi eligible di stockroom/DC dan seluruh toko pada cutoff yang sama, lalu membaca riwayat penjualan SKU–toko untuk memproyeksikan kebutuhan. Tetapkan target stok tiap lokasi dan kebutuhan produksi bersih dengan memperhitungkan sisa produksi terbuka yang terkonfirmasi. Gabungkan open order, kebutuhan retail/B2B, forecast, promosi dan backlog per SKU, kuantitas serta tanggal. Pisahkan forecast dan firm order agar tidak dihitung dua kali. Commercial mengonfirmasi asumsi permintaan dan prioritas kanal. Output: demand register berversi beserta asumsi, sumber dan tanggal review.

Informasi aktual kembali ke langkah awal. Satu acuan rencana dipakai bersama; revisi tidak menghapus rencana asal yang dipakai menilai kinerja.

Penjelasan lengkap setiap langkah
01 · Validasi kebutuhan

Tim PPIC memulai dari stok produk jadi eligible di stockroom/DC dan seluruh toko pada cutoff yang sama, lalu membaca riwayat penjualan SKU–toko untuk memproyeksikan kebutuhan. Tetapkan target stok tiap lokasi dan kebutuhan produksi bersih dengan memperhitungkan sisa produksi terbuka yang terkonfirmasi. Gabungkan open order, kebutuhan retail/B2B, forecast, promosi dan backlog per SKU, kuantitas serta tanggal. Pisahkan forecast dan firm order agar tidak dihitung dua kali. Commercial mengonfirmasi asumsi permintaan dan prioritas kanal. Output: demand register berversi beserta asumsi, sumber dan tanggal review.

02 · Uji stok & bahan

Gudang dan Inventory Control memberikan stok usable per lokasi/batch/status, reservasi, expiry dan backlog transaksi pada cutoff yang sama. PPIC menghitung kebutuhan bersih dari BOM/formula/kemasan serta UOM yang disahkan, kebutuhan terbuka dan inbound dengan ETA terkonfirmasi. Stok hold dan inbound yang belum released ditampilkan sebagai pasokan bersyarat, bukan bahan siap pakai. Output: material requirement dan shortage register.

03 · Uji kapasitas

Bandingkan beban per proses/mesin/shift dengan kapasitas efektif yang dikonfirmasi Production dan Maintenance, termasuk changeover, tenaga, yield, downtime dan jadwal perawatan. Jangan menghitung target teoritis sebagai kapasitas tersedia. Output: skenario jadwal, bottleneck, pilihan urutan dan dampak keterlambatan.

04 · Terbitkan rencana

Manager menetapkan rencana produksi/material yang layak dalam prioritas dan parameter yang disetujui setelah koordinasi fungsi terdampak. Catat nomor versi, tanggal acuan, SKU/order, kuantitas, waktu mulai/selesai, kebutuhan bahan, PIC dan batas perubahan. Rencana yang belum layak diberi risiko dan keputusan yang diperlukan; tidak disajikan sebagai komitmen pasti.

05 · Jalankan & tinjau

SPV gudang menyiapkan bahan released dan bukti issue; Production menjalankan manufaktur dan melaporkan hasil. Quality memutuskan status mutu. PPIC mencocokkan realisasi terhadap acuan rencana, mengurai penyebab selisih dan membawa usulan perubahan ke Manager. Output: plan-versus-actual, kesiapan bahan, ETA produk serta tindakan/PIC/tenggat.

Dokumen kerja yang dikendalikan

Masukan, hasil dan pemeriksaan perencanaan
DokumenIsi wajibPemeriksaan dan penanggung jawab
Demand & supply reviewSKU, kanal/order, kebutuhan, periode, forecast, order pasti, stok eligible dan ETA pasokan; asumsi permintaan dicatat.Koordinator PPIC memeriksa kelengkapan; Commercial memvalidasi permintaan; Manager menilai prioritas dan risiko layanan.
Rencana produksi & kapasitasVersi acuan, order/batch rencana, kuantitas, proses/mesin, shift, waktu mulai/selesai, kapasitas efektif dan bottleneck.PPIC menyusun; Production/Maintenance mengonfirmasi kapasitas; Manager menerbitkan prioritas yang layak dalam mandat.
Kebutuhan bahan & shortageBOM/formula/versi kemasan disahkan, yield, UOM, kebutuhan bersih, reservasi, sumber, need-by date, ETA tiba dan release.PPIC menghitung; gudang memvalidasi saldo; Procurement mengonfirmasi pasokan; Quality menetapkan status.
Parameter persediaan & agingLead time, buffer, reorder point, target coverage, lot/MOQ, kapasitas dan sisa masa simpan; versi, alasan dan persetujuan perubahan.PPIC memelihara dan menguji parameter; Manager meninjau layanan/risiko; Finance memvalidasi nilai dan modal kerja.
Plan-versus-actual & perubahanRencana awal, revisi, realisasi jumlah/waktu, penyebab deviasi, order terdampak, tindakan, PIC dan tenggat.Koordinator PPIC mengompilasi data Production dan gudang; Manager memisahkan kegagalan planning, pasokan, mutu dan eksekusi.
ALUR PPIC & WAREHOUSE

Saat jadwal berubah, keputusan tetap tertelusur

Perubahan permintaan atau kapasitas perlu dinilai sebelum jadwal diterbitkan ulang.

LANGKAH 01

Catat pemicu

Catat permintaan perubahan, waktu, pengusul, order/SKU, alasan dan tanggal kebutuhan. Simpan rencana asal dan komitmen yang sudah diberikan. Pemicu bisa berupa order baru, gangguan mesin, pasokan terlambat atau status mutu; pemicu belum menjadi izin menjalankan perubahan.

Batas perubahan/frozen horizon merupakan kebijakan yang disepakati saat implementasi; piagam tidak menetapkan jumlah hari atau batas biaya numerik.

Penjelasan lengkap setiap langkah
01 · Catat pemicu

Catat permintaan perubahan, waktu, pengusul, order/SKU, alasan dan tanggal kebutuhan. Simpan rencana asal dan komitmen yang sudah diberikan. Pemicu bisa berupa order baru, gangguan mesin, pasokan terlambat atau status mutu; pemicu belum menjadi izin menjalankan perubahan.

02 · Bandingkan pilihan

Hitung dampak setiap pilihan terhadap bahan, kapasitas, order lain, tanggal pasokan, biaya, stok dan expiry. Konfirmasi fakta dengan Production, Procurement, Quality, Warehouse dan Commercial yang terdampak. Output: pilihan A/B, konsekuensi, rekomendasi serta batas waktu keputusan.

03 · Putuskan / eskalasi

Manager boleh menyesuaikan rencana dalam prioritas, kapasitas, parameter dan delegasi yang disetujui setelah koordinasi. Trade-off material atau lintas fungsi yang belum selesai dibawa kepada Ni Luh Somawati. Risiko material atau keputusan di luar kewenangan segera disampaikan kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi. Pengeluaran, status mutu dan komitmen pemasok mengikuti otorisasi masing-masing.

04 · Rilis & periksa

Rilis versi baru dengan alasan, pemberi keputusan, waktu efektif dan daftar penerima. Konfirmasi pemahaman Production, SPV gudang dan mitra terdampak; tarik acuan yang tidak berlaku untuk pelaksanaan. Ukur deviasi terhadap baseline awal dan rencana revisi secara terpisah agar pergantian jadwal tidak menyamarkan kegagalan.

ALUR PPIC & WAREHOUSE

Saat bahan kurang, ubah peringatan menjadi pemenuhan

Kebutuhan belum selesai hanya karena reminder telah dikirim.

LANGKAH 01

Pastikan gap

Verifikasi usable stock, status release, UOM, kebutuhan per order dan tanggal mulai produksi. Bedakan kekurangan fisik, transaksi tertunda, bahan hold dan kesalahan BOM/parameter. Output: gap bersih per bahan atau komponen kemasan serta produk/order terdampak.

Register minimum: bahan/SKU, order terdampak, kebutuhan, usable stock, gap, need-by date, ETA tiba/release, PIC, keputusan, tenggat dan bukti penyelesaian.

Penjelasan lengkap setiap langkah
01 · Pastikan gap

Verifikasi usable stock, status release, UOM, kebutuhan per order dan tanggal mulai produksi. Bedakan kekurangan fisik, transaksi tertunda, bahan hold dan kesalahan BOM/parameter. Output: gap bersih per bahan atau komponen kemasan serta produk/order terdampak.

02 · Konfirmasi pasokan

PPIC menetapkan jumlah dan tanggal kebutuhan. Procurement mengonfirmasi pemasok, jumlah dan ETA; Quality mengonfirmasi kebutuhan pemeriksaan serta estimasi release tanpa menjanjikan hasil mutu. Catat ETA tiba dan ETA usable secara berbeda. Pemesanan dan biaya percepatan mengikuti kewenangan pembelian.

03 · Pilih pemulihan

Uji urutan produksi lain, pasokan parsial atau penggunaan stok eligible dari lokasi lain dengan biaya dan dampaknya. Substitusi bahan/kemasan memerlukan persetujuan spesifikasi dan mutu; tidak diputuskan PPIC sendiri. Manager menetapkan pilihan dalam mandat atau membawa konflik kepada Ni Luh Somawati dengan rekomendasi.

04 · Buktikan selesai

Receiving memverifikasi barang, Quality menetapkan status, Admin menyelesaikan pencatatan dan SPV memastikan issue/handover. PPIC memeriksa kebutuhan yang masih terbuka dan dampak jadwal; kebutuhan parsial tidak ditutup sebagai lengkap. Untuk pemulihan toko, Retail mengonfirmasi receipt dan rak. Tinjau ulang parameter jika kejadian berulang.

Ritme pengendalian seluruh tim

Harian: PPIC SPV, Warehouse SPV dan DC SPV sesuai jalur usulan membawa kesiapan bahan, realisasi produksi, transaksi tertunda, shortage serta keputusan sebelum tenggat. Manager menyelaraskan prioritas; setiap perubahan memiliki PIC dan bukti.

Mingguan: usulan review kebutuhan–pasokan–kapasitas bersama Production, Procurement, Quality dan Commercial; bandingkan rencana dengan aktual, tinjau aging dan pembaruan parameter. Hasilnya satu rencana berversi dan daftar keputusan terbuka.

Bulanan: review KPI, umur/nilai stok serta modal kerja dengan Accounting/Finance; pembinaan seluruh tim dan kecukupan kontrol dengan HR. Manager menyampaikan tren, akar masalah, tindakan dan kebutuhan keputusan kepada Ni Luh Somawati; risiko mendesak dilaporkan segera.

Program prioritas bisnis

Diagnosis kekosongan stok retail

Tujuan: meningkatkan ketersediaan produk yang layak jual di rak toko, dengan pengendalian modal kerja, kapasitas, dan risiko kedaluwarsa.

Kekosongan di toko merupakan gejala yang perlu ditelusuri. Penyebabnya dapat berada pada stok fisik, informasi sistem, perencanaan kebutuhan, ketersediaan produk jadi, alokasi DC, pengiriman, atau pengisian rak. Langkah pertama saya adalah membuktikan titik kegagalan untuk setiap kasus sebelum menetapkan tindakan.

Pendekatan ini berangkat dari pengalaman audit retail dan bahan kemas: lihat kasus Mal Ratu Indah dan Warehouse A&B serta rencana tindak lanjutnya.

PETA PENJELASAN

Dari kebutuhan sampai produk tersedia di rak

Ikuti arah panah untuk melihat urutan proses. Pilih satu langkah untuk mengetahui tim pelaksana dan bukti kerjanya.

LANGKAH 01

Kebutuhan & rencana

Retail menyampaikan kebutuhan toko; PPIC menyelaraskan rencana persediaan dan produksi dari stok produk jadi stockroom/DC serta seluruh toko, riwayat penjualan dan target stok per lokasi. Warehouse memberi data usable, reservasi serta kapasitas terverifikasi; Retail mengonfirmasi stok/penjualan toko.

Arus barang bergerak ke hilir; kebutuhan dan informasi masalah ditelusuri kembali ke hulu. Stockroom dan DC dipetakan sesuai lokasi sebenarnya agar saldo tidak dihitung dua kali.

Prinsip diagnosis: telusuri kasus dari rak ke hulu; perbaiki pasokan dari hulu ke rak. Periksa dahulu apakah stockroom dan DC merupakan lokasi terpisah atau fungsi di lokasi yang sama agar stok dan kebutuhan transfer tidak dihitung dua kali.

Peta penyebab dan tindakan korektif

Rak kosong, stok ada di backroom toko

Bukti

Hitung rak dan backroom; cek waktu penerimaan, jadwal refill, kapasitas display, dan PIC per shift.

Tindakan / penanggung jawab

Retail melakukan refill sebelum jam ramai dan pemeriksaan rak SKU prioritas. Store Manager memimpin; Inventory Control memverifikasi pencatatan.

Sistem menunjukkan stok, barang layak jual tidak tersedia

Bukti

Blind count; cek tester, sampel, rusak, retur, kehilangan, salah lokasi, serta penjualan atau transfer yang belum tercatat.

Tindakan / penanggung jawab

Inventory Control dan toko merekonsiliasi dengan bukti; pisahkan status non-saleable; lakukan adjustment sesuai otorisasi dan tutup penyebab selisih.

Toko kosong, DC punya stok available

Bukti

Cek parameter minimum, permintaan toko, persetujuan, cut-off, alokasi kanal, backlog (pekerjaan yang belum selesai) picking (pengambilan barang sesuai pesanan), dan kapasitas angkut.

Tindakan / penanggung jawab

Planning dan Retail memperbaiki replenishment (pengisian ulang stok); DC dan Logistics menyepakati jadwal serta SLA order-to-receipt. Pantau pesanan terlambat setiap hari.

DC kosong, stockroom punya produk yang sudah release

Bukti

Cek transfer stockroom–DC, status reservasi, jumlah tersedia bersih, usia antrean, dan bukti penerimaan DC.

Tindakan / penanggung jawab

PPIC & Warehouse Manager menyelaraskan prioritas melalui PPIC SPV dan DC SPV. Koordinator DC pengirim/penerima menyiapkan serta merekonsiliasi transfer; Logistics memastikan transportasi dan serah terima. Jika stockroom dan DC adalah satu lokasi, telusuri lokasi/bin serta transaksi internal tanpa menggandakan saldo.

Produk ada tetapi masih quarantine / blocked

Bukti

Cek waktu FG receipt, kelengkapan dokumen batch, alasan hold, dan antrean pemeriksaan QA/QC.

Tindakan / penanggung jawab

Warehouse dan QA/QC menuntaskan dokumen dan penyebab hold. Pelepasan kualitas tetap kewenangan QA/QC; stok hold tidak dihitung sebagai stok siap jual.

Produk jadi habis di stockroom dan DC

Bukti

Cek forecast, promosi, jadwal produksi, kapasitas, ketersediaan bahan/kemasan, yield, dan keterlambatan release.

Tindakan / penanggung jawab

PPIC menyusun recovery plan bersama Production, Procurement, dan QA/QC; Warehouse menyediakan saldo tervalidasi dan prioritas shortage per SKU.

Toko tertentu habis, toko lain berlebih

Bukti

Bandingkan laju penjualan, days of cover, musim/promosi, lead time (waktu tunggu pemenuhan), umur stok, dan parameter tiap SKU–toko.

Tindakan / penanggung jawab

Retail dan Planning menyeimbangkan alokasi; transfer antartoko hanya jika stok toko pengirim tetap mencukupi, umur simpan cukup, dan biaya pengiriman layak.

Seluruh penyebab di atas merupakan hipotesis pemeriksaan, bukan temuan audit perusahaan. Struktur personel dalam dokumen awal juga perlu dicocokkan dengan bagan organisasi dan uraian tugas terbaru.

Eksekusi hari 1–14

Eksekusi 14 hari pertama

Mulai dengan tim kecil lintas fungsi dan data yang tersedia. Gunakan register terkontrol terlebih dahulu apabila dashboard sistem belum tersedia.

  1. Hari 1–2 · Selaraskan mandat dan bentuk tim kerja

    Konfirmasi pelaporan PPIC & Warehouse Manager kepada Deputi COO dalam rantai Operations di bawah COO. Bahas mandat bersama kedua atasan tersebut dan HR; tetapkan Deputi COO sebagai jalur koordinasi/eskalasi operasional serta PIC lintas fungsi. Verifikasi delegasi keputusan rutin, transfer dan sumber daya; bahas usulan tiga SPV dan pembagian kerja koordinator/staf masing-masing; parameter persediaan, jadwal produksi dan kebutuhan bahan menjadi tanggung jawab Manager melalui tim PPIC. Pisahkan kewenangan investigasi/rekomendasi koreksi dari persetujuan akhir adjustment.

    Output: mandat satu halaman, daftar PIC, batas kewenangan, dan jadwal rapat singkat harian.

  2. Hari 1–3 · Identifikasi produk dan toko paling terdampak

    Gunakan data penjualan harian 8–12 minggu sebagai titik awal, disertai riwayat stok kosong, daftar produk aktif per toko, stok per lokasi/status, pesanan terbuka, dan promosi. Riwayat yang lebih panjang digunakan untuk menilai pola musiman. Cakupan awal yang diusulkan adalah 3–5 toko dan 20–30 SKU, dipilih berdasarkan frekuensi kekosongan, kontribusi penjualan, serta perbedaan jarak dan waktu pemenuhan.

    Output: daftar prioritas SKU–toko dan kondisi awal yang menggunakan periode, jam pemeriksaan, serta definisi stockout (kekosongan stok) yang konsisten.

  3. Hari 3–7 · Verifikasi fisik dan telusuri kasus sampai sumbernya

    Kunjungi stockroom, DC, dan toko uji coba. Hitung SKU prioritas, cek batch/expiry/status, cocokkan dengan sistem, dan telusuri sedikitnya 10 kejadian stockout terbaru menggunakan waktu order, picking (pengambilan barang sesuai pesanan), dispatch, penerimaan, serta refill rak. Ukur lead time (waktu tunggu pemenuhan) aktual sampai produk layak jual tersedia di toko.

    Output: daftar selisih stok, peta proses aktual, Pareto penyebab, dan tiket tindakan dengan PIC serta tenggat.

  4. Hari 3–10 · Pulihkan ketersediaan produk yang kritis

    Isi rak dari backroom; prioritaskan transfer dari stok available; tuntaskan transaksi dan penerimaan tertunda. Pertimbangkan redistribusi antartoko melalui persetujuan Retail. Jika seluruh jaringan kekurangan, arahkan tim PPIC menyusun recovery plan yang saya review bersama Production, Procurement dan Quality, dengan ETA yang realistis dan lakukan alokasi berdasarkan kebutuhan serta kebijakan kanal yang disepakati.

    Output: shortage register harian berisi kebutuhan, sumber pemenuhan, kuantitas, ETA, penyebab, penanggung jawab tindakan, dan bukti penyelesaian.

  5. Hari 7–14 · Tetapkan aturan uji coba dan mulai evaluasi

    Susun parameter per SKU–toko: demand harian, lead time, interval review, buffer, target stock, ukuran kemasan, dan kapasitas. Simulasikan dengan data historis, jalankan pada uji coba, lalu tinjau setiap minggu bersama Retail dan Planning.

    Output: master parameter berversi, SOP replenishment (pengisian ulang stok) uji coba, kondisi awal KPI, dan laporan minggu kedua kepada Deputi COO untuk review serta eskalasi kepada COO bila diperlukan.

Kebutuhan data awal

  • Penjualan POS per tanggal, SKU, dan toko; retur, promosi, hari buka, serta kejadian stok kosong.
  • Saldo fisik/sistem stockroom, DC, backroom, dan rak; reserved, quarantine, damaged, tester, batch, dan expiry.
  • Order/transfer beserta requested quantity, fulfilled quantity, ETA, actual receipt, dan backlog (pekerjaan yang belum selesai).
  • Master SKU, BOM/formula dan versi kemasan yang disahkan, yield standar, unit konversi, pack size, MOQ, lead time, kapasitas, maintenance dan kalender produksi/kirim.

Disiplin operasi selama pemulihan

  • Daily review 15 menit untuk SKU kritis: jumlah kurang, penanggung jawab tindakan, sumber barang, dan ETA.
  • Setiap pengiriman memakai referensi transfer yang sama di pengirim dan penerima; stok in-transit tidak dianggap stok fisik toko.
  • Kasus yang berisiko kosong sebelum penerimaan berikutnya dieskalasikan pada hari yang sama ke penanggung jawab proses.
  • Kasus ditutup setelah barang siap dijual dan penyebab ditindaklanjuti; koreksi saldo saja belum cukup.
Rencana kontribusi 90 hari

Tahapan program 30–60–90 hari

Keberhasilan dinilai dari keandalan rencana produksi, kesiapan bahan, akurasi stok, produktivitas dan ketersediaan di toko. Perluasan dilakukan setelah hasil uji coba serta dampak persediaannya ditinjau.

1–30 hari

Validasi dan pemulihan

  • Bahas mandat gabungan dan usulan PPIC SPV, Warehouse SPV serta DC SPV; verifikasi kapasitas tim, akses data dan SLA awal.
  • Validasi kebutuhan, BOM/versi formula-kemasan, UOM, lead time, kapasitas dan jadwal produksi terbuka; terbitkan acuan rencana berversi.
  • Lakukan langkah hari 1–14 serta pemulihan SKU kritis.
  • Verifikasi stok stockroom, DC, dan toko uji coba.
  • Pemeriksaan lapangan CPKB bersama QA: status, kondisi simpan, sanitasi, alat ukur, dan dokumentasi.
  • Tentukan kondisi awal, Pareto penyebab, dan parameter SKU–toko.
  • Output hari 30: acuan rencana produksi/material berversi, review kapasitas, baseline seluruh tim, diagnosis, master parameter, recovery register, gap (selisih antara kebutuhan dan kondisi aktual) register CPKB, SOP awal, dan bukti pelatihan.
31–60 hari

Jalankan dan perbaiki uji coba

  • Jalankan review kebutuhan, material dan kapasitas mingguan; kendalikan perubahan jadwal dengan dampak dan persetujuan yang tercatat.
  • Ukur kepatuhan rencana dan kesiapan material; pisahkan kegagalan asumsi perencanaan dari kegagalan pelaksanaan.
  • Jalankan review/order terjadwal dan dashboard pengecualian.
  • Perbaiki tiga penyebab dominan berdasarkan bukti.
  • Terapkan cycle count (penghitungan stok berkala), SLA transfer, dan disiplin refill.
  • Verifikasi tindakan CPKB dan lakukan mock recall bersama QA/Penanggung Jawab Teknis serta Logistics.
  • Review stockout (kekosongan stok), fill rate, days of cover, dan aging mingguan.
  • Output hari 60: tren kepatuhan rencana/kesiapan bahan, register perubahan beserta dampak, evaluasi uji coba, parameter yang dikalibrasi, bukti tindakan korektif, dan hasil uji traceability (ketertelusuran barang)/recall.
61–90 hari

Evaluasi dan perluas bertahap

  • Bandingkan kepatuhan rencana, kesiapan bahan, akurasi stok, aging dan modal kerja terhadap baseline yang disahkan.
  • Ajukan kebutuhan tambahan SPV/Manager atau pemisahan peran berdasarkan volume, kemampuan, biaya dan independensi kontrol melalui Ni Luh Somawati untuk persetujuan I Nengah Riadi.
  • Bandingkan hasil dengan kondisi awal dan toko pembanding bila tersedia.
  • Validasi bahwa perbaikan tidak memindahkan shortage atau menumpuk stok.
  • Sahkan SOP, penanggung jawab KPI, dan pelatihan toko/DC berikutnya.
  • Tinjau efektivitas tindakan CPKB dengan QA dan pemeriksa independen; masukkan warehouse ke program audit CPKB perusahaan.
  • Perluas sesuai kesiapan pasokan, data, dan kapasitas tim.
  • Output hari 90: evaluasi KPI PPIC dan warehouse, aging/modal kerja terverifikasi, usulan kapasitas/struktur berbukti, laporan manfaat, status tindakan CPKB, risiko tersisa, dan roadmap kuartal berikutnya.
Usulan gerbang perluasan: data uji coba andal, tindakan utama berjalan, stockout menunjukkan penurunan yang konsisten, dan stok/aging berada dalam batas yang disepakati. Jika syarat belum terpenuhi, lanjutkan perbaikan uji coba dengan penanggung jawab dan tenggat baru.

Acuan mandat terbaru: PPIC_&_Warehouse_Manager_id.pdf, 5 halaman, piagam Manajer PPIC & Gudang. Piagam Warehouse & Inventory dan ROLE-009 v0.3 adalah referensi lingkup lama; gunakan piagam gabungan untuk kepemilikan planning dan jalur Ni Luh Somawati/I Nengah Riadi. Lampiran delegasi operasional/keuangan yang berlaku tetap harus terverifikasi. Dokumen sumber internal tidak disertakan dalam paket publik.

Mandat jabatan

Mandat dan batas peran

Memimpin PPIC serta Gudang & Persediaan sebagai satu fungsi: mengubah permintaan, kapasitas dan stok menjadi rencana pasokan yang dapat dilaksanakan, lalu memastikan penerimaan hingga serah terima berjalan akurat.

Mandat piagam & rincian bagan awalLingkup peran dan rencana penerapan
“
Saya bertanggung jawab atas integritas rencana dan stok serta kinerja seluruh tim. Saya memastikan kebutuhan produksi dan material direncanakan berdasarkan data yang valid, stok terlindungi dan tertelusur, serta setiap pergerakan dan serah terima dapat dibuktikan.
Komitmen pelaksanaan dalam lingkup jabatan; delegasi dan penugasan mengikuti pengesahan perusahaan

Rencana dan pelaksanaan dalam satu kepemimpinan

PPIC: validasi kebutuhan → rencana produksi & kapasitas → kebutuhan bahan → kendali pasokan dan perubahan.

Receiving (penerimaan barang)→Put Away (penempatan barang ke lokasi simpan)→Storage→Material Issue→FG Receipt→Pick & Pack→Serah Terima
Fungsi kerja dan rincian JDPPIC; Warehouse/In Out; Raw Material dan bahan kemas; Bulk Supply Amenities; Stock Control/Stockroom; Admin dan Stock Keeper. Rekonsiliasi serta cycle count adalah fungsi kontrol dengan petugas yang ditetapkan, bukan otomatis jabatan baru.
Cakupan area dan batas kewenanganMencakup gudang bahan baku, bahan kemas, produk jadi/stockroom, warehouse B2B, dan area produk jadi terkait. ID lokasi, PIC B2B, otorisasi transaksi, QC release, serta hubungan dengan DC, retail dan e-commerce dipetakan ke mandat dan struktur yang disahkan.
Peta pekerjaan lintas jabatan

Enam kelompok pekerjaan gudang dan persediaan

Kelompok ini menjelaskan pekerjaan, bukan enam bawahan langsung Warehouse SPV. Dalam usulan terbaru, Warehouse SPV mengendalikan bahan awal dan DC SPV mengendalikan produk jadi. Nama Stock Control pada daftar berikut merujuk JD sumber, bukan supervisor keempat.

01

In Out

Penerimaan/pengeluaran, verifikasi dokumen dan kondisi, loading/unloading serta serah terima.

In Out Coordinator, In Out Staff, Stock Keeper dan Admin sesuai tugas.
02

Bahan baku & bahan kemas

Kesiapan material produksi, penyimpanan, issue/return dan data Stockwiz.

Raw Material Warehouse Coordinator/Staff; scope Packaging diselaraskan.
03

Bulk Supply Amenities

Kebutuhan, kondisi area, stok dan penyiapan bulk/material amenities sesuai pemetaan SKU/proses.

Bulk Supply Amenities Coordinator/Staff; batas dengan Production/Packaging perlu jelas.
04

Stockroom & FG retail

Stok produk jadi, penataan, picking/checking, kondisi simpan dan pemenuhan toko.

Stock Control Supervisor dan Stockroom Staff; jalur Stockroom Coordinator belum konsisten.
05

Dokumen & transaksi

Kelengkapan bukti, posting sekali sesuai akses, laporan stok, arsip dan backlog.

Admin Warehouse dan petugas pencatatan tiap area yang ditetapkan.
06

Rekonsiliasi & count

Validasi fisik/sistem, cutoff, investigasi, otorisasi dan verifikasi koreksi.

Fungsi kontrol dengan petugas/pemeriksa terpisah; bukan otomatis Stock Control SPV.

Lihat bagan kerja berdasarkan JD →

Tim PPIC berdasarkan JD yang ditambahkan

Usulan: PPIC SPV → Koordinator PPIC → PPIC Staff

PPIC SPV adalah lapisan supervisi yang diusulkan. Tugas Koordinator dan Staff mengacu JD sumber; delegasi dan pelaporan diperbarui saat struktur disahkan.

PPIC Coordinator

Menyusun/mengoordinasikan rencana, mengendalikan jadwal dan min–max, memastikan material serta kapasitas, membina staf dan menganalisis deviasi. JD memberi kewenangan menyetujui/mengubah jadwal operasional dalam kondisi yang ditetapkan.

Dalam penerapan gabungan: rutin dalam parameter/delegasi berjalan pada Koordinator; perubahan material/lintas fungsi serta prioritas di luar mandat dibawa kepada Manager.

PPIC Staff

Membantu kalkulasi, memperbarui jadwal, memantau stok/material/produksi, input data sesuai akses, membantu count dan membuat laporan. Mengajukan perubahan jadwal atau kebutuhan material kepada Koordinator.

Hasil staf harus dapat ditelusuri ke stok jaringan, riwayat penjualan, BOM/UOM, kapasitas dan konfirmasi pasokan.

JD keduanya memakai Bagian Logistic Operations; Coordinator melapor kepada Logistic Operations Manager dan Staff kepada Coordinator. Piagam Manajer PPIC & Gudang menjadi acuan kepemimpinan fungsi gabungan; perubahan jalur pada JD memerlukan penyelarasan HR/pimpinan. Nama personel tidak ditetapkan dalam paket JD yang dibaca.

Buka rincian seluruh jabatan → · Lihat perbedaan yang perlu diselaraskan →

Panduan tugas berdasarkan 14 job description

Panduan tugas per area kerja

Pilih tab area untuk melihat jabatan, pembagian tugas, hasil kerja dan batas kewenangannya. Bagan serta kontrol lintas fungsi berada pada tab Struktur & Kontrol Bersama.

Informasi dikelompokkan berdasarkan 14 JD yang ditambahkan. Tautan jabatan atau bagan akan membuka tab terkait secara otomatis.

Geser tab ke samping untuk melihat area lainnya.

Struktur & Kontrol Bersama

1 referensi Manager

Hubungan tim, kontrol dan penyelarasan

Lihat bagan lintas area, perbedaan tugas pada tiap tingkat, serah terima pekerjaan serta catatan perbedaan antar-JD. Piagam Manager terbaru tetap menjadi dasar mandat.

Usulan terbaru: Manager membawahi PPIC SPV, Warehouse SPV dan DC SPV. Jabatan tambahan serta perubahan pelaporan diajukan melalui Ni Luh Somawati untuk persetujuan I Nengah Riadi bersama HR/Finance sesuai piagam. Tabel “pada JD sumber” menjelaskan dokumen yang tersedia dan bukan bagan usulan terkini.

Belum ditempatkan pada usulan: In Out, Admin, Stock Keeper, Bulk/Amenities, Sortir serta fungsi rekonsiliasi/count. Tugasnya tetap diperlukan; tentukan penempatan, scope lokasi/SKU, pemilik posting dan pemeriksa tanpa mengasumsikan perpindahan personel atau penghapusan jabatan.

Dasar pembacaan: piagam Manajer PPIC & Gudang menjadi acuan mandat Manager dan batas fungsi. Empat belas JD di folder Job Desc menjadi rincian tugas masing-masing jabatan. Kolom atasan/bawahan pada beberapa JD belum selaras dengan piagam atau dengan JD pasangannya; pemetaan di sini membantu pembahasan dan tidak menyatakan bahwa perubahan organisasi sudah disahkan.
Cara membedakan tugas pada tiap tingkat
TingkatPertanyaan yang harus dijawabHasil yang diperiksa Manager
ManagerApa prioritas, rencana, kapasitas, risiko dan keputusan kedua fungsi?Rencana layak; stok andal; KPI; sumber daya/keputusan sesuai mandat; eskalasi Ni Luh Somawati/I Nengah Riadi.
SupervisorApakah seluruh area di bawah supervisinya siap dan hasilnya benar?Pembagian kapasitas lintas area, pengawasan, laporan konsolidasi serta tindakan korektif. Pada usulan terbaru, PPIC SPV, Warehouse SPV dan DC SPV memiliki scope berbeda; Stock Control SPV tetap nama jabatan pada JD referensi.
CoordinatorSiapa mengerjakan apa, kapan, dengan dokumen dan pemeriksa siapa?Penugasan area, pemeriksaan hasil staf, readiness, data dan exception; keputusan rutin dalam kewenangan yang ditetapkan.
Staff / Stock KeeperApakah pekerjaan fisik/data yang ditugaskan sudah benar dan dapat dibuktikan?Hasil terima/simpan/pick/issue/count atau kalkulasi PPIC; identitas dan waktu; bukti; laporan penyimpangan kepada atasan.
Admin WarehouseApakah setiap transaksi memiliki dokumen sah, posting tepat dan arsip tertelusur?Register/arsip, laporan stok, bukti posting dan pending documents. Admin berhak tidak menerima penginputan tanpa dokumen resmi.
USULAN STRUKTUR · TIGA SUPERVISOR

PPIC & Warehouse Manager membawahi tiga supervisor

Usulan Yasa untuk pembahasan organisasi. Piagam Manager tetap menjadi acuan mandat; penambahan jabatan dan perubahan garis pelaporan memerlukan pengesahan perusahaan.

ATASAN LANGSUNG · NI LUH SOMAWATI — DEPUTY COO | AKUNTABILITAS EKSEKUTIF · I NENGAH RIADI — COOPPIC & Warehouse Manager

Memimpin rencana produksi/material, integritas stok, sumber daya dan kinerja ketiga jalur supervisi.

01 · PERENCANAANPPIC Supervisor
↓ PPIC Coordinator↓ PPIC Staff

Stok FG seluruh DC dan toko + histori penjualan → kebutuhan produksi/material → jadwal dan kendali perubahan.

02 · BAHAN AWALWarehouse Supervisor
↓ Koordinator Bahan Kemas↓ Staff Bahan Kemas
↓ Koordinator Raw Material / Bahan Baku↓ Staff Bahan Baku

Data bahan awal yang akurat, penyimpanan, kesiapan bahan released dan issue/return produksi.

03 · PRODUK JADIDC / Stockroom Produk Jadi Supervisor
↓ Koordinator DC Jasri↓ Staff DC Jasri
↓ Koordinator DC Padang Galak↓ Staff DC Padang Galak
↓ Koordinator DC Jakarta↓ Staff DC Jakarta

Saldo FG per DC, batch/status, transfer antar-DC, picking/checking serta serah terima ke Logistics.

Cara membaca: ketiga Supervisor sejajar dan melapor langsung kepada Manager. Koordinator melapor kepada SPV jalurnya; staf melapor kepada koordinator masing-masing. Supervisor tidak saling membawahi.
Status usulan: PPIC SPV, penataan Warehouse serta DC SPV dan koordinator lokasi adalah rancangan organisasi; nama pemegang jabatan, jumlah staf, akses dan tanggal efektif belum ditetapkan. Penempatan In Out, Admin, Stock Keeper, Bulk/Amenities dan Sortir belum ditentukan dalam usulan ini; tugas pada JD tetap ditampilkan sebagai referensi untuk dipetakan, bukan otomatis dihapus/dialihkan.

BAGAN SERAH TERIMA TUGAS

Barang, dokumen dan data diperiksa sebelum pekerjaan ditutup

Contoh alur receipt/issue; prinsip yang sama diterapkan pada RM, bulk dan stockroom sesuai area serta akses.

  1. 01 · STAFF / STOCK KEEPERPeriksa dan kerjakan fisik

    Terima/siapkan barang berdasarkan permintaan sah; cocokkan SKU, batch, jumlah, kondisi, status dan lokasi. Buat bukti serta catatan realisasi.

  2. 02 · COORDINATOR / PEMERIKSAVerifikasi hasil area dan tangani exception

    Periksa pekerjaan staf, dokumen dan penerima serah terima; tahan proses yang meragukan dalam kewenangan, lalu koordinasikan Quality atau SPV sesuai masalah.

  3. 03 · PETUGAS POSTING DITETAPKAN + ADMINCatat sekali dengan dokumen resmi

    Posting oleh satu petugas sesuai jenis transaksi/hak akses; Admin memastikan kelengkapan, arsip serta backlog. Catatan staf dan posting Admin tidak menggandakan movement.

  4. 04 · SPV + PEMERIKSA TERPISAHKonsolidasikan realisasi dan uji keandalan stok

    SPV meninjau area di bawahnya; rekonsiliasi/count dilakukan petugas yang ditetapkan dengan independensi sesuai risiko. Selisih material mengikuti review Accounting/Finance serta persetujuan sah.

  5. 05 · PPIC + MANAGERGunakan data yang sudah diverifikasi untuk rencana berikutnya

    PPIC memperbarui material readiness, stok jaringan dan jadwal. Manager menilai rencana serta pelaksanaan, menindaklanjuti risiko dan melapor melalui jalur piagam.

Bukti selesai: barang dan dokumen cocok, transaksi sumber terbaca kembali, penerima mengakui serah terima, exception memiliki penyelesaian atau PIC/tenggat. Penilaian mutu tetap Quality; pengajuan kebutuhan PPIC tidak menggantikan kewenangan Purchasing.

Bagian yang perlu diselaraskan bersama HR dan pemilik fungsi

Perbedaan sumber dan penerapan yang digunakan
TopikKeterangan pada sumberPenjelasan penerapan / tindak lanjut
Atasan pada paket JD berbeda dengan piagamPPIC Coordinator, Warehouse SPV dan Stock Control SPV menyebut Logistic Operations Manager. JD Manager tersebut menyebut Director dan Logistic Operations Supervisor.Piagam gabungan tetap acuan mandat Manager: Ni Luh Somawati sebagai atasan langsung; I Nengah Riadi akuntabilitas eksekutif. Pemetaan tiga jalur pelaksana ke fungsi gabungan adalah rancangan penyelarasan, bukan perubahan otomatis seluruh JD.
Stockroom Coordinator dan StaffJD Stock Control SPV menyebut Stockroom Coordinator sebagai bawahan; JD Stockroom Staff menyebut langsung ke SPV. JD Coordinator belum tersedia.Tampilkan perbedaan JD sumber. Usulan terbaru menetapkan Koordinator DC Jasri, Padang Galak dan Jakarta di bawah DC SPV; HR/pimpinan perlu menyusun JD lokasi, menetapkan personel dan mengesahkan garis pelaporan sebelum berlaku.
Daftar bawahan Warehouse / In OutWarehouse SPV mencantumkan In Out, Raw Material dan Sortir. Bulk Coordinator menyatakan melapor ke Warehouse SPV. In Out Coordinator mencantumkan Warehouse Staff, sementara Admin/Stock Keeper/In Out Staff masing-masing menyebut In Out Coordinator.Gunakan hubungan yang dinyatakan masing-masing sumber untuk memahami koordinasi; tandai perbedaan daftar bawahan. Konfirmasi istilah Warehouse Staff versus In Out Staff serta posisi Bulk/Sortir sebelum penetapan formal.
FIFO/LIFO pada Raw Material CoordinatorSatu JD menulis FIFO dan LIFO; JD staf serta kontrol program menggunakan FIFO/FEFO.Redaksi sumber dipertahankan pada daftar tugas sumber, ditandai perlu koreksi HR/Quality. Instruksi operasional mengikuti FIFO/FEFO sesuai status mutu dan acuan CPKB; tidak menjadikan LIFO sebagai kebijakan baru.
Kewenangan jadwal dan penyesuaian stokPPIC Coordinator dapat menyetujui/mengubah jadwal sesuai kondisi operasional. Stock Control SPV dapat menyetujui/tidak menyetujui penyesuaian stok sesuai prosedur.Kewenangan operasional Koordinator berjalan dalam parameter/delegasi Manager; tidak memerlukan approval Manager berulang untuk semua rutinitas. Hak adjustment SPV memerlukan delegasi terverifikasi. Kasus material tetap verifikasi independen, Accounting/Finance dan pejabat berwenang.
Cakupan RM, Packaging dan Bulk AmenitiesJD RM Staff mencakup bahan baku dan bahan kemas. JD Bulk Coordinator mencakup bulk/pengemasan, sedangkan JD Staff menyebut komponen kemasan. JD Packaging Coordinator/Staff terpisah belum tersedia.Tetapkan daftar SKU/lokasi, proses dan penerima tugas per area. Jangan menyamakan Bulk Amenities dengan seluruh Packaging atau seluruh B2B. Manufaktur tetap Production, status mutu tetap Quality.
Input sistem dilakukan beberapa peranJD In Out Staff, RM Coordinator/Staff, Bulk dan Stockroom memuat pencatatan/input, sementara Admin juga menginput in–out.Tetapkan satu pemilik posting per dokumen/jenis transaksi dan pemeriksa terpisah. Staf dapat membuat catatan fisik atau input sesuai akses; Admin mengendalikan kelengkapan/arsip dan posting yang ditugaskan. Hindari duplikasi serta self-approval.

Ritme kerja dan laporan per area

Usulan ritme pelaksanaan dari tugas pada JD
RitmeYang menyiapkan dan memeriksaHasil yang dibawa ke Manager
Awal shiftPPIC SPV membawa rencana/kebutuhan yang disiapkan Koordinator PPIC; Warehouse SPV membawa receiving, bahan dan kapasitas; DC SPV membawa FG tiga lokasi serta kebutuhan toko sesuai struktur usulan. Koordinator area membagi tugas staf dan pemeriksa.Prioritas, bahan/FG released, shortage, backlog, tenaga dan keputusan yang diperlukan sebelum tenggat.
Selama operasiStaf/Stock Keeper mengerjakan serta mencatat realisasi; Koordinator memeriksa; Admin memeriksa kelengkapan dan posting yang ditugaskan. Quality menilai status jika terkait mutu.Exception dengan scope, bukti, PIC dan tenggat; hambatan kritis dilaporkan sebelum mengganggu jadwal.
Akhir shiftKoordinator menyusun laporan area; masing-masing SPV mengonsolidasikan area supervisinya. PPIC memperbarui realisasi/jadwal dan readiness. Admin menyerahkan daftar dokumen/posting belum selesai.Satu ringkasan kedua fungsi: rencana–realisasi, stok terverifikasi, pekerjaan terbuka dan rencana berikutnya.
Mingguan / bulananManager meninjau KPI, deviasi, aging serta kompetensi. PPIC/SPV membawa analisis dan tindakan; Accounting/Finance memvalidasi nilai serta kontrol; HR mendukung tugas/struktur.Tren, akar penyebab, tindakan terverifikasi dan kebutuhan keputusan kepada Ni Luh Somawati. Risiko material segera kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi.

Pengarahan awal menggunakan JD baru

Hari pertama: Manager mempertemukan PPIC SPV, Warehouse SPV dan DC SPV beserta koordinator masing-masing sesuai usulan; selama belum disahkan, gunakan penanggung jawab yang ditetapkan untuk mencocokkan orang, area, tugas, akses serta pemeriksa. Setiap pemimpin menjelaskan hasil yang wajib diserahkan staf/Admin, pekerjaan terbuka dan batas keputusan. Gunakan JD sebagai dasar tugas; konflik jalur formal dicatat untuk HR/pimpinan.

Minggu pertama: uji satu receiving, issue produksi dan transfer stockroom–toko dari fisik sampai posting. Tetapkan daftar pemilik SKU/lokasi dan satu petugas posting per dokumen; cocokkan kesiapan bahan serta FG dengan rencana PPIC. Tinjau backlog, selisih dan laporan setiap area, kemudian selesaikan tumpang tindih dengan PIC/tenggat.

Evaluasi: nilai staf dari ketepatan hasil serta bukti; Koordinator dari kualitas pembagian tugas/pemeriksaan; SPV dari kesiapan lintas area dan penyelesaian hambatan; Admin dari dokumen, posting dan arsip; Manager dari integritas rencana/stok serta kinerja kedua fungsi. Target numerik disepakati setelah baseline.

Referensi Manager dan fungsi kontrol

Logistic Operations ManagerReferensi lintas fungsi · Referensi lingkup manajemen logistik pada paket JD; bukan pengganti piagam Manajer PPIC & Gudang terbaru.
Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: Director. Membawahi: Logistic Operations Supervisor. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
JD mencakup receiving/storage/inventory, distribusi ke distributor/retail/e-commerce, vendor transporter, WMS/ERP, retur/recall, KPI lead time/accuracy/OTIF/cost serta perbaikan berkelanjutan.
Hasil kerja yang diperiksa
Laporan KPI dan evaluasi vendor/distribusi sesuai penetapan organisasi; referensi serah terima, SLA dan mitra lintas fungsi. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
JD menyatakan melapor ke Director dan membawahi Logistic Operations Supervisor. Ini berbeda dari piagam gabungan Manager → Ni Luh Somawati dengan akuntabilitas eksekutif I Nengah Riadi. Tidak otomatis menjadikan jabatan ini atasan baru Manager atau memindahkan transportasi/vendor/komitmen logistik ke PPIC & Gudang; pembagian akhir diselaraskan HR/pimpinan.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Mengelola dan mengawasi seluruh kegiatan operasional logistik industri kosmetik meliputi penerimaan bahan baku, bahan kemas, penyimpanan, distribusi produk jadi, dan retur.
  • Memastikan proses logistik berjalan sesuai dengan CPKB Kosmetik, standar BPOM, dan kebijakan mutu perusahaan.
  • Mengontrol sistem penyimpanan produk kosmetik sesuai persyaratan (FIFO/FEFO, batch number, expiry date).
  • Menjamin akurasi stok bahan baku, bulk, dan finished goods melalui pengawasan stock opname berkala.
  • Mengkoordinasikan proses distribusi produk kosmetik ke distributor, retail, dan channel e-commerce sesuai SLA.
  • Mengelola dan mengevaluasi kinerja vendor logistik, transporter, dan ekspedisi untuk menjaga kualitas produk selama pengiriman.
  • Berkoordinasi dengan PPIC, Produksi, QA/QC, Purchasing, dan Sales untuk memastikan ketersediaan stok dan kelancaran supply chain.
  • Mengawasi sistem WMS/ERP serta memastikan pencatatan data logistik akurat dan terdokumentasi dengan baik.
  • Menangani proses retur, recall, dan produk reject sesuai prosedur mutu kosmetik.
  • Menyusun laporan KPI logistik (lead time, inventory accuracy, OTIF, cost efficiency).
  • Melakukan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) terhadap proses logistik untuk meningkatkan efisiensi dan kepatuhan regulasi.

Wewenang

  • Wewenang mengambil keputusan operasional terkait penyimpanan dan distribusi produk kosmetik.
  • Wewenang menyetujui penjadwalan pengiriman dan alur distribusi.
  • Wewenang mengajukan dan mengevaluasi vendor logistik sesuai standar mutu kosmetik.
  • Wewenang mengusulkan perbaikan SOP dan efisiensi biaya logistik.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Logistic Operations Manager.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Inventory Control: fungsi rekonsiliasi, bukan otomatis Stock Control Supervisor

JD Stock Control SPV berfokus pada operasi stok produk jadi retail. Fungsi rekonsiliasi independen tetap dibutuhkan pada piagam: membandingkan fisik, Stockwiz, cutoff, dokumen dan movement; menginvestigasi selisih serta memverifikasi hasil koreksi. JD jabatan Inventory Control terpisah belum tersedia pada paket baru.

Manager menetapkan pelaksana/pemeriksa sesuai kompetensi dan delegasi; tidak otomatis menunjuk Stock Control SPV sebagai pemeriksa independen atas barang yang dikelolanya sendiri.

Stock / Cycle Count: penugasan kontrol dengan petugas terpisah

Beberapa JD menyebut dukungan stock opname. Hal itu tidak menetapkan jabatan Cycle Count baru atau membolehkan pemegang stok menjadi satu-satunya pemeriksa. Susun scope/cutoff, blind count, recount petugas berbeda, log movement dan rekonsiliasi. JD khusus Cycle Count belum tersedia.

USULAN STRUKTUR · SPV → Koordinator → Staff

PPIC SPV memimpin rencana melalui Koordinator dan Staff

Usulan menambahkan PPIC Supervisor sebagai bawahan langsung Manager. Jadwal, kebutuhan bahan dan evaluasi dikerjakan staf, dikendalikan Koordinator dan dikonsolidasikan SPV.

PPIC SupervisorUSULAN · Memimpin pengendalian rencana melalui Koordinator PPIC

Melapor kepada: PPIC & Warehouse Manager. Membawahi: PPIC Coordinator, yang memimpin PPIC Staff.

Tugas usulan: mengonsolidasikan stok FG DC Jasri, Padang Galak, Jakarta dan seluruh toko, histori penjualan serta order; menguji rencana kebutuhan produksi/material, kapasitas dan parameter stok yang disiapkan Koordinator. Memantau shortage, ETA dan perubahan jadwal; membina Koordinator/staf serta memisahkan penyebab deviasi planning dan eksekusi.

Hasil wajib: rencana berversi yang sudah diperiksa, material readiness, shortage/ETA usable, skenario kapasitas, plan-versus-actual dan rekomendasi keputusan kepada Manager. SPV memeriksa dan mengendalikan lintas pekerjaan PPIC; Koordinator membagi serta memeriksa pekerjaan staf; staf mengolah data dan memperbarui realisasi.

Batas: keputusan rutin mengikuti delegasi yang disahkan; prioritas lintas fungsi, biaya atau perubahan material di luar delegasi dibawa ke Manager. Purchasing memiliki pembelian/PO, Production memiliki manufaktur dan Quality memiliki status mutu.

Penjabaran usulan organisasi Yasa; bukan kutipan JD baru yang sudah disahkan. Wewenang, personel, akses dan target diselaraskan dengan HR/pimpinan serta delegasi yang berlaku.

Alur kerja singkat

Stok jaringan & penjualan → hitung kebutuhan → uji bahan dan kapasitas → rencana dan kendali perubahan.

PPIC CoordinatorPPIC · Mengubah kebutuhan stok jaringan menjadi rencana produksi/material yang dapat dijalankan; mengendalikan pekerjaan PPIC Staff.

Posisi pada struktur usulan: Manager → PPIC SPV → PPIC Coordinator → PPIC Staff. Keterangan JD sumber di bawah tetap dipertahankan untuk membedakan isi dokumen dengan perubahan yang diusulkan.

Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: Logistic Operations Manager. Membawahi: PPIC Staff. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Memeriksa forecast/order, stok produk jadi gudang dan seluruh toko, bahan awal, WIP, kapasitas serta perubahan. Mengatur jadwal dan min–max, memeriksa input staf, berkoordinasi dengan Warehouse/Purchasing/Production dan menyiapkan analisis deviasi.
Hasil kerja yang diperiksa
Rencana harian/mingguan berversi; kebutuhan bahan dan shortage register; plan-versus-actual; alasan perubahan, PIC dan tenggat. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
JD memberi kewenangan menyetujui/mengubah jadwal. Dalam fungsi gabungan, kewenangan operasional ini berjalan di dalam prioritas, kapasitas, parameter dan delegasi yang disetujui Manager; perubahan material atau lintas fungsi dieskalasikan. Bukan sekadar pembuat draft untuk semua keputusan; juga bukan pemegang kewenangan pembelian atau quality release.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Menyusun dan mengoordinasikan rencana produksi jangka pendek dan menengah berdasarkan forecast dan sales order.
  • Mengatur dan mengendalikan jadwal produksi agar sesuai kapasitas mesin dan tenaga kerja.
  • Memastikan ketersediaan bahan baku, bahan kemas, dan WIP sesuai rencana produksi.
  • Berkoordinasi dengan Warehouse dan Purchasing terkait pengadaan dan kesiapan material.
  • Memantau realisasi produksi dan melakukan penyesuaian rencana bila terjadi kendala.
  • Mengendalikan level persediaan agar optimal (min–max stock).
  • Mengawasi pencatatan data produksi dan inventory dalam sistem.
  • Mengkoordinasikan dan membina PPIC Staff.
  • Menyusun laporan perencanaan, realisasi produksi, dan analisa deviasi.
  • Memastikan seluruh aktivitas PPIC mematuhi SOP, dan kebijakan perusahaan.

Wewenang

  • Wewenang menyetujui dan mengubah jadwal produksi sesuai kondisi operasional.
  • Wewenang mengusulkan pengadaan material berdasarkan rencana produksi.
  • Wewenang memberikan arahan dan evaluasi kinerja kepada PPIC Staff.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_PPIC Coordinator.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

PPIC StaffPPIC · Menyiapkan perhitungan, pembaruan jadwal dan data aktual untuk Koordinator PPIC.

Posisi pada struktur usulan: PPIC Staff → PPIC Coordinator → PPIC SPV → Manager. Keterangan JD sumber di bawah tetap dipertahankan untuk membedakan isi dokumen dengan perubahan yang diusulkan.

Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: PPIC Coordinator. Membawahi: -. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Mengumpulkan histori penjualan, order, stok dan kapasitas; menyusun/memperbarui jadwal, memantau material serta realisasi; berkoordinasi dengan Warehouse dan Purchasing, membantu stock opname dan analisis selisih.
Hasil kerja yang diperiksa
Data sumber/tanggal; perhitungan kebutuhan; draft/perubahan jadwal; daftar ETA dan kekurangan; laporan realisasi kepada Koordinator. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
Pengajuan perubahan jadwal dan kebutuhan material diperiksa sesuai kewenangan Koordinator. Input produksi/inventory diizinkan hanya pada objek dan akses yang ditetapkan; tidak menjadi approver atas hasil sendiri atau membuat PO tanpa otorisasi.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Membantu menyusun rencana produksi berdasarkan forecast, sales order, dan kapasitas produksi.
  • Memantau ketersediaan bahan baku, bahan kemas, sesuai rencana produksi.
  • Membuat dan memperbarui jadwal produksi harian/mingguan.
  • Berkoordinasi dengan Warehouse terkait stok dan kesiapan material.
  • Berkoordinasi dengan Purchasing untuk pengadaan material sesuai kebutuhan produksi.
  • Memantau realisasi produksi dan melakukan penyesuaian jadwal bila terjadi kendala.
  • Menginput dan mengelola data produksi serta inventory dalam sistem.
  • Membantu pelaksanaan stock opname dan analisa selisih stok.
  • Menyusun laporan perencanaan dan realisasi produksi kepada atasan.
  • Memastikan seluruh aktivitas PPIC sesuai SOP, dan kebijakan perusahaan.

Wewenang

  • Wewenang mengajukan penyesuaian jadwal produksi berdasarkan kondisi aktual.
  • Wewenang mengusulkan kebutuhan material sesuai rencana produksi.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_PPIC Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

USULAN STRUKTUR · SPV → 2 Koordinator → Staff

Warehouse SPV: bahan kemas dan bahan baku

Dua area utama pada usulan: Koordinator Bahan Kemas serta Koordinator Raw Material/Bahan Baku, masing-masing dengan staf. JD In Out, Admin dan Stock Keeper tetap sebagai referensi; penempatannya belum diputuskan.

Warehouse Supervisor · struktur usulanUSULAN · Memimpin Koordinator Bahan Kemas dan Bahan Baku

Melapor kepada: Manager. Membawahi: Koordinator Bahan Kemas serta Koordinator Raw Material/Bahan Baku, masing-masing dengan staf.

Tugas usulan: mengendalikan gudang bahan awal, kapasitas/layout, keselamatan, kondisi simpan, FIFO/FEFO, stok batch/status/UOM dan ketepatan transaksi; menyelaraskan kesiapan bahan dengan PPIC serta issue/return dengan Production. Koordinator mengendalikan area dan hasil staf; SPV mengonsolidasikan kedua area.

Hasil wajib: saldo usable bahan baku/bahan kemas yang terverifikasi, daftar shortage/expiry/hold, readiness per rencana produksi, receipt/issue/return serta backlog. Data ini menjadi dasar PPIC menghitung kebutuhan pengadaan kepada Procurement/Purchasing.

Batas: tidak membawahi DC SPV atau PPIC SPV. Tidak mengambil alih pelulusan mutu/pembelian. Penempatan In Out, Admin dan Stock Keeper ke area bahan awal atau DC belum ditetapkan; pemilik transaksi dan pemeriksa tiap dokumen perlu dipetakan.

Penjabaran usulan organisasi Yasa; bukan kutipan JD baru yang sudah disahkan. Wewenang, personel, akses dan target diselaraskan dengan HR/pimpinan serta delegasi yang berlaku.

Alur kerja singkat

Arahan SPV → penugasan Koordinator → pelaksanaan staf/Stock Keeper → verifikasi dokumen dan posting satu kali.

Warehouse SupervisorWarehouse · Mengendalikan kesiapan dan pelaksanaan gudang bahan awal serta area di bawah penugasannya.
Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: Logistic Operations Manager. Membawahi: In Out Warehouse Coordinator; Raw Material Warehouse Coordinator; Sortir Coordinator. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Mengatur pekerjaan tim, layout, pergerakan bahan baku/bahan kemas, kesiapan issue produksi, FIFO/FEFO, kecocokan stok fisik–Stockwiz dan kelengkapan barang/dokumen PO. JD membawahi In Out, Raw Material dan Sortir Coordinator.
Hasil kerja yang diperiksa
Rencana per shift; kesiapan bahan dan kapasitas; backlog receipt/issue/posting; laporan kekurangan/rusak; hasil pemeriksaan dokumen serta tindakan area. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
Warehouse SPV tidak otomatis membawahi Stock Control Supervisor. Sortir Coordinator tercantum tetapi JD/personelnya belum tersedia. Bulk Coordinator menyebut melapor ke Warehouse SPV, walau tidak tercantum pada daftar bawahan SPV; hubungan timbal balik perlu diselaraskan.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Memimpin dan mengarahkan bawahan dalam semua pelaksanaan yang berkaitan dengan Gudang
  • Bertanggung jawab atas perencanaan dan pengaturan lay out penempatan bahan kemasan dan bahan baku di area gudang dan sekitarnya
  • Bertanggung jawab mengontrol pengiriman bahan baku dan bahan kemasan untuk produksi.
  • Menyampaikan kepada atasan apabila ada posisi stock bahan yang kurang, rusak, dll.
  • Memastikan pengeluaran bahan ataupun produk jadi secara FIFO (First In First Out dan FEFO (First Expired First Out).
  • Bertanggung jawab terhadap posisi stok bahan yang ada di gudang baik secara fisik maupun administratif (stockwiz).
  • Bertanggungjawab terhadap kelengkapan PO (Purchase Order) dengan barang yang ada, meliputi : nama barang, jumlah barang, nomor order, jumlah order, beserta dokumen pelengkap
  • Bertanggungjawab terhadap kelengkapan dokumen dengan barang yang datang/diterima (bahan baku dan bahan pengemas).

Wewenang

  • Wewenang mengatur penempatan dan pergerakan barang di gudang.
  • Wewenang memberikan instruksi kerja kepada tim warehouse.
  • Wewenang mengajukan perbaikan sistem dan tata letak gudang.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Warehouse Supervisor.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

In Out CoordinatorWarehouse · Memimpin verifikasi dan alur barang masuk/keluar beserta pengendalian dokumennya.
Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: Warehouse Supervisor. Membawahi: Warehouse Staff. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Mengoordinasikan inbound/outbound, loading/unloading, jumlah/jenis/batch/kondisi terhadap PO/DO/BPB/BKB; mengendalikan pencatatan, traceability, expiry, kebersihan, ketidaksesuaian dan dukungan audit.
Hasil kerja yang diperiksa
Checklist penerimaan/pengeluaran; dokumen diperiksa; status barang dan lokasi; jadwal serta hasil in–out; exception dan bukti serah terima ke Admin/area. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
Boleh menolak atau menghentikan sementara proses yang tidak sesuai dokumen/SOP atau berisiko mutu, lalu melapor. Penilaian hold/release akhir tetap Quality. JD membawahi Warehouse Staff; JD In Out Staff, Admin dan Stock Keeper masing-masing menyatakan melapor ke jabatan ini, sehingga daftar bawahan perlu disinkronkan.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Mengkoordinasikan proses penerimaan (inbound) dan pengeluaran (outbound) barang sesuai jadwal dan kebutuhan operasional.
  • Memastikan kesesuaian jumlah, jenis, batch, dan kondisi barang dengan dokumen pendukung (PO, DO, BPB, BKB).
  • Mengawasi proses bongkar muat (loading–unloading) agar sesuai dengan SOP, keselamatan kerja, dan standar mutu.
  • Mengendalikan pencatatan dan pelaporan data in–out barang secara akurat dan tepat waktu.
  • Berkoordinasi dengan bagian Produksi, PPIC, QA, Purchasing, dan Logistik terkait ketersediaan dan pergerakan barang.
  • Memastikan penerapan sistem FIFO/FEFO, traceability batch, dan kontrol expiry date sesuai ketentuan industri kosmetik.
  • Mengidentifikasi dan melaporkan ketidaksesuaian, selisih stok, kerusakan, atau kehilangan barang kepada atasan terkait.
  • Mengawasi kerapihan, kebersihan, dan ketertiban area gudang sesuai standar CPKB.
  • Mendukung pelaksanaan audit internal dan eksternal yang berkaitan dengan aktivitas gudang.
  • Memastikan seluruh aktivitas in–out gudang berjalan sesuai SOP, peraturan perusahaan, dan ketentuan CPKB.

Wewenang

  • Wewenang menolak penerimaan atau pengeluaran barang yang tidak sesuai dengan dokumen, spesifikasi, atau kondisi mutu.
  • Wewenang menghentikan sementara proses in–out jika ditemukan ketidaksesuaian atau risiko terhadap mutu produk.
  • Wewenang memberikan rekomendasi perbaikan sistem dan prosedur kerja gudang.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_In Out Coordinator.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

In Out StaffWarehouse · Melaksanakan pemeriksaan dan pergerakan barang yang ditugaskan Koordinator In Out.
Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: In Out Coordinator. Membawahi: -. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Memeriksa fisik, jumlah, batch, expiry dan dokumen; menerima/mengeluarkan RM/PM/bulk/FG, menempatkan menurut status, menyiapkan produksi/distribusi, mencatat transaksi sesuai akses, membantu count dan melaporkan penyimpangan.
Hasil kerja yang diperiksa
Hasil pemeriksaan per baris; realisasi bongkar/muat serta penempatan; log transaksi dan serah terima; daftar ketidaksesuaian kepada Koordinator. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
Boleh menolak proses yang tidak sesuai dokumen/SOP dan meminta klarifikasi selisih. Pencatatan staf tidak otomatis berarti staf dan Admin memposting dokumen yang sama; satu transaksi harus memiliki petugas posting yang ditetapkan.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Melaksanakan proses penerimaan dan pengeluaran barang sesuai dengan dokumen dan SOP yang berlaku.
  • Memeriksa kesesuaian jumlah, kondisi, batch number, dan expiry date bahan baku, bahan kemas, bulk, dan produk jadi.
  • Memastikan seluruh aktivitas in–out barang sesuai dengan CPKB Kosmetik dan ketentuan BPOM.
  • Melakukan pencatatan transaksi barang masuk dan keluar pada sistem (WMS/ERP) dan dokumen manual.
  • Mengatur penempatan barang di gudang sesuai dengan kategori, FIFO/FEFO, dan status (OK, Quarantine, Reject).
  • Berkoordinasi dengan tim Warehouse, QA/QC, dan Produksi terkait penerimaan, pengeluaran, dan status barang.
  • Menyiapkan barang untuk kebutuhan produksi dan distribusi sesuai permintaan yang disetujui.
  • Membantu proses stock opname berkala dan penelusuran selisih stok.
  • Menjaga kebersihan, kerapian, dan keamanan area gudang sesuai standar GMP.
  • Melaporkan ketidaksesuaian barang atau dokumen kepada atasan.

Wewenang

  • Wewenang menolak penerimaan atau pengeluaran barang yang tidak sesuai dokumen atau SOP.
  • Wewenang mengajukan klarifikasi atas selisih atau ketidaksesuaian data stok.
  • Wewenang memberikan masukan terkait perbaikan alur in–out gudang.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_In Out Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Stock Keeper StaffWarehouse · Menjaga fisik stok, identitas dan ketertiban lokasi penyimpanan.
Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: In Out Coordinator. Membawahi: -. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Mengecek fisik rutin, mencatat kondisi/posisi, menata lokasi, FIFO/FEFO, batch/expiry, membantu receipt/issue dan menyiapkan barang sesuai permintaan; ikut count dengan pemeriksa terpisah.
Hasil kerja yang diperiksa
Checklist lokasi/kondisi; log perpindahan fisik; laporan selisih, rusak dan approaching expiry; bukti penyerahan kepada penerima. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
Boleh mengusulkan penataan dan tidak menerima penempatan yang melanggar prosedur. Tidak mengubah status mutu, mengesahkan hitungan barang sendiri atau membuat adjustment tanpa bukti/otorisasi.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Melakukan pengecekan fisik dan pencatatan stok barang secara rutin.
  • Memastikan penataan dan penyimpanan barang di gudang sesuai lokasi, identitas, dan ketentuan penyimpanan.
  • Menerapkan sistem FIFO/FEFO dalam pengelolaan stok barang.
  • Mengontrol batch number dan tanggal kedaluwarsa sesuai standar industri kosmetik.
  • Melaporkan selisih stok, barang rusak, atau barang mendekati kedaluwarsa kepada atasan.
  • Membantu proses penerimaan dan pengeluaran barang sesuai prosedur gudang.
  • Menyiapkan barang untuk kebutuhan produksi atau pengiriman sesuai permintaan.
  • Mendukung pelaksanaan stock opname berkala.
  • Menjaga kebersihan, kerapihan, dan ketertiban area gudang.
  • Mematuhi SOP, peraturan keselamatan kerja, dan ketentuan CPKB.

Wewenang

  • Wewenang mengusulkan pemindahan atau penataan ulang stok barang.
  • Wewenang tidak menerima penempatan barang yang tidak sesuai prosedur penyimpanan.
  • Wewenang memberikan informasi kondisi stok kepada atasan terkait.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Stock Keeper Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Admin WarehouseWarehouse · Menjaga kelengkapan dokumen, ketepatan transaksi sistem dan keterlacakan arsip.
Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: In Out Coordinator. Membawahi: -. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Mencatat receipt/issue RM, PM, barang setengah jadi dan FG; memeriksa dokumen, input in–out tepat waktu, laporan stok harian/mingguan/bulanan, batch/expiry, arsip, dukungan count, tindak lanjut selisih dan audit.
Hasil kerja yang diperiksa
Register transaksi bernomor; bukti posted; laporan stok; backlog berdasarkan umur; arsip PO/DO/BPB/BKB serta referensi count/koreksi. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
Berwenang tidak menerima penginputan yang tidak didukung dokumen resmi. Transaksi tetap dicatat sebagai pending/exception untuk ditindaklanjuti, bukan dihilangkan dari laporan. Admin tidak mengesahkan sendiri fisik, status mutu atau koreksi material; petugas input/pemeriksa dipisahkan sesuai risiko.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Melakukan pencatatan administrasi penerimaan dan pengeluaran barang meliputi bahan baku, bahan kemas, barang setengah jadi, dan produk jadi.
  • Memeriksa dan memastikan kelengkapan serta kesesuaian dokumen Gudang.
  • Menginput data in out barang ke dalam system secara akurat dan tepat waktu.
  • Menyusun dan memperbarui laporan stok harian, mingguan, dan bulanan.
  • Membantu pengendalian stok dengan memantau saldo, batch, dan tanggal kedaluwarsa.
  • Berkoordinasi dengan Warehouse Coordinator, Produksi, PPIC, QA, dan Purchasing terkait pergerakan dan ketersediaan barang.
  • Mengarsipkan seluruh dokumen gudang secara rapi dan mudah ditelusuri.
  • Membantu proses stock opname berkala dan menindaklanjuti selisih stok.
  • Mendukung pelaksanaan audit internal maupun eksternal terkait administrasi gudang.
  • Memastikan administrasi gudang dijalankan sesuai SOP, CPKB, dan peraturan perusahaan.

Wewenang

  • Wewenang tidak menerima penginputan transaksi gudang yang tidak didukung dokumen resmi.
  • Wewenang memberikan informasi data stok dan laporan gudang kepada pihak terkait sesuai kewenangan.
  • Wewenang mengusulkan perbaikan sistem administrasi gudang.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Admin Warehouse.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Koordinator Bahan Kemas & Staff · usulan tugas

Usulan: Koordinator Bahan Kemas melapor ke Warehouse SPV dan memimpin Staff Bahan Kemas. Koordinator mengendalikan stok/kesiapan tiap komponen, kode/versi label, spesifikasi approved, issue/return/sisa serta rekonsiliasi; staf melakukan penanganan fisik, penyiapan, pencatatan realisasi dan pelaporan penyimpangan.

Hasil wajib: kelengkapan set kemasan per rencana produksi, stok usable per SKU/batch/versi, komponen pembatas, expiry bila relevan dan bukti issue/return. Perubahan artwork/spesifikasi serta disposition sisa berkode tetap fungsi berwenang. JD khusus jabatan ini belum tersedia pada paket sumber; rincian di sini adalah penjabaran usulan.

Bahan kemas tetap bagian penting kebutuhan produksi. Pada paket baru, cakupan ini disebut pada JD Raw Material Staff, Warehouse SPV serta Bulk Supply Amenities. Bagan awal juga mencantumkan Packaging Material Coordinator/Staff, tetapi JD khususnya belum ditambahkan. Jangan menyimpulkan jabatan ini dihapus atau seluruhnya beralih ke Bulk.

Tetapkan SKU/lokasi, kode/versi label, issue/return/sisa berkode, pemeriksa dan PIC sesuai struktur disahkan. Nama personel bagan lama belum dikonfirmasi terhadap pemetaan baru.

USULAN STRUKTUR · JD sumber & batas area

Referensi JD bahan baku, bahan kemas dan bulk amenities

Dokumen sumber tetap dapat dibaca. Pada usulan struktur, RM dan Bahan Kemas berada di bawah Warehouse SPV; penempatan Bulk/Amenities belum ditentukan dan tidak otomatis disamakan dengan Packaging.

Alur kerja singkat

Kebutuhan produksi → stok bahan terverifikasi → kesiapan issue atau pengajuan kebutuhan ke Purchasing → bukti pemenuhan.

Raw Material Warehouse CoordinatorRaw Material · Mengoordinasikan staf dan mengendalikan persediaan bahan baku, data serta kesiapan untuk produksi.

Posisi pada struktur usulan: Manager → Warehouse SPV → Koordinator Bahan Baku → Staff Bahan Baku. Keterangan JD sumber di bawah tetap dipertahankan untuk membedakan isi dokumen dengan perubahan yang diusulkan.

Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: Warehouse Supervisor. Membawahi: Raw Material Warehouse Staff. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Mengawasi penerimaan/pemakaian/perpindahan, memastikan data masuk database, mengolah Stockwiz, merekonsiliasi fisik–sistem, mengatur kapasitas/lokasi, membina staf dan mengusulkan kebutuhan ulang berdasarkan minimum stock.
Hasil kerja yang diperiksa
Laporan stok/pemakaian/kondisi; material readiness; rekonsiliasi dan daftar selisih; kekurangan, usulan reorder serta tindakan perbaikan. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
JD menulis FIFO dan LIFO. Redaksi ini perlu diklarifikasi dengan HR/Quality; rancangan operasional memakai FIFO/FEFO sesuai piagam dan acuan CPKB yang digunakan. Kewenangan penolakan/usulan penahanan dikoordinasikan Quality; bukan pengganti keputusan pelulusan.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Melakukan koordinasi dan control terhadap bahan baku yang masuk gudang.
  • Melakukan koordinasi dan pengontrolan pemakaian dan perpindahan bahan baku di gudang untuk kebutuhan produksi.
  • Memastikan keakuratan data bahan baku yang akan dimasukkan ke database.
  • Mengolah data bahan baku ke dalam stockwiz
  • Melakukan rekonsiliasi data stok fisik bahan baku dengan data dari sistem.
  • Mengatur penempatan bahan baku sesuai dengan kapasitas gudang.
  • Memastikan pelaksanaan prinsip FIFO dan LIFO.
  • Menjamin semua proses penerimaan dan pengeluaran bahan baku sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
  • Memonitor, menganalisa serta membuat perencanaan pelaksanaan untuk perbaikkan.
  • Menyusun laporan stok, pemakaian, dan kondisi raw material kepada atasan.

Wewenang

  • Wewenang mengatur alokasi dan penempatan raw material di area gudang.
  • Wewenang menolak atau mengusulkan penahanan bahan baku yang tidak sesuai spesifikasi.
  • Wewenang mengusulkan kebutuhan pengadaan ulang berdasarkan minimum stock.
  • Wewenang memberikan evaluasi kinerja dan pembinaan kepada staf gudang.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Raw Material Warehouse Coordinator.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Raw Material Warehouse StaffRaw Material · Melaksanakan penerimaan, penyimpanan dan penyiapan bahan baku/bahan kemas sesuai tugas koordinator.

Posisi pada struktur usulan: Staff Bahan Baku → Koordinator Bahan Baku → Warehouse SPV → Manager. Keterangan JD sumber di bawah tetap dipertahankan untuk membedakan isi dokumen dengan perubahan yang diusulkan.

Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: Raw Material Warehouse Coordinator. Membawahi: -. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Memeriksa PO/DO/CoA, jumlah dan kondisi, mencatat fisik/sistem, menjaga ketersediaan dan kondisi simpan, FIFO/FEFO, count serta pelaporan ke Koordinator; berkoordinasi QC/PPIC/Produksi/Purchasing.
Hasil kerja yang diperiksa
Bukti receipt/issue/return; saldo dan batch/expiry diperiksa; log lokasi/kondisi; laporan shortage/selisih/kerusakan. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
Walau judulnya Raw Material, isi JD mencakup bahan kemas. Batas SKU/lokasi dengan Packaging dan Bulk Supply Amenities harus ditetapkan untuk menghindari dua pemilik pekerjaan. Penolakan bahan bersama QC, usulan reorder melalui jalur Koordinator/PPIC.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Mengelola penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran bahan baku dan bahan kemas sesuai prosedur.
  • Memastikan kualitas, jumlah, dan kondisi bahan baku serta bahan kemas sesuai dokumen (PO, DO, COA).
  • Melakukan pencatatan stok secara akurat (manual maupun sistem).
  • Menjaga ketersediaan bahan untuk mendukung proses produksi.
  • Menerapkan sistem FIFO/FEFO dalam pengelolaan persediaan.
  • Berkoordinasi dengan QC, PPIC, Produksi, dan Purchasing terkait kebutuhan dan status material.
  • Melakukan stock opname secara berkala.
  • Menjaga kebersihan, kerapian, dan keamanan area penyimpanan.
  • Memastikan penyimpanan sesuai standar.
  • Melaporkan kondisi stok, selisih, atau masalah material kepada atasan.

Wewenang

  • Wewenang menolak bahan baku/bahan kemas yang tidak sesuai spesifikasi (bersama QC).
  • Wewenang mengatur penempatan dan rotasi material di gudang.
  • Wewenang mengusulkan pemesanan ulang bila stok minimum tercapai.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Raw Material Warehouse Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Bulk Supply Amenities CoordinatorBulk / Amenities · Mengoordinasikan kesiapan, stok dan tindak lanjut kebutuhan area bulk supply amenities.
Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: Warehouse Supervisor. Membawahi: Bulk Suplay Amanities Staff. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Menghubungkan permintaan pelanggan dengan rencana produksi; mengendalikan kondisi/suhu/kebersihan area, stok Stockwiz, bahan baku/kemas/bulk, pengawasan pengemasan sesuai SOP serta laporan kebutuhan–realisasi–stok.
Hasil kerja yang diperiksa
Daftar kebutuhan/order; kesiapan bahan dan bulk; kondisi ruang; inventory report; prioritas serta gap yang dibahas dengan PPIC/Production/Sales. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
JD memuat produk bulk dan pengawasan pengemasan, sementara JD Staff menekankan komponen kemasan. Definisikan scope bulk/FG/kemasan dan PIC proses. Mengusulkan perubahan produksi melalui PPIC; pelaksanaan manufaktur tetap Production dan keputusan mutu Quality.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Mengkoordinasikan kebutuhan bulk supply amenities berdasarkan permintaan pelanggan dan rencana produksi.
  • Bertanggung jawab atas kondisi ruang, kebersihan ruang dan pengaturan suhu yang sesuai pada bulk supply amenities.
  • Membuat laporan inventori bulk supply amenities dengan memasukkan data inventori ke Stockwiz.
  • Memastikan ketersediaan bahan baku, bahan kemas, dan produk bulk sesuai spesifikasi dan jadwal.
  • Mengawasi proses pengemasan bulk sesuai SOP.
  • Memastikan penerapan CPKB, FIFO/FEFO, traceability batch, dan kontrol expiry date pada produk bulk.
  • Mengendalikan stok bulk supply amenities agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan persediaan.
  • Menyusun laporan kebutuhan, realisasi, dan stok bulk supply amenities secara berkala.

Wewenang

  • Wewenang Mengusulkan penyesuaian rencana produksi bulk sesuai kebutuhan pelanggan.
  • Wewenang Menolak produk bulk yang tidak memenuhi standar mutu atau spesifikasi.
  • Wewenang Mengkoordinasikan prioritas produksi dan distribusi bulk dengan departemen terkait.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Bulk Suplay Amanities Coordinator.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Bulk Supply Amenities StaffBulk / Amenities · Melaksanakan penanganan material dan stok area bulk supply amenities sesuai penugasan koordinator.
Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: Bulk Suplay Amanities Coordinator. Membawahi: -. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Menerima/memeriksa/mencatat, menata FIFO/FEFO, menyiapkan dan menyalurkan barang ke produksi, menjaga kondisi, membantu count/investigasi dan melaporkan kekurangan/kerusakan. JD menyebut botol, tube, sachet, tutup, label serta kemasan primer/sekunder.
Hasil kerja yang diperiksa
Dokumen penerimaan/penyerahan; log stok masuk–keluar; label batch/status; hasil count dan laporan exception kepada Koordinator. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
Tidak otomatis mencakup kewenangan memproduksi atau mengemas produk di luar SOP/kompetensi. Penolakan barang tidak sesuai dan usulan reorder dilaporkan ke Koordinator; final status mutu tetap Quality. Scope material dipetakan agar tidak tumpang tindih dengan RM/Packaging.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Melakukan penerimaan, pengecekan, dan pencatatan bulk supply amenities sesuai dokumen.
  • Menyimpan dan menata bulk supply amenities sesuai standar penyimpanan FIFO/FEFO.
  • Menyiapkan dan menyalurkan bulk supply amenities ke bagian produksi sesuai jadwal dan permintaan.
  • Memastikan kondisi fisik dan kualitas bulk supply amenities sesuai standar mutu perusahaan.
  • Melakukan pencatatan stok masuk keluar secara akurat manual maupun sistem.
  • Membantu proses stock opname berkala dan investigasi selisih stok.
  • Berkoordinasi dengan tim Produksi, QC, Purchasing, dan Warehouse terkait kebutuhan dan ketersediaan bulk supply.
  • Menjaga kebersihan, kerapihan, dan keamanan area penyimpanan bulk supply amenities.
  • Melaporkan potensi kekurangan stok, kerusakan, atau ketidaksesuaian material kepada atasan.
  • Mematuhi prosedur K3, dan SOP yang berlaku di industri kosmetik.

Wewenang

  • Wewenang tidak menyetujui bulk supply amenities yang tidak sesuai spesifikasi
  • Wewenang mengajukan permintaan pengadaan ulang (reorder) berdasarkan level stok minimum.
  • Wewenang memberikan masukan terkait perbaikan sistem penyimpanan dan distribusi material.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Bulk Suplay Amanities Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

USULAN STRUKTUR · SPV → 3 DC → Staff

DC SPV: Jasri, Padang Galak dan Jakarta

Satu DC Supervisor membawahi tiga koordinator lokasi, masing-masing dengan staf. Profil Stock Control Supervisor dan Stockroom Staff dipertahankan sebagai referensi JD, bukan bukti perubahan jabatan sudah disahkan.

DC / Stockroom Produk Jadi SupervisorUSULAN · Mengendalikan tiga DC melalui koordinator lokasi

Melapor kepada: Manager. Membawahi: Koordinator DC Jasri, Koordinator DC Padang Galak, dan Koordinator DC Jakarta; tiap koordinator memimpin staf DC masing-masing.

Tugas usulan: mengonsolidasikan stok produk jadi per SKU/lokasi/batch/status, readiness pemenuhan toko/kanal, kapasitas dan kondisi simpan ketiga DC; mengatur pelaksanaan alokasi serta transfer sesuai rencana PPIC dan prioritas disepakati. Mengendalikan receipt FG, picking/checking, serah terima Logistics, retur/recall serta deviasi antar-DC.

Hasil wajib: laporan stok eligible dan reservasi per DC, transfer in-transit/receipt parsial, backlog order, aging/expiry, akurasi penyiapan dan handover. Transfer antar-DC tidak menambah stok jaringan; lokasi dan referensi pengirim–penerima harus cocok.

Batas: rencana kebutuhan produksi tetap jalur PPIC; transportasi/rute/pengiriman tetap Logistics; pelulusan/penarikan mutu tetap fungsi Quality/PJT sesuai mandat. DC SPV mengawasi operasi FG, bukan otomatis pemeriksa independen atau approver penyesuaian material.

Kaitan JD sumber: Stock Control Supervisor dan Stockroom Staff digunakan sebagai referensi tugas operasional FG. Perubahan nama/cakupan menjadi DC SPV tiga lokasi, serta pembentukan koordinator lokasi, merupakan usulan baru dan tidak dinyatakan sudah berlaku.

Penjabaran usulan organisasi Yasa; bukan kutipan JD baru yang sudah disahkan. Wewenang, personel, akses dan target diselaraskan dengan HR/pimpinan serta delegasi yang berlaku.

Alur kerja singkat

Stok FG eligible → kebutuhan toko → picking/checking → serah terima Logistics → receipt dan ketersediaan di toko.

Stock Control SupervisorStockroom / Retail · Mengawasi persediaan produk jadi retail di stockroom serta kesiapan pemenuhan jaringan toko.

Posisi pada struktur usulan: Referensi JD Stock Control SPV untuk usulan DC SPV; perubahan cakupan menjadi tiga DC belum disahkan. Keterangan JD sumber di bawah tetap dipertahankan untuk membedakan isi dokumen dengan perubahan yang diusulkan.

Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: Logistic Operations Manager. Membawahi: Stockroom Coordinator. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Mengatur produk masuk/keluar, penyimpanan dan kondisi ruang/suhu FG serta toko, laporan Stockwiz, ketersediaan produk, pengajuan pemenuhan, koordinasi Stockis untuk susun/pick/check dan penarikan atas keputusan mutu.
Hasil kerja yang diperiksa
Laporan FG per lokasi/batch/status; shortage toko/stockroom; picking/checking; kondisi simpan; aging; catatan retur/recall dan tindak lanjut ke PPIC/Quality. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
Berbeda dari Warehouse SPV dan fungsi rekonsiliasi Inventory Control. JD menyebut dapat menyetujui/tidak menyetujui adjustment sesuai prosedur: aktif hanya bila delegasi terverifikasi; kasus material tetap verifikasi independen, tinjauan Accounting/Finance dan persetujuan pejabat berwenang. Recall mengikuti keputusan Quality/PJT.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Mengadakan pengaturan produk jadi retail yang masuk dan keluar dari gudang.
  • Bertanggung jawab atas kondisi ruang, pengaturan suhu yang sesuai pada Gudang Produk Jadi Retail dan seluruh toko produk retail.
  • Membuat laporan inventory produk retail dengan memasukkan data inventori ke Stockwiz.
  • Bertanggung jawab atas penarikan produk dari semua toko retail atas hasil pertimbangan faktor teknis terkait produk oleh bagian Penjaminan Mutu dan Pengawasan Mutu.
  • Memastikan tersedianya produk jadi retail di Gudang Produk Jadi dan mengajukan pengadaan apabila stok kurang atau tidak tersedia ke bagian Produksi dan Apoteker Penanggung Jawab.
  • Bertanggung jawab atas penyimpanan dan penyusunan Produk Jadi Retail di bagian Gudang Produk Jadi Retail.
  • Mengkoordinir pegawai Stockis untuk melaksanakan operasional Gudang Produk Jadi Retail mulai dari penyusunan barang, pengambilan atau penyiapan barang yang akan dikirim dan pengecekan barang sebelum dikirim.

Wewenang

  • Wewenang menyetujui atau tidaknya dalam penyesuaian stok sesuai prosedur.
  • Wewenang mengusulkan perbaikan sistem inventory dan kontrol stok.
  • Wewenang memberikan arahan, evaluasi, dan pembinaan kepada tim stock control.
  • Wewenang menghentikan sementara proses distribusi material bila ditemukan ketidaksesuaian.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Stock Control Supervisor.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Stockroom StaffStockroom / Retail · Menerima, menyimpan dan menyiapkan barang stockroom sesuai dokumen serta permintaan sah.

Posisi pada struktur usulan: Usulan: Staff DC lokasi → Koordinator DC lokasi → DC SPV → Manager. Keterangan JD sumber di bawah tetap dipertahankan untuk membedakan isi dokumen dengan perubahan yang diusulkan.

Jalur pada dokumen JD
Melapor kepada: Stock Control Supervisor. Membawahi: -. Keterangan ini adalah isi JD, bukan pengesahan otomatis struktur baru.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari
Menata kategori/batch/expiry, FIFO/FEFO, pick/issue untuk produksi/distribusi, mencatat manual/sistem, membantu stock opname, menjaga kebersihan/K3 dan melaporkan selisih/rusak.
Hasil kerja yang diperiksa
Bukti terima/keluar dan lokasi; pick list serta checking; log stok; temuan selisih/kondisi kepada Stock Control Supervisor. Ini penjabaran praktis untuk evaluasi, bukan target numerik baru dari JD.
Batas dan penyesuaian terhadap piagam
JD Staff menyatakan melapor langsung ke Stock Control Supervisor, sedangkan JD SPV menyebut membawahi Stockroom Coordinator. Pada usulan baru, staf tiap DC melapor melalui Koordinator DC lokasi kepada DC SPV. JD koordinator lokasi masih perlu disusun dan garis formal disahkan HR/pimpinan. Staf dapat menolak sementara barang tidak sesuai, lalu melapor.
Daftar tugas dan wewenang pada JD sumber

Tugas

  • Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang sesuai dokumen dan SOP.
  • Menata barang di stockroom sesuai kategori, batch, dan tanggal kedaluwarsa.
  • Menerapkan sistem FIFO/FEFO dalam pengelolaan stok.
  • Menyiapkan barang sesuai permintaan produksi atau distribusi.
  • Melakukan pencatatan stok masuk dan keluar secara akurat dari manual/sistem.
  • Membantu pelaksanaan stock opname berkala.
  • Menjaga kebersihan, kerapihan, dan keamanan area stockroom.
  • Melaporkan selisih stok, kerusakan, atau barang tidak sesuai kepada atasan.
  • Mematuhi ketentuan SOP, dan K3 yang berlaku.

Wewenang

  • Wewenang tidak menerima sementara barang yang tidak sesuai dokumen atau kondisi fisik.
  • Wewenang mengusulkan perbaikan tata letak dan sistem penyimpanan stockroom.

Daftar ini mempertahankan redaksi sumber; bagian yang perlu diselaraskan dijelaskan pada batas/penyesuaian di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Stockroom Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Koordinator DC Jasri & StaffUSULAN · Rincian per lokasi pada usulan struktur

Melapor kepada: DC Supervisor. Membawahi: Staff DC Jasri.

Koordinator: menyusun tugas/shift DC Jasri, memeriksa penerimaan dan status FG, lokasi, batch/expiry, alokasi, picking/checking, transfer dan handover; memverifikasi bukti/stok serta mengonsolidasikan laporan area untuk DC SPV. Mengeskalasi kekurangan, selisih, kapasitas atau status diragukan sebelum mengganggu order.

Staff DC Jasri: menerima, menata, menjaga kondisi, mengambil/memeriksa/menyerahkan barang sesuai tugas dan SOP, mencatat realisasi serta melaporkan ketidaksesuaian ke Koordinator. Posting sistem hanya sesuai petugas/akses yang ditetapkan, bukan digandakan dengan Admin.

Hasil wajib: saldo per SKU–batch–status–lokasi, receipt/transfer/order yang tertelusur, bukti checking dan penerima handover, daftar pending serta laporan akhir shift. Jumlah staf, shift, kapasitas dan PIC belum ditetapkan; penerapan per lokasi diverifikasi sebelum go-live.

Penjabaran usulan organisasi Yasa; bukan kutipan JD baru yang sudah disahkan. Wewenang, personel, akses dan target diselaraskan dengan HR/pimpinan serta delegasi yang berlaku.

Koordinator DC Padang Galak & StaffUSULAN · Rincian per lokasi pada usulan struktur

Melapor kepada: DC Supervisor. Membawahi: Staff DC Padang Galak.

Koordinator: menyusun tugas/shift DC Padang Galak, memeriksa penerimaan dan status FG, lokasi, batch/expiry, alokasi, picking/checking, transfer dan handover; memverifikasi bukti/stok serta mengonsolidasikan laporan area untuk DC SPV. Mengeskalasi kekurangan, selisih, kapasitas atau status diragukan sebelum mengganggu order.

Staff DC Padang Galak: menerima, menata, menjaga kondisi, mengambil/memeriksa/menyerahkan barang sesuai tugas dan SOP, mencatat realisasi serta melaporkan ketidaksesuaian ke Koordinator. Posting sistem hanya sesuai petugas/akses yang ditetapkan, bukan digandakan dengan Admin.

Hasil wajib: saldo per SKU–batch–status–lokasi, receipt/transfer/order yang tertelusur, bukti checking dan penerima handover, daftar pending serta laporan akhir shift. Jumlah staf, shift, kapasitas dan PIC belum ditetapkan; penerapan per lokasi diverifikasi sebelum go-live.

Penjabaran usulan organisasi Yasa; bukan kutipan JD baru yang sudah disahkan. Wewenang, personel, akses dan target diselaraskan dengan HR/pimpinan serta delegasi yang berlaku.

Koordinator DC Jakarta & StaffUSULAN · Rincian per lokasi pada usulan struktur

Melapor kepada: DC Supervisor. Membawahi: Staff DC Jakarta.

Koordinator: menyusun tugas/shift DC Jakarta, memeriksa penerimaan dan status FG, lokasi, batch/expiry, alokasi, picking/checking, transfer dan handover; memverifikasi bukti/stok serta mengonsolidasikan laporan area untuk DC SPV. Mengeskalasi kekurangan, selisih, kapasitas atau status diragukan sebelum mengganggu order.

Staff DC Jakarta: menerima, menata, menjaga kondisi, mengambil/memeriksa/menyerahkan barang sesuai tugas dan SOP, mencatat realisasi serta melaporkan ketidaksesuaian ke Koordinator. Posting sistem hanya sesuai petugas/akses yang ditetapkan, bukan digandakan dengan Admin.

Hasil wajib: saldo per SKU–batch–status–lokasi, receipt/transfer/order yang tertelusur, bukti checking dan penerima handover, daftar pending serta laporan akhir shift. Jumlah staf, shift, kapasitas dan PIC belum ditetapkan; penerapan per lokasi diverifikasi sebelum go-live.

Penjabaran usulan organisasi Yasa; bukan kutipan JD baru yang sudah disahkan. Wewenang, personel, akses dan target diselaraskan dengan HR/pimpinan serta delegasi yang berlaku.

Kepemimpinan dan pengembangan tim

Mengembangkan tiga SPV, koordinator dan staf

Hasil operasi dicapai melalui pembagian mandat, supervisi yang konsisten, pengembangan kompetensi, dan tindak lanjut yang adil.

Dalam struktur usulan, saya memberikan arah kepada PPIC SPV, Warehouse SPV dan DC SPV sebagai tiga bawahan langsung. Masing-masing SPV mengarahkan koordinator dan staf jalurnya; saya menilai konsistensi rencana, stok dan hasil ketiga jalur. PPIC SPV memeriksa rencana, kebutuhan bahan dan perubahan melalui Koordinator PPIC. Warehouse SPV dan DC SPV mengendalikan pekerjaan fisik, dokumen serta serah terima pada area masing-masing. Koordinator/PIC memimpin area dan staf menjalankan pekerjaan sesuai kompetensi. Temuan dibahas sebagai bahan perbaikan dengan bukti; risiko keselamatan, mutu atau integritas tetap dapat dieskalasikan langsung.

Tahapan waktu mengikuti rencana utama 90 hari. Bagian ini berfokus pada pembinaan PPIC SPV, Warehouse SPV dan DC SPV, lalu pengembangan koordinator/staf pada jalurnya sesuai cakupan masing-masing, serta penyiapan petugas pengganti.

USULAN STRUKTUR · TIGA SUPERVISOR

Arahan melalui tiga SPV; bukti dan hambatan kembali ke Manager

Usulan Yasa untuk pembahasan organisasi. Piagam Manager tetap menjadi acuan mandat; penambahan jabatan dan perubahan garis pelaporan memerlukan pengesahan perusahaan.

ATASAN LANGSUNG · NI LUH SOMAWATI — DEPUTY COO | AKUNTABILITAS EKSEKUTIF · I NENGAH RIADI — COOPPIC & Warehouse Manager

Memimpin rencana produksi/material, integritas stok, sumber daya dan kinerja ketiga jalur supervisi.

01 · PERENCANAANPPIC Supervisor
↓ PPIC Coordinator↓ PPIC Staff

Stok FG seluruh DC dan toko + histori penjualan → kebutuhan produksi/material → jadwal dan kendali perubahan.

02 · BAHAN AWALWarehouse Supervisor
↓ Koordinator Bahan Kemas↓ Staff Bahan Kemas
↓ Koordinator Raw Material / Bahan Baku↓ Staff Bahan Baku

Data bahan awal yang akurat, penyimpanan, kesiapan bahan released dan issue/return produksi.

03 · PRODUK JADIDC / Stockroom Produk Jadi Supervisor
↓ Koordinator DC Jasri↓ Staff DC Jasri
↓ Koordinator DC Padang Galak↓ Staff DC Padang Galak
↓ Koordinator DC Jakarta↓ Staff DC Jakarta

Saldo FG per DC, batch/status, transfer antar-DC, picking/checking serta serah terima ke Logistics.

Cara membaca: ketiga Supervisor sejajar dan melapor langsung kepada Manager. Koordinator melapor kepada SPV jalurnya; staf melapor kepada koordinator masing-masing. Supervisor tidak saling membawahi.
Status usulan: PPIC SPV, penataan Warehouse serta DC SPV dan koordinator lokasi adalah rancangan organisasi; nama pemegang jabatan, jumlah staf, akses dan tanggal efektif belum ditetapkan. Penempatan In Out, Admin, Stock Keeper, Bulk/Amenities dan Sortir belum ditentukan dalam usulan ini; tugas pada JD tetap ditampilkan sebagai referensi untuk dipetakan, bukan otomatis dihapus/dialihkan.

Pelaporan: staf → koordinator → SPV jalur → Manager → Ni Luh Somawati. Setiap SPV mengonsolidasikan hasil areanya: PPIC membawa rencana versus aktual dan kesiapan material; Warehouse membawa saldo serta kesiapan bahan awal; DC membawa saldo/kesiapan FG tiap lokasi dan transfer. Manager menyatukan ketiganya. Risiko material atau keputusan di luar kewenangan segera kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi.

Memimpin melalui SPV: arah jelas, keputusan terukur, tim berkembang

Saya menetapkan hasil yang harus dicapai, prioritas dan batas keputusan; PPIC SPV mengendalikan perencanaan melalui Koordinator PPIC; Warehouse SPV mengendalikan bahan awal melalui dua koordinator; DC SPV mengendalikan tiga lokasi melalui koordinator masing-masing. Ini pembagian kerja usulan, berlaku setelah pengesahan. Saya menilai kualitas rencana, keputusan dan tindak lanjut SPV melalui bukti lapangan, lalu memberi dukungan untuk mengatasi hambatan. Penugasan langsung saat keadaan mendesak dicatat dan diselaraskan kembali dengan SPV agar prioritas serta tanggung jawab tetap jelas.

Pengarahan awal shift dan serah terima mengikuti jadwal koordinasi operasional. Sesi pembinaan berikut menilai cara SPV mengambil keputusan dan mengembangkan tim.

Pembinaan SPV dan pengembangan kompetensi
RitmePeran saya dan SPVBukti yang ditinjau
Mingguan · coaching (pembinaan) SPVUsulan sesi 30 menit: pilih satu keputusan atau gap utama, bahas fakta dan pilihan, dengarkan pertimbangan SPV, sepakati perbaikan serta dukungan saya. Pada review berikutnya, periksa pelaksanaan dan pelajarannya.Catatan coaching: kejadian, analisis SPV, umpan balik spesifik, tindakan, dukungan, PIC, tenggat dan hasil review. Gunakan scorecard (ringkasan ukuran kinerja) untuk membaca tren dan memeriksa kualitas keputusan.
Bulanan · kompetensi dan kapasitasSaya meninjau perkembangan SPV/PIC, kecukupan personel dan backup. SPV membawa hasil demonstrasi kerja, kebutuhan latihan serta data beban kerja. HR dan QA/Systems mendukung sesuai bidangnya.Matriks tugas/kompetensi, hasil praktik yang diperiksa, akses yang disahkan, kecukupan pemeriksa terpisah serta rencana pengembangan. Personel tambahan atau biaya diajukan berdasarkan kebutuhan yang terbukti.
Contoh coaching: reminder stok kritis belum menghasilkan tindak lanjutIlustrasi pembinaan SPV berdasarkan pelajaran audit inventory

Situasi ilustratif: PIC sudah mengirim informasi bahan kemas menipis, tetapi register belum memuat respons PPIC/Purchasing, ETA dan keputusan jika pasokan terlambat. SPV menyampaikan bahwa reminder telah dikirim.

Cara saya membina: minta SPV menunjukkan kebutuhan, usable stock (stok yang layak digunakan), bukti pengiriman informasi, respons dan tenggat. Bahas pertanyaan: kapan bahan dibutuhkan, siapa pejabat pengambil keputusan, pilihan apa yang tersedia, dan kapan perlu eskalasi? Beri umpan balik spesifik bahwa penyampaian informasi perlu diikuti pengendalian risiko sampai ada rencana pemenuhan yang terkonfirmasi.

Kesepakatan: SPV menetapkan PIC, melengkapi tanggal kebutuhan dan meminta konfirmasi rencana dari fungsi terkait dengan tenggat yang disepakati. Saya membantu menyelesaikan hambatan lintas fungsi atau keputusan di luar mandat. SPV memeriksa data dan melaporkan gap sebelum berdampak pada produksi.

Review: periksa register beserta respons dan bukti realisasi. Nilai kemampuan SPV mengenali risiko, menyusun pilihan, mendelegasikan, serta mengeskalasi tepat waktu; konfirmasi pemulihan fisik/transaksi sesuai alur. Contoh ini merupakan rencana praktik pembinaan, bukan klaim keberhasilan yang telah terjadi.

Pembinaan khusus Koordinator PPIC

Setiap minggu PPIC SPV membina Koordinator untuk menjelaskan satu perubahan jadwal atau shortage; saya meninjau hasil bersama PPIC SPV: data yang dipakai, asumsi yang belum pasti, pilihan yang dibandingkan, dampak terhadap order lain dan alasan rekomendasi. PPIC Staff dilatih menunjukkan ulang perhitungan kebutuhan dari sumbernya; hasil tidak dinilai hanya dari file laporan yang selesai.

Kompetensi diuji melalui ketepatan BOM/UOM, kemampuan menyusun jadwal yang layak, membaca kapasitas, menindaklanjuti ETA dan mempertahankan riwayat baseline. Saya meninjau hasil bersama realisasi Production dan konfirmasi SPV. Backup diuji pada tugas nyata dengan akses yang disahkan; bila gap bersumber dari beban atau data, dukungan dan pemilik perbaikannya ditetapkan.

Menangani gap kinerja dan menyiapkan backup

Pembinaan berdasarkan penyebab dan bukti
Penyebab yang perlu dibuktikanTindakan kepemimpinanKriteria review
Instruksi, proses atau serah terima belum jelasDengarkan penjelasan petugas dan periksa alur aktual. Perjelas hasil, SOP, akses, pemeriksa serta penerima; SPV meminta petugas menjelaskan kembali tugas dan mendampingi percobaan pelaksanaan.Petugas memahami mandat dan dapat menyelesaikan tugas dengan bukti yang benar. Hambatan proses memiliki penanggung jawab perbaikan dan tenggat.
Kompetensi atau kapasitas belum memadaiBerikan demonstrasi, latihan didampingi dan pemeriksaan praktik penerimaan, status mutu, FEFO, satuan barang, serah terima, posting serta penghitungan stok. SPV meninjau beban kerja/kompleksitas serta backup yang kompeten; saya menyediakan dukungan atau mengajukan sumber daya sesuai delegasi.Kelulusan berdasarkan praktik sesuai SOP dan hasil pemeriksaan; backup diuji untuk tugas kritis dengan akses sah. Jumlah tugas tidak dinaikkan dengan mengorbankan keselamatan, mutu atau pemisahan tugas.
Masalah berulang setelah dukungan dan ekspektasi jelasTinjau kembali bukti serta kesempatan klarifikasi. Sepakati perbaikan individu, dukungan, tenggat dan review. Bila perlu pembinaan formal, libatkan HR sesuai prosedur perusahaan dan jaga kerahasiaan catatan personel.Tindakan dan hasil terdokumentasi secara terbatas; nilai konsistensi kerja dan faktor di luar kendali petugas. Hargai pelaporan dini, perbaikan yang bertahan serta kontribusi tim secara spesifik.

Bukti kesiapan yang saya bawa: pengalaman supervisi operasional sebagai Pharmacy Manager/APJ serta pendampingan belajar sebagai mentor menjadi dasar pembagian tugas, umpan balik dan pengembangan kompetensi. Dalam warehouse, saya akan membuktikan penerapannya melalui rencana shift yang dijalankan SPV, hasil coaching, kompetensi PIC/backup dan tren hasil operasi pada review 30–60–90 hari. Rencana ini tidak mengasumsikan bahwa pembinaan tim warehouse tersebut sudah saya laksanakan.

Transisi peran saya: dalam penugasan sebagai Manager, saya akan bertanggung jawab atas operasi dan hasil tim sesuai mandat yang disahkan. Pengalaman audit digunakan untuk memperkuat keputusan serta kontrol; audit independen atas area yang saya kelola tetap dilakukan pemeriksa yang ditunjuk terpisah. Saya tidak menjadi satu-satunya pihak yang menilai efektivitas pekerjaan sendiri.

Laporan kepada Deputi COO: hasil layanan/stok, perkembangan SPV/PIC, risiko dan CAPA, kapasitas serta keputusan yang dibutuhkan. HR dilibatkan pada uraian tugas, pelatihan, penempatan dan pembinaan; eskalasi strategis/sumber daya ke COO mengikuti kewenangan.

Mandat dan koordinasi

Kewenangan dan koordinasi

PPIC & Warehouse Manager memimpin integritas rencana dan stok. Penyesuaian rencana rutin dilakukan dalam parameter yang disetujui; pilihan lintas fungsi yang belum terselesaikan dibawa kepada Ni Luh Somawati. Risiko material segera dilaporkan kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi.

Batas tanggung jawab saya: barang dan transaksi selama berada dalam penguasaan warehouse, catatan lokasi, pelaksanaan count, tata kerja dan produktivitas tim. Saya memiliki asumsi perencanaan, jadwal produksi, kebutuhan bahan dan parameter persediaan melalui tim PPIC, serta integritas stok dan eksekusi melalui tim gudang. Produksi memiliki pelaksanaan manufaktur; Procurement memiliki pembelian dan komitmen pemasok; Logistics memiliki transportasi; Quality memiliki penerimaan mutu, hold dan release. Finance/Accounting menjaga otorisasi, penilaian dan pemeriksaan independen.

BAGAN KEPUTUSAN DAN ESKALASI · SESUAI PIAGAM

Pilih jalur berdasarkan kewenangan dan tingkat risiko

Manager mengelola urusan rutin secara mandiri dalam anggaran, kebijakan dan delegasi yang disetujui. Tingkat risiko menentukan kebutuhan eskalasi.

01 · RUTIN DALAM MANDATManager memutuskan → seluruh tim melaksanakan

Prioritas harian, pembagian sumber daya disetujui, alur/lokasi gudang, jadwal count dan penyesuaian rencana dalam prioritas, kapasitas serta parameter disetujui.

Koordinasikan fungsi terdampak dan simpan bukti. Tidak menambahkan lapisan persetujuan untuk setiap keputusan rutin.
02 · PERLU PENYELESAIAN LINTAS FUNGSIManager → Ni Luh Somawati — Deputy COO

Kekurangan, rencana tidak layak, pilihan lintas fungsi belum terselesaikan dan kegagalan berulang. Bawa fakta, dampak, pilihan serta rekomendasi.

Ni Luh Somawati mengoordinasikan penyelesaian dan evaluasi. Keputusan besar atau sumber daya utama mengikuti kewenangan I Nengah Riadi.
03 · MATERIAL / DI LUAR KEWENANGANSegera kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi — COO

Kerugian material, selisih tanpa penjelasan, penyimpanan tidak aman, kegagalan ketertelusuran, risiko mutu serta keputusan di luar kewenangan.

Batasi aktivitas terdampak dalam mandat, amankan bukti dan libatkan Quality, Finance atau HR sesuai kebutuhan. Tidak menunggu rapat rutin.

Perubahan organisasi: kebutuhan tambahan Supervisor/Manager atau pemisahan tanggung jawab → analisis beban kerja, kemampuan, biaya dan kontrol → usulan melalui Ni Luh Somawati → persetujuan I Nengah Riadi, dengan HR/Finance bila relevan.
Batas fungsi: Procurement membeli; Production menjalankan manufaktur; Logistics mengangkut; Quality menetapkan status; Finance/Accounting menjaga otorisasi serta penilaian. Piagam tidak menetapkan batas uang atau target KPI numerik.

Keputusan Manager dan bukti pengendaliannya
SituasiTindakan sayaBatas dan bukti
Rencana produksi, material dan perubahan jadwalMenetapkan prioritas dan menyesuaikan rencana melalui tim PPIC dalam permintaan, kapasitas, parameter stok dan sumber daya yang disetujui, setelah koordinasi fungsi terdampak.Simpan versi, alasan, analisis dampak dan konfirmasi penerima. Pilihan material atau konflik yang belum selesai melalui Ni Luh Somawati; perubahan organisasi melalui Ni Luh Somawati untuk persetujuan I Nengah Riadi. Tidak memindahkan pembelian, manufaktur atau pelepasan mutu ke Manager.
Pekerjaan rutin gudangMenetapkan urutan receiving (penerimaan barang), lokasi penempatan, pengaturan penyimpanan dan jadwal hitung; mengarahkan tim melalui SPV.Menggunakan personel, akses dan sumber daya yang disetujui. Catat penugasan, perubahan prioritas dan hasilnya; keputusan rutin dalam delegasi tidak perlu menunggu persetujuan berulang.
Selisih atau koreksi persediaanMemimpin penelusuran, memeriksa bukti dan mengajukan tindakan koreksi yang sesuai penyebab.Kewenangan menyelidiki dan merekomendasikan tidak otomatis mencakup persetujuan akhir adjustment. Pemberi persetujuan mengikuti matriks yang disahkan; koreksi diposting petugas terpisah dan diverifikasi kembali.
Layout, kapasitas dan keselamatanMengatur zonasi, akses barang, housekeeping dan beban kerja; mengamankan area berisiko serta menyiapkan pilihan penanganan hambatan kapasitas.Perubahan fasilitas, biaya atau cara kerja di luar delegasi diajukan dengan dampak, kebutuhan sumber daya dan rekomendasi. Status mutu tetap ditetapkan Quality.
Komitmen biaya dan keputusan lintas fungsiMenggunakan anggaran/delegasi terverifikasi dan membawa persoalan di luar lingkup kepada pimpinan Operations.Tidak menetapkan nominal kewenangan sendiri, memecah komitmen untuk melewati batas, atau menganggap review kontrak sebagai izin tanda tangan. Pembelian dan pembayaran mengikuti otorisasi masing-masing; tidak adanya respons bukan persetujuan.
Risiko material atau keputusan di luar lingkupSegera melaporkan kehilangan tanpa penjelasan, selisih signifikan, penyimpanan berbahaya, keterbatasan kapasitas dan adjustment di luar otoritas, beserta fakta, dampak, pengamanan dan usulan.Kekurangan, rencana tidak layak, konflik belum selesai dan kegagalan berulang melalui Ni Luh Somawati. Risiko material serta keputusan di luar kewenangan segera kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi, melibatkan fungsi terkait. Ketidakhadiran approver tidak otomatis memindahkan kewenangan.
Pembagian tanggung jawab lintas fungsi; rincian pelaksanaan diselaraskan saat rapat awal
Keputusan / proses Penanggung jawab akhir Pelaksana dan koordinasi
Arahan, pelaporan dan eskalasi OperationsDeputi COO; diteruskan kepada COO untuk keputusan sesuai kewenangannyaPPIC & Warehouse Manager menyampaikan hasil, risiko, CAPA, kebutuhan sumber daya dan permohonan keputusan. HR mendukung aspek organisasi/personel bersama atasan Operations, bukan menggantikan jalur pelaporan.
Akurasi stok dan operasi stockroom PPIC & Warehouse Manager Warehouse SPV untuk bahan baku/bahan kemas dan DC SPV untuk produk jadi pada tiga DC sesuai usulan, dibantu koordinator/staf/Admin serta pemeriksa rekonsiliasi yang ditetapkan; cycle count (penghitungan stok berkala) independen serta status/batch/location discipline.
Forecast dan parameter replenishment (pengisian ulang stok) PPIC & Warehouse Manager melalui tim PPIC; kebijakan kanal serta pelaksanaan retail diselaraskan dengan Commercial/Retail Planning mengolah demand dan parameter; Retail memvalidasi promosi/assortment; Warehouse memvalidasi stok dan lead time (waktu tunggu pemenuhan); Finance meninjau dampak modal kerja.
Alokasi antar-kanal saat supply terbatas Pimpinan Commercial yang ditunjuk manajemen Planning, Retail, dan penanggung jawab kanal penjualan menetapkan prioritas; Warehouse/DC mengeksekusi keputusan alokasi yang tercatat.
Pemenuhan dan pengiriman DC–toko PPIC & Warehouse Manager untuk kesiapan DC; Head of Logistics / Distribution untuk transportasi dan pengantaran; Retail untuk penerimaan toko DC SPV melalui koordinator lokasi mengendalikan picking (pengambilan barang sesuai pesanan)/checking dan serah terima; Logistics memastikan transport serta ETA; toko mengonfirmasi penerimaan. Usulan DC SPV melapor kepada PPIC & Warehouse Manager, dengan koordinasi pengiriman lintas fungsi; penerapan mengikuti pengesahan.
Ketersediaan di rak dan disiplin stok toko Head of Retail Store Manager memimpin penerimaan, refill, POS posting, pencatatan non-saleable, dan pemeriksaan rak.
Recovery supply dan QC release PPIC & Warehouse Manager untuk rencana pasokan; Production untuk manufaktur; Quality untuk keputusan mutu Production dan Procurement menyelesaikan hambatan supply; QA/QC menangani inspeksi/release; Warehouse menyediakan data shortage dan status barang.

Koordinasi harian mengikuti ritme kerja tim; pembahasan permintaan dukungan serta evaluasi penugasan terpusat pada kesepakatan bersama HR dan atasan.

Kolaborasi lintas fungsi

Hubungan kerja lintas fungsi

Keberhasilan peran ini membutuhkan definisi serah terima, kualitas data, dan otorisasi yang jelas di antara fungsi terkait.

PPIC & Warehouse Manager
Procurement / PurchasingPPIC menyampaikan kebutuhan bersih bahan serta tanggal kebutuhan berdasarkan stok Warehouse yang terverifikasi. Procurement/Purchasing menangani pemasok, harga, PO dan komitmen pembelian; mengonfirmasi jumlah serta ETA. Warehouse memverifikasi penerimaan dan melaporkan ketidaksesuaian.
QA / QCIncoming inspection, quarantine, release, rejection, dan traceability (ketertelusuran barang).
Commercial / RetailMemvalidasi kebutuhan, promosi dan prioritas kanal. Tim PPIC di bawah Manager menyusun rencana persediaan/produksi dari permintaan tersebut; Retail mengonfirmasi penerimaan dan ketersediaan rak.
Production / MaintenancePPIC menguji rencana terhadap kapasitas efektif, jadwal perawatan dan kendala yang dikonfirmasi. Warehouse menyiapkan issue/return bahan released; Production menjalankan manufaktur serta mencatat hasil, pemakaian dan deviasi. PPIC meninjau realisasi untuk memperbarui rencana.
Logistics & DistributionDC SPV melalui koordinator lokasi menyiapkan picking (pengambilan barang sesuai pesanan)/checking, packing serta bukti serah terima. Logistics mengendalikan transportasi, rute dan pengantaran; DC memantau transfer/in-transit, dan Retail mengonfirmasi receipt serta ketersediaan di toko.
Finance & SystemsAccounting merekonsiliasi saldo bersama Warehouse; Finance meninjau nilai dan otorisasi biaya, sedangkan Systems menjaga akses, master lokasi dan audit trail sesuai mandat.
Pengendalian mutu warehouse

Persyaratan CPKB dan bukti pelaksanaan

Ketersediaan produk harus berasal dari persediaan yang telah diluluskan, disimpan sesuai persyaratan, dan dapat ditelusuri. Pemulihan stockout (kekosongan stok) tetap mengikuti pengendalian mutu.

Acuan utama adalah CPKB 2020.pdf, PerBPOM Nomor 31 Tahun 2020, terutama Bab III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, XI, dan XIII. Peraturan ini mengubah PerBPOM Nomor 25 Tahun 2019 dan tercatat berlaku pada JDIH BPOM saat penelusuran 14 Oktober 2026.

Nomor halaman di bawah adalah urutan halaman PDF (1–263), bukan nomor cetak di dalam dokumen. Matriks ini memetakan persyaratan ke rancangan kerja; status pemenuhan aktual ditentukan setelah pemeriksaan lapangan dan pemeriksaan bukti bersama fungsi mutu.

Cakupan penerapan: persyaratan CPKB dipetakan langsung ke gudang dalam kegiatan industri kosmetika. Untuk DC dan toko, kendali kondisi simpan, status produk, dan traceability (ketertelusuran barang) diteruskan melalui SOP serta kesepakatan serah terima dengan Logistics/Retail; cakupan fasilitas dan sertifikasinya dikonfirmasi dengan QA/Regulatory. Dokumen ini tidak menyatakan seluruh toko atau DC wajib memiliki sertifikat CPKB.

Matriks persyaratan, tindakan awal, dan bukti pemenuhan

Personel, kewenangan, dan pelatihan1.2.1; 3.1.3–3.1.4; 3.2. PDF hlm. 8, 12–14.

Penerapan / PIC

Manager menyusun uraian tugas/PIC bersama HR untuk pengesahan sesuai delegasi Deputi COO/COO. Supervisor menilai kecukupan tim/kompetensi; QA melatih status mutu, hygiene, FIFO/FEFO dan traceability. Personel bahan berbahaya mendapat pelatihan khusus.

Bukti

Bagan/uraian tugas berlaku; matriks kompetensi; catatan materi, peserta, instruktur, tanggal, serta evaluasi efektivitas. Kewenangan pelulusan/penolakan ditetapkan fungsi Pengawasan Mutu.

Kapasitas, zonasi, dan status persediaan4.12; 11.1.1; 11.1.4. PDF hlm. 19–20, 60–63.

Penerapan / PIC

Supervisor dan PIC area memetakan kapasitas serta pemisahan karantina, diluluskan, ditolak, retur, dan recall. Sediakan ruang/lemari sampel pertinggal produk jadi dalam koordinasi QA/QC.

Bukti

Layout, label status, daftar akses, dan uji bahwa barang belum diluluskan tidak dapat di-issue/dikirim. CPKB mengenal pemisahan fisik atau sistem; bila mengandalkan sistem, keandalan blokir dan dokumentasinya harus diperiksa.

Kondisi simpan dan alat ukur4.12.2; 5.3; 9.2; 11.1.2. PDF hlm. 20, 22, 56–57, 61–62.

Penerapan / PIC

QA menetapkan kondisi sesuai spesifikasi/label/CoA; Supervisor dan Stock Keeper memantau suhu/kelembapan sesuai SOP, lokasi sensor, dan kebutuhan bahan/produk. Maintenance memastikan alat ukur dirawat dan dikalibrasi.

Bukti

Daftar persyaratan per SKU, log pemantauan, daftar alat serta status kalibrasi, catatan penyimpangan dan penilaian dampak mutu. Batas suhu maupun kelembapan tidak ditetapkan seragam tanpa dasar spesifikasi.

Sanitasi, higiene, dan pengendalian hamaBab VI; 6.1.3–6.1.6; 6.2.4; 11.1.2. PDF hlm. 22–26, 62.

Penerapan / PIC

Supervisor menetapkan jadwal, metode, dan petugas pembersihan; Stock Keeper memeriksa kebersihan/hama. Larang makan, minum, dan merokok di gudang; pisahkan bahan sanitasi dan pestisida dari bahan/produk.

Bukti

SOP dan log pembersihan, pemeriksaan hama/tindak lanjut, tempat penyimpanan bahan sanitasi, pelatihan higiene, serta pakaian kerja sesuai tugas. Penanganan personel sakit/luka mengikuti QA dan HR dengan menjaga kerahasiaan data kesehatan.

Receiving (penerimaan barang) dan karantina bahan awal7.1.2; 11.1.3; 11.2.1. PDF hlm. 28–30, 63–65.

Penerapan / PIC

Receiving memeriksa pemasok, surat pesanan/pengiriman, CoA bahan baku, jumlah, label, dan kondisi kemasan. Admin memberi identitas intern serta mencatat receipt; QC menangani sampling/keputusan mutu.

Bukti

Checklist, dokumen/CoA sesuai batch, receiving register, label karantina, bukti release/reject, serta area bongkar muat terlindung cuaca. Sampling oleh personel terlatih dengan delegasi yang jelas.

Bahan berbahaya dan area sampling4.12.1; 11.1.5–11.1.6. PDF hlm. 20, 63–64.

Penerapan / PIC

RM Coordinator dan Supervisor memetakan bahan mudah terbakar/eksplosif serta kebutuhan ruang khusus dan pengamanan. QA/QC menetapkan pengambilan sampel yang mencegah kontaminasi; petugas warehouse tidak membuka wadah tanpa kewenangan/prosedur.

Bukti

Daftar bahan dan persyaratan penyimpanan, area terpisah, penampung kebocoran/pengamanan sesuai risiko, pembatasan akses bila diperlukan, serta prosedur dan catatan sampling.

Label dan bahan kemas cetak4.12.3; 7.7; 11.1.2.2. PDF hlm. 20, 35–37, 62.

Penerapan / PIC

Packaging Coordinator memisahkan identitas/versi label, menjaga kemasan dari debu, serta merekonsiliasi sisa berkode batch. Sisa tersebut menunggu keputusan Pengawasan Mutu sebelum digunakan kembali.

Bukti

Master spesifikasi/artwork disetujui, identitas lokasi, catatan issue/return dan sisa berkode, status karantina, serta keputusan disposition. Anak Lampiran VII.14 adalah contoh SOP untuk disesuaikan.

Pelulusan produk jadi sebelum distribusi3.1.3; 7.8; 11.1.2.4. PDF hlm. 12–13, 37, 63.

Penerapan / PIC

FG PIC menerima produk dengan status yang jelas. Admin mencatat karantina bila belum release; pengeluaran ke distribusi hanya memakai bukti pelulusan Pengawasan Mutu. Manager tidak mengambil alih keputusan mutu karena shortage.

Bukti

Catatan penyerahan FG, tanda tangan/stempel atau bukti release sistem, status stok, dan pemeriksaan sebelum dispatch. Anak Lampiran VII.18 menjadi contoh penyusunan SOP FG.

FIFO/FEFO, integritas wadah, dan expiry7.1.2.4; 11.2.2.2–11.2.2.4. PDF hlm. 30, 65.

Penerapan / PIC

PIC area dan Stock Keeper memilih batch sesuai urutan expiry/penerimaan dan status. Barang expired, rusak, atau tidak digunakan ditandai dan dikeluarkan dari stok layak pakai/jual; penggantian wadah/label asli perlu persetujuan Pengawasan Mutu.

Bukti

Pick/issue list per batch, expiry register, alasan serta otorisasi penyimpangan sesuai SOP, status non-saleable, dan bukti disposition. Penandaan internal tidak boleh menghilangkan identitas asli.

Pencatatan dan sistem elektronik9.1; 9.1.1–9.1.5; 11.2.2.1. PDF hlm. 54–55, 65–66.

Penerapan / PIC

Admin dan Inventory Control menjaga riwayat penerimaan/pengeluaran per batch. QA mengendalikan SOP serta retensi; Systems menyiapkan validasi, keamanan akses, backup (petugas pengganti), dan kebijakan operasional dokumentasi elektronik.

Bukti

Dokumen berlaku/disahkan; koreksi menyisakan informasi asli, tanggal, dan identitas pengubah; catatan dapat ditelusuri. CPKB menyebut catatan pembuatan minimal 1 tahun setelah expiry; retensi tiap jenis catatan warehouse ditetapkan dalam kebijakan yang menjaga riwayat batch tersebut.

Retur, penolakan, dan pemusnahan7.1.3; 8.3; 11.1.1. PDF hlm. 30–31, 53–54, 60–61.

Penerapan / PIC

FG/Receiving mengidentifikasi dan memisahkan retur; Admin mencatat asal, alasan, batch, dan jumlah. Pengawasan Mutu menentukan evaluasi serta disposition; Warehouse mengeksekusi retur ke pemasok/pemusnahan berdasarkan keputusan dan SOP yang disetujui.

Bukti

Return/reject register, status hold, evaluasi mutu, keputusan tertulis, rekonsiliasi saldo, serta berita acara bila dimusnahkan. Retur tidak otomatis dicampur dengan stok diluluskan meskipun kemasan tampak baik.

Distribusi, recall, dan audit internalBab X; 13.2.1–13.2.6; Anak Lampiran XI.3. PDF hlm. 59–60, 71–72, 248.

Penerapan / PIC

Admin/FG/Logistics menjaga batch–jumlah–tujuan; Inventory Control merekonsiliasi. Penanggung Jawab Teknis mengoordinasikan recall; Warehouse mengamankan barang. QA/manajemen menetapkan audit dan tindak lanjut dengan pemeriksa independen dari area yang dinilai.

Bukti

Catatan distribusi, kontak tujuan, laporan mock recall beserta rekonsiliasi, area recall aman, serta laporan audit dan tindakan korektif. Bab X menetapkan audit seluruh aspek minimal setahun sekali; review uji coba dan cycle count (penghitungan stok berkala) mendukung, tetapi tidak menggantikannya.

Prioritas hari 1–7

  • Pemeriksaan lapangan bersama QA: zonasi/status, kebersihan, hama, kondisi simpan, dan perlindungan receiving/dispatch.
  • Uji sampel transaksi: barang belum release tidak bisa dialokasikan; expired/retur/recall tidak menjadi available.
  • Inventarisasi alat ukur, bukti kalibrasi, SOP berlaku, kompetensi petugas, serta catatan per batch.
  • Amankan barang yang identitas/statusnya tidak jelas atau kondisi simpannya menyimpang; keputusan mutu oleh fungsi berwenang.

Output hari 14–30

  • Gap (selisih antara kebutuhan dan kondisi aktual) register berisi klausul, temuan aktual, dampak, tindakan sementara, PIC, tenggat, dan bukti verifikasi.
  • SOP awal receiving–storage–issue/transfer, pemantauan lingkungan, sanitasi/hama, retur, dokumentasi, dan dukungan recall.
  • Pelatihan per fungsi dengan evaluasi praktik; daftar PIC/backup dan otorisasi yang disahkan.
  • Uji penelusuran satu batch: penerimaan/produksi → saldo → transfer → DC/toko; rekonsiliasi jumlah bersama QA dan Logistics.
Penanganan penyimpangan: petugas menghentikan penggunaan/pengiriman barang terdampak, memberi status hold, dan melapor kepada Supervisor serta QA/QC. Catat lokasi, batch, jumlah, waktu/durasi, kondisi aktual, dan tindakan sementara. Pengawasan Mutu menilai dampak serta menentukan release/reject; Manager memastikan tindakan perbaikan dan bukti penutupannya.

Suhu dan kelembapan: butir 11.1.2 memberi contoh kategori suhu ruang maksimal 30°C, ruang terkendali maksimal 25°C, dan dingin 2–8°C. Pemilihan kategori serta batas kelembapan mengikuti kebutuhan/spesifikasi bahan dan produk. Frekuensi pencatatan, titik pemantauan, alarm, dan respons penyimpangan dijabarkan dalam SOP; kategori penyimpanan ditetapkan sesuai kebutuhan masing-masing bahan atau produk.

Indikator pengendalian mutu yang ditambahkan: kelengkapan bukti release sebelum dispatch, kelengkapan catatan batch–tujuan, pelaksanaan pemantauan lingkungan dan sanitasi sesuai SOP, kepatuhan status kalibrasi, efektivitas pelatihan, serta penutupan penyimpangan dengan bukti. Tujuannya adalah seluruh pengiriman memiliki otorisasi mutu yang sah dan tidak ada barang hold/non-saleable yang dikirim sebagai produk tersedia.

Anak lampiran yang diberi label “Contoh” digunakan sebagai bahan penyusunan SOP/form perusahaan, bukan disalin sebagai ketentuan angka yang otomatis berlaku. Cycle count, target penurunan stockout, jadwal briefing, dan buffer persediaan merupakan rancangan kontrol operasional program ini, bukan angka wajib CPKB.

Kebijakan persediaan toko

Kebijakan pengisian stok toko

Parameter dibuat per SKU–toko sesuai penjualan, pola permintaan, lead time (waktu tunggu pemenuhan), frekuensi kirim, kapasitas, dan umur simpan.

Rancangan pendukung: RxStock — blueprint dan demo perencanaan persediaan retail ↗. Pelajari histori penjualan, pola musim, Pareto ABC, forecast, buffer dan draft PO per PCS ke Stockroom/DC internal, dengan perhitungan per SKU × toko. Demo memakai data simulasi dan belum terhubung ke StockWiz.

Bedakan tiga angka: safety stock (stok pengaman) adalah buffer ketidakpastian; reorder point (titik pemesanan ulang) adalah titik pemicu pemesanan; target stock adalah tingkat persediaan yang dituju setelah pengisian. Istilah “stok minimum” harus didefinisikan agar ketiganya tidak tertukar.

1. Ukur kebutuhan dan lead time

Hitung demand harian (d) setelah meninjau hari stockout (kekosongan stok), promosi, dan pola musim. Penjualan nol saat barang kosong bukan bukti demand nol. Estimasi kebutuhan yang tidak terpenuhi memakai hari sebanding ketika stok tersedia atau toko pembanding, dengan asumsi dicatat.

Lead time (L) dihitung dari keputusan/order pengisian sampai produk tersedia layak jual, termasuk persetujuan, antrean gudang, angkut, penerimaan, dan refill. Interval review (R) adalah jarak antar-review/order. Gunakan basis hari yang konsisten.

2. Kelompokkan prioritas persediaan

ABC digunakan untuk prioritas kontribusi nilai penjualan; XYZ untuk kestabilan permintaan. Keduanya dilengkapi flag produk utama, promosi, produk baru, dan lead time panjang. Klasifikasi berlaku per lokasi bila pola toko berbeda.

SKU prioritas mendapat pemeriksaan dan layanan lebih ketat. Slow mover memakai buffer serta lot lebih kecil; produk baru menggunakan analog dan review lebih sering. Parameter disesuaikan dengan karakteristik setiap toko.

3. Continuous review: pemicu order

ROP = d × L + safety stock selama L

Jika posisi persediaan sudah mencapai atau di bawah ROP, buat order sesuai kebijakan lot/target. Pendekatan ini membutuhkan pembaruan posisi stok yang andal dan pemantauan berkelanjutan.

4. Periodic review: order pada jadwal tetap

S = d × (L + R) + safety stock selama L + RQ = max(0, S − inventory position)

Untuk toko dengan jadwal kirim tetap, review tiap R hari dan pesan sampai target S. Proteksi mencakup lead time serta interval review. Buffer untuk L + R perlu dikalibrasi tersendiri, bukan otomatis memakai buffer ROP.

Inventory position (IP) = on-hand layak jual + open inbound (pasokan masuk) terkonfirmasi − committed demand yang belum dipenuhi. Jangan mengurangi reservasi dua kali apabila saldo sumber sudah net of reservation. Inbound terlambat/di luar horizon proteksi dicatat terpisah dan memicu eskalasi; ETA serta jumlahnya harus dapat dipercaya.

Menetapkan safety stock: pada uji coba, gunakan buffer hari yang disepakati berdasarkan fluktuasi demand dan ketidakpastian pengiriman. Ini parameter sementara. Setelah data cukup, kalibrasi dengan variasi demand/lead time dan tingkat layanan yang disepakati, lalu uji terhadap kejadian nyata. Target probabilitas tidak stockout tidak sama dengan persentase unit order yang terpenuhi.

Simulasi periodic review

Kebutuhan pengisian per SKU–toko

Angka ilustratif, bukan data Sensatia. Inbound diasumsikan terkonfirmasi, layak dialokasikan, dan tiba dalam horizon proteksi. Kapasitas, expiry, serta jadwal kedatangan perlu diperiksa sebelum order.

Target stock52unit · S
Inventory position16unit · IP
Usulan order36unit · sesuai pack size
Cakupan on-hand2,5hari

S = 4 × (3 + 7) + 12 = 52 · IP = 10 + 6 − 0 = 16 · Q = 36 unit

Contoh perhitungan dan pertimbangan lapangan

Contoh ilustratif · satu SKU di satu toko

Demand 4 unit/hari; lead time 3 hari; review tiap 7 hari; buffer sementara 12 unit untuk horizon 10 hari. On-hand layak jual 10 unit; inbound terkonfirmasi 6 unit tiba dalam horizon; committed demand 0.

S = 4 × (3 + 7) + 12 = 52 unit
IP = 10 + 6 − 0 = 16 unit
Q = 52 − 16 = 36 unit

Dengan pack size 6, usulan pengisian adalah 36 unit, setelah kapasitas toko dan expiry dicek. Namun on-hand hanya mencukupi 2,5 hari, sedangkan lead time 3 hari: tim tetap perlu mempercepat inbound atau mengatur pasokan sementara. Jumlah order yang benar belum tentu memulihkan kekosongan tepat waktu.

Angka ini bukan data Sensatia atau rekomendasi final. Jika kapasitas/umur simpan membatasi Q, naikkan frekuensi kirim atau tinjau assortment melalui persetujuan Retail; catat gap (selisih antara kebutuhan dan kondisi aktual) kebutuhan yang belum terpenuhi.

Kontrol tambahan: lakukan pembulatan pack size dengan mengecek kapasitas; terapkan FEFO dan batas remaining shelf life; kebutuhan display menjadi batas minimum yang disepakati, bukan tambahan otomatis yang menggandakan demand. Review parameter bulanan serta sebelum promosi, perubahan jadwal kirim, dan lonjakan penjualan.

Pengaman CPKB pada pengisian ulang: on-hand untuk perhitungan stok layak alokasi hanya mencakup produk yang diluluskan dan sesuai kondisi simpan. Quarantine, reject, expired, damaged, recall, dan retur yang belum diluluskan tidak menjadi available. Inbound terkonfirmasi yang masih menunggu release dilaporkan sebagai rencana pasokan bersyarat dengan ETA mutu, bukan dianggap siap memenuhi shortage. Percepatan pengiriman tidak menghapus persyaratan pelulusan.

Dasar konsep: Oracle — Inventory Optimization Calculations untuk safety stock dan reorder point; SAP — Running Replenishment (pengisian ulang stok) Planning untuk replenishment per lokasi serta kendala ruang dan umur simpan. Rancangan uji coba dan contoh di atas merupakan usulan penerapan untuk diskusi.

Hasil yang terukur

KPI dan evaluasi hasil

Definisi, sumber data, frekuensi, serta penanggung jawab KPI disepakati pada 30 hari pertama. Target berikut merupakan usulan awal; penetapan akhirnya mengikuti evaluasi kondisi awal, kapasitas pasokan, dan kesiapan tim.

UKURAN KEBERHASILAN

Dasar pengukuran hasil kerja

Scorecard (ringkasan ukuran kinerja) tanggung jawab langsung Manager

Saya mengusulkan evaluasi atas keandalan rencana produksi/material, parameter persediaan, integritas stok, kualitas penyerahan, kapasitas dan kemampuan seluruh tim. Setiap review mencantumkan baseline (kondisi awal pembanding) → target yang disahkan → realisasi → gap (selisih antara kebutuhan dan kondisi aktual) → tindakan/PIC/tenggat → bukti. Nilai awal dan target belum diisi sampai data lapangan terverifikasi; tidak ada angka capaian yang diasumsikan.

Ukuran fungsi gabungan PPIC dan warehouse, sumber bukti dan ritme pengendalian
Ukuran dan cara menghitungSumber data dan PICReview dan tindak lanjut Manager
01 · Akurasi catatan stok

Baris SKU–lokasi–batch–status sesuai hasil fisik ÷ seluruh baris yang dihitung × 100%. Basis waktu, UOM dan toleransi disahkan sebelum count. Sertakan stok fisik yang tidak tercatat; laporkan besar selisih unit per SKU dan nilai tervalidasi Accounting secara terpisah.

Count sheet, recount independen, snapshot Stockwiz pada cutoff (batas waktu pencatatan) yang sama dan log movement. Inventory Control mengompilasi; SPV mengoordinasikan count dan pemeriksa terpisah memverifikasi.Review mingguan; risiko selisih signifikan ditangani segera. Tinjau cakupan count agar hasil sampel tidak dianggap mewakili seluruh gudang. Akurasi dinilai dari hasil sebelum koreksi, dengan status penyelesaian dicatat terpisah.
02 · Keutuhan dan ketertelusuran barang

Baris sampel yang lengkap identitas batch, lokasi, status, kondisi dan dokumen movement ÷ seluruh baris sampel × 100%. Kehilangan tak terjelaskan, kerusakan dan pelepasan barang hold dicatat sebagai exception tersendiri meskipun persentase sampel tinggi.

Log penerimaan/perpindahan/issue, keputusan mutu, pemeriksaan kondisi simpan dan akses, serta bukti serah terima. PIC area dan Inventory Control; QA/QC memverifikasi aspek mutu.Pemantauan harian exception dan review sampel mingguan. Amankan barang berisiko, tetapkan PIC investigasi dan eskalasi segera untuk kehilangan, kondisi simpan tidak aman atau pelanggaran status mutu.
03 · Ketepatan picking (pengambilan barang sesuai pesanan) dan penyerahan

Baris penyerahan dengan SKU, batch, status, jumlah dan tujuan benar pada pemeriksaan pertama ÷ seluruh baris yang diperiksa × 100%. Ukur juga penyerahan lengkap yang diakui penerima tepat waktu ÷ seluruh penyerahan jatuh tempo × 100%.

Picking/checking sheet, permintaan awal, waktu janji yang disepakati sebelum jatuh tempo serta pengakuan penerima Logistics/Production. PIC FG/RM/Packaging di bawah koordinasi SPV.Review harian backlog (pekerjaan yang belum selesai) dan mingguan tren kesalahan. Pisahkan keterlambatan kesiapan warehouse dari transportasi atau perubahan kebutuhan. Penyerahan parsial tetap terlihat; tanggal janji awal tidak ditimpa.
04 · Ketepatan waktu transaksi

Transaksi fisik yang diposting dengan bukti lengkap dalam SLA yang disahkan ÷ seluruh transaksi fisik yang jatuh tempo posting × 100%. Laporkan jumlah dan umur backlog dari waktu kejadian fisik, termasuk movement yang belum masuk sistem.

Log receiving (penerimaan barang)/issue/transfer bernomor, bukti fisik dan timestamp Stockwiz. Admin menyusun antrean; PIC area mengonfirmasi kejadian fisik; Inventory Control merekonsiliasi kelengkapan.Review harian melalui laporan konsolidasi SPV. Prioritaskan backlog berisiko dan pembenahan serah terima. Gangguan sistem dicatat beserta kontrol sementara dan rekonsiliasinya.
05 · Penyelesaian selisih

Kasus jatuh tempo yang selesai dengan bukti terverifikasi ÷ seluruh kasus jatuh tempo × 100%. Tampilkan juga seluruh kasus terbuka menurut umur sejak ditemukan, tingkat risiko dan pengulangan; bila tidak ada kasus jatuh tempo, rasio dilaporkan N/A.

Register selisih, investigasi, referensi approval, posting/read-back (pembacaan ulang data sumber) dan rekonsiliasi bisnis. Inventory Control mengelola register; SPV menjalankan tindakan proses; pemeriksa terpisah menilai efektivitas CAPA bila diperlukan.Review mingguan dan eskalasi segera untuk risiko material. Penutupan membutuhkan koreksi yang sesuai penyebab serta bukti pemeriksaan; adjustment saldo saja tidak membuktikan akar masalah selesai. Target waktu mengikuti tingkat risiko dan delegasi.
06 · Kapasitas aman dan produktivitas

Lokasi terpakai ÷ kapasitas lokasi aman yang ditetapkan × 100%, dipisahkan per zona/jenis lokasi. Produktivitas = baris pekerjaan selesai dan lolos pemeriksaan ÷ jam kerja tim pada aktivitas yang sama; rework dan lembur ditampilkan.

Peta bin/zona dan kapasitas terverifikasi, inspeksi akses/housekeeping, log pekerjaan dan jam kerja. SPV bersama PIC area; fungsi keselamatan/QA dilibatkan sesuai kebutuhan.Review kapasitas mingguan serta tren produktivitas dengan kompleksitas pekerjaan sebanding. Kapasitas maksimum bukan target pengisian; sisakan ruang kerja sesuai standar. Kenaikan output diterima bila mutu, akurasi dan keselamatan terjaga.
07 · Kesiapan SPV, PIC dan backup (petugas pengganti)

Tugas kritis dengan pelaksana dan backup yang telah lulus demonstrasi kompetensi ÷ seluruh tugas kritis yang dipetakan × 100%. Review kemampuan SPV menyusun rencana, memeriksa realisasi dan mengeskalasi hambatan dengan rekomendasi.

Matriks tugas/kompetensi, checklist praktik, catatan coaching (pembinaan) dan laporan shift. SPV memelihara bukti; Manager menilai perkembangan; HR dan fungsi teknis mendukung penetapan kompetensi.Coaching mingguan dan evaluasi bulanan. Kehadiran pelatihan belum berarti kompeten. Tetapkan latihan lanjutan, pemeriksa dan tenggat untuk gap; backup tetap mengikuti akses serta pemisahan tugas.
08 · Kepatuhan rencana produksi

Pesanan produksi terjadwal yang selesai sesuai kuantitas dan waktu ÷ seluruh pesanan produksi yang jatuh tempo pada periode × 100%. Acuan diterbitkan sebelum periode; revisi dan pesanan parsial tetap ditampilkan.

Rencana berversi, realisasi Production, waktu selesai dan status mutu yang relevan. Koordinator PPIC mengompilasi bersama Production.Review harian deviasi dan mingguan tren. Pisahkan kesalahan asumsi/jadwal, shortage, gangguan produksi dan keterlambatan mutu; perubahan baseline tidak boleh menaikkan capaian secara semu.
09 · Ketersediaan material saat mulai produksi

Jadwal mulai produksi dengan seluruh material yang diperlukan tersedia dan released pada waktu kebutuhan ÷ seluruh jadwal mulai yang jatuh tempo × 100%. Definisi kelengkapan dan cutoff dikunci per periode.

BOM/kebutuhan disahkan, jadwal awal, stok/batch/status, material readiness dan bukti issue. PPIC serta SPV; Quality memvalidasi release.Review sebelum jadwal mulai dan mingguan. Catat shortage, ETA usable, durasi keterlambatan, produk terdampak dan pemilik tindakan. Inbound belum release tidak dihitung siap.
10 · Umur dan risiko persediaan

Kuantitas serta nilai per kelompok umur/sisa masa simpan yang disepakati, termasuk slow moving, berlebih, obsolete dan berisiko expiry; tampilkan tindakan yang selesai dan yang terbuka.

Stok per SKU/lokasi/batch/status dan tanggal, histori movement, rencana kebutuhan. Inventory Control/PPIC; Accounting memvalidasi nilai, Quality menetapkan disposition.Review bulanan dan peringatan dini sesuai risiko. Manager menetapkan usulan pengurangan/realokasi sesuai mandat; penghapusan material perlu pemeriksaan dan persetujuan independen.
11 · Efisiensi modal kerja

Gunakan hari persediaan atau perputaran berdasarkan nilai yang divalidasi Finance. Contoh DIO = rata-rata nilai persediaan ÷ HPP periode × jumlah hari; basis penilaian, periode dan kategori harus sebanding.

Rata-rata nilai stok dan HPP dari Accounting/Finance, coverage SKU dan status excess dari PPIC. Jangan menjumlah kg/liter/pcs menjadi satu angka persediaan.Review bulanan bersama Finance. Nilai pengurangan excess dengan kesiapan bahan, stockout dan aging; penurunan stok tidak dinilai berhasil bila mengganggu layanan atau kontrol. Penyebut nol = N/A.
Aturan membaca hasil: tampilkan pembilang, penyebut, cakupan lokasi/SKU, periode, waktu pembaruan dan kelengkapan bukti bersama persentase. Penyebut nol ditulis N/A; data tidak lengkap ditandai belum dapat dinilai. Definisi, sampel, SLA dan target dikunci per periode; perubahan disetujui serta dicatat agar perbandingan tetap adil. Target produktivitas tidak mengurangi kontrol keselamatan, mutu atau integritas stok.

Scorecard digunakan pada review penugasan hari 30, 60 dan 90. Jadwal penilaian, peserta serta keputusan kelanjutan dijelaskan pada bagian HR.

Hasil layanan yang ditinjau bersama fungsi terkait

OSA, fill rate, OTIF, coverage dan dampak bisnis menunjukkan hasil rantai pasokan. Saya bertanggung jawab atas kontribusi PPIC dan warehouse; hasil akhir layanan ditinjau bersama Production, Logistics, Retail dan Keuangan. Penyebab kegagalan perencanaan dan pelaksanaan dilaporkan terpisah.

Ukuran layanan lintas fungsi dan pengaman persediaan
Indikator dan definisi Pengukuran / penanggung jawab Usulan evaluasi
On-shelf availability (OSA): observasi SKU–toko dengan barang layak jual di rak ÷ seluruh observasi assortment aktif yang wajib tersedia × 100%. Pemeriksaan rak pada jam tetap, dengan bukti; Retail. Sampel dan jam sama untuk perbandingan. Stockout (kekosongan stok) rate = 100% − OSA pada basis observasi yang sama. Usulan penurunan stockout relatif 20% dari kondisi awal uji coba pada hari 90. Contoh: 10% menjadi 8%, bukan turun 20 poin persentase. Validasi kelayakan setelah diagnosis.
DC unit fill rate: unit dipenuhi untuk order eligible ÷ unit diminta pada order eligible × 100%. Order cohort tetap, cut-off jelas, dan partial fulfillment dicatat; Logistics/DC. Order tidak diturunkan kuantitasnya untuk memperbaiki angka. Perbaikan terhadap kondisi awal disertai Pareto kekurangan; tingkat layanan final disahkan bersama kapasitas supply.
OTIF toko: order diterima tepat waktu dan lengkap ÷ order yang jatuh tempo pada periode × 100%. Sesuai waktu janji dan jumlah order awal; bukti receipt toko, bukan sekadar dispatch DC; Logistics. SLA per rute/toko ditetapkan setelah lead time (waktu tunggu pemenuhan) aktual diketahui; pantau order parsial dan terlambat.
Days of cover: on-hand layak jual ÷ demand harian; aging/expiry dipantau terpisah. Per SKU–lokasi; Planning dan Finance. Demand nol ditandai untuk review, bukan dipaksakan menjadi coverage normal. Tentukan batas coverage/nilai stok dan aging saat rapat awal program. Kenaikan stok harus dijelaskan oleh kebutuhan layanan, promosi, atau kebijakan yang disetujui.
Umur dan risiko persediaan: jumlah serta nilai stok menurut kelompok umur, sisa masa simpan dan status non-saleable; pisahkan stok lambat bergerak, rusak, ditahan dan kedaluwarsa.Inventory Control menyediakan data per SKU–lokasi–batch; Planning meninjau kebutuhan, Quality menetapkan status mutu dan Accounting memvalidasi nilai.Review bulanan serta peringatan dini sesuai SOP. Batas umur dan horizon peringatan disahkan berdasarkan karakter produk; tindak lanjut dicatat dengan PIC serta keputusan fungsi berwenang.
Penyelesaian akar masalah: tiket jatuh tempo yang ditutup dengan bukti perbaikan ÷ seluruh tiket jatuh tempo × 100%. Register tindakan dan pemeriksaan kejadian berulang; PPIC & Warehouse Manager bersama SPV terkait dan penanggung jawab proses. Tiga penyebab dominan memiliki tindakan terverifikasi pada hari 60; cek pengulangan hingga hari 90.

Estimasi penjualan yang berpotensi hilang menggunakan demand pembanding × durasi kosong × harga jual. Pisahkan asumsi substitusi dan perpindahan pembelian; angka tersebut bukan omzet yang otomatis pulih. Finance memvalidasi manfaat terhadap tambahan modal kerja serta biaya distribusi.

Business case untuk validasi Finance

Manfaat layanan dengan biaya dan modal kerja yang terkendali

Perhitungan berikut adalah kerangka evaluasi program, bukan klaim penghematan atau permintaan anggaran yang sudah disetujui.

Jenis manfaat dan dasar evaluasi
KomponenDasar pengukuranPerlakuan evaluasi
Penjualan yang pulihTambahan unit terjual bersih yang dapat diatribusikan ke perbaikan layanan × margin kontribusi per unit yang divalidasi Finance.Bukan seluruh estimasi lost sales otomatis pulih. Koreksi promosi, musim, substitusi, retur dan perpindahan antar-kanal agar tambahan tidak dihitung ganda.
Biaya darurat dan expiryBiaya pengiriman darurat serta kerugian expiry/write-off sebelum–sesudah pada periode dan cakupan sebanding.Hanya biaya yang benar-benar dihindari; kenaikan biaya tetap terlihat. Finance memeriksa pengakuan, hubungan sebab dan tumpang tindih manfaat antar-SKU/kasus.
Waktu administrasiVolume dokumen × waktu per proses; ukur jam kerja sebelum–sesudah dengan beban setara.Jam yang tersedia kembali adalah kapasitas tim. Tidak langsung dianggap penghematan kas/gaji tanpa pengurangan biaya nyata yang disetujui.
Modal kerjaPerubahan nilai rata-rata persediaan yang sebanding serta kebutuhan buffer/stock build-up yang disetujui.Penurunan stok dapat melepaskan dana, tetapi bukan laba. Kenaikan stok memerlukan pendanaan dan dapat menambah biaya simpan/expiry.
Biaya programPelatihan, tenaga tambahan/lembur, alat, integrasi, operasi sistem dan distribusi tambahan yang relevan.Pisahkan biaya satu kali dan bulanan; biaya implementasi yang dikapitalisasi/diamortisasi mengikuti Finance. Masukkan biaya modal/simpan yang disepakati sebelum keputusan investasi.
Lembar asumsi bulanan

Estimasi manfaat bersih uji coba

Seluruh input sengaja kosong. Isi dengan data aktual atau asumsi terdokumentasi dan tinjau bersama Finance; angka tidak tersimpan setelah halaman dimuat ulang. Model agregat memakai satu margin kontribusi rata-rata tertimbang untuk unit tambahan yang dihitung.

Kontribusi penjualan/bulanBelum diisi
Pengurangan biaya/bulanBelum diisi
Manfaat bersih model/bulanBelum diisi
Payback sederhanaBelum diisi
Kapasitas jam/bulanBelum diisi
Perubahan modal kerja*Belum diisi

Manfaat bersih = kontribusi penjualan tambahan + pengurangan biaya − biaya program bulanan.

Menunggu data dan validasi Finance.

*Positif = tambahan kebutuhan dana persediaan; negatif = potensi pelepasan dana. Tidak dimasukkan sebagai laba atau manfaat bulanan. Payback sederhana memakai biaya awal program dibagi manfaat bersih model; bukan proyeksi arus kas lengkap dan tidak memasukkan modal kerja. Pajak, depresiasi, nilai waktu uang, seasonality dan risiko perlu penilaian tersendiri bila relevan.

Cara validasi: Inventory Control menyediakan kondisi awal stok/selisih, Retail/Sales memeriksa tambahan penjualan, Logistics memeriksa biaya kirim, SPV mengukur beban kerja, dan Finance memvalidasi margin/biaya/modal kerja. Manager membawa skenario konservatif, dasar dan optimistis dengan asumsi yang dicatat kepada Deputi COO; keputusan lebih lanjut mengikuti kewenangan COO.

Nilai tambah yang saya bawa

Kontrol operasional utama

Pengalaman di internal audit dan pengembangan sistem dapat diterapkan untuk membangun kontrol yang praktis, proporsional, serta mendukung kecepatan operasi.

1

Pemisahan tugas

Penerimaan, pencatatan, penghitungan, persetujuan adjustment, dan pelepasan stok tidak dikendalikan satu orang.

Prioritas
2

Ketertiban status dan lokasi

Barang available, quarantine, rejected, blocked, damaged, dan expired dipisahkan secara fisik serta sistem.

Prioritas
3

Ketepatan pencatatan transaksi

Setiap pergerakan fisik terhubung ke bukti dan transaksi Stockwiz pada cut-off yang disepakati; backlog (pekerjaan yang belum selesai), pengecualian dan gangguan sistem tetap terlihat serta direkonsiliasi.

Core
4

Pengendalian koreksi stok

Selisih ditelusuri sebelum koreksi diajukan. Manager memeriksa rekomendasi; persetujuan akhir mengikuti delegasi yang terverifikasi. Referensi bukti, approver, posting dan hasil rekonsiliasi disimpan dalam audit trail.

Prioritas
5

Ketertelusuran batch dan kedaluwarsa

Setiap penerimaan, penyimpanan, issue, produk jadi, dan pengiriman dapat ditelusuri sampai batch.

Core
6

Penghitungan berkala independen

Penghitungan didesain independen dan menghasilkan tindakan perbaikan, bukan sekadar koreksi angka.

Core
7

Keandalan kebutuhan dan parameter PPIC

PPIC mengolah stok produk jadi seluruh DC dan toko bersama riwayat penjualan. Forecast/order, transfer internal, reservasi dan produksi terbuka tidak dihitung ganda. BOM/UOM, lead time, buffer serta kapasitas memiliki sumber, versi dan pemeriksa; kebutuhan bahan menggunakan saldo Warehouse yang terverifikasi.

Prioritas
8

Rencana berversi dan kesiapan lintas area

PPIC SPV mengendalikan acuan rencana serta perubahan; Warehouse SPV memverifikasi kesiapan bahan released; DC SPV memverifikasi stok FG dan pemenuhan tiap lokasi. Simpan rencana awal, alasan revisi, dampak, keputusan dan pengakuan pelaksana. Shortage tetap terbuka sampai pemenuhan terbukti; pengajuan PPIC tidak menggantikan PO Purchasing atau keputusan Quality.

Prioritas
Fokus manajemen risiko

Risiko dan prioritas pengendalian

Daftar awal untuk penyusunan control matrix serta prioritas perbaikan perencanaan produksi, bahan awal, DC produk jadi dan pengendalian persediaan.

RisikoDampakPrioritas awal
Pergerakan fisik tanpa transaksi sistemSaldo stok tidak andal dan berpotensi menyebabkan kesalahan alokasi.Tinggi
Stok quarantine bercampur dengan availableMaterial atau produk yang belum dirilis berpotensi digunakan atau dikirim.Tinggi
Adjustment tanpa investigasi memadaiAkar masalah tidak terselesaikan dan risiko penyimpangan meningkat.Tinggi
Batch atau expiry tidak akuratTraceability (ketertelusuran barang), FEFO, recall, dan kepatuhan dapat terganggu.Tinggi
Cycle count (penghitungan stok berkala) tidak independenKesalahan berulang hanya dikoreksi tanpa tindakan perbaikan.Sedang
Batas tanggung jawab DC belum jelasTransfer, pembagian tanggung jawab proses, dan rekonsiliasi antar-lokasi menjadi lemah.Sedang
Risiko PPIC: rencana tidak layak atau berubah tanpa kendali

Pemicu: demand ganda/tidak valid, BOM/UOM salah, kapasitas teoritis, ETA tanpa konfirmasi atau revisi yang menimpa baseline. Dampaknya berupa kekurangan bahan, produksi terlambat, perubahan prioritas berulang dan stok berlebih.

Pengendalian: validasi pemilik data, acuan rencana berversi, pengecekan kebutuhan bersih dan kapasitas efektif, register perubahan serta pengukuran terhadap baseline awal. Koordinator PPIC memeriksa; Manager memutuskan dalam mandat. Ketidaklayakan yang belum terselesaikan dibawa ke Ni Luh Somawati dengan fakta, dampak dan pilihan.

Risiko fungsi gabungan: verifikasi stok kehilangan independensi

Keinginan memenuhi rencana tidak boleh mengubah hitungan, status mutu atau menyetujui koreksi sendiri. Pisahkan penjagaan, posting, count/recount, verifikasi dan persetujuan. Kasus material memerlukan verifikasi independen dari penjaga/pembuat transaksi, tinjauan Accounting/Finance serta persetujuan pejabat berwenang sebelum pembukuan atau pelepasan fisik.

Manager meninjau bukti dan mengajukan koreksi sesuai penyebab; bila kapasitas personel tidak memungkinkan pemisahan memadai, usulkan pemeriksa silang atau perubahan struktur berbukti melalui Ni Luh Somawati untuk persetujuan I Nengah Riadi.

Keputusan saat kondisi tidak ideal

Rencana menghadapi hambatan utama

Prioritas tetap keselamatan, mutu, keandalan data, kebutuhan pelanggan dan keterbukaan eskalasi. Tabel ini merupakan skenario antisipasi, bukan temuan bahwa hambatan tersebut sudah terjadi.

PRAKTIK KEPEMIMPINAN

Cara keputusan dijalankan

Bagaimana saya mengambil keputusan sebagai Manager

Saya memeriksa fakta dan tenggat kebutuhan, membandingkan pilihan beserta dampaknya, lalu menetapkan keputusan dalam delegasi saya. PPIC SPV melalui Koordinator PPIC menerjemahkannya menjadi rencana dan tindak lanjut material; Warehouse SPV mengatur penugasan bahan awal; DC SPV mengatur penugasan produk jadi di tiga lokasi. Masing-masing menetapkan PIC, pemeriksa dan waktu selesai. Konflik di luar kewenangan saya dibawa kepada pimpinan Operations dengan rekomendasi serta batas waktu keputusan.

Tiga skenario berikut merupakan ilustrasi cara kerja dalam penugasan Manager, bukan klaim kejadian atau keberhasilan yang sudah saya capai. Skenario bahan kemas menggunakan pelajaran dari audit tanpa mengasumsikan penyebab kekosongan toko telah terbukti.

01 · Receiving (penerimaan barang) menumpuk saat bahan produksi harus diserahkanKeputusan rutin: prioritas, kapasitas tim dan serah terima

Fakta yang saya minta: jadwal kebutuhan produksi yang dikonfirmasi PPIC, status mutu dan jumlah bahan siap issue, antrean receiving beserta kondisi barang, ruang aman, personel kompeten serta waktu pemeriksaan/posting.

Pilihan, keputusan dan pelaksanaan pada benturan pekerjaan
PertimbanganKeputusan sayaArahan SPV dan bukti selesai
Menyelesaikan seluruh receiving lebih dahulu berisiko menunda issue produksi. Memindahkan semua petugas ke issue dapat meninggalkan barang datang tanpa pengamanan atau verifikasi.Prioritaskan bahan berstatus layak yang dibutuhkan pada batas waktu terdekat; pertahankan petugas untuk pengamanan dan verifikasi penerimaan. Tunda pekerjaan nonkritis hanya bila kondisi barang dan kapasitas aman memungkinkan.SPV membagi petugas yang kompeten, menetapkan urutan issue/receiving, pemeriksa dan waktu serah terima; PIC area mengonfirmasi jumlah serta status, Production mengakui penerimaan dan Admin melengkapi posting.
Kapasitas aman mungkin tetap tidak cukup setelah pekerjaan diatur ulang.Minta PPIC/Procurement menyelaraskan urutan kebutuhan atau slot kedatangan. Ajukan personel tambahan/lembur hanya bila perlu, dengan beban kerja, biaya dan risiko; pelaksanaan mengikuti persetujuan yang berlaku.SPV melapor sebelum tenggat berisiko terlewati. Jika pilihan memerlukan biaya atau trade-off lintas fungsi di luar mandat, saya eskalasi melalui Deputi COO. Sisa backlog (pekerjaan yang belum selesai) tetap memiliki PIC, umur dan rencana penyelesaian.

Yang saya nilai: ketepatan penyerahan ke produksi, kesalahan receiving/issue, umur backlog dan keselamatan. Kecepatan kerja diterima bila verifikasi, status mutu dan bukti transaksi tetap terpenuhi.

02 · Bahan kemas menipis ketika toko membutuhkan produkKeputusan lintas fungsi: ubah peringatan stok menjadi rencana pemenuhan

Fakta yang saya minta: stok fisik dan usable bahan kemas, UOM serta hubungan bahan–produk, kebutuhan produksi tervalidasi, stok produk jadi di setiap lokasi, reservasi, status mutu, inbound (pasokan masuk) dan ETA terkonfirmasi. Angka sisa bahan belum cukup untuk menyimpulkan kapan produk akan habis.

Pilihan dan keputusan saya: jika produk jadi eligible masih tersedia, saya siapkan picking (pengambilan barang sesuai pesanan)/serah terima sesuai alokasi yang disetujui dan jadwal Logistics. Jika pemenuhan bergantung pada produksi, saya arahkan tim PPIC menghitung gap bahan dan tanggal kebutuhan, menguji skenario produksi bersama Production, lalu meminta Procurement mengonfirmasi pasokan. Saya menetapkan rencana yang layak dalam mandat dan mencatat perubahan serta dampaknya. Saya menetapkan PIC warehouse untuk memantau perubahan saldo dan kesiapan penerimaan; saya membawa konflik alokasi atau biaya percepatan kepada pejabat yang berwenang dengan pilihan serta dampaknya.

Arahan kepada SPV: satu register SKU prioritas memuat jumlah kebutuhan, stok usable, sumber pemenuhan, ETA, PIC fungsi terkait, tenggat respons dan tindakan berikutnya. Laporkan segera bila tanggal pasokan melewati tanggal kebutuhan; pertahankan kebutuhan yang belum terpenuhi dalam daftar terbuka.

Bukti selesai: barang diterima dan statusnya sesuai, issue/produk jadi serta posting terverifikasi, serah terima warehouse diakui penerima. Pemulihan sampai rak dikonfirmasi Retail. PPIC meninjau parameter minimum, reorder point (titik pemesanan ulang) dan buffer berdasarkan data aktual; reminder yang dikirim belum dianggap penyelesaian.

03 · Saldo sistem tersedia, fisik kurang atau status barang diragukanKeputusan berbasis bukti: amankan barang dan selesaikan penyebab selisih

Fakta yang saya minta: scope (ruang lingkup) SKU/lokasi/batch/status, hasil count dan recount petugas berbeda, snapshot pada cutoff (batas waktu pencatatan) yang sama, log movement, dokumen transfer/issue, serta keputusan Quality bila status mutu dipersoalkan.

Pilihan dan keputusan saya: batasi komitmen pada jumlah serta status yang terverifikasi; amankan scope barang yang diragukan. Jika bukti menunjukkan transaksi asal belum posted, ajukan penyelesaian transaksi tersebut. Jika kehilangan atau selisih tetap tidak terjelaskan, lanjutkan investigasi dan rekomendasi koreksi berbukti; persetujuan akhir adjustment mengikuti delegasi yang terverifikasi. Quality menetapkan keputusan hold/release.

Arahan kepada SPV: atur pemeriksaan tanpa menghilangkan jejak pergerakan. Inventory Control merekonsiliasi, Admin memposting berdasarkan bukti dan persetujuan sah, serta PIC area menjaga fisik. Saya koordinasikan alternatif pemenuhan dengan PPIC/Commercial/Logistics dan eskalasi segera untuk kehilangan, selisih material atau keputusan di luar otoritas.

Bukti selesai: hasil fisik, dokumen dan saldo sumber cocok; hasil koreksi diverifikasi Inventory Control. Bila diperlukan CAPA, SPV menyerahkan bukti tindakan dan pemeriksa terpisah memverifikasi efektivitas sebelum penutupan sesuai kewenangan. Status kasus dan risiko pemenuhan tetap dilaporkan sampai syarat masing-masing terpenuhi.

Catatan keputusan yang saya wajibkan: waktu dan scope keputusan, fakta/bukti, pilihan yang dipertimbangkan, alasan pemilihan, referensi kewenangan, pihak yang dikonsultasikan, PIC/pemeriksa, tenggat, titik review, hasil serta risiko tersisa. Ukur hasilnya melalui scorecard (ringkasan ukuran kinerja) Manager; keputusan ditinjau ulang bila fakta atau tingkat risiko berubah.

PETA PENJELASAN

Dari selisih stok sampai penyebab tertangani

Peta pengambilan keputusan: verifikasi dahulu, koreksi sesuai bukti, lalu periksa hasilnya.

LANGKAH 01

Amankan temuan

Tentukan SKU, lokasi, batch, status dan cutoff yang terdampak. Amankan barang atau batasi komitmen yang diragukan; keputusan status mutu tetap pada Quality.

Cabang langkah 03: sesuai → selesai hitung; selisih → investigasi. Langkah 07 memerlukan CAPA bila kriteria risikonya terpenuhi; koreksi saldo saja belum membuktikan perbaikan proses.

Antisipasi hambatan lainnya

Kondisi pemicu, tindakan sementara, dan jalur keputusan
Kondisi pemicuKeputusan dan cara kerja sementaraPenanggung jawab, eskalasi, dan kriteria penyelesaian
Saldo/snapshot Stockwiz diragukan atau terlambatBatasi scope keputusan yang terkena dampak; gunakan snapshot valid terakhir bertanggal dan verifikasi fisik terarah. Nomori log transaksi sementara; pencatatan sementara wajib direkonsiliasi dengan sumber resmi.Inventory Control, Admin dan Systems, dikoordinasikan SPV. Setelah pulih, rekonsiliasi semua movement dan referensi untuk mencegah posting ganda; Manager memutuskan risiko residual dalam mandat.
Personel kurang / petugas kunci absenSPV memprioritaskan pekerjaan kritis, memakai backup (petugas pengganti) yang kompeten dan menjadwalkan ulang pekerjaan berisiko rendah. Pemeriksa silang tetap tersedia; beban tambahan/lembur tidak diasumsikan otomatis disetujui.Manager mengajukan kebutuhan kapasitas kepada Deputi COO bersama data volume/waktu; HR mendukung penempatan/pelatihan. Review setelah backlog terkendali dan backup terbukti mampu.
Integrasi/aplikasi baru belum tersediaJalankan Stockwiz yang ada ditambah register tugas, count, exception dan CAPA terkontrol. Tetapkan nomor referensi, hak akses, versi dan lokasi bukti; prioritaskan disiplin serah terima sebelum otomasi.SPV/Inventory Control menjaga proses; Systems memvalidasi rencana integrasi. Migrasi hanya setelah mapping, uji akses, rekonsiliasi dan acceptance test disetujui penanggung jawab proses dan QA.
Konflik target / tindakan tidak berjalan atau berulangSPV menunjukkan fakta, dampak dan pilihan. Manager menyepakati pejabat pengambil keputusan; bedakan kekurangan proses, kompetensi dan perilaku. Kasus sistemik/berisiko masuk CAPA dan evaluasi efektivitas.Konflik lintas fungsi ke Deputi COO; perubahan mandat/biaya sesuai delegasi. HR mendukung pembinaan formal bila relevan. Ketidakefektifan membuka kembali tindakan dengan tenggat/bukti baru.

Paket eskalasi yang saya bawa: kondisi dan bukti, pelanggan/order/produksi terdampak, dampak waktu/nilai, pilihan beserta konsekuensinya, rekomendasi, penanggung jawab tindakan, serta batas waktu keputusan. Setiap keputusan dicatat dan ditinjau kembali; tidak menunggu rapat bila risiko membutuhkan tindakan segera.

Kesiapan memimpin

Pengalaman dan kompetensi pendukung

Pengalaman supervisi operasional, pengendalian persediaan, audit lintas fungsi, pembinaan, dan pengembangan sistem menjadi dasar kontribusi yang saya tawarkan. Penerapannya akan disesuaikan dengan skala, proses, dan kebutuhan warehouse perusahaan.

Keterkaitan pengalaman dengan tanggung jawab PPIC & Warehouse Manager
PengalamanRelevansi terhadap jabatanFokus penerapan
Pharmacy Manager / Apoteker Penanggung Jawab, Kimia Farma Lengkong: operasional harian, supervisi tenaga teknis, SOP, pengadaan/persediaan, serta validasi penjualan dan stok opname.Memimpin operasi, membagi pekerjaan, mengelola layanan dan persediaan, serta meninjau realisasi.Menyusun prioritas, membagi tanggung jawab, dan mengevaluasi hasil tim. Penerapan pada warehouse industri didukung pendalaman proses, kapasitas, dan risiko spesifik bersama tim.
Compliance Auditor PT Sensatia Botanicals: audit factory, head office, retail, dan pemasok; stock opname (penghitungan fisik persediaan) serta penelaahan pergerakan stok, kekosongan, waktu pemesanan dan parameter persediaan; evaluasi BPOM/CPKB serta koordinasi tindak lanjut.Memahami proses lintas fungsi, mutu, risiko, dan penyelesaian temuan bersama penanggung jawab proses.Menggunakan bukti untuk menentukan prioritas perbaikan dan memantau efektivitas tindakan. Audit independen atas area yang dikelola tetap dilakukan oleh pemeriksa terpisah.
Pengembangan aplikasi web audit, inspeksi retail, dokumentasi, dan pengendalian stok opname; Compliance Workspace.Menerjemahkan kebutuhan administrasi dan data menjadi alur yang tertelusur serta mendukung tindak lanjut.Menyusun kebutuhan sistem bersama pelaksana dan Systems, menguji alur, serta mengevaluasi manfaat berdasarkan data penggunaan dan hasil operasional.
Supermentor UKAI dan peer mentor: penyusunan modul, pendampingan, evaluasi kebutuhan belajar, serta umpan balik perkembangan.Mengembangkan kompetensi melalui penjelasan terstruktur, praktik, dan evaluasi pemahaman.Mendukung pembinaan SPV/PIC dan pelatihan staf melalui demonstrasi tugas, umpan balik, serta evaluasi kompetensi sesuai SOP perusahaan.
Ideas Box: Runner-Up Agustus dan Winner September 2026; inisiatif Monthly Product Focus & SA Incentive serta RxStock.Menghubungkan masalah operasional, persediaan, dan peluang perbaikan dengan usulan solusi.Mengembangkan usulan berbasis kebutuhan bisnis dan mengukur manfaat setelah implementasi. Pengakuan atas ide dan hasil operasional dilaporkan sebagai capaian yang terpisah.
BUKTI LAPANGAN

Dasar pengalaman dan pelajaran audit

Bukti kesiapan: membaca risiko stok dari toko sampai bahan kemas

Dalam audit toko dan warehouse, saya secara konsisten melakukan stock opname dan menelaah keterkaitan saldo fisik, riwayat pergerakan, waktu pemesanan, kekosongan produk, stok minimum dan buffer. Dua kasus berikut menjadi dasar pendekatan saya untuk menghubungkan kebutuhan toko dengan kesiapan produk jadi, produksi dan bahan pendukungnya.

PETA PENJELASAN

Bagaimana pengalaman audit menjadi rencana perbaikan

Dua titik pengamatan dipakai untuk merancang pemeriksaan dan tindak lanjut; keterkaitan penyebab perlu diuji.

LANGKAH 01

Amati dua titik

Kasus Mal Ratu Indah menunjukkan periode kekosongan produk; Warehouse A&B mencatat bahan kemas menipis. Keduanya adalah bukti risiko pada titik berbeda dalam rantai pasokan.

Ini adalah jembatan dari temuan ke rencana pelaksanaan, bukan klaim bahwa hubungan sebab-akibat atau penurunan stockout sudah terbukti.

Dua kasus audit sebagai dasar rencana perbaikan inventory
Kasus dan buktiAnalisis dan rekomendasi sayaRelevansi untuk peran Manager
Retail · Mal Ratu Indah

Materi audit mencatat Hydrating Body Wash Refill dan Calming Body Wash Refill habis sejak 22 Agustus; audit dilakukan 2 September dan produk tiba 4 September. Bukti mencakup kondisi display dan riwayat pergerakan stok.

Menyoroti perlunya evaluasi stok minimum berdasarkan lead time (waktu tunggu pemenuhan) serta pemantauan aktif ketersediaan, pergerakan dan kondisi stok. Merekomendasikan koordinasi Stock Control dengan Retail Operations untuk mengantisipasi kebutuhan toko.Menelusuri risiko layanan dari kondisi rak ke data stok dan waktu pasokan. Dalam penugasan gabungan, saya akan mengarahkan tim PPIC mengevaluasi parameter dan jadwal pemenuhan berdasarkan stok terverifikasi, kebutuhan toko, kemampuan produksi dan pasokan aktual.
Warehouse A&B · Kesiapan bahan kemas

Temuan mencatat bahan kemas Hydrating BW Refill tersisa 200 dan Calming BW Refill tersisa 4, dinilai di bawah stok minimum atau kebutuhan produksi dalam catatan audit. Kasus ditampilkan berstatus Closed.

Mengidentifikasi risiko kekurangan bahan kemas dan merekomendasikan pencatatan bahan yang habis atau menipis serta reminder kepada PPIC dan Purchasing. Akar penyebab belum ditetapkan secara pasti pada cuplikan yang tersedia.Mendorong data stok kritis menjadi tindakan lintas fungsi sebelum mengganggu produksi. Sebagai Manager, saya akan mengarahkan SPV/PIC untuk memvalidasi usable stock (stok yang layak digunakan), satuan, kebutuhan dan tenggat, lalu menindaklanjuti respons tim PPIC dan Pengadaan.

Dasar kasus: materi audit Mal Ratu Indah dan cuplikan temuan Warehouse A&B yang disampaikan untuk penyusunan program. Angka 200 dan 4 mengikuti catatan sumber; satuan, tanggal audit warehouse dan dasar batas minimum perlu dicocokkan dengan dokumen lengkap. Status Closed dicatat sebagai status kasus; efektivitas tindakan dinilai dari bukti implementasi serta pemantauan pengulangan. Dampak penjualan dan penurunan stockout (kekosongan stok) belum dikuantifikasi.

Pelajaran yang saya bawa: ketersediaan di toko membutuhkan informasi stok yang andal dan tindak lanjut di setiap titik pasokan. Dua kasus ini menunjukkan risiko di retail dan bahan kemas; hubungan sebab-akibat langsung antara keduanya masih memerlukan pencocokan tanggal, SKU, kebutuhan produksi, PO dan dokumen pengiriman.

Tindak lanjut dua kasus diterapkan melalui langkah 14 hari pertama dan rencana utama 90 hari: pilih SKU prioritas, cocokkan stok serta kebutuhan, konfirmasi rencana pasokan, lalu verifikasi hasil sampai penerimaan toko. Contoh pengambilan keputusan tersedia pada skenario bahan kemas menipis.

Komitmen saya: mengubah temuan stok menjadi penugasan yang jelas, keputusan berbasis data, dan tindak lanjut yang diperiksa sampai hasil fisik serta pencatatannya sesuai. Pengalaman audit memberi dasar diagnosis; keberhasilan penugasan Manager saya buktikan melalui hasil operasi dan kemampuan tim menjalankan perbaikan secara konsisten.

Komitmen pengembangan saya: mendalami kapasitas warehouse industri, arus RM/Packaging/FG/B2B, master/UOM Stockwiz dan pengambilan keputusan supply bersama tim pada bulan pertama. Saya membawa pengalaman yang relevan sekaligus terbuka pada penilaian kompetensi dan pembinaan dari Deputi COO.

Ringkasan pengalaman mengacu pada riwayat profesional Yasa Karyada yang diperbarui 8 Oktober 2026. Dokumen pendukung tersedia untuk pembahasan sesuai ketentuan kerahasiaan perusahaan.

Pembahasan bersama HR dan atasan Operations

Komitmen dan dukungan HR, Deputi COO, serta COO

“Saya mengajukan kesempatan memimpin PPIC & Warehouse dengan mandat dan ukuran keberhasilan yang disepakati. Saya siap menunjukkan hasil operasi serta perkembangan tim melalui evaluasi berbasis bukti.”

Diskusi penutup diarahkan untuk menetapkan penugasan, dukungan dan mekanisme evaluasi pada tabel berikut. Rincian batas keputusan mengacu pada kewenangan dan koordinasi.

KEPUTUSAN YANG DIAJUKAN

Kesepakatan penugasan dan evaluasi

Usulan penugasan Manager dengan evaluasi 90 hari

Saya mengajukan kesempatan memimpin PPIC & Warehouse melalui penugasan yang ditetapkan perusahaan, dengan mandat, dukungan serta ukuran keberhasilan tertulis. Evaluasi 90 hari digunakan untuk menilai hasil operasi dan kemampuan memimpin tim sejak tanggal efektif yang disepakati. Status jabatan, hak, kewajiban dan ketentuan penugasan ditetapkan bersama HR serta pimpinan Operations sebelum pelaksanaan.

Kesepakatan penugasan yang diajukan untuk pengesahan
Hal yang disepakatiUsulan sayaHasil pengesahan yang diperlukan
Mandat dan cakupanTetapkan cakupan lokasi dan tanggung jawab berdasarkan mandat peran serta struktur tim.Dokumen penugasan memuat tanggal efektif, area/lokasi, atasan, tanggung jawab dan PIC. Hubungan dengan DC, toko serta kanal lain dipetakan agar penilaian sesuai scope (ruang lingkup).
Delegasi keputusan dan eskalasiSahkan delegasi untuk menjalankan keputusan rutin dan jalur eskalasi sesuai matriks kewenangan.Referensi delegasi, batas keputusan/anggaran, approver akhir adjustment, jalur pengganti yang sah dan mekanisme eskalasi tercatat. Perencanaan berada dalam mandat Manager melalui tim PPIC; pembelian, transportasi, pelaksanaan manufaktur dan keputusan mutu tetap pada fungsi berwenang.
Tim, akses dan waktu pelaksanaanSPV serta PIC/backup (petugas pengganti) ditetapkan, waktu coaching (pembinaan) dan review tersedia, akses Stockwiz diberikan sesuai tugas, dan PIC lintas fungsi ditunjuk. Perbaikan awal menggunakan sistem serta register terkontrol yang tersedia.Daftar personel, akses dengan masa berlaku, pemeriksa terpisah, jadwal review dan tim pemberi dukungan. Biaya, alat, tenaga tambahan atau integrasi diajukan tersendiri berdasarkan beban kerja serta manfaat.
Dasar penilaianGunakan scorecard (ringkasan ukuran kinerja) tanggung jawab Manager dan hasil layanan bersama fungsi terkait. Sepakati cakupan, definisi, kualitas bukti dan kriteria keberhasilan sejak awal; baseline (kondisi awal pembanding) serta target numerik disahkan pada review hari 30.Catatan baseline, target, sumber data, pemeriksa dan periode. Dukungan yang belum tersedia, perubahan scope serta hambatan di luar kendali dicatat bersama tindakan dan dampaknya; perubahan target memiliki alasan serta persetujuan.
Review hari 30 dan 60Hari 30: tunjukkan diagnosis, kondisi awal, penugasan tim dan prioritas perbaikan. Hari 60: tunjukkan pelaksanaan, hasil uji coba, perkembangan SPV/PIC, gap (selisih antara kebutuhan dan kondisi aktual) dan tindak lanjut. Risiko material dilaporkan segera.Deputi COO meninjau operasi dan dukungan lintas fungsi; HR meninjau kompetensi serta kesesuaian penugasan. Notulen memuat keputusan, penanggung jawab tindakan, dukungan dan tenggat.
Evaluasi hari 90 dan keputusan kelanjutanSampaikan capaian terhadap target yang disahkan, konsistensi hasil mingguan, kemampuan tim, manfaat terverifikasi serta risiko tersisa. Ajukan rekomendasi kelanjutan peran, prioritas kuartal berikutnya dan dukungan yang diperlukan.Atasan Operations dan HR mendokumentasikan penilaian berdasarkan kriteria yang disepakati, lalu memproses keputusan jabatan/kelanjutan sesuai kewenangan dan mekanisme perusahaan. Jika diperlukan pengembangan lanjutan, tetapkan gap, dukungan, tenggat dan tanggal review berikutnya.

Paket bukti untuk evaluasi akhir

  • Hasil operasi: baseline–target–realisasi, tren per minggu dan sampel bukti transaksi/count/serah terima yang diperiksa.
  • Hasil kepemimpinan: rencana serta laporan SPV, tindak lanjut coaching, kompetensi PIC/backup dan contoh keputusan beserta hasilnya.
  • Perbaikan yang bertahan: penyebab masalah, implementasi, pemeriksaan efektivitas, pengulangan dan risiko yang masih terbuka.
  • Manfaat dan kebutuhan lanjutan: hasil layanan bersama penanggung jawab fungsi, manfaat biaya/penjualan yang diverifikasi bila tersedia, serta usulan sumber daya berdasarkan data.

Komitmen evaluasi saya: siap menerima penilaian berdasarkan mandat serta ukuran hasil yang disepakati, menunjukkan bukti secara terbuka kepada pihak berwenang, dan memperbaiki gap dengan dukungan serta tenggat yang jelas. Keputusan promosi atau kelanjutan penugasan mengikuti hasil penilaian dan kebutuhan organisasi; periode 90 hari merupakan usulan kerangka evaluasi.

Dokumen ini merupakan usulan program kerja yang diselaraskan dengan acuan internal jabatan dan delegasi; rincian penerapan serta target program tetap memerlukan penetapan. Mandat gabungan mengikuti piagam PPIC & Gudang. Rincian tugas telah diselaraskan dengan 14 JD pada folder Job Desc. Perbedaan atasan/bawahan, scope material dan delegasi ditandai; garis formal serta penempatan personel disahkan perusahaan. Saldo dan transaksi stok mengacu pada Stockwiz; data demand, BOM, kapasitas dan realisasi produksi yang belum tersedia di sana berasal dari pemilik data serta register terkontrol; metode akses, mapping, kondisi lapangan, penempatan PIC terkini, dan parameter operasional dikonfirmasi saat rapat awal program. Keterkaitan uraian tugas, modul, bukti dan kriteria selesai tersedia pada matriks uraian tugas → sistem. Rancangan ini disertai simulasi ilustratif dan belum terhubung secara operasional dengan Stockwiz.

  1. CPKB 2020.pdf — PerBPOM Nomor 31 Tahun 2020: persyaratan personel, fasilitas, sanitasi, mutu, dokumentasi, penyimpanan, dan recall; dipetakan pada bagian CPKB dengan nomor klausul dan halaman PDF.
  2. Oracle — Inventory Optimization Calculations: hubungan demand, lead time (waktu tunggu pemenuhan), buffer, dan reorder point (titik pemesanan ulang); asumsi statistik perlu diuji pada pola demand aktual.
  3. SAP — Running Replenishment (pengisian ulang stok) Planning: perencanaan replenishment dan parameter persediaan per lokasi.
  4. Microsoft Learn — Demand forecasting overview: penggunaan histori, penyesuaian forecast, dan penanganan outlier.