Tampilan Eksekutif menampilkan seluruh pokok pembahasan dengan detail tertutup. Pilih Buka detail pada suatu poin untuk membaca penjelasannya, atau pilih Lengkap di kanan atas untuk membuka seluruh detail.

Panduan penekananArah utamaPrioritas / keputusanRisiko tinggi / eskalasi segeraCatatan pendukung

PPIC & WAREHOUSE MANAGER · RENCANA 90 HARI

Integrated Production Planning, Inventory & Warehouse Excellence

Perencanaan produksi, pengendalian persediaan, serta pengelolaan gudang bahan dan pusat distribusi produk jadi secara terpadu.

Usulan Program KerjaCompliance & Internal AuditUsulan untuk HR dan pimpinan Operations

GAMBARAN MENYELURUH

The Operational Blueprint

Peta struktur kerja dan rencana pelaksanaan

Pilih tautan untuk menuju pembahasan ↗

MULAI DARI MASALAHKekosongan toko & risiko kesiapan bahanValidasi bukti → temukan penyebab → tetapkan tindakan

Siapa yang menjalankan?

Struktur kerja ↗

Atasan langsung: Ni Luh Somawati — Deputy COO (Chief Operating Officer — pimpinan operasional perusahaan)
Akuntabilitas eksekutif: I Nengah Riadi — COO

Manajer PPIC & GudangRencana produksi · kebutuhan bahan · integritas stok

PPIC SPVKoordinator PPIC → Staff

Rencana · material · kapasitas · parameter stok

Warehouse SPVKoordinator Bahan Kemas & Bahan Baku → staf masing-masing

Stok bahan akurat · penyimpanan · issue/return

Stock Control SPVKoordinator DC Jasri · Padang Galak · Jakarta + Koordinator Bulk Supply Amenities → staf masing-masing

Stok FG (Finished Goods — produk jadi) · transfer · picking · serah terima

Usulan struktur: tiga SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) sejajar di bawah Manager untuk dua fungsi utama—PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) serta Gudang & Persediaan. Mandat fungsi gabungan sudah mengacu pada Piagam Peran. Tambahan jabatan dan jalur pelaksana mengikuti penetapan organisasi; 14 JD lama (Job Description — uraian tugas dan tanggung jawab jabatan) digunakan sebagai referensi rincian tugas.

Bagaimana barang mengalir?

Alur barang ↗

Stok jaringan & penjualan → rencanaFG stockroom/DC + seluruh toko · PPIC hitung produksi/bahan · Purchasing membeli
Bahan diterima, disimpan & diserahkanWarehouse memeriksa, menjaga dan mencatat
Produksi & keputusan mutuProduction mengolah · Quality menetapkan status
Produk jadi → pengiriman → rakWarehouse menyiapkan · Logistics mengirim · Retail menerima dan mengisi rak

Manager memiliki integritas rencana dan stok. Tim PPIC merencanakan; tim gudang memverifikasi dan melaksanakan. Pengadaan membeli, Produksi menjalankan manufaktur, dan Quality menetapkan hold/release.

PENGAMAN DI SETIAP TAHAPPemisahan tugas & bukti transaksi CPKB · status mutu · ketertelusuran Selisih → investigasi → koreksi sah Stockwiz & sistem pendukung ↗

03 / CARA MENJALANKANMulai dengan langkah 14 hari pertama ↗

01–30 HARIValidasi & pulihkanData awal · PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan) · stok kritis · target disahkan
31–60 HARIJalankan & binaUji coba · perbaikan · pembinaan PPIC & Warehouse
61–90 HARIUji hasil & evaluasiBukti efektivitas · tren kinerja · risiko tersisa

04 / UKUR HASILNYARencana layak, bahan siap, stok akurat dan tiga jalur supervisi yang jelasDiukur melalui akurasi stok, kepatuhan rencana, kesiapan material, produktivitas, umur stok, penyelesaian selisih dan efisiensi modal kerja. Layanan toko serta manfaat bisnis dinilai bersama fungsi terkait.05 / PUTUSKAN KELANJUTANNYAReview atasan Operations & HRMandat, dukungan dan evaluasi 30–60–90 hari menjadi dasar penilaian.

Acuan utama: Piagam Peran Manajer PPIC & Gudang menetapkan mandat, tanggung jawab, kewenangan dan pelaporan fungsi gabungan. JD lama adalah referensi rincian pekerjaan sebelum fungsi ini dibentuk; bila berbeda, gunakan piagam. Bagan tiga SPV dan rencana 90 hari adalah usulan pelaksanaannya. Baca mandat utama →

Alur membaca materi: gambaran dan masalah stok → mandat serta pembagian tugas → proses perencanaan dan kontrol → pembinaan serta rencana pelaksanaan → ukuran hasil dan manfaat → kesiapan serta keputusan penugasan. Gunakan navigasi cepat untuk langsung menuju topik, atau daftar isi untuk membaca berurutan.

Ringkasan untuk pengambilan keputusan

Penerapan piagam dan hasil 90 hari

Disampaikan kepada HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM), Deputi COO (Chief Operating Officer — pimpinan operasional perusahaan), dan COO.

01 · Masalah bisnis

Kekosongan produk di toko perlu diselesaikan dari kebutuhan toko hingga akurasi stok dan kesiapan bahan serta produk jadi. Evaluasi awal akan mengukur penyebab, dampak layanan, biaya darurat, dan risiko persediaan.

02 · Mandat dan prioritas

Saya memusatkan kepemimpinan pada jadwal produksi, kebutuhan material, skenario kapasitas, parameter persediaan, penjagaan barang serta produktivitas warehouse bahan awal, produk jadi, dan B2B (Business-to-Business — penjualan kepada pelanggan bisnis) melalui SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) serta koordinator/PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan) dalam cakupan yang disahkan.

Menerbitkan rencana produksi dan material yang layak, dengan kebutuhan, kapasitas dan pasokan tervalidasi.
Memvalidasi stok fisik dan Stockwiz, serta menyelesaikan pencatatan tertunda.
Memulihkan aliran barang bersama fungsi produksi, mutu, komersial, dan distribusi.
Menyelaraskan tanggung jawab dan pembinaan, serta tindakan korektif dan preventif.

Pelaporan melalui Ni Luh Somawati — Deputy COO, dengan eskalasi kepada COO sesuai kewenangan. HR mendukung organisasi, kompetensi, dan personel.

03 · Hasil dan ukuran keberhasilan

Hari 30: kondisi awal dan pembagian tanggung jawab. Hari 60: hasil uji coba dan perbaikan penyebab dominan. Hari 90: evaluasi manfaat serta keputusan perluasan.

Hasil fungsi gabungan diukur melalui kepatuhan rencana produksi, ketersediaan material, umur persediaan dan efisiensi modal kerja, serta akurasi stok, ketertelusuran, ketepatan picking (pengambilan barang sesuai pesanan) dan serah terima, kapasitas produktif, serta penyelesaian selisih. Ketersediaan rak, pemenuhan pesanan, dan manfaat bersih dievaluasi bersama penanggung jawab fungsi terkait. Sasaran penurunan relatif stok kosong 20% pada uji coba masih memerlukan validasi kelayakan setelah evaluasi kondisi awal.

04 · Persetujuan yang diperlukan

Penugasan pelaksana dan rincian delegasi; PIC serta petugas pengganti termasuk B2B; akses Stockwiz; waktu tim lintas fungsi; serta uji coba dan evaluasi berkala.

Tambahan personel, biaya, atau sistem diajukan dengan analisis kebutuhan dan manfaat. Perbaikan awal berjalan tanpa menunggu aplikasi baru.

Manfaat dan biaya Komitmen pelaksanaan

Program prioritas bisnis

Diagnosis kekosongan stok retail

Tujuan: meningkatkan ketersediaan produk yang layak jual di rak toko, dengan pengendalian modal kerja, kapasitas, dan risiko kedaluwarsa.

Kekosongan di toko merupakan gejala yang perlu ditelusuri. Penyebabnya dapat berada pada stok fisik, informasi sistem, perencanaan kebutuhan, ketersediaan produk jadi, alokasi DC (Distribution Center — pusat penyimpanan dan pemenuhan produk jadi), pengiriman, atau pengisian rak. Langkah pertama saya adalah membuktikan titik kegagalan untuk setiap kasus sebelum menetapkan tindakan.

Pendekatan ini berangkat dari pengalaman audit retail dan bahan kemas: lihat kasus Mal Ratu Indah dan Warehouse A&B serta rencana tindak lanjutnya.

PETA PENJELASAN

Dari kebutuhan sampai produk tersedia di rak

Ikuti arah panah untuk melihat urutan proses. Pilih satu langkah untuk mengetahui tim pelaksana dan bukti kerjanya.

LANGKAH 01

Kebutuhan & rencana

Retail menyampaikan kebutuhan toko; PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) menyelaraskan rencana persediaan dan produksi dari stok produk jadi stockroom/DC serta seluruh toko, riwayat penjualan dan target stok per lokasi. Warehouse memberi data usable, reservasi serta kapasitas terverifikasi; Retail mengonfirmasi stok/penjualan toko.

Arus barang bergerak ke hilir; kebutuhan dan informasi masalah ditelusuri kembali ke hulu. Stockroom dan DC dipetakan sesuai lokasi sebenarnya agar saldo tidak dihitung dua kali.

Prinsip diagnosis: telusuri kasus dari rak ke hulu; perbaiki pasokan dari hulu ke rak. Periksa dahulu apakah stockroom dan DC merupakan lokasi terpisah atau fungsi di lokasi yang sama agar stok dan kebutuhan transfer tidak dihitung dua kali.

Peta penyebab dan tindakan korektif

Rak kosong, stok ada di gudang toko

Bukti

Hitung rak dan gudang toko; cek waktu penerimaan, jadwal refill, kapasitas display, dan PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan) per shift.

Tindakan / penanggung jawab

Retail melakukan refill sebelum jam ramai dan pemeriksaan rak SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang) prioritas. Store Manager memimpin; Inventory Control memverifikasi pencatatan.

Sistem menunjukkan stok, barang layak jual tidak tersedia

Bukti

Blind count; cek tester, sampel, rusak, retur, kehilangan, salah lokasi, serta penjualan atau transfer yang belum tercatat.

Tindakan / penanggung jawab

Inventory Control dan toko merekonsiliasi dengan bukti; pisahkan status non-saleable; lakukan adjustment sesuai otorisasi dan tutup penyebab selisih.

Toko kosong, DC punya stok available

Bukti

Cek parameter minimum, permintaan toko, persetujuan, cut-off, alokasi kanal, backlog (pekerjaan yang belum selesai) picking (pengambilan barang sesuai pesanan), dan kapasitas angkut.

Tindakan / penanggung jawab

Planning dan Retail memperbaiki replenishment (pengisian ulang stok); DC dan Logistics menyepakati jadwal serta SLA (Service Level Agreement — kesepakatan standar layanan dan waktu penyelesaian) order-to-receipt. Pantau pesanan terlambat setiap hari.

DC kosong, stockroom punya produk yang sudah release

Bukti

Cek transfer stockroom–DC, status reservasi, jumlah tersedia bersih, usia antrean, dan bukti penerimaan DC.

Tindakan / penanggung jawab

PPIC & Warehouse Manager menyelaraskan prioritas melalui PPIC SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) dan Stock Control SPV. Koordinator DC pengirim/penerima menyiapkan serta merekonsiliasi transfer; Logistics memastikan transportasi dan serah terima. Jika stockroom dan DC adalah satu lokasi, telusuri lokasi/bin serta transaksi internal tanpa menggandakan saldo.

Produk ada tetapi masih quarantine / blocked

Bukti

Cek waktu FG (Finished Goods — produk jadi) receipt, kelengkapan dokumen batch, alasan hold, dan antrean pemeriksaan QA (Quality Assurance — pemastian mutu)/QC (Quality Control — pengawasan mutu).

Tindakan / penanggung jawab

Warehouse dan QA/QC menuntaskan dokumen dan penyebab hold. Pelepasan kualitas tetap kewenangan QA/QC; stok hold tidak dihitung sebagai stok siap jual.

Produk jadi habis di stockroom dan DC

Bukti

Cek forecast, promosi, jadwal produksi, kapasitas, ketersediaan bahan/kemasan, yield, dan keterlambatan release.

Tindakan / penanggung jawab

PPIC menyusun recovery plan bersama Production, Procurement, dan QA/QC; Warehouse menyediakan saldo tervalidasi dan prioritas shortage per SKU.

Toko tertentu habis, toko lain berlebih

Bukti

Bandingkan laju penjualan, days of cover, musim/promosi, lead time (waktu tunggu pemenuhan), umur stok, dan parameter tiap SKU–toko.

Tindakan / penanggung jawab

Retail dan Planning menyeimbangkan alokasi; transfer antartoko hanya jika stok toko pengirim tetap mencukupi, umur simpan cukup, dan biaya pengiriman layak.

Seluruh penyebab di atas merupakan hipotesis pemeriksaan, bukan temuan audit perusahaan. Struktur personel dalam dokumen awal juga perlu dicocokkan dengan bagan organisasi dan uraian tugas terbaru.

Acuan utama: PPIC_&_Warehouse_Manager_id.pdf — Manajer PPIC & Gudang — Piagam Peran, 5 halaman. Mandat, tanggung jawab, kewenangan, pelaporan, batas fungsi dan hasil kinerja mengikuti piagam ini. Empat belas JD pada folder Job Desc adalah versi lama sebelum fungsi gabungan dibentuk; digunakan untuk merinci pekerjaan yang masih relevan. Jika terdapat perbedaan, piagam menjadi rujukan utama. Dokumen sumber internal tidak disertakan dalam paket publik.

Piagam Peran · halaman 1–2

Mandat utama dan tanggung jawab

Memimpin PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) serta Gudang & Persediaan sebagai satu fungsi: mengubah permintaan, kapasitas dan stok menjadi rencana pasokan yang dapat dilaksanakan, lalu memastikan penerimaan hingga serah terima berjalan akurat. Menyeimbangkan layanan, persediaan dan modal kerja dalam anggaran serta kebijakan yang disetujui.

Piagam Peran · acuan utamaJD lama · rincian pekerjaan pendukung

“

Saya bertanggung jawab atas integritas rencana dan stok serta kinerja seluruh tim. Saya memastikan kebutuhan produksi dan material direncanakan berdasarkan data yang valid, stok terlindungi dan tertelusur, serta setiap pergerakan dan serah terima dapat dibuktikan.

Akuntabilitas keseluruhan mengikuti Piagam Peran; pelaksanaan menggunakan anggaran, kebijakan dan delegasi yang disetujui

Lingkup kepemilikan Manajer PPIC & Gudang

Asumsi perencanaan, jadwal, kebutuhan material, parameter persediaan, penjagaan fisik stok, catatan lokasi, penghitungan, alur kerja gudang dan kinerja fungsi. Manager bertanggung jawab atas personel, proses, keputusan rutin, sumber daya yang disetujui dan tindak lanjut kinerja kedua fungsi.

PPIC: validasi kebutuhan → rencana produksi & kapasitas → kebutuhan bahan → kendali pasokan dan perubahan.

Receiving (penerimaan barang)→Put Away (penempatan barang ke lokasi simpan)→Storage→Material Issue→FG Receipt→Pick & Pack→Serah Terima

Rincian pekerjaan pendukung dari JD lamaPPIC; Warehouse/In Out; Raw Material dan bahan kemas; Bulk Supply Amenities; Stock Control/Stockroom; Admin dan Stock Keeper. Rekonsiliasi serta cycle count adalah fungsi kontrol dengan petugas yang ditetapkan, bukan otomatis jabatan baru.

Cakupan area dan batas kewenanganMencakup gudang bahan baku, bahan kemas, produk jadi/stockroom, warehouse B2B, dan area produk jadi terkait. ID lokasi, PIC B2B, otorisasi transaksi, QC release, serta hubungan dengan DC, retail dan e-commerce dipetakan ke mandat dan struktur yang disahkan.

Tanggung jawab utama menurut Piagam Peran

Menyusun jadwal produksi, kebutuhan material dan skenario kapasitas dari data tervalidasi; menerbitkan prioritas serta mengendalikan perubahan jadwal.
Memelihara parameter perencanaan, kebutuhan pengisian kembali dan cakupan stok; mengenali kekurangan serta kendala pasokan sejak dini.
Memimpin penerimaan, penempatan, penyimpanan, pengambilan, pengemasan, pengeluaran dan serah terima terdokumentasi kepada Produksi serta Logistik.
Menjaga ketertelusuran batch dan lokasi, rotasi, pemisahan, kondisi simpan dan akses; mematuhi keputusan penahanan serta pelepasan oleh Quality.
Menjaga akurasi stok dan ketepatan transaksi; memimpin penghitungan, investigasi serta rekonsiliasi bersama Akuntansi hingga perbaikan selesai.
Meninjau umur, kelambatan pergerakan, kelebihan, keusangan dan risiko kedaluwarsa stok; menjalankan tindakan yang disetujui untuk ketersediaan serta efisiensi modal kerja.
Memimpin tim PPIC serta Gudang & Persediaan melalui pembagian tugas, pembinaan, pelatihan dan evaluasi; menjaga keselamatan, kerapian, kapasitas serta produktivitas.
Memelihara SOP (Standard Operating Procedure — prosedur kerja baku) terkendali dan data sistem yang andal; mengoordinasikan perubahan dengan IT (Information Technology — teknologi informasi) serta pemilik proses sambil menjaga akses dan jejak audit.
Memantau kepatuhan rencana serta KPI (Key Performance Indicator — indikator kinerja utama); membedakan kegagalan perencanaan dan pelaksanaan serta memimpin perbaikan.
Merekomendasikan tambahan Supervisor/Manager atau pemisahan tanggung jawab berdasarkan beban kerja, kemampuan, biaya serta kebutuhan kontrol, melalui Ni Luh Somawati untuk persetujuan I Nengah Riadi dengan HR (Human Resources — pengelolaan SDM) dan Keuangan bila relevan.

Ringkasan tanggung jawab dan lingkup kepemilikan: Piagam Peran, halaman 1–2. Susunan tiga SPV merupakan usulan penerapan di bawah fungsi gabungan, bukan susunan yang disebutkan secara khusus dalam piagam.

Piagam Peran · halaman 3–4

Batas tanggung jawab dan kewenangan keputusan

PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) & Warehouse Manager memimpin integritas rencana dan stok. Penyesuaian rencana rutin dilakukan dalam parameter yang disetujui; pilihan lintas fungsi yang belum terselesaikan dibawa kepada Ni Luh Somawati. Risiko material segera dilaporkan kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi.

Lingkup kepemilikan dan batas tanggung jawab: barang dan transaksi selama berada dalam penguasaan warehouse, catatan lokasi, pelaksanaan count, tata kerja dan produktivitas tim. Saya memiliki asumsi perencanaan, jadwal produksi, kebutuhan bahan dan parameter persediaan melalui tim PPIC, serta integritas stok dan eksekusi melalui tim gudang. Produksi memiliki pelaksanaan manufaktur; Procurement memiliki pembelian dan komitmen pemasok; Logistics memiliki transportasi; Quality memiliki penerimaan mutu, hold dan release. Finance/Accounting menjaga otorisasi, penilaian dan pemeriksaan independen.

BAGAN KEPUTUSAN DAN ESKALASI · SESUAI PIAGAM

Pilih jalur berdasarkan kewenangan dan tingkat risiko

Prinsip kerja sederhana: Manager mengelola urusan rutin secara mandiri dalam anggaran, kebijakan dan delegasi yang disetujui. Ni Luh Somawati menyelaraskan kerja lintas fungsi Operasional; I Nengah Riadi memegang akuntabilitas Operasional menyeluruh. Tingkat risiko menentukan kebutuhan eskalasi.

01 · RUTIN DALAM MANDATManager memutuskan → seluruh tim melaksanakan

Prioritas harian, pembagian sumber daya disetujui, alur/lokasi gudang, jadwal count dan penyesuaian rencana dalam prioritas, kapasitas serta parameter disetujui.

Koordinasikan fungsi terdampak dan simpan bukti. Tidak menambahkan lapisan persetujuan untuk setiap keputusan rutin.

02 · PERLU PENYELESAIAN LINTAS FUNGSIManager → Ni Luh Somawati — Deputy COO

Kekurangan, rencana tidak layak, pilihan lintas fungsi belum terselesaikan dan kegagalan berulang. Bawa fakta, dampak, pilihan serta rekomendasi.

Ni Luh Somawati mengoordinasikan penyelesaian dan evaluasi. Keputusan besar atau sumber daya utama mengikuti kewenangan I Nengah Riadi.

03 · MATERIAL / DI LUAR KEWENANGANSegera kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi — COO

Kerugian material, selisih tanpa penjelasan, penyimpanan tidak aman, kegagalan ketertelusuran, risiko mutu serta keputusan di luar kewenangan.

Batasi aktivitas terdampak dalam mandat, amankan bukti dan libatkan Quality, Finance atau HR sesuai kebutuhan. Tidak menunggu rapat rutin.

Perubahan organisasi: kebutuhan tambahan Supervisor/Manager atau pemisahan tanggung jawab → analisis beban kerja, kemampuan, biaya dan kontrol → usulan melalui Ni Luh Somawati → persetujuan I Nengah Riadi, dengan HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM)/Finance bila relevan.
Batas fungsi: Procurement membeli; Production menjalankan manufaktur; Logistics mengangkut; Quality menetapkan status; Finance/Accounting menjaga otorisasi serta penilaian. Piagam tidak menetapkan batas uang atau target KPI (Key Performance Indicator — indikator kinerja utama) numerik.

Kontrol persediaan independen: pisahkan penjagaan, pencatatan, penghitungan, verifikasi dan persetujuan. Manager dapat memulai investigasi serta mengusulkan penyesuaian atau penghapusan. Kasus material memerlukan verifikasi independen dari penjaga stok dan pembuat transaksi, tinjauan Akuntansi/Keuangan, serta persetujuan pejabat berwenang sebelum pembukuan atau pelepasan fisik. Gunakan ambang yang disetujui; piagam tidak menetapkan batas keuangan numerik.

Kewenangan keputusan dan bukti pengendaliannya
Situasi	Tindakan saya	Batas dan bukti
Rencana produksi, material dan perubahan jadwal	Menetapkan prioritas dan menyesuaikan rencana melalui tim PPIC dalam permintaan, kapasitas, parameter stok dan sumber daya yang disetujui, setelah koordinasi fungsi terdampak.	Simpan versi, alasan, analisis dampak dan konfirmasi penerima. Pilihan material atau konflik yang belum selesai melalui Ni Luh Somawati; perubahan organisasi melalui Ni Luh Somawati untuk persetujuan I Nengah Riadi. Tidak memindahkan pembelian, manufaktur atau pelepasan mutu ke Manager.
Pekerjaan rutin gudang	Menetapkan urutan receiving (penerimaan barang), lokasi penempatan, pengaturan penyimpanan dan jadwal hitung; mengarahkan tim melalui SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area).	Menggunakan personel, akses dan sumber daya yang disetujui. Catat penugasan, perubahan prioritas dan hasilnya; keputusan rutin dalam delegasi tidak perlu menunggu persetujuan berulang.
Selisih atau koreksi persediaan	Memimpin penelusuran, memeriksa bukti dan mengajukan tindakan koreksi yang sesuai penyebab.	Kewenangan menyelidiki dan merekomendasikan tidak otomatis mencakup persetujuan akhir adjustment. Pemberi persetujuan mengikuti matriks yang disahkan; koreksi diposting petugas terpisah dan diverifikasi kembali.
Layout, kapasitas dan keselamatan	Mengatur zonasi, akses barang, housekeeping dan beban kerja; mengamankan area berisiko serta menyiapkan pilihan penanganan hambatan kapasitas.	Perubahan fasilitas, biaya atau cara kerja di luar delegasi diajukan dengan dampak, kebutuhan sumber daya dan rekomendasi. Status mutu tetap ditetapkan Quality.
Komitmen biaya dan keputusan lintas fungsi	Menggunakan anggaran/delegasi terverifikasi dan membawa persoalan di luar lingkup kepada pimpinan Operations.	Tidak menetapkan nominal kewenangan sendiri, memecah komitmen untuk melewati batas, atau menganggap review kontrak sebagai izin tanda tangan. Pembelian dan pembayaran mengikuti otorisasi masing-masing; tidak adanya respons bukan persetujuan.
Risiko material atau keputusan di luar lingkup	Segera melaporkan kehilangan tanpa penjelasan, selisih signifikan, penyimpanan berbahaya, keterbatasan kapasitas dan adjustment di luar otoritas, beserta fakta, dampak, pengamanan dan usulan.	Kekurangan, rencana tidak layak, konflik belum selesai dan kegagalan berulang melalui Ni Luh Somawati. Risiko material serta keputusan di luar kewenangan segera kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi, melibatkan fungsi terkait. Ketidakhadiran approver tidak otomatis memindahkan kewenangan.

Pembagian tanggung jawab lintas fungsi; rincian pelaksanaan diselaraskan saat rapat awal
Keputusan / proses	Penanggung jawab akhir	Pelaksana dan koordinasi
Arahan, pelaporan dan eskalasi Operations	Deputi COO (Chief Operating Officer — pimpinan operasional perusahaan); diteruskan kepada COO untuk keputusan sesuai kewenangannya	PPIC & Warehouse Manager menyampaikan hasil, risiko, CAPA (Corrective and Preventive Action — tindakan korektif dan pencegahan masalah berulang), kebutuhan sumber daya dan permohonan keputusan. HR mendukung aspek organisasi/personel bersama atasan Operations, bukan menggantikan jalur pelaporan.
Akurasi stok dan operasi stockroom	PPIC & Warehouse Manager	Warehouse SPV untuk bahan baku/bahan kemas dan Stock Control SPV untuk produk jadi pada tiga DC sesuai usulan, dibantu koordinator/staf/Admin serta pemeriksa rekonsiliasi yang ditetapkan; cycle count (penghitungan stok berkala) independen serta status/batch/location discipline.
Forecast dan parameter replenishment (pengisian ulang stok)	PPIC & Warehouse Manager melalui tim PPIC; kebijakan kanal serta pelaksanaan retail diselaraskan dengan Commercial/Retail	Planning mengolah demand dan parameter; Retail memvalidasi promosi/assortment; Warehouse memvalidasi stok dan lead time (waktu tunggu pemenuhan); Finance meninjau dampak modal kerja.
Alokasi antar-kanal saat supply terbatas	Pimpinan Commercial yang ditunjuk manajemen	Planning, Retail, dan penanggung jawab kanal penjualan menetapkan prioritas; Warehouse/DC mengeksekusi keputusan alokasi yang tercatat.
Pemenuhan dan pengiriman DC–toko	PPIC & Warehouse Manager untuk kesiapan DC; Head of Logistics / Distribution untuk transportasi dan pengantaran; Retail untuk penerimaan toko	Stock Control SPV melalui koordinator lokasi mengendalikan picking (pengambilan barang sesuai pesanan)/checking dan serah terima; Logistics memastikan transport serta ETA (Estimated Time of Arrival — perkiraan waktu tiba); toko mengonfirmasi penerimaan. Usulan Stock Control SPV melapor kepada PPIC & Warehouse Manager, dengan koordinasi pengiriman lintas fungsi; penerapan mengikuti pengesahan.
Ketersediaan di rak dan disiplin stok toko	Head of Retail	Store Manager memimpin penerimaan, refill, POS (Point of Sale — sistem transaksi penjualan toko) posting, pencatatan non-saleable, dan pemeriksaan rak.
Recovery supply dan QC (Quality Control — pengawasan mutu) release	PPIC & Warehouse Manager untuk rencana pasokan; Production untuk manufaktur; Quality untuk keputusan mutu	Production dan Procurement menyelesaikan hambatan supply; QA (Quality Assurance — pemastian mutu)/QC menangani inspeksi/release; Warehouse menyediakan data shortage dan status barang.

Koordinasi harian mengikuti ritme kerja tim; pembahasan permintaan dukungan serta evaluasi penugasan terpusat pada kesepakatan bersama HR dan atasan.

Tim PPIC · piagam utama dan rincian JD lama

Usulan: PPIC SPV → Koordinator PPIC → PPIC Staff

PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) adalah lapisan supervisi yang diusulkan. Tugas Koordinator dan Staff mengikuti Piagam Peran, dengan rincian pekerjaan pendukung dari JD (Job Description — uraian tugas dan tanggung jawab jabatan) sumber; delegasi dan pelaporan diperbarui saat struktur disahkan.

PPIC Coordinator

Menyusun/mengoordinasikan rencana, mengendalikan jadwal dan min–max, memastikan material serta kapasitas, membina staf dan menganalisis deviasi. Dalam fungsi gabungan, keputusan jadwal mengikuti kewenangan Manager dan delegasi yang disetujui; rumusan kewenangan pada JD lama tidak berlaku sebagai dasar tersendiri.

Dalam penerapan gabungan: rutin dalam parameter/delegasi berjalan pada Koordinator; perubahan material/lintas fungsi serta prioritas di luar mandat dibawa kepada Manager.

PPIC Staff

Membantu kalkulasi, memperbarui jadwal, memantau stok/material/produksi, input data sesuai akses, membantu count dan membuat laporan. Mengajukan perubahan jadwal atau kebutuhan material kepada Koordinator.

Hasil staf harus dapat ditelusuri ke stok jaringan, riwayat penjualan, BOM (Bill of Materials — daftar bahan dan jumlah untuk menghasilkan produk)/UOM (Unit of Measure — satuan barang, misalnya pcs atau kg), kapasitas dan konfirmasi pasokan.

Pada JD lama sebelum fungsi gabungan dibentuk, Koordinator PPIC tercatat melapor kepada Logistic Operations Manager. Catatan itu bersifat historis. Kepemimpinan PPIC kini mengacu pada Piagam Manajer PPIC & Gudang; rincian JD diperbarui mengikuti piagam dan susunan pelaksana yang ditetapkan bersama HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM)/pimpinan. Nama personel tidak ditetapkan dalam paket JD yang dibaca.

Buka rincian seluruh jabatan → · Lihat perbedaan yang perlu diselaraskan →

Peta pekerjaan lintas jabatan

Enam kelompok pekerjaan gudang dan persediaan

Kelompok ini menjelaskan pekerjaan, bukan enam bawahan langsung Warehouse SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area). Dalam usulan terbaru, Warehouse SPV mengendalikan bahan awal dan Stock Control SPV mengendalikan produk jadi. Nama Stock Control pada daftar berikut merujuk JD (Job Description — uraian tugas dan tanggung jawab jabatan) sumber, bukan supervisor keempat.

In Out

Penerimaan/pengeluaran, verifikasi dokumen dan kondisi, loading/unloading serta serah terima.

In Out Coordinator, In Out Staff, Stock Keeper dan Admin sesuai tugas.

Bahan baku & bahan kemas

Kesiapan material produksi, penyimpanan, issue/return dan data Stockwiz.

Raw Material Warehouse Coordinator/Staff; scope Packaging diselaraskan.

Koordinator Bulk Supply Amenities

Kebutuhan, kondisi area, stok dan penyiapan bulk/material amenities sesuai pemetaan SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang)/proses.

Bulk Supply Amenities Coordinator/Staff; batas dengan Production/Packaging perlu jelas.

Stockroom & FG retail

Stok produk jadi, penataan, picking/checking, kondisi simpan dan pemenuhan toko.

Stock Control SPV melalui koordinator lokasi dan staf sesuai usulan; rincian JD lama diperbarui mengikuti piagam.

Dokumen & transaksi

Kelengkapan bukti, posting sekali sesuai akses, laporan stok, arsip dan backlog.

Admin Warehouse dan petugas pencatatan tiap area yang ditetapkan.

Rekonsiliasi & count

Validasi fisik/sistem, cutoff, investigasi, otorisasi dan verifikasi koreksi.

Fungsi kontrol dengan petugas/pemeriksa terpisah; bukan otomatis Stock Control SPV.

Lihat bagan kerja berdasarkan JD →

Piagam Peran · acuan utama tugas dan kewenangan

Panduan tugas per area kerja

Pilih kotak Manager atau supervisor pada bagan untuk melihat struktur, pembagian tugas, hasil kerja dan batas kewenangannya. Ketiga supervisor sejajar dan mengoordinasikan koordinator serta staf pada areanya.

Pembagian tugas mengikuti Piagam Peran Manajer PPIC & Gudang. Rincian pekerjaan menggunakan 14 JD lama (Job Description — uraian tugas dan tanggung jawab jabatan) yang disusun sebelum fungsi gabungan dibentuk. Bila berbeda, piagam menjadi acuan utama. Tautan jabatan atau bagan membuka panel terkait secara otomatis.

Pilih kotak jabatan untuk membuka rincian tugasnya.

Atasan langsung: Ni Luh Somawati — Deputy COO · Akuntabilitas eksekutif: I Nengah Riadi — COO

Struktur koordinasi Manager dan tiga SPV

Struktur & Tugas Bersama

PANDUAN KERJA BERSAMA

Pembagian tugas dan serah terima

Bagan di atas menjadi acuan struktur. Bagian berikut menjelaskan hasil kerja setiap tingkat, pemeriksaan pekerjaan, ritme pelaporan dan penyelarasan dokumen sumber.

Cara membedakan tugas pada tiap tingkat
Tingkat	Pertanyaan yang harus dijawab	Hasil yang diperiksa Manager
Manager	Apa prioritas, rencana, kapasitas, risiko dan keputusan kedua fungsi?	Rencana layak; stok andal; KPI (Key Performance Indicator — indikator kinerja utama); sumber daya/keputusan sesuai mandat; eskalasi Ni Luh Somawati/I Nengah Riadi.
Supervisor	Apakah seluruh area di bawah supervisinya siap dan hasilnya benar?	Pembagian kapasitas lintas area, pengawasan, laporan konsolidasi serta tindakan korektif. Pada usulan terbaru, PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area), Warehouse SPV dan Stock Control SPV memiliki lingkup koordinasi berbeda. Stock Control SPV mengoordinasikan produk jadi pada tiga DC serta Bulk Supply Amenities.
Coordinator	Siapa mengerjakan apa, kapan, dengan dokumen dan pemeriksa siapa?	Penugasan area, pemeriksaan hasil staf, readiness, data dan exception; keputusan rutin dalam kewenangan yang ditetapkan.
Staff / Stock Keeper	Apakah pekerjaan fisik/data yang ditugaskan sudah benar dan dapat dibuktikan?	Hasil terima/simpan/pick/issue/count atau kalkulasi PPIC; identitas dan waktu; bukti; laporan penyimpangan kepada atasan.
Admin Warehouse	Apakah setiap transaksi memiliki dokumen sah, posting tepat dan arsip tertelusur?	Register/arsip, laporan stok, bukti posting dan pending documents. Admin berhak tidak menerima penginputan tanpa dokumen resmi.

BAGAN SERAH TERIMA TUGAS

Barang, dokumen dan data diperiksa sebelum pekerjaan ditutup

Contoh alur receipt/issue; prinsip yang sama diterapkan pada RM (Raw Material — bahan baku), bulk dan stockroom sesuai area serta akses.

01 · STAFF / STOCK KEEPERPeriksa dan kerjakan fisik
Terima/siapkan barang berdasarkan permintaan sah; cocokkan SKU, batch, jumlah, kondisi, status dan lokasi. Buat bukti serta catatan realisasi.
02 · COORDINATOR / PEMERIKSAVerifikasi hasil area dan tangani exception
Periksa pekerjaan staf, dokumen dan penerima serah terima; tahan proses yang meragukan dalam kewenangan, lalu koordinasikan Quality atau SPV sesuai masalah.
03 · PETUGAS POSTING DITETAPKAN + ADMINCatat sekali dengan dokumen resmi
Posting oleh satu petugas sesuai jenis transaksi/hak akses; Admin memastikan kelengkapan, arsip serta backlog. Catatan staf dan posting Admin tidak menggandakan movement.
04 · SPV + PEMERIKSA TERPISAHKonsolidasikan realisasi dan uji keandalan stok
SPV meninjau area di bawahnya; rekonsiliasi/count dilakukan petugas yang ditetapkan dengan independensi sesuai risiko. Selisih material mengikuti review Accounting/Finance serta persetujuan sah.
05 · PPIC + MANAGERGunakan data yang sudah diverifikasi untuk rencana berikutnya
PPIC memperbarui material readiness, stok jaringan dan jadwal. Manager menilai rencana serta pelaksanaan, menindaklanjuti risiko dan melapor melalui jalur piagam.

Bukti selesai: barang dan dokumen cocok, transaksi sumber terbaca kembali, penerima mengakui serah terima, exception memiliki penyelesaian atau PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan)/tenggat. Penilaian mutu tetap Quality; pengajuan kebutuhan PPIC tidak menggantikan kewenangan Purchasing.

Ritme kerja dan laporan per area

Usulan ritme pelaksanaan dari tugas pada JD
Ritme	Yang menyiapkan dan memeriksa	Hasil yang dibawa ke Manager
Awal shift	PPIC SPV membawa rencana/kebutuhan yang disiapkan Koordinator PPIC; Warehouse SPV membawa receiving, bahan dan kapasitas; Stock Control SPV membawa FG tiga lokasi serta kebutuhan toko sesuai struktur usulan. Koordinator area membagi tugas staf dan pemeriksa.	Prioritas, bahan/FG released, shortage, backlog, tenaga dan keputusan yang diperlukan sebelum tenggat.
Selama operasi	Staf/Stock Keeper mengerjakan serta mencatat realisasi; Koordinator memeriksa; Admin memeriksa kelengkapan dan posting yang ditugaskan. Quality menilai status jika terkait mutu.	Exception dengan scope, bukti, PIC dan tenggat; hambatan kritis dilaporkan sebelum mengganggu jadwal.
Akhir shift	Koordinator menyusun laporan area; masing-masing SPV mengonsolidasikan area supervisinya. PPIC memperbarui realisasi/jadwal dan readiness. Admin menyerahkan daftar dokumen/posting belum selesai.	Satu ringkasan kedua fungsi: rencana–realisasi, stok terverifikasi, pekerjaan terbuka dan rencana berikutnya.
Mingguan / bulanan	Manager meninjau KPI, deviasi, aging serta kompetensi. PPIC/SPV membawa analisis dan tindakan; Accounting/Finance memvalidasi nilai serta kontrol; HR mendukung tugas/struktur.	Tren, akar penyebab, tindakan terverifikasi dan kebutuhan keputusan kepada Ni Luh Somawati. Risiko material segera kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi.

Pengarahan awal menggunakan JD baru

Hari pertama: Manager mempertemukan PPIC SPV, Warehouse SPV dan Stock Control SPV beserta koordinator masing-masing sesuai usulan; selama belum disahkan, gunakan penanggung jawab yang ditetapkan untuk mencocokkan orang, area, tugas, akses serta pemeriksa. Setiap pemimpin menjelaskan hasil yang wajib diserahkan staf/Admin, pekerjaan terbuka dan batas keputusan. Gunakan JD sebagai dasar tugas; konflik jalur formal dicatat untuk HR/pimpinan.

Minggu pertama: uji satu receiving, issue produksi dan transfer stockroom–toko dari fisik sampai posting. Tetapkan daftar pemilik SKU/lokasi dan satu petugas posting per dokumen; cocokkan kesiapan bahan serta FG dengan rencana PPIC. Tinjau backlog, selisih dan laporan setiap area, kemudian selesaikan tumpang tindih dengan PIC/tenggat.

Evaluasi: nilai staf dari ketepatan hasil serta bukti; Koordinator dari kualitas pembagian tugas/pemeriksaan; SPV dari kesiapan lintas area dan penyelesaian hambatan; Admin dari dokumen, posting dan arsip; Manager dari integritas rencana/stok serta kinerja kedua fungsi. Target numerik disepakati setelah baseline.

Usulan terbaru: Manager mengoordinasikan PPIC SPV, Warehouse SPV dan Stock Control SPV. Jabatan tambahan serta perubahan pelaporan diajukan melalui Ni Luh Somawati untuk persetujuan I Nengah Riadi bersama HR/Finance sesuai piagam. Tabel “pada JD lama” menjelaskan dokumen yang tersedia dan bukan bagan usulan terkini.

Belum ditempatkan pada usulan: In Out, Admin, Stock Keeper, Sortir serta fungsi rekonsiliasi/count. Tugasnya tetap diperlukan; tentukan penempatan, scope lokasi/SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang), pemilik posting dan pemeriksa tanpa mengasumsikan perpindahan personel atau penghapusan jabatan.

Dasar pembacaan: piagam Manajer PPIC & Gudang menjadi acuan mandat Manager dan batas fungsi. Empat belas JD di folder Job Desc merupakan dokumen lama sebelum fungsi gabungan dibentuk. Rincian pekerjaan yang masih relevan digunakan sebagai pendukung; pelaporan, tanggung jawab dan kewenangan mengikuti piagam. Perbedaan pada JD lama menjadi bahan pembaruan administrasi, bukan alasan menunda penerapan piagam. Susunan tiga SPV tetap merupakan usulan pelaksanaan yang memerlukan penetapan organisasi.

Pembaruan JD lama mengikuti Piagam Peran

Catatan historis JD lama dan penerapan berdasarkan piagam
Topik	Catatan pada JD lama	Penjelasan penerapan / tindak lanjut
Pelaporan sebelum fungsi gabungan dibentuk	PPIC Coordinator, Warehouse SPV dan Stock Control SPV menyebut Logistic Operations Manager. JD Manager tersebut menyebut Director dan Logistic Operations Supervisor.	Piagam gabungan tetap acuan mandat Manager: Ni Luh Somawati sebagai atasan langsung; I Nengah Riadi akuntabilitas eksekutif. Pemetaan tiga jalur pelaksana ke fungsi gabungan adalah rancangan penyelarasan, bukan perubahan otomatis seluruh JD.
Stockroom Coordinator dan Staff	JD Stock Control SPV menyebut Stockroom Coordinator sebagai bawahan; JD Stockroom Staff menyebut langsung ke SPV. JD Coordinator belum tersedia.	Tampilkan perbedaan JD lama. Usulan terbaru menetapkan Koordinator DC Jasri, Padang Galak dan Jakarta di bawah Stock Control SPV; HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM)/pimpinan perlu menyusun JD lokasi, menetapkan personel dan mengesahkan garis pelaporan sebelum berlaku.
Daftar bawahan Warehouse / In Out	Warehouse SPV mencantumkan In Out, Raw Material dan Sortir. Bulk Coordinator menyatakan melapor ke Warehouse SPV. In Out Coordinator mencantumkan Warehouse Staff, sementara Admin/Stock Keeper/In Out Staff masing-masing menyebut In Out Coordinator.	Hubungan pada JD lama dicatat sebagai riwayat organisasi; penerapan fungsi gabungan mengikuti piagam serta susunan pelaksana yang ditetapkan. Konfirmasi istilah Warehouse Staff versus In Out Staff dan posisi Sortir sebelum penetapan formal. Bulk Supply Amenities sudah ditempatkan pada jalur Stock Control SPV dalam usulan terbaru; sesuaikan JD pelaporannya.
FIFO (First In, First Out — barang masuk lebih awal dikeluarkan lebih dahulu)/LIFO (Last In, First Out — barang masuk terakhir dikeluarkan lebih dahulu; bukan aturan umum rotasi produk berexpiry) pada Raw Material Coordinator	Satu JD menulis FIFO dan LIFO; JD staf serta kontrol program menggunakan FIFO/FEFO (First Expired, First Out — barang yang lebih cepat kedaluwarsa dikeluarkan lebih dahulu).	Redaksi sumber dipertahankan pada daftar tugas sumber, ditandai perlu koreksi HR/Quality. Instruksi operasional mengikuti FIFO/FEFO sesuai status mutu dan acuan CPKB (Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik — pedoman pengendalian pembuatan kosmetik); tidak menjadikan LIFO sebagai kebijakan baru.
Kewenangan jadwal dan penyesuaian stok	PPIC Coordinator dapat menyetujui/mengubah jadwal sesuai kondisi operasional. Stock Control SPV dapat menyetujui/tidak menyetujui penyesuaian stok sesuai prosedur.	Kewenangan operasional Koordinator berjalan dalam parameter/delegasi Manager; tidak memerlukan approval Manager berulang untuk semua rutinitas. Hak adjustment SPV memerlukan delegasi terverifikasi. Kasus material tetap verifikasi independen, Accounting/Finance dan pejabat berwenang.
Cakupan RM, Packaging dan Bulk Amenities	JD RM Staff mencakup bahan baku dan bahan kemas. JD Bulk Coordinator mencakup bulk/pengemasan, sedangkan JD Staff menyebut komponen kemasan. JD Packaging Coordinator/Staff terpisah belum tersedia.	Usulan terbaru: Koordinator Bulk Supply Amenities dan staf masuk jalur Produk Jadi di bawah Stock Control SPV. Tetapkan daftar SKU/lokasi, proses dan penerima tugas per area; sesuaikan pelaporan pada JD. Jangan menyamakan Bulk Amenities dengan seluruh Packaging atau seluruh B2B (Business-to-Business — penjualan kepada pelanggan bisnis). Manufaktur tetap Production, status mutu tetap Quality.
Input sistem dilakukan beberapa peran	JD In Out Staff, RM Coordinator/Staff, Bulk dan Stockroom memuat pencatatan/input, sementara Admin juga menginput in–out.	Tetapkan satu pemilik posting per dokumen/jenis transaksi dan pemeriksa terpisah. Staf dapat membuat catatan fisik atau input sesuai akses; Admin mengendalikan kelengkapan/arsip dan posting yang ditugaskan. Hindari duplikasi serta self-approval.

Referensi Manager dan fungsi kontrol

Logistic Operations ManagerReferensi lintas fungsi · Referensi lingkup manajemen logistik pada paket JD; bukan pengganti piagam Manajer PPIC & Gudang terbaru.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: Director. Mengoordinasikan: Logistic Operations Supervisor. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: JD mencakup receiving/storage/inventory, distribusi ke distributor/retail/e-commerce, vendor transporter, WMS (Warehouse Management System — sistem pengelolaan kegiatan gudang)/ERP (Enterprise Resource Planning — sistem terpadu proses dan data perusahaan), retur/recall, KPI lead time/accuracy/OTIF (On Time In Full — pesanan diterima tepat waktu dan lengkap)/cost serta perbaikan berkelanjutan.
Hasil kerja yang diperiksa: Laporan KPI dan evaluasi vendor/distribusi sesuai penetapan organisasi; referensi serah terima, SLA (Service Level Agreement — kesepakatan standar layanan dan waktu penyelesaian) dan mitra lintas fungsi. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: JD menyatakan melapor ke Director dan mengoordinasikan Logistic Operations Supervisor. Catatan ini berasal dari masa sebelum fungsi gabungan. Jalur Manager mengikuti Piagam Peran: melapor kepada Ni Luh Somawati, dengan akuntabilitas eksekutif I Nengah Riadi. Tidak otomatis menjadikan jabatan ini atasan baru Manager atau memindahkan transportasi/vendor/komitmen logistik ke PPIC & Gudang; pembagian akhir diselaraskan HR/pimpinan.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Mengelola dan mengawasi seluruh kegiatan operasional logistik industri kosmetik meliputi penerimaan bahan baku, bahan kemas, penyimpanan, distribusi produk jadi, dan retur.
Memastikan proses logistik berjalan sesuai dengan CPKB Kosmetik, standar BPOM, dan kebijakan mutu perusahaan.
Mengontrol sistem penyimpanan produk kosmetik sesuai persyaratan (FIFO/FEFO, batch number, expiry date).
Menjamin akurasi stok bahan baku, bulk, dan finished goods melalui pengawasan stock opname berkala.
Mengkoordinasikan proses distribusi produk kosmetik ke distributor, retail, dan channel e-commerce sesuai SLA.
Mengelola dan mengevaluasi kinerja vendor logistik, transporter, dan ekspedisi untuk menjaga kualitas produk selama pengiriman.
Berkoordinasi dengan PPIC, Produksi, QA/QC, Purchasing, dan Sales untuk memastikan ketersediaan stok dan kelancaran supply chain.
Mengawasi sistem WMS/ERP serta memastikan pencatatan data logistik akurat dan terdokumentasi dengan baik.
Menangani proses retur, recall, dan produk reject sesuai prosedur mutu kosmetik.
Menyusun laporan KPI logistik (lead time, inventory accuracy, OTIF, cost efficiency).
Melakukan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) terhadap proses logistik untuk meningkatkan efisiensi dan kepatuhan regulasi.

Wewenang

Wewenang mengambil keputusan operasional terkait penyimpanan dan distribusi produk kosmetik.
Wewenang menyetujui penjadwalan pengiriman dan alur distribusi.
Wewenang mengajukan dan mengevaluasi vendor logistik sesuai standar mutu kosmetik.
Wewenang mengusulkan perbaikan SOP dan efisiensi biaya logistik.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Logistic Operations Manager.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Inventory Control: fungsi rekonsiliasi, bukan otomatis Stock Control SPV

JD Stock Control SPV berfokus pada operasi stok produk jadi retail. Fungsi rekonsiliasi independen tetap dibutuhkan pada piagam: membandingkan fisik, Stockwiz, cutoff, dokumen dan movement; menginvestigasi selisih serta memverifikasi hasil koreksi. JD jabatan Inventory Control terpisah belum tersedia pada paket baru.

Manager menetapkan pelaksana/pemeriksa sesuai kompetensi dan delegasi; tidak otomatis menunjuk Stock Control SPV sebagai pemeriksa independen atas barang yang dikelolanya sendiri.

Stock / Cycle Count: penugasan kontrol dengan petugas terpisah

Beberapa JD menyebut dukungan stock opname. Hal itu tidak menetapkan jabatan Cycle Count baru atau membolehkan pemegang stok menjadi satu-satunya pemeriksa. Susun scope/cutoff, blind count, recount petugas berbeda, log movement dan rekonsiliasi. JD khusus Cycle Count belum tersedia.

USULAN STRUKTUR · SPV → Koordinator → Staff

PPIC SPV memimpin rencana melalui Koordinator dan Staff

Usulan menambahkan PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) Supervisor sebagai bawahan langsung Manager. Jadwal, kebutuhan bahan dan evaluasi dikerjakan staf, dikendalikan Koordinator dan dikonsolidasikan SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area).

PPIC SupervisorUSULAN · Memimpin pengendalian rencana melalui Koordinator PPIC

Melapor kepada: PPIC & Warehouse Manager. Mengoordinasikan: PPIC Coordinator, yang memimpin PPIC Staff.

Tugas usulan: mengonsolidasikan stok FG (Finished Goods — produk jadi) DC (Distribution Center — pusat penyimpanan dan pemenuhan produk jadi) Jasri, Padang Galak, Jakarta dan seluruh toko, histori penjualan serta order; menguji rencana kebutuhan produksi/material, kapasitas dan parameter stok yang disiapkan Koordinator. Memantau shortage, ETA (Estimated Time of Arrival — perkiraan waktu tiba) dan perubahan jadwal; membina Koordinator/staf serta memisahkan penyebab deviasi planning dan eksekusi.

Hasil wajib: rencana berversi yang sudah diperiksa, material readiness, shortage/ETA usable, skenario kapasitas, plan-versus-actual dan rekomendasi keputusan kepada Manager. SPV memeriksa dan mengendalikan lintas pekerjaan PPIC; Koordinator membagi serta memeriksa pekerjaan staf; staf mengolah data dan memperbarui realisasi.

Batas: keputusan rutin mengikuti delegasi yang disahkan; prioritas lintas fungsi, biaya atau perubahan material di luar delegasi dibawa ke Manager. Purchasing memiliki pembelian/PO (Purchase Order — pesanan pembelian resmi), Production memiliki manufaktur dan Quality memiliki status mutu.

Penjabaran usulan organisasi; bukan kutipan JD baru yang sudah disahkan. Wewenang, personel, akses dan target diselaraskan dengan HR/pimpinan serta delegasi yang berlaku.

Alur kerja singkat

Stok jaringan & penjualan → hitung kebutuhan → uji bahan dan kapasitas → rencana dan kendali perubahan.

PPIC CoordinatorPPIC · Mengubah kebutuhan stok jaringan menjadi rencana produksi/material yang dapat dijalankan; mengendalikan pekerjaan PPIC Staff.

Posisi pada struktur usulan: Manager → PPIC SPV → PPIC Coordinator → PPIC Staff. Rincian JD lama (Job Description — uraian tugas dan tanggung jawab jabatan) dicatat sebagai riwayat; tanggung jawab serta kewenangan fungsi gabungan mengikuti Piagam Peran.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: Logistic Operations Manager. Mengoordinasikan: PPIC Staff. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Memeriksa forecast/order, stok produk jadi gudang dan seluruh toko, bahan awal, WIP (Work in Progress — barang atau produksi dalam proses), kapasitas serta perubahan. Mengatur jadwal dan min–max, memeriksa input staf, berkoordinasi dengan Warehouse/Purchasing/Production dan menyiapkan analisis deviasi.
Hasil kerja yang diperiksa: Rencana harian/mingguan berversi; kebutuhan bahan dan shortage register; plan-versus-actual; alasan perubahan, PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan) dan tenggat. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: JD memberi kewenangan menyetujui/mengubah jadwal. Dalam fungsi gabungan, kewenangan operasional ini berjalan di dalam prioritas, kapasitas, parameter dan delegasi yang disetujui Manager; perubahan material atau lintas fungsi dieskalasikan. Bukan sekadar pembuat draft untuk semua keputusan; juga bukan pemegang kewenangan pembelian atau quality release.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Menyusun dan mengoordinasikan rencana produksi jangka pendek dan menengah berdasarkan forecast dan sales order.
Mengatur dan mengendalikan jadwal produksi agar sesuai kapasitas mesin dan tenaga kerja.
Memastikan ketersediaan bahan baku, bahan kemas, dan WIP sesuai rencana produksi.
Berkoordinasi dengan Warehouse dan Purchasing terkait pengadaan dan kesiapan material.
Memantau realisasi produksi dan melakukan penyesuaian rencana bila terjadi kendala.
Mengendalikan level persediaan agar optimal (min–max stock).
Mengawasi pencatatan data produksi dan inventory dalam sistem.
Mengkoordinasikan dan membina PPIC Staff.
Menyusun laporan perencanaan, realisasi produksi, dan analisa deviasi.
Memastikan seluruh aktivitas PPIC mematuhi SOP, dan kebijakan perusahaan.

Wewenang

Wewenang menyetujui dan mengubah jadwal produksi sesuai kondisi operasional.
Wewenang mengusulkan pengadaan material berdasarkan rencana produksi.
Wewenang memberikan arahan dan evaluasi kinerja kepada PPIC Staff.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_PPIC Coordinator.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

PPIC StaffPPIC · Menyiapkan perhitungan, pembaruan jadwal dan data aktual untuk Koordinator PPIC.

Posisi pada struktur usulan: PPIC Staff → PPIC Coordinator → PPIC SPV → Manager. Rincian JD lama dicatat sebagai riwayat; tanggung jawab serta kewenangan fungsi gabungan mengikuti Piagam Peran.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: PPIC Coordinator. Mengoordinasikan: -. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Mengumpulkan histori penjualan, order, stok dan kapasitas; menyusun/memperbarui jadwal, memantau material serta realisasi; berkoordinasi dengan Warehouse dan Purchasing, membantu stock opname dan analisis selisih.
Hasil kerja yang diperiksa: Data sumber/tanggal; perhitungan kebutuhan; draft/perubahan jadwal; daftar ETA dan kekurangan; laporan realisasi kepada Koordinator. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: Pengajuan perubahan jadwal dan kebutuhan material diperiksa sesuai kewenangan Koordinator. Input produksi/inventory diizinkan hanya pada objek dan akses yang ditetapkan; tidak menjadi approver atas hasil sendiri atau membuat PO tanpa otorisasi.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Membantu menyusun rencana produksi berdasarkan forecast, sales order, dan kapasitas produksi.
Memantau ketersediaan bahan baku, bahan kemas, sesuai rencana produksi.
Membuat dan memperbarui jadwal produksi harian/mingguan.
Berkoordinasi dengan Warehouse terkait stok dan kesiapan material.
Berkoordinasi dengan Purchasing untuk pengadaan material sesuai kebutuhan produksi.
Memantau realisasi produksi dan melakukan penyesuaian jadwal bila terjadi kendala.
Menginput dan mengelola data produksi serta inventory dalam sistem.
Membantu pelaksanaan stock opname dan analisa selisih stok.
Menyusun laporan perencanaan dan realisasi produksi kepada atasan.
Memastikan seluruh aktivitas PPIC sesuai SOP, dan kebijakan perusahaan.

Wewenang

Wewenang mengajukan penyesuaian jadwal produksi berdasarkan kondisi aktual.
Wewenang mengusulkan kebutuhan material sesuai rencana produksi.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_PPIC Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

USULAN STRUKTUR · SPV → 2 Koordinator → Staff

Warehouse SPV: bahan kemas dan bahan baku

Dua area utama pada usulan: Koordinator Bahan Kemas serta Koordinator Raw Material/Bahan Baku, masing-masing dengan staf. JD (Job Description — uraian tugas dan tanggung jawab jabatan) In Out, Admin dan Stock Keeper tetap sebagai referensi; penempatannya belum diputuskan.

Warehouse Supervisor · struktur usulanUSULAN · Memimpin Koordinator Bahan Kemas dan Bahan Baku

Melapor kepada: Manager. Mengoordinasikan: Koordinator Bahan Kemas serta Koordinator Raw Material/Bahan Baku, masing-masing dengan staf.

Tugas usulan: mengendalikan gudang bahan awal, kapasitas/layout, keselamatan, kondisi simpan, FIFO (First In, First Out — barang masuk lebih awal dikeluarkan lebih dahulu)/FEFO (First Expired, First Out — barang yang lebih cepat kedaluwarsa dikeluarkan lebih dahulu), stok batch/status/UOM (Unit of Measure — satuan barang, misalnya pcs atau kg) dan ketepatan transaksi; menyelaraskan kesiapan bahan dengan PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) serta issue/return dengan Production. Koordinator mengendalikan area dan hasil staf; SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) mengonsolidasikan kedua area.

Hasil wajib: saldo usable bahan baku/bahan kemas yang terverifikasi, daftar shortage/expiry/hold, readiness per rencana produksi, receipt/issue/return serta backlog. Data ini menjadi dasar PPIC menghitung kebutuhan pengadaan kepada Procurement/Purchasing.

Batas: tidak mengoordinasikan Stock Control SPV atau PPIC SPV. Tidak mengambil alih pelulusan mutu/pembelian. Penempatan In Out, Admin dan Stock Keeper ke area bahan awal atau DC belum ditetapkan; pemilik transaksi dan pemeriksa tiap dokumen perlu dipetakan.

Penjabaran usulan organisasi; bukan kutipan JD baru yang sudah disahkan. Wewenang, personel, akses dan target diselaraskan dengan HR/pimpinan serta delegasi yang berlaku.

Alur kerja singkat

Arahan SPV → penugasan Koordinator → pelaksanaan staf/Stock Keeper → verifikasi dokumen dan posting satu kali.

Warehouse SupervisorWarehouse · Mengendalikan kesiapan dan pelaksanaan gudang bahan awal serta area di bawah penugasannya.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: Logistic Operations Manager. Mengoordinasikan: In Out Warehouse Coordinator; Raw Material Warehouse Coordinator; Sortir Coordinator. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Mengatur pekerjaan tim, layout, pergerakan bahan baku/bahan kemas, kesiapan issue produksi, FIFO/FEFO, kecocokan stok fisik–Stockwiz dan kelengkapan barang/dokumen PO (Purchase Order — pesanan pembelian resmi). Pada JD, jabatan ini mengoordinasikan In Out, Raw Material dan Sortir Coordinator.
Hasil kerja yang diperiksa: Rencana per shift; kesiapan bahan dan kapasitas; backlog receipt/issue/posting; laporan kekurangan/rusak; hasil pemeriksaan dokumen serta tindakan area. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: Warehouse SPV tidak otomatis mengoordinasikan Stock Control SPV. Sortir Coordinator tercantum tetapi JD/personelnya belum tersedia. Pada JD lama, Bulk Coordinator menyebut melapor ke Warehouse SPV, walau tidak tercantum pada daftar bawahan SPV. Usulan terbaru menempatkan Koordinator Bulk Supply Amenities dan staf di jalur Stock Control SPV; perubahan pelaporan perlu diselaraskan HR/pimpinan.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Memimpin dan mengarahkan bawahan dalam semua pelaksanaan yang berkaitan dengan Gudang
Bertanggung jawab atas perencanaan dan pengaturan lay out penempatan bahan kemasan dan bahan baku di area gudang dan sekitarnya
Bertanggung jawab mengontrol pengiriman bahan baku dan bahan kemasan untuk produksi.
Menyampaikan kepada atasan apabila ada posisi stock bahan yang kurang, rusak, dll.
Memastikan pengeluaran bahan ataupun produk jadi secara FIFO (First In First Out dan FEFO (First Expired First Out).
Bertanggung jawab terhadap posisi stok bahan yang ada di gudang baik secara fisik maupun administratif (stockwiz).
Bertanggungjawab terhadap kelengkapan PO (Purchase Order) dengan barang yang ada, meliputi : nama barang, jumlah barang, nomor order, jumlah order, beserta dokumen pelengkap
Bertanggungjawab terhadap kelengkapan dokumen dengan barang yang datang/diterima (bahan baku dan bahan pengemas).

Wewenang

Wewenang mengatur penempatan dan pergerakan barang di gudang.
Wewenang memberikan instruksi kerja kepada tim warehouse.
Wewenang mengajukan perbaikan sistem dan tata letak gudang.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Warehouse Supervisor.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

In Out CoordinatorWarehouse · Memimpin verifikasi dan alur barang masuk/keluar beserta pengendalian dokumennya.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: Warehouse Supervisor. Mengoordinasikan: Warehouse Staff. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Mengoordinasikan inbound/outbound, loading/unloading, jumlah/jenis/batch/kondisi terhadap PO/DO (Delivery Order — dokumen perintah atau rincian pengiriman)/BPB (Bukti Penerimaan Barang — dokumen barang diterima; nama form mengikuti perusahaan)/BKB (Bukti Keluar Barang — dokumen barang keluar; nama form mengikuti perusahaan); mengendalikan pencatatan, traceability, expiry, kebersihan, ketidaksesuaian dan dukungan audit.
Hasil kerja yang diperiksa: Checklist penerimaan/pengeluaran; dokumen diperiksa; status barang dan lokasi; jadwal serta hasil in–out; exception dan bukti serah terima ke Admin/area. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: Boleh menolak atau menghentikan sementara proses yang tidak sesuai dokumen/SOP (Standard Operating Procedure — prosedur kerja baku) atau berisiko mutu, lalu melapor. Penilaian hold/release akhir tetap Quality. Pada JD, jabatan ini mengoordinasikan Warehouse Staff; JD In Out Staff, Admin dan Stock Keeper masing-masing menyatakan melapor ke jabatan ini, sehingga daftar bawahan perlu disinkronkan.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Mengkoordinasikan proses penerimaan (inbound) dan pengeluaran (outbound) barang sesuai jadwal dan kebutuhan operasional.
Memastikan kesesuaian jumlah, jenis, batch, dan kondisi barang dengan dokumen pendukung (PO, DO, BPB, BKB).
Mengawasi proses bongkar muat (loading–unloading) agar sesuai dengan SOP, keselamatan kerja, dan standar mutu.
Mengendalikan pencatatan dan pelaporan data in–out barang secara akurat dan tepat waktu.
Berkoordinasi dengan bagian Produksi, PPIC, QA, Purchasing, dan Logistik terkait ketersediaan dan pergerakan barang.
Memastikan penerapan sistem FIFO/FEFO, traceability batch, dan kontrol expiry date sesuai ketentuan industri kosmetik.
Mengidentifikasi dan melaporkan ketidaksesuaian, selisih stok, kerusakan, atau kehilangan barang kepada atasan terkait.
Mengawasi kerapihan, kebersihan, dan ketertiban area gudang sesuai standar CPKB.
Mendukung pelaksanaan audit internal dan eksternal yang berkaitan dengan aktivitas gudang.
Memastikan seluruh aktivitas in–out gudang berjalan sesuai SOP, peraturan perusahaan, dan ketentuan CPKB.

Wewenang

Wewenang menolak penerimaan atau pengeluaran barang yang tidak sesuai dengan dokumen, spesifikasi, atau kondisi mutu.
Wewenang menghentikan sementara proses in–out jika ditemukan ketidaksesuaian atau risiko terhadap mutu produk.
Wewenang memberikan rekomendasi perbaikan sistem dan prosedur kerja gudang.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_In Out Coordinator.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

In Out StaffWarehouse · Melaksanakan pemeriksaan dan pergerakan barang yang ditugaskan Koordinator In Out.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: In Out Coordinator. Mengoordinasikan: -. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Memeriksa fisik, jumlah, batch, expiry dan dokumen; menerima/mengeluarkan RM (Raw Material — bahan baku)/PM (Packaging Material — bahan kemas)/bulk/FG (Finished Goods — produk jadi), menempatkan menurut status, menyiapkan produksi/distribusi, mencatat transaksi sesuai akses, membantu count dan melaporkan penyimpangan.
Hasil kerja yang diperiksa: Hasil pemeriksaan per baris; realisasi bongkar/muat serta penempatan; log transaksi dan serah terima; daftar ketidaksesuaian kepada Koordinator. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: Boleh menolak proses yang tidak sesuai dokumen/SOP dan meminta klarifikasi selisih. Pencatatan staf tidak otomatis berarti staf dan Admin memposting dokumen yang sama; satu transaksi harus memiliki petugas posting yang ditetapkan.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Melaksanakan proses penerimaan dan pengeluaran barang sesuai dengan dokumen dan SOP yang berlaku.
Memeriksa kesesuaian jumlah, kondisi, batch number, dan expiry date bahan baku, bahan kemas, bulk, dan produk jadi.
Memastikan seluruh aktivitas in–out barang sesuai dengan CPKB Kosmetik dan ketentuan BPOM.
Melakukan pencatatan transaksi barang masuk dan keluar pada sistem (WMS/ERP) dan dokumen manual.
Mengatur penempatan barang di gudang sesuai dengan kategori, FIFO/FEFO, dan status (OK, Quarantine, Reject).
Berkoordinasi dengan tim Warehouse, QA/QC, dan Produksi terkait penerimaan, pengeluaran, dan status barang.
Menyiapkan barang untuk kebutuhan produksi dan distribusi sesuai permintaan yang disetujui.
Membantu proses stock opname berkala dan penelusuran selisih stok.
Menjaga kebersihan, kerapian, dan keamanan area gudang sesuai standar GMP.
Melaporkan ketidaksesuaian barang atau dokumen kepada atasan.

Wewenang

Wewenang menolak penerimaan atau pengeluaran barang yang tidak sesuai dokumen atau SOP.
Wewenang mengajukan klarifikasi atas selisih atau ketidaksesuaian data stok.
Wewenang memberikan masukan terkait perbaikan alur in–out gudang.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_In Out Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Stock Keeper StaffWarehouse · Menjaga fisik stok, identitas dan ketertiban lokasi penyimpanan.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: In Out Coordinator. Mengoordinasikan: -. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Mengecek fisik rutin, mencatat kondisi/posisi, menata lokasi, FIFO/FEFO, batch/expiry, membantu receipt/issue dan menyiapkan barang sesuai permintaan; ikut count dengan pemeriksa terpisah.
Hasil kerja yang diperiksa: Checklist lokasi/kondisi; log perpindahan fisik; laporan selisih, rusak dan approaching expiry; bukti penyerahan kepada penerima. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: Boleh mengusulkan penataan dan tidak menerima penempatan yang melanggar prosedur. Tidak mengubah status mutu, mengesahkan hitungan barang sendiri atau membuat adjustment tanpa bukti/otorisasi.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Melakukan pengecekan fisik dan pencatatan stok barang secara rutin.
Memastikan penataan dan penyimpanan barang di gudang sesuai lokasi, identitas, dan ketentuan penyimpanan.
Menerapkan sistem FIFO/FEFO dalam pengelolaan stok barang.
Mengontrol batch number dan tanggal kedaluwarsa sesuai standar industri kosmetik.
Melaporkan selisih stok, barang rusak, atau barang mendekati kedaluwarsa kepada atasan.
Membantu proses penerimaan dan pengeluaran barang sesuai prosedur gudang.
Menyiapkan barang untuk kebutuhan produksi atau pengiriman sesuai permintaan.
Mendukung pelaksanaan stock opname berkala.
Menjaga kebersihan, kerapihan, dan ketertiban area gudang.
Mematuhi SOP, peraturan keselamatan kerja, dan ketentuan CPKB.

Wewenang

Wewenang mengusulkan pemindahan atau penataan ulang stok barang.
Wewenang tidak menerima penempatan barang yang tidak sesuai prosedur penyimpanan.
Wewenang memberikan informasi kondisi stok kepada atasan terkait.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Stock Keeper Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Admin WarehouseWarehouse · Menjaga kelengkapan dokumen, ketepatan transaksi sistem dan keterlacakan arsip.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: In Out Coordinator. Mengoordinasikan: -. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Mencatat receipt/issue RM, PM, barang setengah jadi dan FG; memeriksa dokumen, input in–out tepat waktu, laporan stok harian/mingguan/bulanan, batch/expiry, arsip, dukungan count, tindak lanjut selisih dan audit.
Hasil kerja yang diperiksa: Register transaksi bernomor; bukti posted; laporan stok; backlog berdasarkan umur; arsip PO/DO/BPB/BKB serta referensi count/koreksi. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: Berwenang tidak menerima penginputan yang tidak didukung dokumen resmi. Transaksi tetap dicatat sebagai pending/exception untuk ditindaklanjuti, bukan dihilangkan dari laporan. Admin tidak mengesahkan sendiri fisik, status mutu atau koreksi material; petugas input/pemeriksa dipisahkan sesuai risiko.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Melakukan pencatatan administrasi penerimaan dan pengeluaran barang meliputi bahan baku, bahan kemas, barang setengah jadi, dan produk jadi.
Memeriksa dan memastikan kelengkapan serta kesesuaian dokumen Gudang.
Menginput data in out barang ke dalam system secara akurat dan tepat waktu.
Menyusun dan memperbarui laporan stok harian, mingguan, dan bulanan.
Membantu pengendalian stok dengan memantau saldo, batch, dan tanggal kedaluwarsa.
Berkoordinasi dengan Warehouse Coordinator, Produksi, PPIC, QA, dan Purchasing terkait pergerakan dan ketersediaan barang.
Mengarsipkan seluruh dokumen gudang secara rapi dan mudah ditelusuri.
Membantu proses stock opname berkala dan menindaklanjuti selisih stok.
Mendukung pelaksanaan audit internal maupun eksternal terkait administrasi gudang.
Memastikan administrasi gudang dijalankan sesuai SOP, CPKB, dan peraturan perusahaan.

Wewenang

Wewenang tidak menerima penginputan transaksi gudang yang tidak didukung dokumen resmi.
Wewenang memberikan informasi data stok dan laporan gudang kepada pihak terkait sesuai kewenangan.
Wewenang mengusulkan perbaikan sistem administrasi gudang.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Admin Warehouse.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Koordinator Bahan Kemas & Staff · usulan tugas

Usulan: Koordinator Bahan Kemas melapor ke Warehouse SPV dan memimpin Staff Bahan Kemas. Koordinator mengendalikan stok/kesiapan tiap komponen, kode/versi label, spesifikasi approved, issue/return/sisa serta rekonsiliasi; staf melakukan penanganan fisik, penyiapan, pencatatan realisasi dan pelaporan penyimpangan.

Hasil wajib: kelengkapan set kemasan per rencana produksi, stok usable per SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang)/batch/versi, komponen pembatas, expiry bila relevan dan bukti issue/return. Perubahan artwork/spesifikasi serta disposition sisa berkode tetap fungsi berwenang. JD khusus jabatan ini belum tersedia pada paket sumber; rincian di sini adalah penjabaran usulan.

Bahan kemas tetap bagian penting kebutuhan produksi. Pada paket baru, cakupan ini disebut pada JD Raw Material Staff, Warehouse SPV serta Bulk Supply Amenities. Bagan awal juga mencantumkan Packaging Material Coordinator/Staff, tetapi JD khususnya belum ditambahkan. Jangan menyimpulkan jabatan ini dihapus atau seluruhnya beralih ke Bulk.

Tetapkan SKU/lokasi, kode/versi label, issue/return/sisa berkode, pemeriksa dan PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan) sesuai struktur disahkan. Nama personel bagan lama belum dikonfirmasi terhadap pemetaan baru.

GUDANG BAHAN BAKU · KOORDINATOR DAN STAF

Tugas Koordinator dan Staf Gudang Bahan Baku

Bagian ini menjelaskan pembagian tugas koordinator dan staf dalam penerimaan, penyimpanan, pencatatan, serta penyiapan bahan baku untuk produksi. Pada usulan struktur, RM (Raw Material — bahan baku) dan Bahan Kemas berada di bawah Warehouse SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area); Bulk Supply Amenities pada usulan terbaru masuk jalur Stock Control / Produk Jadi dan tidak otomatis disamakan dengan Packaging. Rincian Koordinator/Staff Bulk tersedia pada tab Produk Jadi.

Alur kerja singkat

Kebutuhan produksi → stok bahan terverifikasi → kesiapan issue atau pengajuan kebutuhan ke Purchasing → bukti pemenuhan.

Raw Material Warehouse CoordinatorRaw Material · Mengoordinasikan staf dan mengendalikan persediaan bahan baku, data serta kesiapan untuk produksi.

Posisi pada struktur usulan: Manager → Warehouse SPV → Koordinator Bahan Baku → Staff Bahan Baku. Rincian JD lama (Job Description — uraian tugas dan tanggung jawab jabatan) dicatat sebagai riwayat; tanggung jawab serta kewenangan fungsi gabungan mengikuti Piagam Peran.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: Warehouse Supervisor. Mengoordinasikan: Raw Material Warehouse Staff. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Mengawasi penerimaan/pemakaian/perpindahan, memastikan data masuk database, mengolah Stockwiz, merekonsiliasi fisik–sistem, mengatur kapasitas/lokasi, membina staf dan mengusulkan kebutuhan ulang berdasarkan minimum stock.
Hasil kerja yang diperiksa: Laporan stok/pemakaian/kondisi; material readiness; rekonsiliasi dan daftar selisih; kekurangan, usulan reorder serta tindakan perbaikan. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: JD menulis FIFO (First In, First Out — barang masuk lebih awal dikeluarkan lebih dahulu) dan LIFO (Last In, First Out — barang masuk terakhir dikeluarkan lebih dahulu; bukan aturan umum rotasi produk berexpiry). Redaksi ini perlu diklarifikasi dengan HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM)/Quality; rancangan operasional memakai FIFO/FEFO (First Expired, First Out — barang yang lebih cepat kedaluwarsa dikeluarkan lebih dahulu) sesuai piagam dan acuan CPKB (Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik — pedoman pengendalian pembuatan kosmetik) yang digunakan. Kewenangan penolakan/usulan penahanan dikoordinasikan Quality; bukan pengganti keputusan pelulusan.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Melakukan koordinasi dan control terhadap bahan baku yang masuk gudang.
Melakukan koordinasi dan pengontrolan pemakaian dan perpindahan bahan baku di gudang untuk kebutuhan produksi.
Memastikan keakuratan data bahan baku yang akan dimasukkan ke database.
Mengolah data bahan baku ke dalam stockwiz
Melakukan rekonsiliasi data stok fisik bahan baku dengan data dari sistem.
Mengatur penempatan bahan baku sesuai dengan kapasitas gudang.
Memastikan pelaksanaan prinsip FIFO dan LIFO.
Menjamin semua proses penerimaan dan pengeluaran bahan baku sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Memonitor, menganalisa serta membuat perencanaan pelaksanaan untuk perbaikkan.
Menyusun laporan stok, pemakaian, dan kondisi raw material kepada atasan.

Wewenang

Wewenang mengatur alokasi dan penempatan raw material di area gudang.
Wewenang menolak atau mengusulkan penahanan bahan baku yang tidak sesuai spesifikasi.
Wewenang mengusulkan kebutuhan pengadaan ulang berdasarkan minimum stock.
Wewenang memberikan evaluasi kinerja dan pembinaan kepada staf gudang.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Raw Material Warehouse Coordinator.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Raw Material Warehouse StaffRaw Material · Melaksanakan penerimaan, penyimpanan dan penyiapan bahan baku/bahan kemas sesuai tugas koordinator.

Posisi pada struktur usulan: Staff Bahan Baku → Koordinator Bahan Baku → Warehouse SPV → Manager. Rincian JD lama dicatat sebagai riwayat; tanggung jawab serta kewenangan fungsi gabungan mengikuti Piagam Peran.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: Raw Material Warehouse Coordinator. Mengoordinasikan: -. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Memeriksa PO (Purchase Order — pesanan pembelian resmi)/DO (Delivery Order — dokumen perintah atau rincian pengiriman)/CoA (Certificate of Analysis — sertifikat hasil analisis bahan atau produk), jumlah dan kondisi, mencatat fisik/sistem, menjaga ketersediaan dan kondisi simpan, FIFO/FEFO, count serta pelaporan ke Koordinator; berkoordinasi QC (Quality Control — pengawasan mutu)/PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan)/Produksi/Purchasing.
Hasil kerja yang diperiksa: Bukti receipt/issue/return; saldo dan batch/expiry diperiksa; log lokasi/kondisi; laporan shortage/selisih/kerusakan. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: Walau judulnya Raw Material, isi JD mencakup bahan kemas. Batas SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang)/lokasi dengan Packaging dan Bulk Supply Amenities harus ditetapkan untuk menghindari dua pemilik pekerjaan. Penolakan bahan bersama QC, usulan reorder melalui jalur Koordinator/PPIC.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Mengelola penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran bahan baku dan bahan kemas sesuai prosedur.
Memastikan kualitas, jumlah, dan kondisi bahan baku serta bahan kemas sesuai dokumen (PO, DO, COA).
Melakukan pencatatan stok secara akurat (manual maupun sistem).
Menjaga ketersediaan bahan untuk mendukung proses produksi.
Menerapkan sistem FIFO/FEFO dalam pengelolaan persediaan.
Berkoordinasi dengan QC, PPIC, Produksi, dan Purchasing terkait kebutuhan dan status material.
Melakukan stock opname secara berkala.
Menjaga kebersihan, kerapian, dan keamanan area penyimpanan.
Memastikan penyimpanan sesuai standar.
Melaporkan kondisi stok, selisih, atau masalah material kepada atasan.

Wewenang

Wewenang menolak bahan baku/bahan kemas yang tidak sesuai spesifikasi (bersama QC).
Wewenang mengatur penempatan dan rotasi material di gudang.
Wewenang mengusulkan pemesanan ulang bila stok minimum tercapai.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Raw Material Warehouse Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

USULAN STRUKTUR · SPV → 3 DC + Bulk → Staff

Stock Control SPV: tiga DC dan Bulk Supply Amenities

Stock Control SPV (Supervisor — pengawas pengendalian stok produk jadi) mengoordinasikan tiga koordinator lokasi DC serta Koordinator Bulk Supply Amenities, masing-masing dengan staf. Profil Stock Control SPV dan Stockroom Staff dipertahankan sebagai referensi JD (Job Description — uraian tugas dan tanggung jawab jabatan), bukan bukti perubahan jabatan sudah disahkan.

Stock Control SPVProduk Jadi & Bulk · Mengendalikan stok tiga DC dan Bulk Supply Amenities melalui koordinator masing-masing.

Nama jabatan: Stock Control SPV adalah satu jabatan untuk koordinasi produk jadi/DC/stockroom dan Bulk Supply Amenities, bukan jabatan tambahan terpisah. Dalam struktur usulan: Manager → Stock Control SPV → Koordinator DC Jasri, Padang Galak, Jakarta serta Koordinator Bulk Supply Amenities → staf masing-masing. Rincian cakupan, personel dan perubahan pelaporan pada JD tetap diselaraskan serta disahkan perusahaan.

Melapor kepada: Manager. Mengoordinasikan: Koordinator DC Jasri, Koordinator DC Padang Galak, Koordinator DC Jakarta, serta Koordinator Bulk Supply Amenities; tiap koordinator mengoordinasikan staf masing-masing.

Cakupan kerja terpadu: mengonsolidasikan stok produk jadi per SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang)/lokasi/batch/status, readiness pemenuhan toko/kanal, kapasitas dan kondisi simpan ketiga DC serta area Bulk Supply Amenities sesuai scope yang disahkan; mengatur pelaksanaan alokasi serta transfer sesuai rencana PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) dan prioritas disepakati. Mengendalikan receipt FG (Finished Goods — produk jadi), picking/checking, serah terima Logistics, retur/recall serta deviasi antar-DC.

Hasil wajib: laporan stok eligible dan reservasi per DC, transfer in-transit/receipt parsial, backlog order, aging/expiry, akurasi penyiapan dan handover. Transfer antar-DC tidak menambah stok jaringan; lokasi dan referensi pengirim–penerima harus cocok.

Batas: rencana kebutuhan produksi tetap jalur PPIC; transportasi/rute/pengiriman tetap Logistics; pelulusan/penarikan mutu tetap fungsi Quality/PJT (Penanggung Jawab Teknis — personel penanggung jawab teknis sesuai penetapan perusahaan) sesuai mandat. Stock Control SPV mengawasi operasi FG, bukan otomatis pemeriksa independen atau approver penyesuaian material.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: Logistic Operations Manager. Mengoordinasikan: Stockroom Coordinator. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Mengatur produk masuk/keluar, penyimpanan dan kondisi ruang/suhu FG serta toko, laporan Stockwiz, ketersediaan produk, pengajuan pemenuhan, koordinasi Stockis untuk susun/pick/check dan penarikan atas keputusan mutu.
Hasil kerja yang diperiksa: Laporan FG per lokasi/batch/status; shortage toko/stockroom; picking/checking; kondisi simpan; aging; catatan retur/recall dan tindak lanjut ke PPIC/Quality. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: Berbeda dari Warehouse SPV dan fungsi rekonsiliasi Inventory Control. JD menyebut dapat menyetujui/tidak menyetujui adjustment sesuai prosedur: aktif hanya bila delegasi terverifikasi; kasus material tetap verifikasi independen, tinjauan Accounting/Finance dan persetujuan pejabat berwenang. Recall mengikuti keputusan Quality/PJT.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Mengadakan pengaturan produk jadi retail yang masuk dan keluar dari gudang.
Bertanggung jawab atas kondisi ruang, pengaturan suhu yang sesuai pada Gudang Produk Jadi Retail dan seluruh toko produk retail.
Membuat laporan inventory produk retail dengan memasukkan data inventori ke Stockwiz.
Bertanggung jawab atas penarikan produk dari semua toko retail atas hasil pertimbangan faktor teknis terkait produk oleh bagian Penjaminan Mutu dan Pengawasan Mutu.
Memastikan tersedianya produk jadi retail di Gudang Produk Jadi dan mengajukan pengadaan apabila stok kurang atau tidak tersedia ke bagian Produksi dan Apoteker Penanggung Jawab.
Bertanggung jawab atas penyimpanan dan penyusunan Produk Jadi Retail di bagian Gudang Produk Jadi Retail.
Mengkoordinir pegawai Stockis untuk melaksanakan operasional Gudang Produk Jadi Retail mulai dari penyusunan barang, pengambilan atau penyiapan barang yang akan dikirim dan pengecekan barang sebelum dikirim.

Wewenang

Wewenang menyetujui atau tidaknya dalam penyesuaian stok sesuai prosedur.
Wewenang mengusulkan perbaikan sistem inventory dan kontrol stok.
Wewenang memberikan arahan, evaluasi, dan pembinaan kepada tim stock control.
Wewenang menghentikan sementara proses distribusi material bila ditemukan ketidaksesuaian.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Stock Control SPV.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Alur kerja singkat

Stok FG eligible → kebutuhan toko → picking/checking → serah terima Logistics → receipt dan ketersediaan di toko.

Stockroom StaffStockroom / Retail · Menerima, menyimpan dan menyiapkan barang stockroom sesuai dokumen serta permintaan sah.

Posisi pada struktur usulan: Usulan: Staff DC lokasi → Koordinator DC lokasi → Stock Control SPV → Manager. Rincian JD lama dicatat sebagai riwayat; tanggung jawab serta kewenangan fungsi gabungan mengikuti Piagam Peran.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: Stock Control SPV. Mengoordinasikan: -. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Menata kategori/batch/expiry, FIFO (First In, First Out — barang masuk lebih awal dikeluarkan lebih dahulu)/FEFO (First Expired, First Out — barang yang lebih cepat kedaluwarsa dikeluarkan lebih dahulu), pick/issue untuk produksi/distribusi, mencatat manual/sistem, membantu stock opname, menjaga kebersihan/K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja — pengendalian keselamatan personel dan tempat kerja) dan melaporkan selisih/rusak.
Hasil kerja yang diperiksa: Bukti terima/keluar dan lokasi; pick list serta checking; log stok; temuan selisih/kondisi kepada Stock Control SPV. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: JD Staff menyatakan melapor langsung ke Stock Control SPV, sedangkan JD SPV menyebut mengoordinasikan Stockroom Coordinator. Pada usulan baru, staf tiap DC melapor melalui Koordinator DC lokasi kepada Stock Control SPV. JD koordinator lokasi masih perlu disusun dan garis formal disahkan HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM)/pimpinan. Staf dapat menolak sementara barang tidak sesuai, lalu melapor.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang sesuai dokumen dan SOP.
Menata barang di stockroom sesuai kategori, batch, dan tanggal kedaluwarsa.
Menerapkan sistem FIFO/FEFO dalam pengelolaan stok.
Menyiapkan barang sesuai permintaan produksi atau distribusi.
Melakukan pencatatan stok masuk dan keluar secara akurat dari manual/sistem.
Membantu pelaksanaan stock opname berkala.
Menjaga kebersihan, kerapihan, dan keamanan area stockroom.
Melaporkan selisih stok, kerusakan, atau barang tidak sesuai kepada atasan.
Mematuhi ketentuan SOP, dan K3 yang berlaku.

Wewenang

Wewenang tidak menerima sementara barang yang tidak sesuai dokumen atau kondisi fisik.
Wewenang mengusulkan perbaikan tata letak dan sistem penyimpanan stockroom.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Stockroom Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Koordinator DC Jasri & StaffUSULAN · Rincian per lokasi pada usulan struktur

Melapor kepada: Stock Control SPV. Mengoordinasikan: Staff DC Jasri.

Koordinator: menyusun tugas/shift DC Jasri, memeriksa penerimaan dan status FG, lokasi, batch/expiry, alokasi, picking/checking, transfer dan handover; memverifikasi bukti/stok serta mengonsolidasikan laporan area untuk Stock Control SPV. Mengeskalasi kekurangan, selisih, kapasitas atau status diragukan sebelum mengganggu order.

Staff DC Jasri: menerima, menata, menjaga kondisi, mengambil/memeriksa/menyerahkan barang sesuai tugas dan SOP (Standard Operating Procedure — prosedur kerja baku), mencatat realisasi serta melaporkan ketidaksesuaian ke Koordinator. Posting sistem hanya sesuai petugas/akses yang ditetapkan, bukan digandakan dengan Admin.

Hasil wajib: saldo per SKU–batch–status–lokasi, receipt/transfer/order yang tertelusur, bukti checking dan penerima handover, daftar pending serta laporan akhir shift. Jumlah staf, shift, kapasitas dan PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan) belum ditetapkan; penerapan per lokasi diverifikasi sebelum go-live.

Penjabaran usulan organisasi; bukan kutipan JD baru yang sudah disahkan. Wewenang, personel, akses dan target diselaraskan dengan HR/pimpinan serta delegasi yang berlaku.

Koordinator DC Padang Galak & StaffUSULAN · Rincian per lokasi pada usulan struktur

Melapor kepada: Stock Control SPV. Mengoordinasikan: Staff DC Padang Galak.

Koordinator: menyusun tugas/shift DC Padang Galak, memeriksa penerimaan dan status FG, lokasi, batch/expiry, alokasi, picking/checking, transfer dan handover; memverifikasi bukti/stok serta mengonsolidasikan laporan area untuk Stock Control SPV. Mengeskalasi kekurangan, selisih, kapasitas atau status diragukan sebelum mengganggu order.

Staff DC Padang Galak: menerima, menata, menjaga kondisi, mengambil/memeriksa/menyerahkan barang sesuai tugas dan SOP, mencatat realisasi serta melaporkan ketidaksesuaian ke Koordinator. Posting sistem hanya sesuai petugas/akses yang ditetapkan, bukan digandakan dengan Admin.

Hasil wajib: saldo per SKU–batch–status–lokasi, receipt/transfer/order yang tertelusur, bukti checking dan penerima handover, daftar pending serta laporan akhir shift. Jumlah staf, shift, kapasitas dan PIC belum ditetapkan; penerapan per lokasi diverifikasi sebelum go-live.

Penjabaran usulan organisasi; bukan kutipan JD baru yang sudah disahkan. Wewenang, personel, akses dan target diselaraskan dengan HR/pimpinan serta delegasi yang berlaku.

Koordinator DC Jakarta & StaffUSULAN · Rincian per lokasi pada usulan struktur

Melapor kepada: Stock Control SPV. Mengoordinasikan: Staff DC Jakarta.

Koordinator: menyusun tugas/shift DC Jakarta, memeriksa penerimaan dan status FG, lokasi, batch/expiry, alokasi, picking/checking, transfer dan handover; memverifikasi bukti/stok serta mengonsolidasikan laporan area untuk Stock Control SPV. Mengeskalasi kekurangan, selisih, kapasitas atau status diragukan sebelum mengganggu order.

Staff DC Jakarta: menerima, menata, menjaga kondisi, mengambil/memeriksa/menyerahkan barang sesuai tugas dan SOP, mencatat realisasi serta melaporkan ketidaksesuaian ke Koordinator. Posting sistem hanya sesuai petugas/akses yang ditetapkan, bukan digandakan dengan Admin.

Hasil wajib: saldo per SKU–batch–status–lokasi, receipt/transfer/order yang tertelusur, bukti checking dan penerima handover, daftar pending serta laporan akhir shift. Jumlah staf, shift, kapasitas dan PIC belum ditetapkan; penerapan per lokasi diverifikasi sebelum go-live.

Penjabaran usulan organisasi; bukan kutipan JD baru yang sudah disahkan. Wewenang, personel, akses dan target diselaraskan dengan HR/pimpinan serta delegasi yang berlaku.

Bulk Supply Amenities CoordinatorBulk / Amenities · Mengoordinasikan kesiapan, stok dan tindak lanjut kebutuhan area bulk supply amenities.

Penerapan piagam pada struktur usulan: Manager → Stock Control SPV → Koordinator Bulk Supply Amenities → Staff Bulk Supply Amenities. Pada JD lama, Koordinator melapor kepada Warehouse Supervisor; penempatan ke jalur Produk Jadi adalah penyesuaian usulan terbaru dan memerlukan penyelarasan JD serta pengesahan perusahaan. Cakupan SKU/lokasi, bahan yang ditangani dan serah terima ditetapkan agar tidak tumpang tindih dengan Warehouse bahan awal. Manufaktur tetap Production dan keputusan mutu tetap Quality.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: Warehouse Supervisor. Mengoordinasikan: Bulk Suplay Amanities Staff. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Menghubungkan permintaan pelanggan dengan rencana produksi; mengendalikan kondisi/suhu/kebersihan area, stok Stockwiz, bahan baku/kemas/bulk, pengawasan pengemasan sesuai SOP (Standard Operating Procedure — prosedur kerja baku) serta laporan kebutuhan–realisasi–stok.
Hasil kerja yang diperiksa: Daftar kebutuhan/order; kesiapan bahan dan bulk; kondisi ruang; inventory report; prioritas serta gap yang dibahas dengan PPIC/Production/Sales. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: JD memuat produk bulk dan pengawasan pengemasan, sementara JD Staff menekankan komponen kemasan. Definisikan scope bulk/FG (Finished Goods — produk jadi)/kemasan dan PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan) proses. Mengusulkan perubahan produksi melalui PPIC; pelaksanaan manufaktur tetap Production dan keputusan mutu Quality.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Mengkoordinasikan kebutuhan bulk supply amenities berdasarkan permintaan pelanggan dan rencana produksi.
Bertanggung jawab atas kondisi ruang, kebersihan ruang dan pengaturan suhu yang sesuai pada bulk supply amenities.
Membuat laporan inventori bulk supply amenities dengan memasukkan data inventori ke Stockwiz.
Memastikan ketersediaan bahan baku, bahan kemas, dan produk bulk sesuai spesifikasi dan jadwal.
Mengawasi proses pengemasan bulk sesuai SOP.
Memastikan penerapan CPKB, FIFO/FEFO, traceability batch, dan kontrol expiry date pada produk bulk.
Mengendalikan stok bulk supply amenities agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan persediaan.
Menyusun laporan kebutuhan, realisasi, dan stok bulk supply amenities secara berkala.

Wewenang

Wewenang Mengusulkan penyesuaian rencana produksi bulk sesuai kebutuhan pelanggan.
Wewenang Menolak produk bulk yang tidak memenuhi standar mutu atau spesifikasi.
Wewenang Mengkoordinasikan prioritas produksi dan distribusi bulk dengan departemen terkait.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Bulk Suplay Amanities Coordinator.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Bulk Supply Amenities StaffBulk / Amenities · Melaksanakan penanganan material dan stok area bulk supply amenities sesuai penugasan koordinator.

Jalur pada JD lama sebelum fungsi gabungan: Melapor kepada: Bulk Suplay Amanities Coordinator. Mengoordinasikan: -. Catatan historis sebelum fungsi gabungan dibentuk. Pelaporan dan kewenangan mengikuti Piagam Peran serta susunan pelaksana yang ditetapkan, bukan garis lama yang dicatat di sini.
Peran dalam pekerjaan sehari-hari: Menerima/memeriksa/mencatat, menata FIFO/FEFO, menyiapkan dan menyalurkan barang ke produksi, menjaga kondisi, membantu count/investigasi dan melaporkan kekurangan/kerusakan. JD menyebut botol, tube, sachet, tutup, label serta kemasan primer/sekunder.
Hasil kerja yang diperiksa: Dokumen penerimaan/penyerahan; log stok masuk–keluar; label batch/status; hasil count dan laporan exception kepada Koordinator. Ini penjabaran kerja untuk mendukung hasil kinerja pada Piagam Peran; target numerik ditetapkan dari kondisi awal yang tervalidasi.
Batas penerapan menurut Piagam Peran: Tidak otomatis mencakup kewenangan memproduksi atau mengemas produk di luar SOP/kompetensi. Penolakan barang tidak sesuai dan usulan reorder dilaporkan ke Koordinator; final status mutu tetap Quality. Scope material dipetakan agar tidak tumpang tindih dengan RM/Packaging.

Rincian tugas dan wewenang pada JD lama (historis)

Tugas

Melakukan penerimaan, pengecekan, dan pencatatan bulk supply amenities sesuai dokumen.
Menyimpan dan menata bulk supply amenities sesuai standar penyimpanan FIFO/FEFO.
Menyiapkan dan menyalurkan bulk supply amenities ke bagian produksi sesuai jadwal dan permintaan.
Memastikan kondisi fisik dan kualitas bulk supply amenities sesuai standar mutu perusahaan.
Melakukan pencatatan stok masuk keluar secara akurat manual maupun sistem.
Membantu proses stock opname berkala dan investigasi selisih stok.
Berkoordinasi dengan tim Produksi, QC, Purchasing, dan Warehouse terkait kebutuhan dan ketersediaan bulk supply.
Menjaga kebersihan, kerapihan, dan keamanan area penyimpanan bulk supply amenities.
Melaporkan potensi kekurangan stok, kerusakan, atau ketidaksesuaian material kepada atasan.
Mematuhi prosedur K3, dan SOP yang berlaku di industri kosmetik.

Wewenang

Wewenang tidak menyetujui bulk supply amenities yang tidak sesuai spesifikasi
Wewenang mengajukan permintaan pengadaan ulang (reorder) berdasarkan level stok minimum.
Wewenang memberikan masukan terkait perbaikan sistem penyimpanan dan distribusi material.

Redaksi JD lama dipertahankan sebagai riwayat pekerjaan. Penerapan tugas serta kewenangan mengikuti Piagam Peran dan penjelasan batas peran di atas.

Sumber internal: Job Desc/JD_Bulk Suplay Amanities Staff.docx. Dokumen asli tidak disertakan dalam paket publik. Nama pemegang jabatan tidak ditetapkan oleh JD yang dibaca.

Kolaborasi lintas fungsi

Hubungan kerja lintas fungsi

Keberhasilan peran ini membutuhkan definisi serah terima, kualitas data, dan otorisasi yang jelas di antara fungsi terkait.

PPIC & Warehouse Manager

Procurement / PurchasingPPIC menyampaikan kebutuhan bersih bahan serta tanggal kebutuhan berdasarkan stok Warehouse yang terverifikasi. Procurement/Purchasing menangani pemasok, harga, PO dan komitmen pembelian; mengonfirmasi jumlah serta ETA. Warehouse memverifikasi penerimaan dan melaporkan ketidaksesuaian.

QA / QCIncoming inspection, quarantine, release, rejection, dan traceability (ketertelusuran barang).

Commercial / RetailMemvalidasi kebutuhan, promosi dan prioritas kanal. Tim PPIC di bawah Manager menyusun rencana persediaan/produksi dari permintaan tersebut; Retail mengonfirmasi penerimaan dan ketersediaan rak.

Production / MaintenancePPIC menguji rencana terhadap kapasitas efektif, jadwal perawatan dan kendala yang dikonfirmasi. Warehouse menyiapkan issue/return bahan released; Production menjalankan manufaktur serta mencatat hasil, pemakaian dan deviasi. PPIC meninjau realisasi untuk memperbarui rencana.

Logistics & DistributionStock Control SPV melalui koordinator lokasi menyiapkan picking (pengambilan barang sesuai pesanan)/checking, packing serta bukti serah terima. Logistics mengendalikan transportasi, rute dan pengantaran; DC memantau transfer/in-transit, dan Retail mengonfirmasi receipt serta ketersediaan di toko.

Finance & SystemsAccounting merekonsiliasi saldo bersama Warehouse; Finance meninjau nilai dan otorisasi biaya, sedangkan Systems menjaga akses, master lokasi dan audit trail sesuai mandat.

Mandat perencanaan terpadu

Rencana produksi, material dan persediaan dalam satu kendali

Manager menghubungkan kebutuhan bisnis dengan kapasitas produksi dan stok yang dapat dipercaya.

Nama dan acuan peran: PPIC & Warehouse Manager / Manajer PPIC & Gudang. Piagam gabungan menetapkan Manager memimpin tim PPIC dan Gudang & Persediaan, melapor kepada Ni Luh Somawati — Deputy COO, dengan akuntabilitas eksekutif I Nengah Riadi — COO. Rancangan penerapan di bawah menjabarkan mandat; target, personel dan kebijakan rinci disepakati perusahaan. Piagam mengelompokkan dua fungsi utama: PPIC serta Gudang & Persediaan. Dalam usulan organisasi terbaru, pelaksanaannya dibagi menjadi tiga jalur supervisi sejajar: PPIC SPV, Warehouse SPV untuk bahan awal, dan Stock Control SPV untuk produk jadi. Tiga jalur ini tidak memindahkan kewenangan manufaktur, pembelian, transportasi atau pelulusan mutu.

Dasar penentuan kebutuhan produksi

Mulai dari stok produk jadi seluruh jaringan dan riwayat penjualan

PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) merencanakan pemenuhan stockroom/DC (Distribution Center — pusat penyimpanan dan pemenuhan produk jadi) dan seluruh toko berdasarkan stok yang benar-benar bisa digunakan serta kebutuhan pada periode mendatang.

Dasar perencanaan bukan hanya sisa stok di gudang. PPIC melihat produk jadi di stockroom/DC dan semua toko, membaca riwayat penjualan per SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang) dan per toko, lalu memperkirakan kebutuhan pengisian kembali. Setelah kebutuhan produk jadi diketahui, PPIC menghitung kebutuhan produksi dan mengecek kecukupan bahan awal: bahan baku dan bahan kemas. Warehouse menyediakan data stok yang akurat; PPIC menerjemahkannya menjadi rencana dan kebutuhan pengadaan; Procurement/Purchasing melaksanakan pembelian sesuai kewenangan.

BAGAN 01 · DASAR PRODUKSI

Stok dan penjualan → kebutuhan produk jadi → rencana produksi

Dua kelompok data masuk ke PPIC; kekurangan di satu toko diperiksa dahulu terhadap stok yang tersedia di jaringan.

MASUKAN A · POSISI STOKProduk jadi di stockroom/DC + seluruh toko

SKU · lokasi · batch · status · expiry · reservasi · transfer dalam perjalanan

Warehouse memvalidasi gudang; toko/Retail memvalidasi stok toko; Inventory Control merekonsiliasi.

MASUKAN B · POLA KEBUTUHANRiwayat penjualan setiap SKU di seluruh toko

Penjualan harian · periode stok kosong · promosi · musim · retur · order pasti

Retail/Commercial mengonfirmasi kebutuhan; PPIC mengolahnya menjadi proyeksi per lokasi.

PPIC · PER SKU DAN PER LOKASIHitung target stok, kebutuhan pengisian dan proyeksi kekurangan

Bandingkan kebutuhan sampai pasokan berikutnya dengan stok eligible, penerimaan terkonfirmasi dan komitmen yang belum terpenuhi.

PILIHAN 1 · STOK TERSEDIAPenuhi melalui pengisian / redistribusi

Alokasikan produk jadi eligible dari stockroom/DC atau lokasi lain sesuai kebijakan, jadwal kirim dan kebutuhan lokasi pengirim.

Transfer internal memindahkan lokasi stok; tidak menambah stok jaringan.

PILIHAN 2 · PASOKAN PRODUK JADI BELUM CUKUPSusun kebutuhan produksi bersih

Tentukan SKU, jumlah tambahan dan tanggal produk harus tersedia, setelah memperhitungkan produksi terbuka yang sudah terkonfirmasi.

Lanjutkan ke pengecekan bahan awal dan kapasitas sebelum menjanjikan jadwal.

Setelah produksi dan distribusi: perbarui stok aktual serta penjualan → PPIC meninjau kebutuhan berikutnya.

Penjelasan bagan dasar produksi

Satukan posisi stok produk jadi pada waktu yang sama
Daftarkan setiap SKU di stockroom/DC dan seluruh toko, termasuk gudang toko dan rak sebagai bagian dari stok toko. Catat saldo fisik/sistem, batch, sisa masa simpan, status mutu, reservasi dan transaksi tertunda. Gunakan cutoff yang sama atau rekonsiliasi pergerakan antarwaktu. Bila stockroom dan DC adalah lokasi yang sama, gunakan satu ID lokasi; bila terpisah, keduanya dicatat terpisah. Saldo toko tidak dijumlahkan lagi dengan saldo rak/gudang toko bila sudah mencakup keduanya.
PPIC membutuhkan stok yang layak digunakan/dijual dan dapat dialokasikan. Karantina, hold, rejected, rusak, expired, tester dan retur yang belum diluluskan dikeluarkan dari stok eligible. Barang dalam perjalanan dicatat sekali sebagai in-transit, dengan referensi pengirim/penerima; belum dianggap stok fisik toko dan tidak ditambahkan lagi sebagai stok baru jaringan.
Baca riwayat penjualan untuk memperkirakan kebutuhan
Analisis penjualan harian per SKU–toko, bukan hanya total perusahaan. Gunakan histori awal 8–12 minggu sebagai bahan uji coba; riwayat lebih panjang dipakai untuk pola musim dan promosi. Tinjau perubahan assortment, hari buka, retur, produk baru serta periode stok kosong. Penjualan nol ketika stok habis tidak berarti tidak ada permintaan; estimasi memakai hari sebanding ketika produk tersedia atau pembanding yang relevan, dengan asumsi dicatat.
PPIC menyelaraskan proyeksi dengan Retail/Commercial. Order pasti, forecast, kebutuhan B2B (Business-to-Business — penjualan kepada pelanggan bisnis) dan kanal lain hanya ditambahkan bila belum tercakup; satu kebutuhan tidak boleh dihitung sebagai forecast sekaligus order tambahan. Hasilnya adalah proyeksi demand per SKU, lokasi dan periode, beserta sumber serta tingkat kepastiannya.
Tentukan kebutuhan stok setiap toko dan stockroom/DC
Untuk toko, PPIC menilai demand selama lead time dan interval review, buffer yang disepakati, jadwal kirim, kapasitas simpan/display serta sisa masa simpan. Bandingkan target dengan posisi persediaan untuk memperoleh usulan pengisian per toko. Untuk stockroom/DC, PPIC menjaga ketersediaan untuk melayani jaringan dan kebutuhan kanal yang disahkan, dengan target stok pusat yang dihitung bersama kebijakan layanan serta modal kerja.
Bedakan rencana transfer dan permintaan konsumsi akhir. Permintaan pengisian toko yang sudah berasal dari proyeksi penjualan tidak ditambahkan kembali sebagai demand jaringan. Buffer pusat dan buffer toko dihitung pada lokasi masing-masing, kemudian diuji agar tidak menumpuk cadangan yang tidak diperlukan.
Hitung kebutuhan produksi dan waktu barang harus tersedia
PPIC melihat gap per lokasi dan per tanggal, memeriksa apakah redistribusi dapat memenuhi kebutuhan, lalu menghitung tambahan produk jadi yang benar-benar perlu diproduksi. Pertimbangkan produk jadi eligible yang ada, produksi terbuka yang belum selesai tetapi terkonfirmasi, tanggal selesai, lead time manufaktur, pemeriksaan/release Quality dan waktu distribusi sampai toko.
Ringkasan kebutuhan produksi bersih per SKU dan horizon
maksimum(0; proyeksi konsumsi/permintaan eksternal selama horizon + target stok akhir stockroom/DC dan seluruh toko − stok awal eligible seluruh jaringan − penerimaan produk jadi terkonfirmasi yang belum termasuk stok awal)
Ini pemeriksaan total jaringan; rencana operasional tetap dihitung per lokasi dan tanggal. Transfer internal bukan penerimaan baru jaringan. Produksi terbuka dihitung hanya sisa kuantitas yang belum diterima, dengan tanggal ketersediaan yang relevan.
Angka total yang cukup belum menjamin toko aman: produk dapat berada di lokasi lain, tertahan mutu atau baru tersedia setelah tanggal kebutuhan. PPIC menampilkan shortage sebelum ETA (Estimated Time of Arrival — perkiraan waktu tiba) secara terpisah, lalu menguji kapasitas dan alternatif pemenuhan bersama fungsi terkait.

BAGAN 02 · DARI RENCANA PRODUKSI KE BAHAN AWAL

Data Warehouse → kebutuhan PPIC → pembelian Procurement/Purchasing

Bahan baku dan bahan kemas harus sama-sama cukup agar rencana produksi dapat dijalankan.

01 · PPICTentukan rencana produk jadi
Gunakan stok eligible stockroom/DC dan seluruh toko, histori penjualan, target stok serta sisa produksi terbuka yang terkonfirmasi.
02 · PPIC + WAREHOUSEHitung kebutuhan dan verifikasi bahan awal
PPIC menghitung bahan baku/bahan kemas dari BOM (Bill of Materials — daftar bahan dan jumlah untuk menghasilkan produk) disahkan; Warehouse menyediakan saldo akurat per lokasi, batch, status, UOM (Unit of Measure — satuan barang, misalnya pcs atau kg) dan reservasi. Periksa tanggal usable serta kapasitas produksi.

KEPUTUSAN KESIAPAN BAHANApakah seluruh bahan cukup, released dan siap pada tanggal kebutuhan?

Rencana pasokan yang belum released ditandai bersyarat; waktu tiba tidak disamakan dengan waktu bahan siap dipakai.

YA · BAHAN SIAPAlokasikan dan siapkan issue

PPIC menyelaraskan urutan produksi dalam rencana yang layak. Warehouse menyiapkan bahan released dan bukti serah terima; tidak perlu pengajuan pembelian tambahan untuk kebutuhan yang sudah terpenuhi.

BELUM · KURANG / HOLD / TERLAMBATBedakan kebutuhan beli dari hambatan mutu atau waktu

Jika kekurangan perlu dibeli: PPIC menetapkan jumlah, spesifikasi dan need-by date → pengajuan kebutuhan → Procurement/Purchasing memproses pembelian dan mengonfirmasi ETA sesuai otorisasi.

Jika barang ada tetapi hold atau terlambat: koordinasikan penilaian Quality, jadwal pasokan atau skenario produksi lain; tidak otomatis membeli pengganti atau memakai stok hold.

Receiving memeriksa penerimaan; Admin mencatat; Quality memutuskan release. PPIC memperbarui readiness. Rencana tidak layak atau konflik belum selesai → Ni Luh Somawati; risiko material / di luar kewenangan → Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi.

KEDUA CABANG BERTEMU SETELAH KESIAPAN TERBUKTIIssue terverifikasi → manufaktur oleh Production → produk jadi sesuai status mutu

Warehouse menjaga fisik dan transaksi hingga serah terima; Quality menetapkan hold/release; PPIC menilai realisasi dan memperbarui rencana. Logistics memiliki transportasi dan Retail mengonfirmasi penerimaan/rak.

Jika bahan cukup: tidak membuat pembelian tambahan; PPIC mengatur alokasi dan Warehouse menyiapkan issue sesuai jadwal. Jika bahan kurang atau datang terlambat: kebutuhan tetap terbuka sampai pasokan usable atau pilihan pemulihan disahkan.

Penjelasan bagan kebutuhan bahan dan pengadaan

Turunkan rencana produk menjadi kebutuhan bahan baku dan bahan kemas
PPIC menggunakan BOM (Bill of Materials — daftar bahan baku dan bahan kemas beserta jumlahnya untuk membuat produk)/formula, ukuran batch, yield standar dan versi kemasan yang sudah disahkan pemilik spesifikasi serta Quality. Hitung kebutuhan setiap bahan: misalnya bahan formula, botol, tutup, label, box dan karton. Gunakan satuan dasar serta konversi yang konsisten; kg, liter dan pcs tidak dijumlahkan sebagai satu kuantitas. Loss/yield diperhitungkan sesuai standar tanpa menggandakannya bila sudah masuk BOM.
Kesiapan produk ditentukan juga oleh komponen pembatas: bahan baku cukup belum berarti produksi/packing siap jika botol, tutup atau label kurang atau salah versi. Output berupa kebutuhan kotor per bahan, kebutuhan bersih dan tanggal bahan harus usable, ditautkan ke rencana produk/order.
Warehouse menyajikan data yang akurat sebagai dasar keputusan PPIC
Warehouse dan Inventory Control memvalidasi saldo per bahan–lokasi–batch–status pada cutoff yang jelas. Data mencakup stok fisik/sistem, usable stock, jumlah sudah dialokasikan, expiry/retest, bahan hold, penerimaan terbuka dan issue/return produksi. Admin menyelesaikan posting sesuai bukti; cycle count dan rekonsiliasi menindaklanjuti selisih. Stok yang masih diragukan ditandai dan diperiksa sebelum menjadi dasar komitmen.
PPIC membandingkan kebutuhan dengan stok net yang belum terikat pada kebutuhan lain serta inbound yang jumlah, ETA dan kelayakannya dapat dikonfirmasi. Jangan mengurangi reservasi dua kali bila usable stock sumber sudah net. Bahan datang tetapi menunggu release ditampilkan sebagai pasokan bersyarat dengan estimasi waktu pemeriksaan, bukan sebagai bahan yang sudah siap dipakai.
PPIC menetapkan kebutuhan pengadaan; Procurement/Purchasing membeli
Peran PPIC dalam pengadaan adalah merencanakan dan mengajukan kebutuhan: menentukan bahan yang kurang, jumlah, spesifikasi/versi, tanggal kebutuhan, lokasi penerima, prioritas serta dampak jika terlambat. PPIC mengajukan daftar kebutuhan atau purchase requisition melalui prosedur perusahaan dan memantau pemenuhannya. Jumlah pengajuan mempertimbangkan kebutuhan bersih, lot/MOQ (Minimum Order Quantity — jumlah minimum pemesanan), lead time, buffer, kapasitas dan risiko expiry; penambahan di luar kebutuhan harus beralasan.
Procurement/Purchasing memegang sourcing, negosiasi, validasi harga, penerbitan PO (Purchase Order — pesanan pembelian resmi) serta komitmen komersial pemasok sesuai otorisasi. PPIC tidak otomatis mengambil alih pembelian atau pembayaran. Procurement memberi konfirmasi jumlah, ETA dan perubahan pasokan; PPIC menilai dampaknya terhadap rencana dan mengeskalasi bila tanggal pasokan melewati tanggal kebutuhan.
Tutup siklus sampai bahan siap, produk tersedia dan toko terpenuhi
Warehouse memverifikasi penerimaan bahan dan dokumennya, Quality melakukan pemeriksaan serta keputusan release, dan Admin memastikan pencatatan. PPIC memperbarui readiness sebelum Production menjalankan manufaktur. Produk jadi diterima gudang sesuai status, lalu yang eligible dialokasikan untuk kebutuhan stockroom/DC dan seluruh toko sesuai rencana. Logistics mengirim; toko mengonfirmasi receipt dan mengisi rak.
Manager meninjau rencana versus realisasi, kebutuhan yang belum terpenuhi, stockout, akurasi stok, aging dan modal kerja. PO terbit, barang datang atau produksi selesai belum masing-masing membuktikan kebutuhan toko terpenuhi. Data stok serta penjualan aktual kembali menjadi masukan siklus PPIC berikutnya.

Contoh sederhana perhitungan jaringan dan kebutuhan bahan

Ilustrasi satu SKU, bukan data perusahaan: stok awal eligible stockroom/DC 500 pcs dan seluruh toko 300 pcs, sehingga stok jaringan 800 pcs. Proyeksi penjualan horizon perencanaan 1.000 pcs; target stok akhir pusat 200 pcs dan seluruh toko 200 pcs. Ada sisa produksi terbuka 200 pcs yang terkonfirmasi usable dalam horizon dan belum termasuk stok awal.

Kebutuhan produksi tambahan = 1.000 + (200 + 200) − (500 + 300) − 200 = 400 pcs. Order produksi tambahan adalah 400 pcs; produksi terbuka 200 pcs tetap dipantau terpisah. Bila toko meminta transfer dari DC, transfer tersebut tidak ditambahkan lagi sebagai penjualan/kebutuhan eksternal jaringan.

Untuk 400 pcs tambahan, misalkan BOM disahkan memerlukan 0,2 kg bahan baku dan 1 botol per produk. Kebutuhan kotor tambahan = 80 kg bahan baku dan 400 botol. Stok net yang belum terikat: 50 kg dan 250 botol; inbound terkonfirmasi tepat waktu serta memenuhi syarat: 10 kg dan 50 botol. Maka gap awal tambahan = 20 kg bahan baku dan 100 botol. Bahan untuk produksi terbuka 200 pcs diasumsikan sudah dialokasikan terpisah; contoh tidak memasukkan loss tambahan atau pembulatan MOQ.

PPIC masih memeriksa semua komponen, kapasitas, tanggal tiap lokasi, waktu release dan distribusi. Gap ini menjadi dasar pengajuan kepada Procurement/Purchasing; jumlah pembelian final mengikuti parameter, MOQ dan persetujuan yang berlaku. Jika inbound baru usable setelah tanggal produksi, perhitungan menurut tanggal akan menunjukkan kekurangan lebih awal meskipun total horizon terlihat cukup.

Data minimum untuk perencanaan produksi dan bahan awal
Kelompok data	Isi dan penanggung jawab	Hasil untuk PPIC
Produk jadi seluruh jaringan	SKU, lokasi, cutoff, on-hand, status, reserved/net eligible, batch/expiry, in-transit dan transaksi terbuka. Warehouse/Inventory Control untuk gudang; toko/Retail untuk toko.	Stok yang dapat digunakan, gap per lokasi/tanggal dan pilihan transfer; stockroom/DC dan toko tidak dihitung ganda.
Riwayat penjualan & kebutuhan	Penjualan SKU–toko–tanggal, hari stockout, promosi, retur, assortment serta order kanal lain. Retail/Commercial memvalidasi; PPIC mengolah.	Forecast, target stok, kebutuhan pengisian dan produksi; order/forecast tidak diduplikasi.
Produksi & kapasitas	Rencana terbuka dan sisa kuantitas, jadwal, kapasitas efektif, realisasi dan estimasi release. PPIC berkoordinasi dengan Production, Maintenance dan Quality.	Tambahan produksi yang perlu dibuat dan tanggal pasokan yang realistis.
Bahan awal	BOM/formula/versi kemasan approved, UOM, stok net, expiry/retest, reservasi, issue/return dan inbound. Pemilik spesifikasi/Quality, Warehouse dan Procurement memvalidasi bidangnya.	Kebutuhan bersih bahan baku/bahan kemas, material readiness dan pengajuan kebutuhan pengadaan.
Tindak lanjut pembelian	Referensi pengajuan/PO, pemasok, kuantitas outstanding, ETA tiba, status pemeriksaan/release dan perubahan. Procurement, Receiving dan Quality memberi konfirmasi.	Shortage register dengan need-by date, ETA usable, PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan), keputusan dan bukti pemenuhan.

ALUR PPIC & WAREHOUSE

Dari kebutuhan menjadi rencana yang bisa dijalankan

Pilih langkah untuk melihat siapa bekerja, data yang dibutuhkan dan bukti hasilnya.

LANGKAH 01

Validasi kebutuhan

Tim PPIC memulai dari stok produk jadi eligible di stockroom/DC dan seluruh toko pada cutoff yang sama, lalu membaca riwayat penjualan SKU–toko untuk memproyeksikan kebutuhan. Tetapkan target stok tiap lokasi dan kebutuhan produksi bersih dengan memperhitungkan sisa produksi terbuka yang terkonfirmasi. Gabungkan open order, kebutuhan retail/B2B, forecast, promosi dan backlog per SKU, kuantitas serta tanggal. Pisahkan forecast dan firm order agar tidak dihitung dua kali. Commercial mengonfirmasi asumsi permintaan dan prioritas kanal. Output: demand register berversi beserta asumsi, sumber dan tanggal review.

Informasi aktual kembali ke langkah awal. Satu acuan rencana dipakai bersama; revisi tidak menghapus rencana asal yang dipakai menilai kinerja.

Penjelasan lengkap setiap langkah

01 · Validasi kebutuhan

02 · Uji stok & bahan

Gudang dan Inventory Control memberikan stok usable per lokasi/batch/status, reservasi, expiry dan backlog transaksi pada cutoff yang sama. PPIC menghitung kebutuhan bersih dari BOM/formula/kemasan serta UOM yang disahkan, kebutuhan terbuka dan inbound dengan ETA terkonfirmasi. Stok hold dan inbound yang belum released ditampilkan sebagai pasokan bersyarat, bukan bahan siap pakai. Output: material requirement dan shortage register.

03 · Uji kapasitas

Bandingkan beban per proses/mesin/shift dengan kapasitas efektif yang dikonfirmasi Production dan Maintenance, termasuk changeover, tenaga, yield, downtime dan jadwal perawatan. Jangan menghitung target teoritis sebagai kapasitas tersedia. Output: skenario jadwal, bottleneck, pilihan urutan dan dampak keterlambatan.

04 · Terbitkan rencana

Manager menetapkan rencana produksi/material yang layak dalam prioritas dan parameter yang disetujui setelah koordinasi fungsi terdampak. Catat nomor versi, tanggal acuan, SKU/order, kuantitas, waktu mulai/selesai, kebutuhan bahan, PIC dan batas perubahan. Rencana yang belum layak diberi risiko dan keputusan yang diperlukan; tidak disajikan sebagai komitmen pasti.

05 · Jalankan & tinjau

SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) gudang menyiapkan bahan released dan bukti issue; Production menjalankan manufaktur dan melaporkan hasil. Quality memutuskan status mutu. PPIC mencocokkan realisasi terhadap acuan rencana, mengurai penyebab selisih dan membawa usulan perubahan ke Manager. Output: plan-versus-actual, kesiapan bahan, ETA produk serta tindakan/PIC/tenggat.

Dokumen kerja yang dikendalikan

Masukan, hasil dan pemeriksaan perencanaan
Dokumen	Isi wajib	Pemeriksaan dan penanggung jawab
Demand & supply review	SKU, kanal/order, kebutuhan, periode, forecast, order pasti, stok eligible dan ETA pasokan; asumsi permintaan dicatat.	Koordinator PPIC memeriksa kelengkapan; Commercial memvalidasi permintaan; Manager menilai prioritas dan risiko layanan.
Rencana produksi & kapasitas	Versi acuan, order/batch rencana, kuantitas, proses/mesin, shift, waktu mulai/selesai, kapasitas efektif dan bottleneck.	PPIC menyusun; Production/Maintenance mengonfirmasi kapasitas; Manager menerbitkan prioritas yang layak dalam mandat.
Kebutuhan bahan & shortage	BOM/formula/versi kemasan disahkan, yield, UOM, kebutuhan bersih, reservasi, sumber, need-by date, ETA tiba dan release.	PPIC menghitung; gudang memvalidasi saldo; Procurement mengonfirmasi pasokan; Quality menetapkan status.
Parameter persediaan & aging	Lead time, buffer, reorder point, target coverage, lot/MOQ, kapasitas dan sisa masa simpan; versi, alasan dan persetujuan perubahan.	PPIC memelihara dan menguji parameter; Manager meninjau layanan/risiko; Finance memvalidasi nilai dan modal kerja.
Plan-versus-actual & perubahan	Rencana awal, revisi, realisasi jumlah/waktu, penyebab deviasi, order terdampak, tindakan, PIC dan tenggat.	Koordinator PPIC mengompilasi data Production dan gudang; Manager memisahkan kegagalan planning, pasokan, mutu dan eksekusi.

ALUR PPIC & WAREHOUSE

Saat jadwal berubah, keputusan tetap tertelusur

Perubahan permintaan atau kapasitas perlu dinilai sebelum jadwal diterbitkan ulang.

LANGKAH 01

Catat pemicu

Catat permintaan perubahan, waktu, pengusul, order/SKU, alasan dan tanggal kebutuhan. Simpan rencana asal dan komitmen yang sudah diberikan. Pemicu bisa berupa order baru, gangguan mesin, pasokan terlambat atau status mutu; pemicu belum menjadi izin menjalankan perubahan.

Batas perubahan/frozen horizon merupakan kebijakan yang disepakati saat implementasi; piagam tidak menetapkan jumlah hari atau batas biaya numerik.

Penjelasan lengkap setiap langkah

01 · Catat pemicu

02 · Bandingkan pilihan

Hitung dampak setiap pilihan terhadap bahan, kapasitas, order lain, tanggal pasokan, biaya, stok dan expiry. Konfirmasi fakta dengan Production, Procurement, Quality, Warehouse dan Commercial yang terdampak. Output: pilihan A/B, konsekuensi, rekomendasi serta batas waktu keputusan.

03 · Putuskan / eskalasi

Manager boleh menyesuaikan rencana dalam prioritas, kapasitas, parameter dan delegasi yang disetujui setelah koordinasi. Trade-off material atau lintas fungsi yang belum selesai dibawa kepada Ni Luh Somawati. Risiko material atau keputusan di luar kewenangan segera disampaikan kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi. Pengeluaran, status mutu dan komitmen pemasok mengikuti otorisasi masing-masing.

04 · Rilis & periksa

Rilis versi baru dengan alasan, pemberi keputusan, waktu efektif dan daftar penerima. Konfirmasi pemahaman Production, SPV gudang dan mitra terdampak; tarik acuan yang tidak berlaku untuk pelaksanaan. Ukur deviasi terhadap baseline awal dan rencana revisi secara terpisah agar pergantian jadwal tidak menyamarkan kegagalan.

ALUR PPIC & WAREHOUSE

Saat bahan kurang, ubah peringatan menjadi pemenuhan

Kebutuhan belum selesai hanya karena reminder telah dikirim.

LANGKAH 01

Pastikan gap

Verifikasi usable stock, status release, UOM, kebutuhan per order dan tanggal mulai produksi. Bedakan kekurangan fisik, transaksi tertunda, bahan hold dan kesalahan BOM/parameter. Output: gap bersih per bahan atau komponen kemasan serta produk/order terdampak.

Register minimum: bahan/SKU, order terdampak, kebutuhan, usable stock, gap, need-by date, ETA tiba/release, PIC, keputusan, tenggat dan bukti penyelesaian.

Penjelasan lengkap setiap langkah

01 · Pastikan gap

02 · Konfirmasi pasokan

PPIC menetapkan jumlah dan tanggal kebutuhan. Procurement mengonfirmasi pemasok, jumlah dan ETA; Quality mengonfirmasi kebutuhan pemeriksaan serta estimasi release tanpa menjanjikan hasil mutu. Catat ETA tiba dan ETA usable secara berbeda. Pemesanan dan biaya percepatan mengikuti kewenangan pembelian.

03 · Pilih pemulihan

Uji urutan produksi lain, pasokan parsial atau penggunaan stok eligible dari lokasi lain dengan biaya dan dampaknya. Substitusi bahan/kemasan memerlukan persetujuan spesifikasi dan mutu; tidak diputuskan PPIC sendiri. Manager menetapkan pilihan dalam mandat atau membawa konflik kepada Ni Luh Somawati dengan rekomendasi.

04 · Buktikan selesai

Receiving memverifikasi barang, Quality menetapkan status, Admin menyelesaikan pencatatan dan SPV memastikan issue/handover. PPIC memeriksa kebutuhan yang masih terbuka dan dampak jadwal; kebutuhan parsial tidak ditutup sebagai lengkap. Untuk pemulihan toko, Retail mengonfirmasi receipt dan rak. Tinjau ulang parameter jika kejadian berulang.

Ritme pengendalian seluruh tim

Harian: PPIC SPV, Warehouse SPV dan Stock Control SPV sesuai jalur usulan membawa kesiapan bahan, realisasi produksi, transaksi tertunda, shortage serta keputusan sebelum tenggat. Manager menyelaraskan prioritas; setiap perubahan memiliki PIC dan bukti.

Mingguan: usulan review kebutuhan–pasokan–kapasitas bersama Production, Procurement, Quality dan Commercial; bandingkan rencana dengan aktual, tinjau aging dan pembaruan parameter. Hasilnya satu rencana berversi dan daftar keputusan terbuka.

Bulanan: review KPI (Key Performance Indicator — indikator kinerja utama), umur/nilai stok serta modal kerja dengan Accounting/Finance; pembinaan seluruh tim dan kecukupan kontrol dengan HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM). Manager menyampaikan tren, akar masalah, tindakan dan kebutuhan keputusan kepada Ni Luh Somawati; risiko mendesak dilaporkan segera.

Kebijakan persediaan toko

Kebijakan pengisian stok toko

Parameter dibuat per SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang)–toko sesuai penjualan, pola permintaan, lead time (waktu tunggu pemenuhan), frekuensi kirim, kapasitas, dan umur simpan.

Rancangan pendukung: RxStock — blueprint dan demo perencanaan persediaan retail ↗. Pelajari histori penjualan, pola musim, Pareto ABC, forecast, buffer dan draft PO (Purchase Order — pesanan pembelian resmi) per PCS ke Stockroom/DC (Distribution Center — pusat penyimpanan dan pemenuhan produk jadi) internal, dengan perhitungan per SKU × toko. Demo memakai data simulasi dan belum terhubung ke StockWiz.

Bedakan tiga angka: safety stock (stok pengaman) adalah buffer ketidakpastian; reorder point (titik pemesanan ulang) adalah titik pemicu pemesanan; target stock adalah tingkat persediaan yang dituju setelah pengisian. Istilah “stok minimum” harus didefinisikan agar ketiganya tidak tertukar.

1. Ukur kebutuhan dan lead time

Hitung demand harian (d) setelah meninjau hari stockout (kekosongan stok), promosi, dan pola musim. Penjualan nol saat barang kosong bukan bukti demand nol. Estimasi kebutuhan yang tidak terpenuhi memakai hari sebanding ketika stok tersedia atau toko pembanding, dengan asumsi dicatat.

Lead time (L) dihitung dari keputusan/order pengisian sampai produk tersedia layak jual, termasuk persetujuan, antrean gudang, angkut, penerimaan, dan refill. Interval review (R) adalah jarak antar-review/order. Gunakan basis hari yang konsisten.

2. Kelompokkan prioritas persediaan

ABC digunakan untuk prioritas kontribusi nilai penjualan; XYZ untuk kestabilan permintaan. Keduanya dilengkapi flag produk utama, promosi, produk baru, dan lead time panjang. Klasifikasi berlaku per lokasi bila pola toko berbeda.

SKU prioritas mendapat pemeriksaan dan layanan lebih ketat. Slow mover memakai buffer serta lot lebih kecil; produk baru menggunakan analog dan review lebih sering. Parameter disesuaikan dengan karakteristik setiap toko.

3. Continuous review: pemicu order

ROP = d × L + safety stock selama L

Jika posisi persediaan sudah mencapai atau di bawah ROP (Reorder Point — titik stok yang memicu pemesanan ulang), buat order sesuai kebijakan lot/target. Pendekatan ini membutuhkan pembaruan posisi stok yang andal dan pemantauan berkelanjutan.

4. Periodic review: order pada jadwal tetap

S = d × (L + R) + safety stock selama L + RQ = max(0, S − inventory position)

Untuk toko dengan jadwal kirim tetap, review tiap R hari dan pesan sampai target S. Proteksi mencakup lead time serta interval review. Buffer untuk L + R perlu dikalibrasi tersendiri, bukan otomatis memakai buffer ROP.

Inventory position (IP (Inventory Position — posisi persediaan untuk perhitungan pengisian)) = on-hand layak jual + open inbound (pasokan masuk) terkonfirmasi − committed demand yang belum dipenuhi. Jangan mengurangi reservasi dua kali apabila saldo sumber sudah net of reservation. Inbound terlambat/di luar horizon proteksi dicatat terpisah dan memicu eskalasi; ETA (Estimated Time of Arrival — perkiraan waktu tiba) serta jumlahnya harus dapat dipercaya.

Menetapkan safety stock: pada uji coba, gunakan buffer hari yang disepakati berdasarkan fluktuasi demand dan ketidakpastian pengiriman. Ini parameter sementara. Setelah data cukup, kalibrasi dengan variasi demand/lead time dan tingkat layanan yang disepakati, lalu uji terhadap kejadian nyata. Target probabilitas tidak stockout tidak sama dengan persentase unit order yang terpenuhi.

Simulasi periodic review

Kebutuhan pengisian per SKU–toko

Angka ilustratif, bukan data Sensatia. Inbound diasumsikan terkonfirmasi, layak dialokasikan, dan tiba dalam horizon proteksi. Kapasitas, expiry, serta jadwal kedatangan perlu diperiksa sebelum order.

Target stock52unit · S

Inventory position16unit · IP

Usulan order36unit · sesuai pack size

Cakupan on-hand2,5hari

S = 4 × (3 + 7) + 12 = 52 · IP = 10 + 6 − 0 = 16 · Q = 36 unit

Contoh perhitungan dan pertimbangan lapangan

Contoh ilustratif · satu SKU di satu toko

Demand 4 unit/hari; lead time 3 hari; review tiap 7 hari; buffer sementara 12 unit untuk horizon 10 hari. On-hand layak jual 10 unit; inbound terkonfirmasi 6 unit tiba dalam horizon; committed demand 0.

S = 4 × (3 + 7) + 12 = 52 unit
IP = 10 + 6 − 0 = 16 unit
Q = 52 − 16 = 36 unit

Dengan pack size 6, usulan pengisian adalah 36 unit, setelah kapasitas toko dan expiry dicek. Namun on-hand hanya mencukupi 2,5 hari, sedangkan lead time 3 hari: tim tetap perlu mempercepat inbound atau mengatur pasokan sementara. Jumlah order yang benar belum tentu memulihkan kekosongan tepat waktu.

Angka ini bukan data Sensatia atau rekomendasi final. Jika kapasitas/umur simpan membatasi Q, naikkan frekuensi kirim atau tinjau assortment melalui persetujuan Retail; catat gap (selisih antara kebutuhan dan kondisi aktual) kebutuhan yang belum terpenuhi.

Kontrol tambahan: lakukan pembulatan pack size dengan mengecek kapasitas; terapkan FEFO dan batas remaining shelf life; kebutuhan display menjadi batas minimum yang disepakati, bukan tambahan otomatis yang menggandakan demand. Review parameter bulanan serta sebelum promosi, perubahan jadwal kirim, dan lonjakan penjualan.

Pengaman CPKB (Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik — pedoman pengendalian pembuatan kosmetik) pada pengisian ulang: on-hand untuk perhitungan stok layak alokasi hanya mencakup produk yang diluluskan dan sesuai kondisi simpan. Quarantine, reject, expired, damaged, recall, dan retur yang belum diluluskan tidak menjadi available. Inbound terkonfirmasi yang masih menunggu release dilaporkan sebagai rencana pasokan bersyarat dengan ETA mutu, bukan dianggap siap memenuhi shortage. Percepatan pengiriman tidak menghapus persyaratan pelulusan.

Dasar konsep: Oracle — Inventory Optimization Calculations untuk safety stock dan reorder point; SAP — Running Replenishment (pengisian ulang stok) Planning untuk replenishment per lokasi serta kendala ruang dan umur simpan. Rancangan uji coba dan contoh di atas merupakan usulan penerapan untuk diskusi.

Pengendalian mutu warehouse

Persyaratan CPKB dan bukti pelaksanaan

Ketersediaan produk harus berasal dari persediaan yang telah diluluskan, disimpan sesuai persyaratan, dan dapat ditelusuri. Pemulihan stockout (kekosongan stok) tetap mengikuti pengendalian mutu.

Acuan utama adalah CPKB (Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik — pedoman pengendalian pembuatan kosmetik) 2020.pdf, PerBPOM Nomor 31 Tahun 2020, terutama Bab III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, XI, dan XIII. Peraturan ini mengubah PerBPOM Nomor 25 Tahun 2019 dan tercatat berlaku pada JDIH BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan — otoritas pengawasan obat dan makanan Indonesia) saat penelusuran 14 Oktober 2026.

Nomor halaman di bawah adalah urutan halaman PDF (1–263), bukan nomor cetak di dalam dokumen. Matriks ini memetakan persyaratan ke rancangan kerja; status pemenuhan aktual ditentukan setelah pemeriksaan lapangan dan pemeriksaan bukti bersama fungsi mutu.

Cakupan penerapan: persyaratan CPKB dipetakan langsung ke gudang dalam kegiatan industri kosmetika. Untuk DC dan toko, kendali kondisi simpan, status produk, dan traceability (ketertelusuran barang) diteruskan melalui SOP serta kesepakatan serah terima dengan Logistics/Retail; cakupan fasilitas dan sertifikasinya dikonfirmasi dengan QA/Regulatory. Dokumen ini tidak menyatakan seluruh toko atau DC wajib memiliki sertifikat CPKB.

Matriks persyaratan, tindakan awal, dan bukti pemenuhan

Personel, kewenangan, dan pelatihan1.2.1; 3.1.3–3.1.4; 3.2. PDF hlm. 8, 12–14.

Penerapan / PIC

Manager menyusun uraian tugas/PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan) bersama HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM) untuk pengesahan sesuai delegasi Deputi COO (Chief Operating Officer — pimpinan operasional perusahaan)/COO. Supervisor menilai kecukupan tim/kompetensi; QA (Quality Assurance — pemastian mutu) melatih status mutu, hygiene, FIFO (First In, First Out — barang masuk lebih awal dikeluarkan lebih dahulu)/FEFO (First Expired, First Out — barang yang lebih cepat kedaluwarsa dikeluarkan lebih dahulu) dan traceability. Personel bahan berbahaya mendapat pelatihan khusus.

Bukti

Bagan/uraian tugas berlaku; matriks kompetensi; catatan materi, peserta, instruktur, tanggal, serta evaluasi efektivitas. Kewenangan pelulusan/penolakan ditetapkan fungsi Pengawasan Mutu.

Kapasitas, zonasi, dan status persediaan4.12; 11.1.1; 11.1.4. PDF hlm. 19–20, 60–63.

Penerapan / PIC

Supervisor dan PIC area memetakan kapasitas serta pemisahan karantina, diluluskan, ditolak, retur, dan recall. Sediakan ruang/lemari sampel pertinggal produk jadi dalam koordinasi QA/QC (Quality Control — pengawasan mutu).

Bukti

Layout, label status, daftar akses, dan uji bahwa barang belum diluluskan tidak dapat di-issue/dikirim. CPKB mengenal pemisahan fisik atau sistem; bila mengandalkan sistem, keandalan blokir dan dokumentasinya harus diperiksa.

Kondisi simpan dan alat ukur4.12.2; 5.3; 9.2; 11.1.2. PDF hlm. 20, 22, 56–57, 61–62.

Penerapan / PIC

QA menetapkan kondisi sesuai spesifikasi/label/CoA (Certificate of Analysis — sertifikat hasil analisis bahan atau produk); Supervisor dan Stock Keeper memantau suhu/kelembapan sesuai SOP (Standard Operating Procedure — prosedur kerja baku), lokasi sensor, dan kebutuhan bahan/produk. Maintenance memastikan alat ukur dirawat dan dikalibrasi.

Bukti

Daftar persyaratan per SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang), log pemantauan, daftar alat serta status kalibrasi, catatan penyimpangan dan penilaian dampak mutu. Batas suhu maupun kelembapan tidak ditetapkan seragam tanpa dasar spesifikasi.

Sanitasi, higiene, dan pengendalian hamaBab VI; 6.1.3–6.1.6; 6.2.4; 11.1.2. PDF hlm. 22–26, 62.

Penerapan / PIC

Supervisor menetapkan jadwal, metode, dan petugas pembersihan; Stock Keeper memeriksa kebersihan/hama. Larang makan, minum, dan merokok di gudang; pisahkan bahan sanitasi dan pestisida dari bahan/produk.

Bukti

SOP dan log pembersihan, pemeriksaan hama/tindak lanjut, tempat penyimpanan bahan sanitasi, pelatihan higiene, serta pakaian kerja sesuai tugas. Penanganan personel sakit/luka mengikuti QA dan HR dengan menjaga kerahasiaan data kesehatan.

Receiving (penerimaan barang) dan karantina bahan awal7.1.2; 11.1.3; 11.2.1. PDF hlm. 28–30, 63–65.

Penerapan / PIC

Receiving memeriksa pemasok, surat pesanan/pengiriman, CoA bahan baku, jumlah, label, dan kondisi kemasan. Admin memberi identitas intern serta mencatat receipt; QC menangani sampling/keputusan mutu.

Bukti

Checklist, dokumen/CoA sesuai batch, receiving register, label karantina, bukti release/reject, serta area bongkar muat terlindung cuaca. Sampling oleh personel terlatih dengan delegasi yang jelas.

Bahan berbahaya dan area sampling4.12.1; 11.1.5–11.1.6. PDF hlm. 20, 63–64.

Penerapan / PIC

RM (Raw Material — bahan baku) Coordinator dan Supervisor memetakan bahan mudah terbakar/eksplosif serta kebutuhan ruang khusus dan pengamanan. QA/QC menetapkan pengambilan sampel yang mencegah kontaminasi; petugas warehouse tidak membuka wadah tanpa kewenangan/prosedur.

Bukti

Daftar bahan dan persyaratan penyimpanan, area terpisah, penampung kebocoran/pengamanan sesuai risiko, pembatasan akses bila diperlukan, serta prosedur dan catatan sampling.

Label dan bahan kemas cetak4.12.3; 7.7; 11.1.2.2. PDF hlm. 20, 35–37, 62.

Penerapan / PIC

Packaging Coordinator memisahkan identitas/versi label, menjaga kemasan dari debu, serta merekonsiliasi sisa berkode batch. Sisa tersebut menunggu keputusan Pengawasan Mutu sebelum digunakan kembali.

Bukti

Master spesifikasi/artwork disetujui, identitas lokasi, catatan issue/return dan sisa berkode, status karantina, serta keputusan disposition. Anak Lampiran VII.14 adalah contoh SOP untuk disesuaikan.

Pelulusan produk jadi sebelum distribusi3.1.3; 7.8; 11.1.2.4. PDF hlm. 12–13, 37, 63.

Penerapan / PIC

FG (Finished Goods — produk jadi) PIC menerima produk dengan status yang jelas. Admin mencatat karantina bila belum release; pengeluaran ke distribusi hanya memakai bukti pelulusan Pengawasan Mutu. Manager tidak mengambil alih keputusan mutu karena shortage.

Bukti

Catatan penyerahan FG, tanda tangan/stempel atau bukti release sistem, status stok, dan pemeriksaan sebelum dispatch. Anak Lampiran VII.18 menjadi contoh penyusunan SOP FG.

FIFO/FEFO, integritas wadah, dan expiry7.1.2.4; 11.2.2.2–11.2.2.4. PDF hlm. 30, 65.

Penerapan / PIC

PIC area dan Stock Keeper memilih batch sesuai urutan expiry/penerimaan dan status. Barang expired, rusak, atau tidak digunakan ditandai dan dikeluarkan dari stok layak pakai/jual; penggantian wadah/label asli perlu persetujuan Pengawasan Mutu.

Bukti

Pick/issue list per batch, expiry register, alasan serta otorisasi penyimpangan sesuai SOP, status non-saleable, dan bukti disposition. Penandaan internal tidak boleh menghilangkan identitas asli.

Pencatatan dan sistem elektronik9.1; 9.1.1–9.1.5; 11.2.2.1. PDF hlm. 54–55, 65–66.

Penerapan / PIC

Admin dan Inventory Control menjaga riwayat penerimaan/pengeluaran per batch. QA mengendalikan SOP serta retensi; Systems menyiapkan validasi, keamanan akses, backup (petugas pengganti), dan kebijakan operasional dokumentasi elektronik.

Bukti

Dokumen berlaku/disahkan; koreksi menyisakan informasi asli, tanggal, dan identitas pengubah; catatan dapat ditelusuri. CPKB menyebut catatan pembuatan minimal 1 tahun setelah expiry; retensi tiap jenis catatan warehouse ditetapkan dalam kebijakan yang menjaga riwayat batch tersebut.

Retur, penolakan, dan pemusnahan7.1.3; 8.3; 11.1.1. PDF hlm. 30–31, 53–54, 60–61.

Penerapan / PIC

FG/Receiving mengidentifikasi dan memisahkan retur; Admin mencatat asal, alasan, batch, dan jumlah. Pengawasan Mutu menentukan evaluasi serta disposition; Warehouse mengeksekusi retur ke pemasok/pemusnahan berdasarkan keputusan dan SOP yang disetujui.

Bukti

Return/reject register, status hold, evaluasi mutu, keputusan tertulis, rekonsiliasi saldo, serta berita acara bila dimusnahkan. Retur tidak otomatis dicampur dengan stok diluluskan meskipun kemasan tampak baik.

Distribusi, recall, dan audit internalBab X; 13.2.1–13.2.6; Anak Lampiran XI.3. PDF hlm. 59–60, 71–72, 248.

Penerapan / PIC

Admin/FG/Logistics menjaga batch–jumlah–tujuan; Inventory Control merekonsiliasi. Penanggung Jawab Teknis mengoordinasikan recall; Warehouse mengamankan barang. QA/manajemen menetapkan audit dan tindak lanjut dengan pemeriksa independen dari area yang dinilai.

Bukti

Catatan distribusi, kontak tujuan, laporan mock recall beserta rekonsiliasi, area recall aman, serta laporan audit dan tindakan korektif. Bab X menetapkan audit seluruh aspek minimal setahun sekali; review uji coba dan cycle count (penghitungan stok berkala) mendukung, tetapi tidak menggantikannya.

Prioritas hari 1–7

Pemeriksaan lapangan bersama QA: zonasi/status, kebersihan, hama, kondisi simpan, dan perlindungan receiving/dispatch.
Uji sampel transaksi: barang belum release tidak bisa dialokasikan; expired/retur/recall tidak menjadi available.
Inventarisasi alat ukur, bukti kalibrasi, SOP berlaku, kompetensi petugas, serta catatan per batch.
Amankan barang yang identitas/statusnya tidak jelas atau kondisi simpannya menyimpang; keputusan mutu oleh fungsi berwenang.

Output hari 14–30

Gap (selisih antara kebutuhan dan kondisi aktual) register berisi klausul, temuan aktual, dampak, tindakan sementara, PIC, tenggat, dan bukti verifikasi.
SOP awal receiving–storage–issue/transfer, pemantauan lingkungan, sanitasi/hama, retur, dokumentasi, dan dukungan recall.
Pelatihan per fungsi dengan evaluasi praktik; daftar PIC/backup dan otorisasi yang disahkan.
Uji penelusuran satu batch: penerimaan/produksi → saldo → transfer → DC (Distribution Center — pusat penyimpanan dan pemenuhan produk jadi)/toko; rekonsiliasi jumlah bersama QA dan Logistics.

Penanganan penyimpangan: petugas menghentikan penggunaan/pengiriman barang terdampak, memberi status hold, dan melapor kepada Supervisor serta QA/QC. Catat lokasi, batch, jumlah, waktu/durasi, kondisi aktual, dan tindakan sementara. Pengawasan Mutu menilai dampak serta menentukan release/reject; Manager memastikan tindakan perbaikan dan bukti penutupannya.

Suhu dan kelembapan: butir 11.1.2 memberi contoh kategori suhu ruang maksimal 30°C, ruang terkendali maksimal 25°C, dan dingin 2–8°C. Pemilihan kategori serta batas kelembapan mengikuti kebutuhan/spesifikasi bahan dan produk. Frekuensi pencatatan, titik pemantauan, alarm, dan respons penyimpangan dijabarkan dalam SOP; kategori penyimpanan ditetapkan sesuai kebutuhan masing-masing bahan atau produk.

Indikator pengendalian mutu yang ditambahkan: kelengkapan bukti release sebelum dispatch, kelengkapan catatan batch–tujuan, pelaksanaan pemantauan lingkungan dan sanitasi sesuai SOP, kepatuhan status kalibrasi, efektivitas pelatihan, serta penutupan penyimpangan dengan bukti. Tujuannya adalah seluruh pengiriman memiliki otorisasi mutu yang sah dan tidak ada barang hold/non-saleable yang dikirim sebagai produk tersedia.

Anak lampiran yang diberi label “Contoh” digunakan sebagai bahan penyusunan SOP/form perusahaan, bukan disalin sebagai ketentuan angka yang otomatis berlaku. Cycle count, target penurunan stockout, jadwal briefing, dan buffer persediaan merupakan rancangan kontrol operasional program ini, bukan angka wajib CPKB.

Nilai tambah yang saya bawa

Kontrol operasional utama

Pengalaman di internal audit dan pengembangan sistem dapat diterapkan untuk membangun kontrol yang praktis, proporsional, serta mendukung kecepatan operasi.

Pemisahan tugas

Penerimaan, pencatatan, penghitungan, persetujuan adjustment, dan pelepasan stok tidak dikendalikan satu orang.

Prioritas

Ketertiban status dan lokasi

Barang available, quarantine, rejected, blocked, damaged, dan expired dipisahkan secara fisik serta sistem.

Prioritas

Ketepatan pencatatan transaksi

Setiap pergerakan fisik terhubung ke bukti dan transaksi Stockwiz pada cut-off yang disepakati; backlog (pekerjaan yang belum selesai), pengecualian dan gangguan sistem tetap terlihat serta direkonsiliasi.

Core

Pengendalian koreksi stok

Selisih ditelusuri sebelum koreksi diajukan. Manager memeriksa rekomendasi; persetujuan akhir mengikuti delegasi yang terverifikasi. Referensi bukti, approver, posting dan hasil rekonsiliasi disimpan dalam audit trail.

Prioritas

Ketertelusuran batch dan kedaluwarsa

Setiap penerimaan, penyimpanan, issue, produk jadi, dan pengiriman dapat ditelusuri sampai batch.

Core

Penghitungan berkala independen

Penghitungan didesain independen dan menghasilkan tindakan perbaikan, bukan sekadar koreksi angka.

Core

Keandalan kebutuhan dan parameter PPIC

PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) mengolah stok produk jadi seluruh DC (Distribution Center — pusat penyimpanan dan pemenuhan produk jadi) dan toko bersama riwayat penjualan. Forecast/order, transfer internal, reservasi dan produksi terbuka tidak dihitung ganda. BOM (Bill of Materials — daftar bahan dan jumlah untuk menghasilkan produk)/UOM (Unit of Measure — satuan barang, misalnya pcs atau kg), lead time, buffer serta kapasitas memiliki sumber, versi dan pemeriksa; kebutuhan bahan menggunakan saldo Warehouse yang terverifikasi.

Prioritas

Rencana berversi dan kesiapan lintas area

PPIC SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) mengendalikan acuan rencana serta perubahan; Warehouse SPV memverifikasi kesiapan bahan released; Stock Control SPV memverifikasi stok FG (Finished Goods — produk jadi) dan pemenuhan tiap lokasi. Simpan rencana awal, alasan revisi, dampak, keputusan dan pengakuan pelaksana. Shortage tetap terbuka sampai pemenuhan terbukti; pengajuan PPIC tidak menggantikan PO (Purchase Order — pesanan pembelian resmi) Purchasing atau keputusan Quality.

Prioritas

Fokus manajemen risiko

Risiko dan prioritas pengendalian

Daftar awal untuk penyusunan control matrix serta prioritas perbaikan perencanaan produksi, bahan awal, DC (Distribution Center — pusat penyimpanan dan pemenuhan produk jadi) produk jadi dan pengendalian persediaan.

RisikoDampakPrioritas awal

Pergerakan fisik tanpa transaksi sistemSaldo stok tidak andal dan berpotensi menyebabkan kesalahan alokasi.Tinggi

Stok quarantine bercampur dengan availableMaterial atau produk yang belum dirilis berpotensi digunakan atau dikirim.Tinggi

Adjustment tanpa investigasi memadaiAkar masalah tidak terselesaikan dan risiko penyimpangan meningkat.Tinggi

Batch atau expiry tidak akuratTraceability (ketertelusuran barang), FEFO, recall, dan kepatuhan dapat terganggu.Tinggi

Cycle count (penghitungan stok berkala) tidak independenKesalahan berulang hanya dikoreksi tanpa tindakan perbaikan.Sedang

Batas tanggung jawab DC belum jelasTransfer, pembagian tanggung jawab proses, dan rekonsiliasi antar-lokasi menjadi lemah.Sedang

Risiko PPIC: rencana tidak layak atau berubah tanpa kendali

Pemicu: demand ganda/tidak valid, BOM (Bill of Materials — daftar bahan dan jumlah untuk menghasilkan produk)/UOM (Unit of Measure — satuan barang, misalnya pcs atau kg) salah, kapasitas teoritis, ETA (Estimated Time of Arrival — perkiraan waktu tiba) tanpa konfirmasi atau revisi yang menimpa baseline. Dampaknya berupa kekurangan bahan, produksi terlambat, perubahan prioritas berulang dan stok berlebih.

Pengendalian: validasi pemilik data, acuan rencana berversi, pengecekan kebutuhan bersih dan kapasitas efektif, register perubahan serta pengukuran terhadap baseline awal. Koordinator PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) memeriksa; Manager memutuskan dalam mandat. Ketidaklayakan yang belum terselesaikan dibawa ke Ni Luh Somawati dengan fakta, dampak dan pilihan.

Risiko fungsi gabungan: verifikasi stok kehilangan independensi

Keinginan memenuhi rencana tidak boleh mengubah hitungan, status mutu atau menyetujui koreksi sendiri. Pisahkan penjagaan, posting, count/recount, verifikasi dan persetujuan. Kasus material memerlukan verifikasi independen dari penjaga/pembuat transaksi, tinjauan Accounting/Finance serta persetujuan pejabat berwenang sebelum pembukuan atau pelepasan fisik.

Manager meninjau bukti dan mengajukan koreksi sesuai penyebab; bila kapasitas personel tidak memungkinkan pemisahan memadai, usulkan pemeriksa silang atau perubahan struktur berbukti melalui Ni Luh Somawati untuk persetujuan I Nengah Riadi.

Keputusan saat kondisi tidak ideal

Rencana menghadapi hambatan utama

Prioritas tetap keselamatan, mutu, keandalan data, kebutuhan pelanggan dan keterbukaan eskalasi. Tabel ini merupakan skenario antisipasi, bukan temuan bahwa hambatan tersebut sudah terjadi.

PRAKTIK KEPEMIMPINAN

Cara keputusan dijalankan

Bagaimana saya mengambil keputusan sebagai Manager

Saya memeriksa fakta dan tenggat kebutuhan, membandingkan pilihan beserta dampaknya, lalu menetapkan keputusan dalam delegasi saya. PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) melalui Koordinator PPIC menerjemahkannya menjadi rencana dan tindak lanjut material; Warehouse SPV mengatur penugasan bahan awal; Stock Control SPV mengatur penugasan produk jadi di tiga lokasi. Masing-masing menetapkan PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan), pemeriksa dan waktu selesai. Konflik di luar kewenangan saya dibawa kepada pimpinan Operations dengan rekomendasi serta batas waktu keputusan.

Tiga skenario berikut merupakan ilustrasi cara kerja dalam penugasan Manager, bukan klaim kejadian atau keberhasilan yang sudah saya capai. Skenario bahan kemas menggunakan pelajaran dari audit tanpa mengasumsikan penyebab kekosongan toko telah terbukti.

01 · Receiving (penerimaan barang) menumpuk saat bahan produksi harus diserahkanKeputusan rutin: prioritas, kapasitas tim dan serah terima

Fakta yang saya minta: jadwal kebutuhan produksi yang dikonfirmasi PPIC, status mutu dan jumlah bahan siap issue, antrean receiving beserta kondisi barang, ruang aman, personel kompeten serta waktu pemeriksaan/posting.

Pilihan, keputusan dan pelaksanaan pada benturan pekerjaan
Pertimbangan	Keputusan saya	Arahan SPV dan bukti selesai
Menyelesaikan seluruh receiving lebih dahulu berisiko menunda issue produksi. Memindahkan semua petugas ke issue dapat meninggalkan barang datang tanpa pengamanan atau verifikasi.	Prioritaskan bahan berstatus layak yang dibutuhkan pada batas waktu terdekat; pertahankan petugas untuk pengamanan dan verifikasi penerimaan. Tunda pekerjaan nonkritis hanya bila kondisi barang dan kapasitas aman memungkinkan.	SPV membagi petugas yang kompeten, menetapkan urutan issue/receiving, pemeriksa dan waktu serah terima; PIC area mengonfirmasi jumlah serta status, Production mengakui penerimaan dan Admin melengkapi posting.
Kapasitas aman mungkin tetap tidak cukup setelah pekerjaan diatur ulang.	Minta PPIC/Procurement menyelaraskan urutan kebutuhan atau slot kedatangan. Ajukan personel tambahan/lembur hanya bila perlu, dengan beban kerja, biaya dan risiko; pelaksanaan mengikuti persetujuan yang berlaku.	SPV melapor sebelum tenggat berisiko terlewati. Jika pilihan memerlukan biaya atau trade-off lintas fungsi di luar mandat, saya eskalasi melalui Deputi COO (Chief Operating Officer — pimpinan operasional perusahaan). Sisa backlog (pekerjaan yang belum selesai) tetap memiliki PIC, umur dan rencana penyelesaian.

Yang saya nilai: ketepatan penyerahan ke produksi, kesalahan receiving/issue, umur backlog dan keselamatan. Kecepatan kerja diterima bila verifikasi, status mutu dan bukti transaksi tetap terpenuhi.

02 · Bahan kemas menipis ketika toko membutuhkan produkKeputusan lintas fungsi: ubah peringatan stok menjadi rencana pemenuhan

Fakta yang saya minta: stok fisik dan usable bahan kemas, UOM (Unit of Measure — satuan barang, misalnya pcs atau kg) serta hubungan bahan–produk, kebutuhan produksi tervalidasi, stok produk jadi di setiap lokasi, reservasi, status mutu, inbound (pasokan masuk) dan ETA (Estimated Time of Arrival — perkiraan waktu tiba) terkonfirmasi. Angka sisa bahan belum cukup untuk menyimpulkan kapan produk akan habis.

Pilihan dan keputusan saya: jika produk jadi eligible masih tersedia, saya siapkan picking (pengambilan barang sesuai pesanan)/serah terima sesuai alokasi yang disetujui dan jadwal Logistics. Jika pemenuhan bergantung pada produksi, saya arahkan tim PPIC menghitung gap bahan dan tanggal kebutuhan, menguji skenario produksi bersama Production, lalu meminta Procurement mengonfirmasi pasokan. Saya menetapkan rencana yang layak dalam mandat dan mencatat perubahan serta dampaknya. Saya menetapkan PIC warehouse untuk memantau perubahan saldo dan kesiapan penerimaan; saya membawa konflik alokasi atau biaya percepatan kepada pejabat yang berwenang dengan pilihan serta dampaknya.

Arahan kepada SPV: satu register SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang) prioritas memuat jumlah kebutuhan, stok usable, sumber pemenuhan, ETA, PIC fungsi terkait, tenggat respons dan tindakan berikutnya. Laporkan segera bila tanggal pasokan melewati tanggal kebutuhan; pertahankan kebutuhan yang belum terpenuhi dalam daftar terbuka.

Bukti selesai: barang diterima dan statusnya sesuai, issue/produk jadi serta posting terverifikasi, serah terima warehouse diakui penerima. Pemulihan sampai rak dikonfirmasi Retail. PPIC meninjau parameter minimum, reorder point (titik pemesanan ulang) dan buffer berdasarkan data aktual; reminder yang dikirim belum dianggap penyelesaian.

03 · Saldo sistem tersedia, fisik kurang atau status barang diragukanKeputusan berbasis bukti: amankan barang dan selesaikan penyebab selisih

Fakta yang saya minta: scope (ruang lingkup) SKU/lokasi/batch/status, hasil count dan recount petugas berbeda, snapshot pada cutoff (batas waktu pencatatan) yang sama, log movement, dokumen transfer/issue, serta keputusan Quality bila status mutu dipersoalkan.

Pilihan dan keputusan saya: batasi komitmen pada jumlah serta status yang terverifikasi; amankan scope barang yang diragukan. Jika bukti menunjukkan transaksi asal belum posted, ajukan penyelesaian transaksi tersebut. Jika kehilangan atau selisih tetap tidak terjelaskan, lanjutkan investigasi dan rekomendasi koreksi berbukti; persetujuan akhir adjustment mengikuti delegasi yang terverifikasi. Quality menetapkan keputusan hold/release.

Arahan kepada SPV: atur pemeriksaan tanpa menghilangkan jejak pergerakan. Inventory Control merekonsiliasi, Admin memposting berdasarkan bukti dan persetujuan sah, serta PIC area menjaga fisik. Saya koordinasikan alternatif pemenuhan dengan PPIC/Commercial/Logistics dan eskalasi segera untuk kehilangan, selisih material atau keputusan di luar otoritas.

Bukti selesai: hasil fisik, dokumen dan saldo sumber cocok; hasil koreksi diverifikasi Inventory Control. Bila diperlukan CAPA (Corrective and Preventive Action — tindakan korektif dan pencegahan masalah berulang), SPV menyerahkan bukti tindakan dan pemeriksa terpisah memverifikasi efektivitas sebelum penutupan sesuai kewenangan. Status kasus dan risiko pemenuhan tetap dilaporkan sampai syarat masing-masing terpenuhi.

Catatan keputusan yang saya wajibkan: waktu dan scope keputusan, fakta/bukti, pilihan yang dipertimbangkan, alasan pemilihan, referensi kewenangan, pihak yang dikonsultasikan, PIC/pemeriksa, tenggat, titik review, hasil serta risiko tersisa. Ukur hasilnya melalui scorecard (ringkasan ukuran kinerja) Manager; keputusan ditinjau ulang bila fakta atau tingkat risiko berubah.

PETA PENJELASAN

Dari selisih stok sampai penyebab tertangani

Peta pengambilan keputusan: verifikasi dahulu, koreksi sesuai bukti, lalu periksa hasilnya.

LANGKAH 01

Amankan temuan

Tentukan SKU, lokasi, batch, status dan cutoff yang terdampak. Amankan barang atau batasi komitmen yang diragukan; keputusan status mutu tetap pada Quality.

Cabang langkah 03: sesuai → selesai hitung; selisih → investigasi. Langkah 07 memerlukan CAPA bila kriteria risikonya terpenuhi; koreksi saldo saja belum membuktikan perbaikan proses.

Antisipasi hambatan lainnya

Kondisi pemicu, tindakan sementara, dan jalur keputusan
Kondisi pemicu	Keputusan dan cara kerja sementara	Penanggung jawab, eskalasi, dan kriteria penyelesaian
Saldo/snapshot Stockwiz diragukan atau terlambat	Batasi scope keputusan yang terkena dampak; gunakan snapshot valid terakhir bertanggal dan verifikasi fisik terarah. Nomori log transaksi sementara; pencatatan sementara wajib direkonsiliasi dengan sumber resmi.	Inventory Control, Admin dan Systems, dikoordinasikan SPV. Setelah pulih, rekonsiliasi semua movement dan referensi untuk mencegah posting ganda; Manager memutuskan risiko residual dalam mandat.
Personel kurang / petugas kunci absen	SPV memprioritaskan pekerjaan kritis, memakai backup (petugas pengganti) yang kompeten dan menjadwalkan ulang pekerjaan berisiko rendah. Pemeriksa silang tetap tersedia; beban tambahan/lembur tidak diasumsikan otomatis disetujui.	Manager mengajukan kebutuhan kapasitas kepada Deputi COO bersama data volume/waktu; HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM) mendukung penempatan/pelatihan. Review setelah backlog terkendali dan backup terbukti mampu.
Integrasi/aplikasi baru belum tersedia	Jalankan Stockwiz yang ada ditambah register tugas, count, exception dan CAPA terkontrol. Tetapkan nomor referensi, hak akses, versi dan lokasi bukti; prioritaskan disiplin serah terima sebelum otomasi.	SPV/Inventory Control menjaga proses; Systems memvalidasi rencana integrasi. Migrasi hanya setelah mapping, uji akses, rekonsiliasi dan acceptance test disetujui penanggung jawab proses dan QA (Quality Assurance — pemastian mutu).
Konflik target / tindakan tidak berjalan atau berulang	SPV menunjukkan fakta, dampak dan pilihan. Manager menyepakati pejabat pengambil keputusan; bedakan kekurangan proses, kompetensi dan perilaku. Kasus sistemik/berisiko masuk CAPA dan evaluasi efektivitas.	Konflik lintas fungsi ke Deputi COO; perubahan mandat/biaya sesuai delegasi. HR mendukung pembinaan formal bila relevan. Ketidakefektifan membuka kembali tindakan dengan tenggat/bukti baru.

Paket eskalasi yang saya bawa: kondisi dan bukti, pelanggan/order/produksi terdampak, dampak waktu/nilai, pilihan beserta konsekuensinya, rekomendasi, penanggung jawab tindakan, serta batas waktu keputusan. Setiap keputusan dicatat dan ditinjau kembali; tidak menunggu rapat bila risiko membutuhkan tindakan segera.

Kepemimpinan dan pengembangan tim

Mengembangkan tiga SPV, koordinator dan staf

Hasil operasi dicapai melalui pembagian mandat, supervisi yang konsisten, pengembangan kompetensi, dan tindak lanjut yang adil.

Dalam struktur usulan, saya memberikan arah kepada PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area), Warehouse SPV dan Stock Control SPV sebagai tiga bawahan langsung. Masing-masing SPV mengarahkan koordinator dan staf jalurnya; saya menilai konsistensi rencana, stok dan hasil ketiga jalur. PPIC SPV memeriksa rencana, kebutuhan bahan dan perubahan melalui Koordinator PPIC. Warehouse SPV dan Stock Control SPV mengendalikan pekerjaan fisik, dokumen serta serah terima pada area masing-masing. Koordinator/PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan) memimpin area dan staf menjalankan pekerjaan sesuai kompetensi. Temuan dibahas sebagai bahan perbaikan dengan bukti; risiko keselamatan, mutu atau integritas tetap dapat dieskalasikan langsung.

Tahapan waktu mengikuti rencana utama 90 hari. Bagian ini berfokus pada pembinaan PPIC SPV, Warehouse SPV dan Stock Control SPV, lalu pengembangan koordinator/staf pada jalurnya sesuai cakupan masing-masing, serta penyiapan petugas pengganti.

USULAN STRUKTUR · TIGA SUPERVISOR

Arahan melalui tiga SPV; bukti dan hambatan kembali ke Manager

Usulan untuk pembahasan organisasi. Piagam Peran Manajer PPIC & Gudang menjadi acuan utama; penambahan jabatan dan perubahan garis pelaporan memerlukan pengesahan perusahaan.

ATASAN LANGSUNG · NI LUH SOMAWATI — DEPUTY COO | AKUNTABILITAS EKSEKUTIF · I NENGAH RIADI — COOPPIC & Warehouse Manager

Memimpin rencana produksi/material, integritas stok, sumber daya dan kinerja ketiga jalur supervisi.

01 · PERENCANAANPPIC Supervisor

↓ PPIC Coordinator↓ PPIC Staff

Stok FG (Finished Goods — produk jadi) seluruh DC dan toko + histori penjualan → kebutuhan produksi/material → jadwal dan kendali perubahan.

02 · BAHAN AWALWarehouse Supervisor

↓ Koordinator Bahan Kemas↓ Staff Bahan Kemas

↓ Koordinator Raw Material / Bahan Baku↓ Staff Bahan Baku

Data bahan awal yang akurat, penyimpanan, kesiapan bahan released dan issue/return produksi.

03 · PRODUK JADIStock Control SPV

↓ Koordinator DC Jasri↓ Staff DC Jasri

↓ Koordinator DC Padang Galak↓ Staff DC Padang Galak

↓ Koordinator DC Jakarta↓ Staff DC Jakarta

↓ Koordinator Bulk Supply Amenities↓ Staff Bulk Supply Amenities

Saldo FG per DC dan Bulk Supply Amenities, batch/status, transfer, picking/checking serta serah terima ke Logistics. Ruang lingkup bulk dan batas dengan bahan awal diselaraskan dengan PPIC, Production dan Quality.

Cara membaca: ketiga Supervisor sejajar dan melapor langsung kepada Manager. Koordinator melapor kepada SPV jalurnya; staf melapor kepada koordinator masing-masing. Ketiga supervisor sejajar; koordinasi lintas area diselaraskan melalui Manager.
Status usulan: PPIC SPV, penataan Warehouse serta Stock Control SPV dan koordinator lokasi adalah rancangan organisasi; nama pemegang jabatan, jumlah staf, akses dan tanggal efektif belum ditetapkan. Penempatan In Out, Admin, Stock Keeper dan Sortir belum ditentukan dalam usulan ini; tugas pada JD (Job Description — uraian tugas dan tanggung jawab jabatan) tetap ditampilkan sebagai referensi untuk dipetakan, bukan otomatis dihapus/dialihkan.

Pelaporan: staf → koordinator → SPV jalur → Manager → Ni Luh Somawati. Setiap SPV mengonsolidasikan hasil areanya: PPIC membawa rencana versus aktual dan kesiapan material; Warehouse membawa saldo serta kesiapan bahan awal; DC membawa saldo/kesiapan FG tiap lokasi dan transfer. Manager menyatukan ketiganya. Risiko material atau keputusan di luar kewenangan segera kepada Ni Luh Somawati dan I Nengah Riadi.

Memimpin melalui SPV: arah jelas, keputusan terukur, tim berkembang

Saya menetapkan hasil yang harus dicapai, prioritas dan batas keputusan; PPIC SPV mengendalikan perencanaan melalui Koordinator PPIC; Warehouse SPV mengendalikan bahan awal melalui dua koordinator; Stock Control SPV mengendalikan tiga DC dan Bulk Supply Amenities melalui koordinator masing-masing. Ini pembagian kerja usulan, berlaku setelah pengesahan. Saya menilai kualitas rencana, keputusan dan tindak lanjut SPV melalui bukti lapangan, lalu memberi dukungan untuk mengatasi hambatan. Penugasan langsung saat keadaan mendesak dicatat dan diselaraskan kembali dengan SPV agar prioritas serta tanggung jawab tetap jelas.

Pengarahan awal shift dan serah terima mengikuti jadwal koordinasi operasional. Sesi pembinaan berikut menilai cara SPV mengambil keputusan dan mengembangkan tim.

Pembinaan SPV dan pengembangan kompetensi
Ritme	Peran saya dan SPV	Bukti yang ditinjau
Mingguan · coaching (pembinaan) SPV	Usulan sesi 30 menit: pilih satu keputusan atau gap utama, bahas fakta dan pilihan, dengarkan pertimbangan SPV, sepakati perbaikan serta dukungan saya. Pada review berikutnya, periksa pelaksanaan dan pelajarannya.	Catatan coaching: kejadian, analisis SPV, umpan balik spesifik, tindakan, dukungan, PIC, tenggat dan hasil review. Gunakan scorecard (ringkasan ukuran kinerja) untuk membaca tren dan memeriksa kualitas keputusan.
Bulanan · kompetensi dan kapasitas	Saya meninjau perkembangan SPV/PIC, kecukupan personel dan backup. SPV membawa hasil demonstrasi kerja, kebutuhan latihan serta data beban kerja. HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM) dan QA (Quality Assurance — pemastian mutu)/Systems mendukung sesuai bidangnya.	Matriks tugas/kompetensi, hasil praktik yang diperiksa, akses yang disahkan, kecukupan pemeriksa terpisah serta rencana pengembangan. Personel tambahan atau biaya diajukan berdasarkan kebutuhan yang terbukti.

Contoh coaching: reminder stok kritis belum menghasilkan tindak lanjutIlustrasi pembinaan SPV berdasarkan pelajaran audit inventory

Situasi ilustratif: PIC sudah mengirim informasi bahan kemas menipis, tetapi register belum memuat respons PPIC/Purchasing, ETA (Estimated Time of Arrival — perkiraan waktu tiba) dan keputusan jika pasokan terlambat. SPV menyampaikan bahwa reminder telah dikirim.

Cara saya membina: minta SPV menunjukkan kebutuhan, usable stock (stok yang layak digunakan), bukti pengiriman informasi, respons dan tenggat. Bahas pertanyaan: kapan bahan dibutuhkan, siapa pejabat pengambil keputusan, pilihan apa yang tersedia, dan kapan perlu eskalasi? Beri umpan balik spesifik bahwa penyampaian informasi perlu diikuti pengendalian risiko sampai ada rencana pemenuhan yang terkonfirmasi.

Kesepakatan: SPV menetapkan PIC, melengkapi tanggal kebutuhan dan meminta konfirmasi rencana dari fungsi terkait dengan tenggat yang disepakati. Saya membantu menyelesaikan hambatan lintas fungsi atau keputusan di luar mandat. SPV memeriksa data dan melaporkan gap sebelum berdampak pada produksi.

Review: periksa register beserta respons dan bukti realisasi. Nilai kemampuan SPV mengenali risiko, menyusun pilihan, mendelegasikan, serta mengeskalasi tepat waktu; konfirmasi pemulihan fisik/transaksi sesuai alur. Contoh ini merupakan rencana praktik pembinaan, bukan klaim keberhasilan yang telah terjadi.

Pembinaan khusus Koordinator PPIC

Setiap minggu PPIC SPV membina Koordinator untuk menjelaskan satu perubahan jadwal atau shortage; saya meninjau hasil bersama PPIC SPV: data yang dipakai, asumsi yang belum pasti, pilihan yang dibandingkan, dampak terhadap order lain dan alasan rekomendasi. PPIC Staff dilatih menunjukkan ulang perhitungan kebutuhan dari sumbernya; hasil tidak dinilai hanya dari file laporan yang selesai.

Kompetensi diuji melalui ketepatan BOM (Bill of Materials — daftar bahan dan jumlah untuk menghasilkan produk)/UOM (Unit of Measure — satuan barang, misalnya pcs atau kg), kemampuan menyusun jadwal yang layak, membaca kapasitas, menindaklanjuti ETA dan mempertahankan riwayat baseline. Saya meninjau hasil bersama realisasi Production dan konfirmasi SPV. Backup diuji pada tugas nyata dengan akses yang disahkan; bila gap bersumber dari beban atau data, dukungan dan pemilik perbaikannya ditetapkan.

Menangani gap kinerja dan menyiapkan backup

Pembinaan berdasarkan penyebab dan bukti
Penyebab yang perlu dibuktikan	Tindakan kepemimpinan	Kriteria review
Instruksi, proses atau serah terima belum jelas	Dengarkan penjelasan petugas dan periksa alur aktual. Perjelas hasil, SOP (Standard Operating Procedure — prosedur kerja baku), akses, pemeriksa serta penerima; SPV meminta petugas menjelaskan kembali tugas dan mendampingi percobaan pelaksanaan.	Petugas memahami mandat dan dapat menyelesaikan tugas dengan bukti yang benar. Hambatan proses memiliki penanggung jawab perbaikan dan tenggat.
Kompetensi atau kapasitas belum memadai	Berikan demonstrasi, latihan didampingi dan pemeriksaan praktik penerimaan, status mutu, FEFO (First Expired, First Out — barang yang lebih cepat kedaluwarsa dikeluarkan lebih dahulu), satuan barang, serah terima, posting serta penghitungan stok. SPV meninjau beban kerja/kompleksitas serta backup yang kompeten; saya menyediakan dukungan atau mengajukan sumber daya sesuai delegasi.	Kelulusan berdasarkan praktik sesuai SOP dan hasil pemeriksaan; backup diuji untuk tugas kritis dengan akses sah. Jumlah tugas tidak dinaikkan dengan mengorbankan keselamatan, mutu atau pemisahan tugas.
Masalah berulang setelah dukungan dan ekspektasi jelas	Tinjau kembali bukti serta kesempatan klarifikasi. Sepakati perbaikan individu, dukungan, tenggat dan review. Bila perlu pembinaan formal, libatkan HR sesuai prosedur perusahaan dan jaga kerahasiaan catatan personel.	Tindakan dan hasil terdokumentasi secara terbatas; nilai konsistensi kerja dan faktor di luar kendali petugas. Hargai pelaporan dini, perbaikan yang bertahan serta kontribusi tim secara spesifik.

Bukti kesiapan yang saya bawa: pengalaman supervisi operasional sebagai Pharmacy Manager/APJ (Apoteker Penanggung Jawab — apoteker dengan tanggung jawab sesuai penugasan) serta pendampingan belajar sebagai mentor menjadi dasar pembagian tugas, umpan balik dan pengembangan kompetensi. Dalam warehouse, saya akan membuktikan penerapannya melalui rencana shift yang dijalankan SPV, hasil coaching, kompetensi PIC/backup dan tren hasil operasi pada review 30–60–90 hari. Rencana ini tidak mengasumsikan bahwa pembinaan tim warehouse tersebut sudah saya laksanakan.

Transisi peran saya: dalam penugasan sebagai Manager, saya akan bertanggung jawab atas operasi dan hasil tim sesuai mandat yang disahkan. Pengalaman audit digunakan untuk memperkuat keputusan serta kontrol; audit independen atas area yang saya kelola tetap dilakukan pemeriksa yang ditunjuk terpisah. Saya tidak menjadi satu-satunya pihak yang menilai efektivitas pekerjaan sendiri.

Laporan kepada Deputi COO (Chief Operating Officer — pimpinan operasional perusahaan): hasil layanan/stok, perkembangan SPV/PIC, risiko dan CAPA (Corrective and Preventive Action — tindakan korektif dan pencegahan masalah berulang), kapasitas serta keputusan yang dibutuhkan. HR dilibatkan pada uraian tugas, pelatihan, penempatan dan pembinaan; eskalasi strategis/sumber daya ke COO mengikuti kewenangan.

Eksekusi hari 1–14

Eksekusi 14 hari pertama

Mulai dengan tim kecil lintas fungsi dan data yang tersedia. Gunakan register terkontrol terlebih dahulu apabila dashboard sistem belum tersedia.

Hari 1–2 · Terapkan piagam dan tetapkan tim kerja

Konfirmasi pelaporan PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) & Warehouse Manager kepada Deputi COO (Chief Operating Officer — pimpinan operasional perusahaan) dalam rantai Operations di bawah COO. Bahas mandat bersama kedua atasan tersebut dan HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM); tetapkan Deputi COO sebagai jalur koordinasi/eskalasi operasional serta PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan) lintas fungsi. Verifikasi delegasi keputusan rutin, transfer dan sumber daya; bahas usulan tiga SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) dan pembagian kerja koordinator/staf masing-masing; parameter persediaan, jadwal produksi dan kebutuhan bahan menjadi tanggung jawab Manager melalui tim PPIC. Pisahkan kewenangan investigasi/rekomendasi koreksi dari persetujuan akhir adjustment.

Output: ringkasan penerapan piagam, daftar PIC, batas kewenangan, dan jadwal rapat singkat harian.
Hari 1–3 · Identifikasi produk dan toko paling terdampak

Gunakan data penjualan harian 8–12 minggu sebagai titik awal, disertai riwayat stok kosong, daftar produk aktif per toko, stok per lokasi/status, pesanan terbuka, dan promosi. Riwayat yang lebih panjang digunakan untuk menilai pola musiman. Cakupan awal yang diusulkan adalah 3–5 toko dan 20–30 SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang), dipilih berdasarkan frekuensi kekosongan, kontribusi penjualan, serta perbedaan jarak dan waktu pemenuhan.

Output: daftar prioritas SKU–toko dan kondisi awal yang menggunakan periode, jam pemeriksaan, serta definisi stockout (kekosongan stok) yang konsisten.
Hari 3–7 · Verifikasi fisik dan telusuri kasus sampai sumbernya

Kunjungi stockroom, DC (Distribution Center — pusat penyimpanan dan pemenuhan produk jadi), dan toko uji coba. Hitung SKU prioritas, cek batch/expiry/status, cocokkan dengan sistem, dan telusuri sedikitnya 10 kejadian stockout terbaru menggunakan waktu order, picking (pengambilan barang sesuai pesanan), dispatch, penerimaan, serta refill rak. Ukur lead time (waktu tunggu pemenuhan) aktual sampai produk layak jual tersedia di toko.

Output: daftar selisih stok, peta proses aktual, Pareto penyebab, dan tiket tindakan dengan PIC serta tenggat.
Hari 3–10 · Pulihkan ketersediaan produk yang kritis

Isi rak dari gudang toko; prioritaskan transfer dari stok available; tuntaskan transaksi dan penerimaan tertunda. Pertimbangkan redistribusi antartoko melalui persetujuan Retail. Jika seluruh jaringan kekurangan, arahkan tim PPIC menyusun recovery plan yang saya review bersama Production, Procurement dan Quality, dengan ETA (Estimated Time of Arrival — perkiraan waktu tiba) yang realistis dan lakukan alokasi berdasarkan kebutuhan serta kebijakan kanal yang disepakati.

Output: shortage register harian berisi kebutuhan, sumber pemenuhan, kuantitas, ETA, penyebab, penanggung jawab tindakan, dan bukti penyelesaian.
Hari 7–14 · Tetapkan aturan uji coba dan mulai evaluasi

Susun parameter per SKU–toko: demand harian, lead time, interval review, buffer, target stock, ukuran kemasan, dan kapasitas. Simulasikan dengan data historis, jalankan pada uji coba, lalu tinjau setiap minggu bersama Retail dan Planning.

Output: master parameter berversi, SOP (Standard Operating Procedure — prosedur kerja baku) replenishment (pengisian ulang stok) uji coba, kondisi awal KPI (Key Performance Indicator — indikator kinerja utama), dan laporan minggu kedua kepada Deputi COO untuk review serta eskalasi kepada COO bila diperlukan.

Kebutuhan data awal

Penjualan POS (Point of Sale — sistem transaksi penjualan toko) per tanggal, SKU, dan toko; retur, promosi, hari buka, serta kejadian stok kosong.
Saldo fisik/sistem stockroom, DC, gudang toko, dan rak; reserved, quarantine, damaged, tester, batch, dan expiry.
Order/transfer beserta requested quantity, fulfilled quantity, ETA, actual receipt, dan backlog (pekerjaan yang belum selesai).
Master SKU, BOM (Bill of Materials — daftar bahan dan jumlah untuk menghasilkan produk)/formula dan versi kemasan yang disahkan, yield standar, unit konversi, pack size, MOQ (Minimum Order Quantity — jumlah minimum pemesanan), lead time, kapasitas, maintenance dan kalender produksi/kirim.

Disiplin operasi selama pemulihan

Daily review 15 menit untuk SKU kritis: jumlah kurang, penanggung jawab tindakan, sumber barang, dan ETA.
Setiap pengiriman memakai referensi transfer yang sama di pengirim dan penerima; stok in-transit tidak dianggap stok fisik toko.
Kasus yang berisiko kosong sebelum penerimaan berikutnya dieskalasikan pada hari yang sama ke penanggung jawab proses.
Kasus ditutup setelah barang siap dijual dan penyebab ditindaklanjuti; koreksi saldo saja belum cukup.

Rencana kontribusi 90 hari

Tahapan program 30–60–90 hari

Keberhasilan dinilai dari keandalan rencana produksi, kesiapan bahan, akurasi stok, produktivitas dan ketersediaan di toko. Perluasan dilakukan setelah hasil uji coba serta dampak persediaannya ditinjau.

1–30 hari

Validasi dan pemulihan

Bahas mandat gabungan dan usulan PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area), Warehouse SPV serta Stock Control SPV; verifikasi kapasitas tim, akses data dan SLA (Service Level Agreement — kesepakatan standar layanan dan waktu penyelesaian) awal.
Validasi kebutuhan, BOM (Bill of Materials — daftar bahan dan jumlah untuk menghasilkan produk)/versi formula-kemasan, UOM (Unit of Measure — satuan barang, misalnya pcs atau kg), lead time, kapasitas dan jadwal produksi terbuka; terbitkan acuan rencana berversi.
Lakukan langkah hari 1–14 serta pemulihan SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang) kritis.
Verifikasi stok stockroom, DC, dan toko uji coba.
Pemeriksaan lapangan CPKB (Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik — pedoman pengendalian pembuatan kosmetik) bersama QA (Quality Assurance — pemastian mutu): status, kondisi simpan, sanitasi, alat ukur, dan dokumentasi.
Tentukan kondisi awal, Pareto penyebab, dan parameter SKU–toko.
Output hari 30: acuan rencana produksi/material berversi, review kapasitas, baseline seluruh tim, diagnosis, master parameter, recovery register, gap (selisih antara kebutuhan dan kondisi aktual) register CPKB, SOP (Standard Operating Procedure — prosedur kerja baku) awal, dan bukti pelatihan.

31–60 hari

Jalankan dan perbaiki uji coba

Jalankan review kebutuhan, material dan kapasitas mingguan; kendalikan perubahan jadwal dengan dampak dan persetujuan yang tercatat.
Ukur kepatuhan rencana dan kesiapan material; pisahkan kegagalan asumsi perencanaan dari kegagalan pelaksanaan.
Jalankan review/order terjadwal dan dashboard pengecualian.
Perbaiki tiga penyebab dominan berdasarkan bukti.
Terapkan cycle count (penghitungan stok berkala), SLA transfer, dan disiplin refill.
Verifikasi tindakan CPKB dan lakukan mock recall bersama QA/Penanggung Jawab Teknis serta Logistics.
Review stockout (kekosongan stok), fill rate, days of cover, dan aging mingguan.
Output hari 60: tren kepatuhan rencana/kesiapan bahan, register perubahan beserta dampak, evaluasi uji coba, parameter yang dikalibrasi, bukti tindakan korektif, dan hasil uji traceability (ketertelusuran barang)/recall.

61–90 hari

Evaluasi dan perluas bertahap

Bandingkan kepatuhan rencana, kesiapan bahan, akurasi stok, aging dan modal kerja terhadap baseline yang disahkan.
Ajukan kebutuhan tambahan SPV/Manager atau pemisahan peran berdasarkan volume, kemampuan, biaya dan independensi kontrol melalui Ni Luh Somawati untuk persetujuan I Nengah Riadi.
Bandingkan hasil dengan kondisi awal dan toko pembanding bila tersedia.
Validasi bahwa perbaikan tidak memindahkan shortage atau menumpuk stok.
Sahkan SOP, penanggung jawab KPI (Key Performance Indicator — indikator kinerja utama), dan pelatihan toko/DC berikutnya.
Tinjau efektivitas tindakan CPKB dengan QA dan pemeriksa independen; masukkan warehouse ke program audit CPKB perusahaan.
Perluas sesuai kesiapan pasokan, data, dan kapasitas tim.
Output hari 90: evaluasi KPI PPIC dan warehouse, aging/modal kerja terverifikasi, usulan kapasitas/struktur berbukti, laporan manfaat, status tindakan CPKB, risiko tersisa, dan roadmap kuartal berikutnya.

Usulan gerbang perluasan: data uji coba andal, tindakan utama berjalan, stockout menunjukkan penurunan yang konsisten, dan stok/aging berada dalam batas yang disepakati. Jika syarat belum terpenuhi, lanjutkan perbaikan uji coba dengan penanggung jawab dan tenggat baru.

Piagam Peran · halaman 5

Hasil kinerja utama dan evaluasi

Definisi, sumber data, frekuensi, serta penanggung jawab KPI (Key Performance Indicator — indikator kinerja utama) disepakati pada 30 hari pertama. Target berikut merupakan usulan awal; penetapan akhirnya mengikuti evaluasi kondisi awal, kapasitas pasokan, dan kesiapan tim.

UKURAN KEBERHASILAN

Dasar pengukuran hasil kerja

Scorecard (ringkasan ukuran kinerja) tanggung jawab langsung Manager

Tujuh hasil kinerja utama mengikuti urutan pada Piagam Peran. Piagam tidak menetapkan target numerik; kondisi awal, target, aturan pengukuran dan frekuensi evaluasi disepakati dengan Ni Luh Somawati, selaras dengan prioritas I Nengah Riadi serta Keuangan bila relevan. Indikator pendukung dijelaskan terpisah sebagai alat pelaksanaan. Setiap review mencantumkan baseline (kondisi awal pembanding) → target yang disahkan → realisasi → gap (selisih antara kebutuhan dan kondisi aktual) → tindakan/PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan)/tenggat → bukti. Nilai awal dan target belum diisi sampai data lapangan terverifikasi; tidak ada angka capaian yang diasumsikan.

Tujuh hasil kinerja utama sesuai Piagam Peran
Ukuran dan cara menghitung	Sumber data dan PIC	Review dan tindak lanjut Manager
01 · Akurasi catatan stok Baris SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang)–lokasi–batch–status sesuai hasil fisik ÷ seluruh baris yang dihitung × 100%. Basis waktu, UOM (Unit of Measure — satuan barang, misalnya pcs atau kg) dan toleransi disahkan sebelum count. Sertakan stok fisik yang tidak tercatat; laporkan besar selisih unit per SKU dan nilai tervalidasi Accounting secara terpisah.	Count sheet, recount independen, snapshot Stockwiz pada cutoff (batas waktu pencatatan) yang sama dan log movement. Inventory Control mengompilasi; SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) mengoordinasikan count dan pemeriksa terpisah memverifikasi.	Review mingguan; risiko selisih signifikan ditangani segera. Tinjau cakupan count agar hasil sampel tidak dianggap mewakili seluruh gudang. Akurasi dinilai dari hasil sebelum koreksi, dengan status penyelesaian dicatat terpisah.
02 · Kepatuhan rencana produksi Pesanan produksi terjadwal yang selesai sesuai kuantitas dan waktu ÷ seluruh pesanan produksi yang jatuh tempo pada periode × 100%. Acuan diterbitkan sebelum periode; revisi dan pesanan parsial tetap ditampilkan.	Rencana berversi, realisasi Production, waktu selesai dan status mutu yang relevan. Koordinator PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) mengompilasi bersama Production.	Review harian deviasi dan mingguan tren. Pisahkan kesalahan asumsi/jadwal, shortage, gangguan produksi dan keterlambatan mutu; perubahan baseline tidak boleh menaikkan capaian secara semu.
03 · Ketersediaan material saat mulai produksi Jadwal mulai produksi dengan seluruh material yang diperlukan tersedia dan released pada waktu kebutuhan ÷ seluruh jadwal mulai yang jatuh tempo × 100%. Definisi kelengkapan dan cutoff dikunci per periode.	BOM (Bill of Materials — daftar bahan dan jumlah untuk menghasilkan produk)/kebutuhan disahkan, jadwal awal, stok/batch/status, material readiness dan bukti issue. PPIC serta SPV; Quality memvalidasi release.	Review sebelum jadwal mulai dan mingguan. Catat shortage, ETA (Estimated Time of Arrival — perkiraan waktu tiba) usable, durasi keterlambatan, produk terdampak dan pemilik tindakan. Inbound belum release tidak dihitung siap.
04 · Produktivitas gudang Lokasi terpakai ÷ kapasitas lokasi aman yang ditetapkan × 100%, dipisahkan per zona/jenis lokasi. Produktivitas = volume penerimaan, penempatan atau pengambilan yang selesai dan lolos pemeriksaan ÷ jam kerja pada aktivitas yang sama; pantau juga akurasi pengambilan serta ketepatan waktu serah terima; rework dan lembur ditampilkan.	Peta bin/zona dan kapasitas terverifikasi, inspeksi akses/housekeeping, log pekerjaan dan jam kerja. SPV bersama PIC area; fungsi keselamatan/QA dilibatkan sesuai kebutuhan.	Review kapasitas mingguan serta tren produktivitas dengan kompleksitas pekerjaan sebanding. Kapasitas maksimum bukan target pengisian; sisakan ruang kerja sesuai standar. Kenaikan output diterima bila mutu, akurasi dan keselamatan terjaga.
05 · Umur dan risiko persediaan Kuantitas serta nilai per kelompok umur/sisa masa simpan yang disepakati, termasuk slow moving, berlebih, obsolete dan berisiko expiry; tampilkan tindakan yang selesai dan yang terbuka.	Stok per SKU/lokasi/batch/status dan tanggal, histori movement, rencana kebutuhan. Inventory Control/PPIC; Accounting memvalidasi nilai, Quality menetapkan disposition.	Review bulanan dan peringatan dini sesuai risiko. Manager menetapkan usulan pengurangan/realokasi sesuai mandat; penghapusan material perlu pemeriksaan dan persetujuan independen.
06 · Penyelesaian selisih stok Waktu investigasi dan penyelesaian dihitung sejak selisih ditemukan hingga bukti penyelesaian diverifikasi. Rasio penyelesaian = kasus jatuh tempo yang selesai dengan bukti terverifikasi ÷ seluruh kasus jatuh tempo × 100%. Tampilkan juga seluruh kasus terbuka menurut umur sejak ditemukan, tingkat risiko dan pengulangan; bila tidak ada kasus jatuh tempo, rasio dilaporkan N/A.	Register selisih, investigasi, referensi approval, posting/read-back (pembacaan ulang data sumber) dan rekonsiliasi bisnis. Inventory Control mengelola register; SPV menjalankan tindakan proses; pemeriksa terpisah menilai efektivitas CAPA (Corrective and Preventive Action — tindakan korektif dan pencegahan masalah berulang) bila diperlukan.	Review mingguan dan eskalasi segera untuk risiko material. Penutupan membutuhkan koreksi yang sesuai penyebab serta bukti pemeriksaan; adjustment saldo saja tidak membuktikan akar masalah selesai. Target waktu mengikuti tingkat risiko dan delegasi.
07 · Efisiensi modal kerja Gunakan hari persediaan atau perputaran berdasarkan nilai yang divalidasi Finance. Contoh DIO (Days Inventory Outstanding — rata-rata hari dana tertahan dalam persediaan) = rata-rata nilai persediaan ÷ HPP (Harga Pokok Penjualan — biaya pokok barang yang terjual dalam perhitungan ini) periode × jumlah hari; basis penilaian, periode dan kategori harus sebanding.	Rata-rata nilai stok dan HPP dari Accounting/Finance, coverage SKU dan status excess dari PPIC. Jangan menjumlah kg/liter/pcs menjadi satu angka persediaan.	Review bulanan bersama Finance. Nilai pengurangan excess dengan kesiapan bahan, stockout dan aging; penurunan stok tidak dinilai berhasil bila mengganggu layanan atau kontrol. Penyebut nol = N/A.

Indikator pendukung pelaksanaan

Ukuran berikut menjabarkan disiplin proses dan kesiapan tim untuk mendukung hasil utama; bukan tambahan hasil kinerja yang diklaim berasal dari piagam.

Ukuran pendukung proses dan kesiapan tim
Ukuran dan cara menghitung	Sumber data dan PIC	Review dan tindak lanjut Manager
P1 · Keutuhan dan ketertelusuran barang Baris sampel yang lengkap identitas batch, lokasi, status, kondisi dan dokumen movement ÷ seluruh baris sampel × 100%. Kehilangan tak terjelaskan, kerusakan dan pelepasan barang hold dicatat sebagai exception tersendiri meskipun persentase sampel tinggi.	Log penerimaan/perpindahan/issue, keputusan mutu, pemeriksaan kondisi simpan dan akses, serta bukti serah terima. PIC area dan Inventory Control; QA (Quality Assurance — pemastian mutu)/QC (Quality Control — pengawasan mutu) memverifikasi aspek mutu.	Pemantauan harian exception dan review sampel mingguan. Amankan barang berisiko, tetapkan PIC investigasi dan eskalasi segera untuk kehilangan, kondisi simpan tidak aman atau pelanggaran status mutu.
P2 · Ketepatan picking (pengambilan barang sesuai pesanan) dan penyerahan Baris penyerahan dengan SKU, batch, status, jumlah dan tujuan benar pada pemeriksaan pertama ÷ seluruh baris yang diperiksa × 100%. Ukur juga penyerahan lengkap yang diakui penerima tepat waktu ÷ seluruh penyerahan jatuh tempo × 100%.	Picking/checking sheet, permintaan awal, waktu janji yang disepakati sebelum jatuh tempo serta pengakuan penerima Logistics/Production. PIC FG (Finished Goods — produk jadi)/RM (Raw Material — bahan baku)/Packaging di bawah koordinasi SPV.	Review harian backlog (pekerjaan yang belum selesai) dan mingguan tren kesalahan. Pisahkan keterlambatan kesiapan warehouse dari transportasi atau perubahan kebutuhan. Penyerahan parsial tetap terlihat; tanggal janji awal tidak ditimpa.
P3 · Ketepatan waktu transaksi Transaksi fisik yang diposting dengan bukti lengkap dalam SLA (Service Level Agreement — kesepakatan standar layanan dan waktu penyelesaian) yang disahkan ÷ seluruh transaksi fisik yang jatuh tempo posting × 100%. Laporkan jumlah dan umur backlog dari waktu kejadian fisik, termasuk movement yang belum masuk sistem.	Log receiving (penerimaan barang)/issue/transfer bernomor, bukti fisik dan timestamp Stockwiz. Admin menyusun antrean; PIC area mengonfirmasi kejadian fisik; Inventory Control merekonsiliasi kelengkapan.	Review harian melalui laporan konsolidasi SPV. Prioritaskan backlog berisiko dan pembenahan serah terima. Gangguan sistem dicatat beserta kontrol sementara dan rekonsiliasinya.
P4 · Kesiapan SPV, PIC dan backup (petugas pengganti) Tugas kritis dengan pelaksana dan backup yang telah lulus demonstrasi kompetensi ÷ seluruh tugas kritis yang dipetakan × 100%. Review kemampuan SPV menyusun rencana, memeriksa realisasi dan mengeskalasi hambatan dengan rekomendasi.	Matriks tugas/kompetensi, checklist praktik, catatan coaching (pembinaan) dan laporan shift. SPV memelihara bukti; Manager menilai perkembangan; HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM) dan fungsi teknis mendukung penetapan kompetensi.	Coaching mingguan dan evaluasi bulanan. Kehadiran pelatihan belum berarti kompeten. Tetapkan latihan lanjutan, pemeriksa dan tenggat untuk gap; backup tetap mengikuti akses serta pemisahan tugas.

Aturan membaca hasil: tampilkan pembilang, penyebut, cakupan lokasi/SKU, periode, waktu pembaruan dan kelengkapan bukti bersama persentase. Penyebut nol ditulis N/A; data tidak lengkap ditandai belum dapat dinilai. Definisi, sampel, SLA dan target dikunci per periode; perubahan disetujui serta dicatat agar perbandingan tetap adil. Target produktivitas tidak mengurangi kontrol keselamatan, mutu atau integritas stok.

Scorecard digunakan pada review penugasan hari 30, 60 dan 90. Jadwal penilaian, peserta serta keputusan kelanjutan dijelaskan pada bagian HR.

Hasil layanan yang ditinjau bersama fungsi terkait

OSA (On-Shelf Availability — ketersediaan produk layak jual di rak), fill rate, OTIF (On Time In Full — pesanan diterima tepat waktu dan lengkap), coverage dan dampak bisnis menunjukkan hasil rantai pasokan. Saya bertanggung jawab atas kontribusi PPIC dan warehouse; hasil akhir layanan ditinjau bersama Production, Logistics, Retail dan Keuangan. Penyebab kegagalan perencanaan dan pelaksanaan dilaporkan terpisah.

Ukuran layanan lintas fungsi dan pengaman persediaan
Indikator dan definisi	Pengukuran / penanggung jawab	Usulan evaluasi
On-shelf availability (OSA): observasi SKU–toko dengan barang layak jual di rak ÷ seluruh observasi assortment aktif yang wajib tersedia × 100%.	Pemeriksaan rak pada jam tetap, dengan bukti; Retail. Sampel dan jam sama untuk perbandingan. Stockout (kekosongan stok) rate = 100% − OSA pada basis observasi yang sama.	Usulan penurunan stockout relatif 20% dari kondisi awal uji coba pada hari 90. Contoh: 10% menjadi 8%, bukan turun 20 poin persentase. Validasi kelayakan setelah diagnosis.
DC (Distribution Center — pusat penyimpanan dan pemenuhan produk jadi) unit fill rate: unit dipenuhi untuk order eligible ÷ unit diminta pada order eligible × 100%.	Order cohort tetap, cut-off jelas, dan partial fulfillment dicatat; Logistics/DC. Order tidak diturunkan kuantitasnya untuk memperbaiki angka.	Perbaikan terhadap kondisi awal disertai Pareto kekurangan; tingkat layanan final disahkan bersama kapasitas supply.
OTIF toko: order diterima tepat waktu dan lengkap ÷ order yang jatuh tempo pada periode × 100%.	Sesuai waktu janji dan jumlah order awal; bukti receipt toko, bukan sekadar dispatch DC; Logistics.	SLA per rute/toko ditetapkan setelah lead time (waktu tunggu pemenuhan) aktual diketahui; pantau order parsial dan terlambat.
Days of cover: on-hand layak jual ÷ demand harian; aging/expiry dipantau terpisah.	Per SKU–lokasi; Planning dan Finance. Demand nol ditandai untuk review, bukan dipaksakan menjadi coverage normal.	Tentukan batas coverage/nilai stok dan aging saat rapat awal program. Kenaikan stok harus dijelaskan oleh kebutuhan layanan, promosi, atau kebijakan yang disetujui.
Umur dan risiko persediaan: jumlah serta nilai stok menurut kelompok umur, sisa masa simpan dan status non-saleable; pisahkan stok lambat bergerak, rusak, ditahan dan kedaluwarsa.	Inventory Control menyediakan data per SKU–lokasi–batch; Planning meninjau kebutuhan, Quality menetapkan status mutu dan Accounting memvalidasi nilai.	Review bulanan serta peringatan dini sesuai SOP (Standard Operating Procedure — prosedur kerja baku). Batas umur dan horizon peringatan disahkan berdasarkan karakter produk; tindak lanjut dicatat dengan PIC serta keputusan fungsi berwenang.
Penyelesaian akar masalah: tiket jatuh tempo yang ditutup dengan bukti perbaikan ÷ seluruh tiket jatuh tempo × 100%.	Register tindakan dan pemeriksaan kejadian berulang; PPIC & Warehouse Manager bersama SPV terkait dan penanggung jawab proses.	Tiga penyebab dominan memiliki tindakan terverifikasi pada hari 60; cek pengulangan hingga hari 90.

Estimasi penjualan yang berpotensi hilang menggunakan demand pembanding × durasi kosong × harga jual. Pisahkan asumsi substitusi dan perpindahan pembelian; angka tersebut bukan omzet yang otomatis pulih. Finance memvalidasi manfaat terhadap tambahan modal kerja serta biaya distribusi.

Business case untuk validasi Finance

Manfaat layanan dengan biaya dan modal kerja yang terkendali

Perhitungan berikut adalah kerangka evaluasi program, bukan klaim penghematan atau permintaan anggaran yang sudah disetujui.

Jenis manfaat dan dasar evaluasi
Komponen	Dasar pengukuran	Perlakuan evaluasi
Penjualan yang pulih	Tambahan unit terjual bersih yang dapat diatribusikan ke perbaikan layanan × margin kontribusi per unit yang divalidasi Finance.	Bukan seluruh estimasi lost sales otomatis pulih. Koreksi promosi, musim, substitusi, retur dan perpindahan antar-kanal agar tambahan tidak dihitung ganda.
Biaya darurat dan expiry	Biaya pengiriman darurat serta kerugian expiry/write-off sebelum–sesudah pada periode dan cakupan sebanding.	Hanya biaya yang benar-benar dihindari; kenaikan biaya tetap terlihat. Finance memeriksa pengakuan, hubungan sebab dan tumpang tindih manfaat antar-SKU/kasus.
Waktu administrasi	Volume dokumen × waktu per proses; ukur jam kerja sebelum–sesudah dengan beban setara.	Jam yang tersedia kembali adalah kapasitas tim. Tidak langsung dianggap penghematan kas/gaji tanpa pengurangan biaya nyata yang disetujui.
Modal kerja	Perubahan nilai rata-rata persediaan yang sebanding serta kebutuhan buffer/stock build-up yang disetujui.	Penurunan stok dapat melepaskan dana, tetapi bukan laba. Kenaikan stok memerlukan pendanaan dan dapat menambah biaya simpan/expiry.
Biaya program	Pelatihan, tenaga tambahan/lembur, alat, integrasi, operasi sistem dan distribusi tambahan yang relevan.	Pisahkan biaya satu kali dan bulanan; biaya implementasi yang dikapitalisasi/diamortisasi mengikuti Finance. Masukkan biaya modal/simpan yang disepakati sebelum keputusan investasi.

Lembar asumsi bulanan

Estimasi manfaat bersih uji coba

Seluruh input sengaja kosong. Isi dengan data aktual atau asumsi terdokumentasi dan tinjau bersama Finance; angka tidak tersimpan setelah halaman dimuat ulang. Model agregat memakai satu margin kontribusi rata-rata tertimbang untuk unit tambahan yang dihitung.

Kontribusi penjualan/bulanBelum diisi

Pengurangan biaya/bulanBelum diisi

Manfaat bersih model/bulanBelum diisi

Payback sederhanaBelum diisi

Kapasitas jam/bulanBelum diisi

Perubahan modal kerja*Belum diisi

Manfaat bersih = kontribusi penjualan tambahan + pengurangan biaya − biaya program bulanan.

Menunggu data dan validasi Finance.

*Positif = tambahan kebutuhan dana persediaan; negatif = potensi pelepasan dana. Tidak dimasukkan sebagai laba atau manfaat bulanan. Payback sederhana memakai biaya awal program dibagi manfaat bersih model; bukan proyeksi arus kas lengkap dan tidak memasukkan modal kerja. Pajak, depresiasi, nilai waktu uang, seasonality dan risiko perlu penilaian tersendiri bila relevan.

Cara validasi: Inventory Control menyediakan kondisi awal stok/selisih, Retail/Sales memeriksa tambahan penjualan, Logistics memeriksa biaya kirim, SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) mengukur beban kerja, dan Finance memvalidasi margin/biaya/modal kerja. Manager membawa skenario konservatif, dasar dan optimistis dengan asumsi yang dicatat kepada Deputi COO (Chief Operating Officer — pimpinan operasional perusahaan); keputusan lebih lanjut mengikuti kewenangan COO.

Kesiapan memimpin

Pengalaman dan kompetensi pendukung

Pengalaman supervisi operasional, pengendalian persediaan, audit lintas fungsi, pembinaan, dan pengembangan sistem menjadi dasar kontribusi yang saya tawarkan. Penerapannya akan disesuaikan dengan skala, proses, dan kebutuhan warehouse perusahaan.

Keterkaitan pengalaman dengan tanggung jawab PPIC & Warehouse Manager
Pengalaman	Relevansi terhadap jabatan	Fokus penerapan
Pharmacy Manager / Apoteker Penanggung Jawab, Kimia Farma Lengkong: operasional harian, supervisi tenaga teknis, SOP (Standard Operating Procedure — prosedur kerja baku), pengadaan/persediaan, serta validasi penjualan dan stok opname.	Memimpin operasi, membagi pekerjaan, mengelola layanan dan persediaan, serta meninjau realisasi.	Menyusun prioritas, membagi tanggung jawab, dan mengevaluasi hasil tim. Penerapan pada warehouse industri didukung pendalaman proses, kapasitas, dan risiko spesifik bersama tim.
Compliance Auditor PT Sensatia Botanicals: audit factory, head office, retail, dan pemasok; stock opname (penghitungan fisik persediaan) serta penelaahan pergerakan stok, kekosongan, waktu pemesanan dan parameter persediaan; evaluasi BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan — otoritas pengawasan obat dan makanan Indonesia)/CPKB (Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik — pedoman pengendalian pembuatan kosmetik) serta koordinasi tindak lanjut.	Memahami proses lintas fungsi, mutu, risiko, dan penyelesaian temuan bersama penanggung jawab proses.	Menggunakan bukti untuk menentukan prioritas perbaikan dan memantau efektivitas tindakan. Audit independen atas area yang dikelola tetap dilakukan oleh pemeriksa terpisah.
Pengembangan aplikasi web audit, inspeksi retail, dokumentasi, dan pengendalian stok opname; Compliance Workspace.	Menerjemahkan kebutuhan administrasi dan data menjadi alur yang tertelusur serta mendukung tindak lanjut.	Menyusun kebutuhan sistem bersama pelaksana dan Systems, menguji alur, serta mengevaluasi manfaat berdasarkan data penggunaan dan hasil operasional.
Supermentor UKAI dan peer mentor: penyusunan modul, pendampingan, evaluasi kebutuhan belajar, serta umpan balik perkembangan.	Mengembangkan kompetensi melalui penjelasan terstruktur, praktik, dan evaluasi pemahaman.	Mendukung pembinaan SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area)/PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan) dan pelatihan staf melalui demonstrasi tugas, umpan balik, serta evaluasi kompetensi sesuai SOP perusahaan.
Ideas Box: Runner-Up Agustus dan Winner September 2026; inisiatif Monthly Product Focus & SA Incentive serta RxStock.	Menghubungkan masalah operasional, persediaan, dan peluang perbaikan dengan usulan solusi.	Mengembangkan usulan berbasis kebutuhan bisnis dan mengukur manfaat setelah implementasi. Pengakuan atas ide dan hasil operasional dilaporkan sebagai capaian yang terpisah.

BUKTI LAPANGAN

Dasar pengalaman dan pelajaran audit

Bukti kesiapan: membaca risiko stok dari toko sampai bahan kemas

Dalam audit toko dan warehouse, saya secara konsisten melakukan stock opname dan menelaah keterkaitan saldo fisik, riwayat pergerakan, waktu pemesanan, kekosongan produk, stok minimum dan buffer. Dua kasus berikut menjadi dasar pendekatan saya untuk menghubungkan kebutuhan toko dengan kesiapan produk jadi, produksi dan bahan pendukungnya.

PETA PENJELASAN

Bagaimana pengalaman audit menjadi rencana perbaikan

Dua titik pengamatan dipakai untuk merancang pemeriksaan dan tindak lanjut; keterkaitan penyebab perlu diuji.

LANGKAH 01

Amati dua titik

Kasus Mal Ratu Indah menunjukkan periode kekosongan produk; Warehouse A&B; mencatat bahan kemas menipis. Keduanya adalah bukti risiko pada titik berbeda dalam rantai pasokan.

Ini adalah jembatan dari temuan ke rencana pelaksanaan, bukan klaim bahwa hubungan sebab-akibat atau penurunan stockout sudah terbukti.

Dua kasus audit sebagai dasar rencana perbaikan inventory
Kasus dan bukti	Analisis dan rekomendasi saya	Relevansi untuk peran Manager
Retail · Mal Ratu Indah Materi audit mencatat Hydrating Body Wash Refill dan Calming Body Wash Refill habis sejak 22 Agustus; audit dilakukan 2 September dan produk tiba 4 September. Bukti mencakup kondisi display dan riwayat pergerakan stok.	Menyoroti perlunya evaluasi stok minimum berdasarkan lead time (waktu tunggu pemenuhan) serta pemantauan aktif ketersediaan, pergerakan dan kondisi stok. Merekomendasikan koordinasi Stock Control dengan Retail Operations untuk mengantisipasi kebutuhan toko.	Menelusuri risiko layanan dari kondisi rak ke data stok dan waktu pasokan. Dalam penugasan gabungan, saya akan mengarahkan tim PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) mengevaluasi parameter dan jadwal pemenuhan berdasarkan stok terverifikasi, kebutuhan toko, kemampuan produksi dan pasokan aktual.
Warehouse A&B · Kesiapan bahan kemas Temuan mencatat bahan kemas Hydrating BW Refill tersisa 200 dan Calming BW Refill tersisa 4, dinilai di bawah stok minimum atau kebutuhan produksi dalam catatan audit. Kasus ditampilkan berstatus Closed.	Mengidentifikasi risiko kekurangan bahan kemas dan merekomendasikan pencatatan bahan yang habis atau menipis serta reminder kepada PPIC dan Purchasing. Akar penyebab belum ditetapkan secara pasti pada cuplikan yang tersedia.	Mendorong data stok kritis menjadi tindakan lintas fungsi sebelum mengganggu produksi. Sebagai Manager, saya akan mengarahkan SPV/PIC untuk memvalidasi usable stock (stok yang layak digunakan), satuan, kebutuhan dan tenggat, lalu menindaklanjuti respons tim PPIC dan Pengadaan.

Dasar kasus: materi audit Mal Ratu Indah dan cuplikan temuan Warehouse A&B yang disampaikan untuk penyusunan program. Angka 200 dan 4 mengikuti catatan sumber; satuan, tanggal audit warehouse dan dasar batas minimum perlu dicocokkan dengan dokumen lengkap. Status Closed dicatat sebagai status kasus; efektivitas tindakan dinilai dari bukti implementasi serta pemantauan pengulangan. Dampak penjualan dan penurunan stockout (kekosongan stok) belum dikuantifikasi.

Pelajaran yang saya bawa: ketersediaan di toko membutuhkan informasi stok yang andal dan tindak lanjut di setiap titik pasokan. Dua kasus ini menunjukkan risiko di retail dan bahan kemas; hubungan sebab-akibat langsung antara keduanya masih memerlukan pencocokan tanggal, SKU, kebutuhan produksi, PO dan dokumen pengiriman.

Tindak lanjut dua kasus diterapkan melalui langkah 14 hari pertama dan rencana utama 90 hari: pilih SKU (Stock Keeping Unit — kode unik jenis atau varian barang) prioritas, cocokkan stok serta kebutuhan, konfirmasi rencana pasokan, lalu verifikasi hasil sampai penerimaan toko. Contoh pengambilan keputusan tersedia pada skenario bahan kemas menipis.

Komitmen saya: mengubah temuan stok menjadi penugasan yang jelas, keputusan berbasis data, dan tindak lanjut yang diperiksa sampai hasil fisik serta pencatatannya sesuai. Pengalaman audit memberi dasar diagnosis; keberhasilan penugasan Manager saya buktikan melalui hasil operasi dan kemampuan tim menjalankan perbaikan secara konsisten.

Komitmen pengembangan saya: mendalami kapasitas warehouse industri, arus RM (Raw Material — bahan baku)/Packaging/FG (Finished Goods — produk jadi)/B2B (Business-to-Business — penjualan kepada pelanggan bisnis), master/UOM (Unit of Measure — satuan barang, misalnya pcs atau kg) Stockwiz dan pengambilan keputusan supply bersama tim pada bulan pertama. Saya membawa pengalaman yang relevan sekaligus terbuka pada penilaian kompetensi dan pembinaan dari Deputi COO (Chief Operating Officer — pimpinan operasional perusahaan).

Ringkasan pengalaman mengacu pada riwayat profesional penyusun yang diperbarui 8 Oktober 2026. Dokumen pendukung tersedia untuk pembahasan sesuai ketentuan kerahasiaan perusahaan.

Pembahasan bersama HR dan atasan Operations

Komitmen dan dukungan HR, Deputi COO, serta COO

“Saya mengajukan kesempatan memimpin PPIC & Warehouse dengan mandat dan ukuran keberhasilan yang disepakati. Saya siap menunjukkan hasil operasi serta perkembangan tim melalui evaluasi berbasis bukti.”

Diskusi penutup diarahkan untuk menetapkan penugasan, dukungan dan mekanisme evaluasi pada tabel berikut. Rincian batas keputusan mengacu pada kewenangan dan koordinasi.

KEPUTUSAN YANG DIAJUKAN

Kesepakatan penugasan dan evaluasi

Usulan penugasan Manager dengan evaluasi 90 hari

Saya mengajukan kesempatan memimpin PPIC (Production Planning and Inventory Control — perencanaan produksi dan pengendalian persediaan) & Warehouse melalui penugasan yang ditetapkan perusahaan, dengan mandat, dukungan serta ukuran keberhasilan tertulis. Evaluasi 90 hari digunakan untuk menilai hasil operasi dan kemampuan memimpin tim sejak tanggal efektif yang disepakati. Status jabatan, hak, kewajiban dan ketentuan penugasan ditetapkan bersama HR (Human Resources — fungsi pengelolaan SDM) serta pimpinan Operations sebelum pelaksanaan.

Kesepakatan penugasan yang diajukan untuk pengesahan
Hal yang disepakati	Usulan saya	Hasil pengesahan yang diperlukan
Pelaksanaan piagam dan cakupan lokasi	Tetapkan cakupan lokasi dan tanggung jawab berdasarkan mandat peran serta struktur tim.	Dokumen penugasan memuat tanggal efektif, area/lokasi, atasan, tanggung jawab dan PIC (Person in Charge — penanggung jawab pekerjaan). Hubungan dengan DC (Distribution Center — pusat penyimpanan dan pemenuhan produk jadi), toko serta kanal lain dipetakan agar penilaian sesuai scope (ruang lingkup).
Delegasi keputusan dan eskalasi	Sahkan delegasi untuk menjalankan keputusan rutin dan jalur eskalasi sesuai matriks kewenangan.	Referensi delegasi, batas keputusan/anggaran, approver akhir adjustment, jalur pengganti yang sah dan mekanisme eskalasi tercatat. Perencanaan berada dalam mandat Manager melalui tim PPIC; pembelian, transportasi, pelaksanaan manufaktur dan keputusan mutu tetap pada fungsi berwenang.
Tim, akses dan waktu pelaksanaan	SPV (Supervisor — pengawas pelaksanaan kerja area) serta PIC/backup (petugas pengganti) ditetapkan, waktu coaching (pembinaan) dan review tersedia, akses Stockwiz diberikan sesuai tugas, dan PIC lintas fungsi ditunjuk. Perbaikan awal menggunakan sistem serta register terkontrol yang tersedia.	Daftar personel, akses dengan masa berlaku, pemeriksa terpisah, jadwal review dan tim pemberi dukungan. Biaya, alat, tenaga tambahan atau integrasi diajukan tersendiri berdasarkan beban kerja serta manfaat.
Dasar penilaian	Gunakan scorecard (ringkasan ukuran kinerja) tanggung jawab Manager dan hasil layanan bersama fungsi terkait. Sepakati cakupan, definisi, kualitas bukti dan kriteria keberhasilan sejak awal; baseline (kondisi awal pembanding) serta target numerik disahkan pada review hari 30.	Catatan baseline, target, sumber data, pemeriksa dan periode. Dukungan yang belum tersedia, perubahan scope serta hambatan di luar kendali dicatat bersama tindakan dan dampaknya; perubahan target memiliki alasan serta persetujuan.
Review hari 30 dan 60	Hari 30: tunjukkan diagnosis, kondisi awal, penugasan tim dan prioritas perbaikan. Hari 60: tunjukkan pelaksanaan, hasil uji coba, perkembangan SPV/PIC, gap (selisih antara kebutuhan dan kondisi aktual) dan tindak lanjut. Risiko material dilaporkan segera.	Deputi COO (Chief Operating Officer — pimpinan operasional perusahaan) meninjau operasi dan dukungan lintas fungsi; HR meninjau kompetensi serta kesesuaian penugasan. Notulen memuat keputusan, penanggung jawab tindakan, dukungan dan tenggat.
Evaluasi hari 90 dan keputusan kelanjutan	Sampaikan capaian terhadap target yang disahkan, konsistensi hasil mingguan, kemampuan tim, manfaat terverifikasi serta risiko tersisa. Ajukan rekomendasi kelanjutan peran, prioritas kuartal berikutnya dan dukungan yang diperlukan.	Atasan Operations dan HR mendokumentasikan penilaian berdasarkan kriteria yang disepakati, lalu memproses keputusan jabatan/kelanjutan sesuai kewenangan dan mekanisme perusahaan. Jika diperlukan pengembangan lanjutan, tetapkan gap, dukungan, tenggat dan tanggal review berikutnya.

Paket bukti untuk evaluasi akhir

Hasil operasi: baseline–target–realisasi, tren per minggu dan sampel bukti transaksi/count/serah terima yang diperiksa.
Hasil kepemimpinan: rencana serta laporan SPV, tindak lanjut coaching, kompetensi PIC/backup dan contoh keputusan beserta hasilnya.
Perbaikan yang bertahan: penyebab masalah, implementasi, pemeriksaan efektivitas, pengulangan dan risiko yang masih terbuka.
Manfaat dan kebutuhan lanjutan: hasil layanan bersama penanggung jawab fungsi, manfaat biaya/penjualan yang diverifikasi bila tersedia, serta usulan sumber daya berdasarkan data.

Komitmen evaluasi saya: siap menerima penilaian berdasarkan mandat serta ukuran hasil yang disepakati, menunjukkan bukti secara terbuka kepada pihak berwenang, dan memperbaiki gap dengan dukungan serta tenggat yang jelas. Keputusan promosi atau kelanjutan penugasan mengikuti hasil penilaian dan kebutuhan organisasi; periode 90 hari merupakan usulan kerangka evaluasi.

Dokumen ini merupakan usulan program kerja yang diselaraskan dengan acuan internal jabatan dan delegasi; rincian penerapan serta target program tetap memerlukan penetapan. Mandat gabungan mengikuti piagam PPIC & Gudang. Empat belas JD lama pada folder Job Desc digunakan untuk rincian pekerjaan yang masih relevan, bukan sebagai acuan setara piagam. Perbedaan pelaporan, lingkup material dan kewenangan diperbarui mengikuti piagam; garis formal serta penempatan personel disahkan perusahaan. Saldo dan transaksi stok mengacu pada Stockwiz; data demand, BOM, kapasitas dan realisasi produksi yang belum tersedia di sana berasal dari pemilik data serta register terkontrol; metode akses, mapping, kondisi lapangan, penempatan PIC terkini, dan parameter operasional dikonfirmasi saat rapat awal program. Keterkaitan uraian tugas, modul, bukti dan kriteria selesai tersedia pada matriks uraian tugas → sistem. Rancangan ini disertai simulasi ilustratif dan belum terhubung secara operasional dengan Stockwiz.

CPKB 2020.pdf — PerBPOM Nomor 31 Tahun 2020: persyaratan personel, fasilitas, sanitasi, mutu, dokumentasi, penyimpanan, dan recall; dipetakan pada bagian CPKB dengan nomor klausul dan halaman PDF.
Oracle — Inventory Optimization Calculations: hubungan demand, lead time (waktu tunggu pemenuhan), buffer, dan reorder point (titik pemesanan ulang); asumsi statistik perlu diuji pada pola demand aktual.
SAP — Running Replenishment (pengisian ulang stok) Planning: perencanaan replenishment dan parameter persediaan per lokasi.
Microsoft Learn — Demand forecasting overview: penggunaan histori, penyesuaian forecast, dan penanganan outlier.

Referensi pembacaan

Daftar istilah dan singkatan

Gunakan bagian ini untuk mencari kepanjangan serta arti istilah yang digunakan dalam materi.

Kepanjangan dan arti singkat ditampilkan pada penyebutan awal dalam setiap bagian atau tab. Daftar berikut dapat dibuka kembali untuk mencari istilah, termasuk singkatan pada JD lama.

Daftar istilah PPIC & gudang: FEFO, FIFO, LIFO, dan istilah lainnya

SKU (Stock Keeping Unit): Kode untuk satu jenis/varian produk.
Stockout: Kondisi produk yang seharusnya tersedia tetapi tidak tersedia saat dibutuhkan.
Replenishment: Pengisian ulang stok berdasarkan kebutuhan dan kebijakan persediaan.
Lead time: Waktu dari keputusan/order pengisian sampai barang layak jual tersedia.
FEFO — First Expired, First Out: Barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat dikeluarkan lebih dahulu, meskipun diterima belakangan. Contoh: batch A diterima Januari dan kedaluwarsa Desember; batch B diterima Februari dan kedaluwarsa Oktober. Dahulukan batch B. Tetap periksa status release, kondisi barang, serta minimum sisa masa simpan yang dipersyaratkan tujuan. Barang hold, reject, atau kedaluwarsa tidak boleh dianggap siap pakai.
FIFO — First In, First Out: Barang yang masuk lebih dahulu dikeluarkan lebih dahulu. Contoh: dua batch memiliki kedaluwarsa sama, maka dahulukan batch yang diterima lebih awal sesuai SOP. FIFO membantu mencegah stok lama tertinggal. Bila tanggal kedaluwarsa berbeda, ikuti FEFO dan ketentuan mutu yang berlaku.
LIFO — Last In, First Out: Barang yang masuk terakhir dikeluarkan lebih dahulu. Contoh: barang yang baru ditumpuk di bagian paling atas diambil sebelum barang lama di bawahnya. Pahami istilah ini sebagai pembanding; jangan menjadikannya aturan rotasi umum untuk bahan atau produk yang memiliki kedaluwarsa karena stok lama dapat tertahan. Metode aliran fisik barang berbeda dari metode penilaian biaya persediaan; penilaian biaya mengikuti kebijakan Finance/Accounting.
Batch / lot dan traceability: Batch / lot adalah identitas kelompok bahan atau produk yang ditetapkan dalam proses terkait. Traceability adalah kemampuan menelusuri asal, penerimaan, pemakaian, perpindahan hingga tujuan pengiriman berdasarkan bukti. Contoh: penelusuran batch FG harus menghubungkan catatan produksi, bahan terkait, lokasi stok, dan pengiriman.
Expiry date, shelf life, dan remaining shelf life: Expiry date adalah tanggal kedaluwarsa; shelf life adalah masa simpan yang ditetapkan; remaining shelf life adalah sisa masa simpan pada tanggal pemeriksaan. Contoh: produk kedaluwarsa 31 Desember diperiksa 30 September memiliki sisa sekitar tiga bulan. Bandingkan sisa masa simpan dengan persyaratan tujuan sebelum alokasi atau kirim.
Quarantine, hold, release, dan reject: Quarantine adalah status karantina sambil menunggu keputusan/pemeriksaan; hold berarti ditahan; release berarti diluluskan sesuai kewenangan; reject berarti ditolak. Warehouse memisahkan dan mencatat status tersebut. Stok fisik yang masih ditahan tidak otomatis menjadi stok tersedia; keputusan mutu mengikuti fungsi Quality.
Stock opname, cycle count, dan recount: Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan pada cakupan dan waktu yang ditetapkan; cycle count adalah penghitungan berkala atas sebagian item/lokasi secara bergiliran; recount adalah penghitungan ulang untuk memverifikasi hasil. Contoh: hitung item kritis setiap minggu sesuai program count, lalu lakukan recount independen bila ditemukan selisih.
Stock variance dan rekonsiliasi stok: Stock variance adalah selisih antara hasil fisik dan catatan pada cutoff, satuan, lokasi, batch, dan status yang sama. Rekonsiliasi adalah pencocokan serta penjelasan selisih berdasarkan bukti. Contoh: fisik 95 pcs dan sistem 100 pcs berarti selisih minus 5 pcs; telusuri transaksi dan recount sebelum mengajukan adjustment sesuai otorisasi.
Slow moving, non-moving, dan dead stock: Slow moving adalah stok dengan pergerakan lambat; non-moving adalah stok tanpa pergerakan selama periode pemantauan; dead stock adalah stok yang dinilai tidak lagi memiliki penggunaan/permintaan yang layak menurut kriteria perusahaan. Batas waktunya perlu ditetapkan, bukan diasumsikan sama untuk semua SKU. Tinjau penyebab, umur, expiry, peluang pemakaian/transfer, dan keputusan tindak lanjut.
Overstock dan shortage: Overstock adalah stok yang melebihi kebutuhan atau target yang disepakati; shortage adalah kekurangan terhadap kebutuhan pada waktu tertentu. Contoh: jumlah bahan cukup secara total tetapi sebagian belum release dapat tetap menyebabkan shortage bahan siap pakai untuk jadwal produksi.
DC — Distribution Center / stockroom produk jadi: Dalam rancangan ini, DC/stockroom adalah lokasi penerimaan, penyimpanan, pengendalian, dan penyiapan pengiriman produk jadi. Stok DC Jasri, DC Padang Galak, DC Jakarta, serta seluruh toko menjadi masukan PPIC bersama riwayat penjualan. Transfer antarlokasi tidak dihitung sebagai tambahan stok jaringan.
BOM — Bill of Materials: Daftar bahan baku dan bahan kemas beserta kuantitas serta satuannya untuk menghasilkan produk pada versi yang disetujui. Contoh sederhana: rencana 1.000 unit memerlukan 1.000 botol menurut BOM, lalu PPIC memperhitungkan yield, kehilangan standar yang disetujui, stok layak, dan penerimaan terkonfirmasi sesuai aturan perencanaan.
MRP — Material Requirements Planning: Perencanaan kebutuhan bahan berdasarkan rencana produksi, BOM, stok layak, penerimaan terkonfirmasi, dan lead time. Hasilnya menunjukkan bahan apa, berapa banyak, serta kapan dibutuhkan. PPIC menyusun kebutuhan; Procurement/Purchasing memproses pembelian sesuai mandat. Penyebutan MRP tidak berarti halaman ini sudah menjalankan mesin MRP otomatis.
MPS — Master Production Schedule: Jadwal induk produksi yang menjabarkan produk apa, jumlahnya, dan periode rencana pembuatannya. PPIC menyusunnya dari kebutuhan jaringan dan riwayat penjualan, lalu menguji kesiapan bahan serta kapasitas bersama fungsi terkait sebelum rencana diterbitkan sesuai mandat.
PR — Purchase Requisition: Permintaan pembelian internal yang memuat item, kuantitas, satuan, alasan, dan tanggal kebutuhan. Contoh: PPIC menghitung kekurangan 2.000 botol dan mengajukan kebutuhan kepada Procurement/Purchasing. PR merupakan pengajuan internal; PO adalah pesanan pembelian kepada pemasok yang diterbitkan oleh pihak berwenang.
Available: Stok yang diluluskan dan dapat dialokasikan setelah memperhitungkan reservasi.
CPKB: Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik.
RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed): Pembagian pelaksana, penanggung jawab akhir, pihak yang dikonsultasikan, dan pihak yang diinformasikan.
SPV (Supervisor) dan PIC (Person in Charge): SPV adalah Supervisor; PIC adalah personel yang ditunjuk sebagai penanggung jawab pekerjaan, toko, gudang, atau area kerja sesuai penetapan perusahaan.
RM, PM, dan FG: Raw Material (bahan baku), Packaging Material (bahan kemas), dan Finished Goods (produk jadi).
B2B: Business-to-business, yaitu kanal penjualan kepada pelanggan bisnis.
CAPA (Corrective and Preventive Action): Tindakan korektif dan preventif untuk mengatasi akar masalah serta mencegah kejadian berulang, dengan pemeriksaan efektivitas.
PPIC & Warehouse Manager: Manajer PPIC & Gudang: memimpin perencanaan produksi, kebutuhan material, parameter persediaan serta penjagaan barang dan pelaksanaan gudang sebagai satu fungsi. Nama jabatan Indonesia mengikuti piagam Manajer PPIC & Gudang.
PO, ETA, dan UOM: PO (Purchase Order) adalah pesanan pembelian; ETA (Estimated Time of Arrival) adalah perkiraan waktu tiba; UOM (Unit of Measure) adalah satuan barang, misalnya pcs, kg atau liter.
PPIC (Production Planning and Inventory Control) dan Procurement / Purchasing: PPIC menangani perencanaan produksi dan pengendalian persediaan sesuai mandat; Procurement / Purchasing adalah fungsi pengadaan / pembelian.
Quality, QA (Quality Assurance), dan QC (Quality Control): Quality adalah fungsi mutu; QA berarti pemastian mutu dan QC berarti pengawasan mutu. Keputusan penerimaan mutu, hold (penahanan) dan release (pelulusan) mengikuti kewenangan fungsi mutu.
KPI (Key Performance Indicator), OSA (On-Shelf Availability), fill rate, dan OTIF (On Time In Full): KPI adalah indikator kinerja utama; OSA mengukur ketersediaan di rak; fill rate mengukur bagian kebutuhan yang terpenuhi; OTIF mengukur pesanan diterima tepat waktu dan lengkap.
Custody, movement, dan handover: Custody adalah penguasaan serta penjagaan barang; movement adalah pergerakan stok; handover adalah serah terima tanggung jawab beserta bukti.
Usable stock, on-hand, reserved, dan in-transit: Usable stock adalah stok yang layak digunakan; on-hand adalah stok yang ada di lokasi; reserved adalah stok yang telah dialokasikan; in-transit adalah barang dalam perjalanan. Status mutu dan reservasi menentukan stok yang benar-benar boleh dipakai.
Minimum stock, safety stock, dan reorder point: Minimum stock adalah batas minimum yang ditetapkan kebijakan; safety stock / buffer adalah cadangan untuk menghadapi ketidakpastian; reorder point adalah tingkat stok yang memicu pemesanan. Ketiganya perlu didefinisikan agar tidak tertukar.
Picking, packing, dispatch, dan put away: Picking adalah pengambilan sesuai pesanan; packing adalah pengemasan; dispatch adalah pemberangkatan/penyerahan untuk pengiriman; put away adalah penempatan barang ke lokasi simpan.
Adjustment, write-off, dan audit trail: Adjustment adalah penyesuaian catatan stok; write-off adalah penghapusan nilai persediaan sesuai persetujuan; audit trail adalah rekam jejak tindakan dan perubahan yang dapat ditelusuri.
Kondisi awal dan uji coba: Kondisi awal merupakan data acuan sebelum perbaikan. Uji coba dilakukan pada cakupan terbatas untuk menilai hasil dan risiko sebelum perluasan.
Referensi singkatan tambahan: Gunakan kepanjangan berikut untuk membaca jabatan, dokumen, indikator dan rancangan sistem. Nama formulir serta penugasan mengikuti istilah resmi perusahaan.
JD (Job Description): Uraian tugas dan tanggung jawab jabatan.
DC (Distribution Center): Pusat penyimpanan dan pemenuhan produk jadi.
HR (Human Resources): Fungsi pengelolaan SDM.
SDM (Sumber Daya Manusia): Personel dan kompetensi kerja.
SOP (Standard Operating Procedure): Prosedur kerja baku.
COO (Chief Operating Officer): Pimpinan operasional perusahaan.
SLA (Service Level Agreement): Kesepakatan standar layanan dan waktu penyelesaian.
MOQ (Minimum Order Quantity): Jumlah minimum pemesanan.
DO (Delivery Order): Dokumen perintah atau rincian pengiriman.
BPB (Bukti Penerimaan Barang): Dokumen barang diterima; nama form mengikuti perusahaan.
BKB (Bukti Keluar Barang): Dokumen barang keluar; nama form mengikuti perusahaan.
BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan): Otoritas pengawasan obat dan makanan Indonesia.
WMS (Warehouse Management System): Sistem pengelolaan kegiatan gudang.
ERP (Enterprise Resource Planning): Sistem terpadu proses dan data perusahaan.
K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja): Pengendalian keselamatan personel dan tempat kerja.
POS (Point of Sale): Sistem transaksi penjualan toko.
WIP (Work in Progress): Barang atau produksi dalam proses.
PJT (Penanggung Jawab Teknis): Personel penanggung jawab teknis sesuai penetapan perusahaan.
HPP (Harga Pokok Penjualan): Biaya pokok barang yang terjual dalam perhitungan ini.
DIO (Days Inventory Outstanding): Rata-rata hari dana tertahan dalam persediaan.
ROP (Reorder Point): Titik stok yang memicu pemesanan ulang.
IP (Inventory Position): Posisi persediaan untuk perhitungan pengisian.
API (Application Programming Interface): Antarmuka pertukaran data antarsistem.
UI (User Interface): Tampilan dan kontrol yang dipakai pengguna.
POD (Proof of Delivery): Bukti penerimaan kiriman.
UAT (User Acceptance Testing): Uji penerimaan oleh pengguna sebelum operasional.
MVP (Minimum Viable Product): Versi awal dengan fungsi inti untuk diuji.
UTC (Coordinated Universal Time): Acuan waktu standar penyimpanan sistem.
WITA (Waktu Indonesia Tengah): Zona waktu operasional Bali, UTC+8.
HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure): Koneksi web terenkripsi.
GMP (Good Manufacturing Practice): Praktik pembuatan yang baik.
CoA (Certificate of Analysis): Sertifikat hasil analisis bahan atau produk.
APJ (Apoteker Penanggung Jawab): Apoteker dengan tanggung jawab sesuai penugasan.
ABC dan XYZ (klasifikasi persediaan): ABC mengelompokkan prioritas kontribusi nilai; XYZ mengelompokkan kestabilan permintaan. Hurufnya adalah label kelompok, bukan kepanjangan bahasa Inggris yang perlu dibuat. Batas kelas ditetapkan dari data dan kebijakan perusahaan.

Topik belum ditemukan

Integrated Production Planning, Inventory & Warehouse Excellence

The Operational Blueprint

Siapa yang menjalankan?

Bagaimana barang mengalir?

Penerapan piagam dan hasil 90 hari

01 · Masalah bisnis

02 · Mandat dan prioritas

03 · Hasil dan ukuran keberhasilan

04 · Persetujuan yang diperlukan

Diagnosis kekosongan stok retail

Dari kebutuhan sampai produk tersedia di rak

Kebutuhan & rencana

Peta penyebab dan tindakan korektif

Bukti

Tindakan / penanggung jawab

Bukti

Tindakan / penanggung jawab

Bukti

Tindakan / penanggung jawab

Bukti

Tindakan / penanggung jawab

Bukti

Tindakan / penanggung jawab

Bukti

Tindakan / penanggung jawab

Bukti

Tindakan / penanggung jawab

Mandat utama dan tanggung jawab

Lingkup kepemilikan Manajer PPIC & Gudang

Tanggung jawab utama menurut Piagam Peran

Batas tanggung jawab dan kewenangan keputusan

Pilih jalur berdasarkan kewenangan dan tingkat risiko

Usulan: PPIC SPV → Koordinator PPIC → PPIC Staff

Enam kelompok pekerjaan gudang dan persediaan

Panduan tugas per area kerja

Pembagian tugas dan serah terima

Barang, dokumen dan data diperiksa sebelum pekerjaan ditutup

Ritme kerja dan laporan per area

Pengarahan awal menggunakan JD baru

Pembaruan JD lama mengikuti Piagam Peran

Referensi Manager dan fungsi kontrol

Tugas

Wewenang

PPIC SPV memimpin rencana melalui Koordinator dan Staff

Tugas

Wewenang

Tugas

Wewenang

Warehouse SPV: bahan kemas dan bahan baku

Tugas

Wewenang

Tugas

Wewenang

Tugas

Wewenang

Tugas

Wewenang

Tugas

Wewenang

Tugas Koordinator dan Staf Gudang Bahan Baku

Tugas

Wewenang

Tugas

Wewenang

Stock Control SPV: tiga DC dan Bulk Supply Amenities

Tugas

Wewenang

Tugas

Wewenang

Tugas

Wewenang

Tugas

Wewenang

Hubungan kerja lintas fungsi

Rencana produksi, material dan persediaan dalam satu kendali

Mulai dari stok produk jadi seluruh jaringan dan riwayat penjualan

Stok dan penjualan → kebutuhan produk jadi → rencana produksi

Penjelasan bagan dasar produksi

Satukan posisi stok produk jadi pada waktu yang sama